B24. Wie kann ich in einer Liste Daten verbundener Tabellen einfügen?
Mit den geeigneten Zugriffsrechten, können Sie in timeSensor LEGAL eigene Listen anlegen. Wie dies geht, lernen Sie im Trainingsvideo E6. Dieses FAQ beschreibt, wie Daten verbundener Tabellen in die Liste eingefügt werden können.
Tabellen
Die in timeSensor LEGAL gespeicherten Datensätze werden in Tabellen gespeichert. Jeder Datensätz gehört zu einer der rund 200 Tabellen der Datenbank. Die wichtigsten Tabellen sind:
- Adressen
- Mandate
- Rechnungen
- Zeilen
Wenn Sie eine Liste anlegen, definieren Sie die der Liste zugrunde liegende Haupttabelle. Das folgende Beispiel zeigt eine Musterliste, welche im Bereich "Adressen" angelegt wurde. Die zugrunde liegende Haupttabelle ist "Adressen".
Relationen
Viele Tabellen sind miteinander verbunden. Diese Verbindungen bezeichnet man als "Relationen", daher der Ausdruck "Relationale Datenbank". Eine Relation wird automatisch aktiviert, wenn sich ein Feld einer verbundenen Tabelle auf der Liste befindet.
Im folgenden Beispiel sehen Sie, dass wir unsere Musterliste um ein Feld aus der Tabelle "Mandate" erweitert haben. Die Tabellen "Adressen" und "Mandate" sind miteinander verknüpft. Dadurch, dass Sie Ihrer Adressliste das Feld der verbundenen Tabelle "Mandate" angefügt haben, wird die Relation beim Drucken automatisch aktiviert.
Dies bedeutet, dass unmittelbar nach dem Drucken des Feldes "Name, Vorname" eine Suche in der verbundenen Tabelle "Mandate" ausgeführt wird, um den Mandatsnamen drucken zu können. Aber was passiert, wenn zu einer Adresse mehrere Mandate bestehen?
In diesem Fall wird beim Ausdruck die Zeile für die aktuelle Adresse soviele Male wiederholt, bis alle Mandate ausgedruckt sind. Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie, dass der Mandant "ASCOM SCHWEIZ AG" über acht Mandate verfügt, weshalb auf der Druckliste acht Zeilen ausgegeben werden.
Diese Mechanik spielt auch bei anderen Tabellen. So können Sie zum Beispiel im Bereich "Finanzen" unter "Mandate" eine Mandatsliste drucken und die mit den Mandaten verbundenen Rechnungen anzeigen lassen.
Tipp
Damit die Relation aktiviert wird, muss auf Ihrer Liste zwingend ein Feld der verbundenen Tabelle stehen. Ansonsten wird nur der aktuelle Datensatz der Haupttabelle einmal ausgegeben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie auf Ihrer Liste Formeln eingefügt haben, welche sich auf die verbundene Tabelle beziehen. Fügen Sie deshalb im Zweifelsfall ein Feld der verbundenen Tabelle hinzu. Wenn Sie das Feld nicht wirklich drucken möchten, so können Sie es im Menu "Spalten" auch ausblenden. Das Feld wird dann nicht gedruckt, bewirkt aber ein Aktivieren der Relation. Im nachfolgenden Beispiel wurde im Report die Spalte [Rechnungen]Datum hinzugefügt und ausgeblendet. Dies bewirkt, dass die Formel "C5" dann richtig berechnet wird.