B33. Wie archiviere ich ein- und ausgehende E-Mails?
Wenn man in timeSensor LEGAL eine E-Mail von sich oder des Mandanten im Archiv speichern will, dann steht in der Spalte Art entweder "Ein" oder "Aus". Das zeigt an, ob die E-Mail eingehend oder ausgehend ist. Dies können Sie manuell ändern, indem Sie die archivierte E-Mail anwählen und auf das blaue Infozeichen klicken und bei Art den Zustand ändern.
Beim Import einer E-Mail per Drag & Drop, versucht timeSensor LEGAL zu erraten, ob die eMail ein- oder ausgehend war. Hierzu läuft folgender Algorithmus ab:
- Der Absender der E-Mail wird ausgelesen
- Alle E-Mail-Adressen der Mitarbeiter werden durchgesehen
- Falls die E-Mail-Adresse des Absenders mit einer E-Mail-Adresse einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters übereinstimmt, dann wird die E-Mail als ausgehend gelistet.
- Andernfalls wird die E-Mail automatisch als eingehend gelistet
E-Mail-Adresse hinterlegen
Öffnen Sie zuerst die Adressliste Ihrer Mitarbeiter und öffnen Sie Ihr Dossier. Falls Sie dies noch nicht gemacht haben, dann geben Sie dort Ihre E-Mail-Adresse(n) ein, mit welcher Sie arbeiten, das heisst, E-Mails empfangen und senden. Sie können auch mehr als E-Mail-Adresse hinterlegen.
Den Mitarbeiter mit dem Benutzerkonto verknüpfen
Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben, wechseln Sie zu den Einstellungen und dort wechseln Sie auf den Tab Benutzer. Öffnen Sie das Benutzerkonto des Mitarbeiters, bei dem Sie die E-Mail-Adressen hinterlegt haben. Dort gehen Sie auf das Menu Identität und klicken zuunterst, bei Mitarbeiter, auf das Zahnrad, um das Selektorfenster zu öffnen.
Gehen Sie auf die Mitarbeiter-Adressliste und ziehen Sie den Mitarbeiter per Drag und Drop in das Feld. Sie haben die Mitarbeiteradresse nun verknüpft und das System weiss, wer welche E-Mail-Adresse besitzt.
