B11. Was ist nach einem Jahreswechsel zu beachten?

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Zum Jahreswechsel gibt es für den Administrator von timeSensor LEGAL einige Dinge zu beachten und zu kontrollieren. Dieser Eintrag fasst die wichtigsten Punkte zusammen:

Jährliche Zusatz-Datensicherung

Wir empfehlen Ihnen, vom Datenstand per 31.12. eine separate Datensicherung zu erstellen und auf einen dauerhaften Datenträger (z.B. eine DVD) zu brennen und an sicherer Stelle zu hinterlegen. Dies kann sowohl aus buchhalterischen, als auch aus allgemein forensischen Gründen nützlich sein. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie vorzugehen haben, dann beauftragen Sie hiermit einfach Ihren IT Supporter.

Buchhaltung

Für den Jahresabschluss empfehlen wir, die folgenden Vorlagen auszudrucken:

 

 

Laden Sie sich diese zwei Dateien herunten und entpacken Sie sie. Starten Sie danach timeSensor LEGAL und öffnen Sie die Mitarbeiterliste aus dem Adressbereich. Klicken Sie danach auf das Drucksymbol unten rechts. Beim neu erschienenen Fenster wählen Sie unten links das Zahnradsymbol an und erstellen eine neue Vorlage nach den oben genannten Listen.

Klicken Sie unter "Ablage" auf "Öffnen" und wählen Sie die heruntergeladene und entpackte Liste aus. Bestätigen Sie mit "OK".

Um diese Vorlagen auszudrucken, wechseln Sie zu Adressen - Mitarbeiter und wählen Sie den Datensatz der eigenen Kanzlei an. Danach klicken Sie auf das Druckersymbol unten rechts und öffnen dann eine der oben genannten Vorlagen.

Falls Sie diese Vorlagen noch nicht hinterlegt haben, ist es wichtig, dass Sie diese unter Adressen speichern und nicht in den Finanzen.

Nachstellen von Nummernkreisen

Sofern Sie Ihre Mandatsnummern jährlich wieder bei 1 beginnen möchten, müssen Sie beim Anlegen des ersten Mandates im neuen Jahr die vorgeschlagene Mandatsnummer zurück auf 1 setzen. timeSensor LEGAL wird dann beim nächsten Mandat entsprechend weiter zählen.

Sofern Ihre Rechnungsnummer mit dem Jahr starten (zum Beispiel 2016NNNN), dann begeben Sie sich im Bereich "Einstellungen" in die Parameter, klicken dort auf "Finanzen", Tab "Debitoren" und erhöhen dort die "Nächste Rechnungsnummer" (also zum Beispiel auf 20170001).

increaseinvoicenumber

Sofern Sie Ihre Archivnummern (Ablagenummern für die Archivierung von Mandaten) jährlich wieder bei 1 beginnen möchten, müssen Sie bei der ersten Archivierung im neuen Jahr die vorgeschlagene Archivnummer zurück auf 1 setzen. Alternatv können Sie auch in den Parametern unter „Finanzen“ die Nummer auf „1“ zurückstellen (diese Option ist allerdings nicht in allen Editionen von timeSensor LEGAL verfügbar). timeSensor LEGAL wird dann bei der nächsten Archivierung entsprechend weiter zählen.

Nachstellen von Zeitfenstern

Sie können für die Buchhaltung, für die Zeitkontrolle, sowie für das Lohnprogramm (nur Schweiz) jeweils ein Zeitfenster einstellen, innerhalb dessen die Daten angezeigt oder verändert werden dürfen. Passen Sie diese Einstellungen, falls gewünscht, an:

Bereich "Spezial", Menu "Buchhaltung", Menuposition "Einstellungen":

zeitfenster1

Bereich "Spezial", Menu "Zeitkontrolle", Menuposition "Einstellungen" (ab Smart Edition):

zeitfenster2

Bereich "Spezial", Menu "Lohn", Menuposition "Einstellungen" (nur Schweiz/ab Business Edition):

zeitfenster3

Wichtig

Bei den drei oben gezeigten Einstellungen sollte der Zeitraum der Anzeige nicht grösser als fünf Jahre sein. Das heisst, wenn Sie beispielsweise das Jahr 2020 für die Buchhaltung eröffnen möchten, dann müssen den Zeitraum von 2015 bis 2020 einstellen.

Nachstellen von Arbeitszeitplänen (optional)

Falls Sie für angestellte Mitarbeiter Arbeitszeit und Urlaubsguthaben mit timeSensor LEGAL kontrollieren, so müssen Sie den Arbeitszeitplan jedes Mitarbeiters für das neue Jahr nachführen. Verwenden Sie das Aktionsmenu, um automatisch die Bruttoarbeitszeit aus dem Firmenkalender zu berechnen und um das Urlaubsguthaben linear zu verteilen.

arbeitszeitplan1     zeitplan2