A36. Wie kann ich Interessenskonflikte erkennen?

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So vermeiden Sie Interessenskonflikte

Das Erkennen und Vermeiden von Interessenskonflikten gehört zu den zentralen Obliegenheiten der Anwaltschaft. timeSensor LEGAL unterstützt Sie hierbei durch ein Sicherheitsnetz mit doppeltem Boden, und zwar dank unserer zweistufigen Prüfung von Interessenskonflikten:

1. Vorprüfung

Die Vorprüfung dient dazu, schnell und unkompliziert zu erkennen, ob ein neues Mandat angenommen werden kann. Die Vorprüfung kann beispielsweise im direkten telefonischen Kontakt mit dem potentiellen Mandanten erfolgen, oder als standardisierter Prozess vor der Anlage eines Mandantendossiers.
Sie rufen die Vorprüfung über das Menu "Werkzeuge" der Adressliste auf und wählen dort "Suche nach Interessenskonflikten". Alternativ können Sie das Fenster öffnen, indem Sie bei gedrückter Alt-/Option-Taste auf das "Plus" Icon zum Hinzufügen eines Dossiers klicken. Der Dialog erlaubt es Ihnen, sowohl einen potentiellen Mandanten, als auch eine potentielle Gegenpartei zu überprüfen.
Der Suchalgorithmus sucht nach allen Arten von Konflikten, auch solchen, die sich über indirekte Adressbeziehungen ergeben.
Folgendes wird für den potentiellen Mandanten geprüft:
  • ist er in der Datenbank bereits als Gegenpartei oder als Mitarbeiter erfasst?
  • ist er über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Gegenpartei erfasst ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
  • ist er in einem Mandat als Gegenpartei verbunden?
  • ist er über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Gegenpartei mit einem Mandat verbunden ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
  • ist er in etwaigen angebundenen Datenbanken als Gegenpartei erfasst
Folgendes wird für die potentielle Gegenpartei geprüft:
  • ist sie in der Datenbank bereits als Mandantin oder als Mitarbeiter erfasst?
  • ist sie über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Mandant erfasst ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
  • besteht für sie in der Datenbank ein Mandat?
  • ist sie über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, für welchen ein Mandat besteht?
  • ist sie in etwaigen angebundenen Datenbanken als Mandant erfasst?
Damit falsch eingegebene Namen nicht zu Fallstricken werden, können Sie mit dem Slider "Toleranz" die Suchtoleranz beeinflussen. Eine Suchtoleranz von Null sucht genau nach der eingegebenen Zeichenkette. Je weiter Sie den Slider nach Rechts bewegen, desto unschärfer wird die Suche. Hierzu werden die Algorithmen "Soundex" und "Levenshtein-Distanz" kombiniert, um ähnlich klingende Namen in der Datenbank aufzuspüren.
Hinweis: bei der Suche nach verbundenen Adressen werden die in timeSensor LEGAL definierten Beziehungen verwendet. Allerdings werden nur relevante Beziehungen berücksichtigt. Steht in einer Beziehung das Menu "Beteiligung am Konflikt" auf "Nicht beteiligt", so wird die Beziehung nicht berücksichtigt.

2. Nachprüfung

Sollte die Vorprüfung einmal nicht oder nicht korrekt erfolgt sein, so besteht in der zweiten Stufe eine nachgelagerte Prüfung. Diese sucht im Hintergrund permanent nach Konflikten und meldet diese durch Versenden eines Tickets an die beteiligten Mandatsführer.
Die gefundenen Konflikte können im Fenster "Interessenskonflikte" angezeigt werden. Ein bestehender Konflikt wird gelöst, indem entweder das Mandat wieder entfernt wird, oder indem ein Partner den Konflikt mit einer kleinen Begründung genehmigt. Dadurch gilt der Konflikt zwar als bekannt, aber als begründet akzeptiert.