A29. Was muss ich beim Eintritt und Austritt von Mitarbeitern beachten?

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Dieser Eintrag beschreibt, was Sie beim Ein- oder Austritt von Mitarbeitern in timeSensor LEGAL beachten sollten. Sie benötigen hierzu Administratorenrechte.

Eintritt von Mitarbeitern

1. Erfassen der Mitarbeiteradresse

Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter" und fügen Sie die Adresse des neuen Mitarbeiters hinzu. Tipp: Selektieren Sie den Datensatz der Kanzlei, bevor Sie auf den Plus Button klicken. Dadurch wird der neue Mitarbeiter direkt als Mitarbeiter der Kanzlei hinzugefügt. Öffnen Sie danach das neu erstellte Dossier des Mitarbeiters, klicken Sie auf den "Home" Button und fügen Sie noch die Privatadresse hinzu.

2. Erfassen eines Benutzerkontos

Damit der neue Mitarbeiter timeSensor LEGAL benutzen kann, müssen Sie für ihn ein Benutzerkonto anliegen. Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf den Button "Benutzer" und fügen Sie ein neues Benutzerkonto hinzu. Vergessen Sie nicht, im Benutzerkonto die zuvor angelegte Mitarbeiteradresse zu verbinden. Hierzu dient das Feld "Benutzeradresse". Der neue Benutzer muss auf der Seite "Login" Mitglied von mindestens einer Benutzergruppe sein, sonst können Sie den Datensatz nicht speichern. Wenn der Mitarbeiter als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten sie ihm auch ein passendes Icon zuweisen. Tipp: nach dem Anlegen des neuen Mitarbeiters, können Sie im "Benutzereditor" den neuen Datensatz per Drag & Drop so einordnen, dass er in Bezug auf die Kanzleihierarchie an die richtige Stelle zu liegen kommt. Dies steuert auch die Position des Namens im Anmeldedialog.

3. Erfassen als Sachbearbeiter (Option)

Sofern der neue Mitarbeiter aktiv als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten Sie ihn als Sachbearbeiter anlegen. Dadurch erhält er auch einen persönlichen Arbeitsbereich. Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf das Menu "Basisdaten" und wählen Sie "Sachbearbeiter". Klicken Sie auf den grossen "Plus" Button, um den Mitarbeiter als Sachbearbeiter hinzuzufügen. Optionen. Tipp: wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter wirken soll, einmal durchführen.

Austritt von Mitarbeitern

1. Nachfolger zuordnen

Stellen Sie sicher, dass dem ausgetretenen Mitarbeiter keine Mandate oder Mandanten mehr zugeordnet sind. Weisen Sie diese allenfalls anderen Mitarbeitern zu.  Am einfachsten geht dies, indem Sie Ihre Mandanten bzw. Mandate in den jeweiligen Listen nach dem Sachbearbeiter filtrieren und anschliessend über das Menu "Werkzeuge", "Anpassen", "Mandatsführer setzen" einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

2. Mitarbeiteradresse auf "inaktiv" setzen

Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter" und öffnen Sie das Dossier des Mitarbeiters durch Doppelklick. Stellen Sie die Adresse auf "Inaktiv" und speichern Sie den Datensatz. Die Adresse erscheint jetzt grau in der Liste. Sofern Sie im Dossier nichts von Belang gespeichert haben, können Sie es alternativ natürlich auch löschen.

3. Benutzerkonto deaktivieren

Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf den Button "Benutzer" und öffnen Sie das Benutzerkonto. Deaktivieren Sie das Konto auf der Seite "Login". Der Benutzer erscheint nun nicht mehr im Login Dialog und beansprucht auch keine Lizenz mehr.

4. Sachbearbeiter löschen

Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf das Menu "Basisdaten" und wählen Sie "Sachbearbeiter". Selektieren Sie den Sachbearbeiter-Datensatz des ausgetretenen Mitarbeiters und löschen Sie diesen. Bitte beachten Sie, dass der Sachbearbeiter-Datensatz im Hintergrund in der Datenbank verbleibt, damit Leistungen dieses Sachbearbeiters auch nachträglich noch zugeordnet werden können. Tipp: wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter wirken soll, einmal durchführen.