A2. In welchem Format soll ich eMails archivieren?

Allgemeines

Es liegt nahe, eMails im nativen Format des von Ihnen verwendeten eMail Clients (z.B. Apple Mail, Outlook, Thunderbird, etc.) zu speichern. Es entsteht eine Datei, welche durch Doppelklick vom eMail Client wieder geöffnet werden kann. Leider gibt es bei den Dateiformaten keinen einheitlichen Standard. Verschiedene Programme verwenden verschiedene Dateiformate; hier einige der wichtigsten:

  • .eml - Email message file
  • .msg - Saved email message
  • .rpmsg - Microsoft Restricted Permission Message File
  • .msf - Mozilla Thunderbird mail summary file
  • .emix - Apple Mail mailbox message file
  • .mbs - Opera mailbox file
  • .wdseml - Mozilla Thunderbird mail message file
  • .smd - Mail document or message file, usw.

Wenn Sie eMails im nativen Format Ihres eMail Clients archivieren, stellen sich verschiedene Fragen:

  • arbeite ich in einem gemischten Netzwerk, wo Benutzer mit unterschiedlichen eMail Clients arbeiten, allenfalls sogar unterschiedliche Betriebssysteme einsetzen und dann gegenseitig die im nativen Format archivierten eMails nicht öffnen können?
  • wird mein eMail Client in 5 oder 10 Jahren noch von mir verwendet werden?
  • werde ich in 5 oder 10 Jahren die seinerzeit gespeicherte eMail noch öffnen können?

Das Speichern im nativen File Format Ihres derzeitigen eMail Clients scheint auf den ersten Blick einfach und attraktiv, kann aber in der Zusammenarbeit mit anderen Benutzern und im Hinblick auf die langfristige Verwendbarkeit dieser Files Nachteile mit sich bringen. Ausserdem ist das native eMail Format der Spotlight Indizierung auf dem Datenbank Server unbekannt. Das bedeutet, dass solche eMails mit der Volltext Suche nicht erfasst werden.

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Einstellen von eMails im nativen Format

Wenn Sie sich entscheiden, eMails im nativen Format einzustellen, so können Sie dies entweder per Drag & Drop oder durch Speichern in einen Drop Ordner bewerkstelligen.

Das direkte Drag & Drop von Ihrem eMail Client in die timeSensor LEGAL Applikation funktioniert nicht in allen Varianten. Damit das direkte Drag & Drop funktioniert, muss die sendende Applikation (also Ihr eMail Client) unmittelbar nach dem Drag, die Dateien im richtigen Format exportieren und der empfangenden Applikation (also timeSensor LEGAL) den Pfad mitteilen. Ob Ihr eMail Client dies unterstützt, ist abhängig vom eMail Client, vom Betriebssystem und teilweise sogar von der Version des eMail Client. Unter Mac OSX Yosemite funktionierten zum Zeitpunkt der Erstellung dieses FAQ Eintrages, Apple Mail und Outlook:Mac.

Wenn das direkte Drag & Drop nicht funktioniert, können Sie die einzustellende(n) eMail(s) auf dem Desktop zwischenspeichern und dann von dort aus in das timeSensor LEGAL Archiv überführen. Dies funktioniert bei den allermeisten eMail Clients. Sollte dies bei dem von Ihnen verwendeten eMail Client auch nicht funktionieren, bleibt immer noch die Möglichkeit, die eMail mit einem Befehl wie "Speichern als...", "Speichern unter..." oder dergleichen in den Drop Ordner zu legen.

Die eingestellte Datei (z.B. .eml oder .msg) beinhaltet in sich drinnen auch die Anhänge der eMail. Für timeSensor LEGAL handelt es sich um eine einzige Datei, d.h. timeSensor LEGAL kann die enthalten Anhänge nicht erkennen und auch nicht separat anzeigen. Um die Anhänge zu sehen, müssen Sie somit die eMail Datei durch Doppelklick öffnen.

In nebenstehender Abbildung sehen Sie eine eMail im .eml Format mit einem Word Anhang. Der Word Anhang befindet sich im Inneren der eMail Datei und der Anhang ist für timeSensor LEGAL somit unsichtbar.

Speichern im PDF Format

Das PDF Format bietet im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern und die langfristige Archivierung offensichtliche Vorteile. Ausserdem werden PDF Dokumente natürlich bei der Speicherung indiziert und stehen bei der Volltext Suche zur Verfügung.

Deshalb wäre es ideal, derartige eMails in das PDF Format zu konvertieren und, mitsamt allfälligen Beilagen, zu archivieren. Natürlich könnte man eMails durch Ausdrucken in das PDF Format umwandeln und so archivieren. Angesichts der täglichen Mail Flut wäre dies aber ein grosser Zeitaufwand.

Hier kommt die eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL ins Spiel: senden Sie eine eMail an das für timeSensor LEGAL eingerichtete POP3 Postfach, und überlassen Sie der eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL den Rest. Die Schnittstelle lädt regelmässig alle neu eingegangenen eMails herunter, konvertiert die eMail in eine PDF Datei und zeigt sie, inklusive Beilagen, im Posteingang an. Sofern die eMail einem Mandat zugeordnet werden kann, wird die eMail gleich automatisch archiviert und erscheint in der betreffenden Mandatsmappe zuoberst.

Die eMail Schnittstelle separiert allfällige Beilagen automatisch von der eMail. Während die eMail in eine PDF Datei umgewandelt wird, verbleiben die Beilagen im nativen Format und werden wie üblich in timeSensor LEGAL als Beilagen angezeigt.

Allerdings hat auch das Archivieren als PDF Datei seine Nachteile:
aus forensischer Sicht sind die archivierten PDF Dokumente weniger aussagekräftig als native eMail Dateien. Die PDF Dokumente zeigen nicht alle in einer eMail vorhandenen Rohdaten an. Der eMail Kopf enthält unsichtbare Informationen über Versender und Empfänger und technische Details zum Versand. Diese Informationen sind in der PDF nicht sichtbar. Es ist daher empfehlenswert, die original eMail auf dem eMail Server zu belassen und nicht etwa nach der Archivierung zu löschen. Dies dürfte heute aber ohnehin zum Standard gehören.
Das Konvertieren einer eMail in ein PDF Dokument und das Extrahieren aller Beilagen ist ein hoch komplexer Vorgang, bei welchem keine 100%ige Erfolgsquote gewährleistet werden kann. Es kann vorkommen, dass eingehende eMails falsch oder doppelt codiert sind und beim encodieren deshalb die Sonderzeichen falsch angezeigt werden (das ist zwar eher ein ästhetisches Problem, aber trotzdem lästig). Eingehende eMails können korrumpiert sein oder sogar Schadcode enthalten, wodurch sich die eMail Schnittstelle auch mal aufhängen kann und dann neu gestartet werden muss. Eingehende eMails können auch schlicht zu gross sein, um erfolgreich verarbeitet zu werden. In diesem Fall werden sie vom Posteingang abgewiesen und ein Ticket mit einem Hinweis generiert. Kurz: die eMail Schnittstelle ist praktisch und hat eine hohe Erfolgsquote, es wird aber immer einzelne eMails geben, die nicht oder nicht perfekt verarbeitet werden können.

Fazit

Ob Sie eMails im nativen Format speichern oder über die eMail Schnittstelle in eine PDF Datei umwandeln lassen, will gut überlegt sein. Nebst den besprochenen Aspekten der Zusammenarbeit und der langfristigen Abrufbarkeit der Dokumente, spielen oft auch praktische Aspekte eine Rolle. Die verschiedenen eMail Programme sind bei Funktionen wie Umleiten oder Speichern im nativen Format unterschiedlich komfortabel. Während Apple Mail beispielsweise eMails elegant und komfortabel umleiten kann, hat Microsoft diese Funktion bei Outlook:mac 2011 schlicht vergessen. Unter der Berücksichtigung dieser drei Aspekte (Zusammenarbeit, Langzeitarchivierung und Usability) sollten Sie Ihre Entscheidung treffen.