C7. Welche Hintergrund Tasks gibt es und wie kann man sie einstellen?

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Es gibt eine Reihe von Arbeiten, welche von Ihrer timeSensor LEGAL Kanzleisoftware still und leise im Hintergrund ausgeführt werden. Als Programm Administrator können Sie diese Prozesse, die sogenannten Hintergrund Tasks, kontrollieren und beeinflussen.

Hintergrund Tasks aufrufen

Wählen Sie im Bereiche "Einstellungen", im Menu "Admin" den Befehl "Tasks". Das Fenster mit den Hintergrund Tasks wird angezeigt.

  1. Klicken Sie in der Liste den Task an, den Sie bearbeiten möchten
  2. Wählen Sie, ob der Task lokal auf Ihrer Arbeitsstation oder (im Mehrplatzbetrieb) auf dem Server ausgeführt werden soll. Einige Tasks können nur lokal und andere nur auf dem Server ausgeführt werden. Wieder andere Tasks können wahlweise lokal oder auf dem Server eingestellt werden.
  3. Wählen Sie, ob der Task ein- oder ausgeschaltet sein soll.
  4. Wenn Sie den Task einschalten, können Sie hier das Zeitfenster wählen, innerhalb dessen der Task ausgeführt wird. Ausserdem können Sie wählen, ob der Tasks innerhalb des Zeitfensters einmal oder wiederholt ausgeführt werden soll.
  5. Unterhalb des Zeitfensters müssen Sie, je nach Task, evt. weitere Informationen eingeben.
  6. Mit dem Button "Jetzt ausführen" wird der Task einmal sofort ausgeführt, sofern dies möglich ist.

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Beschreibung der verschiedenen Tasks

Finanzen

Der Task "Finanzen" ist zuständig für:

    • die Übertragung der auf den persönlichen Timesheets erfassten Leistungen auf die verschiedenen Dossiers.
    • die automatische Erstellung von Rechnungen, gemäss Plan oder bei Überschreitung des definierten Betrages
    • die Überwachung der Mandatsbudgets
    • das Versenden von Tickets, soweit notwendig

Damit der Task "Finanzen" erfolgreich ausgeführt werden kann, dürfen keine Datensätze von Benutzer blockiert sein. Es ist daher notwendig, dass a) im Einplatzbetrieb die Fenster "Dosser" und "Timesheet" geschlossen sind respektive b) im Mehrplatzbetrieb keine Benutzer im System angemeldet sind.

Empfehlung: konfigurieren Sie den Task auf dem Server zwischen 01:00 und 02:00h, d.h. wenn sicher keine Benutzer eingeloggt sind. Eine einmalige Ausführung des Tasks genügt. Im Einplatzbetrieb könnten Sie den Task permanent, d.h. von 00:00 bis 23:59 und alle 5 Minuten ausführen lassen.

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Adressbuch

Der Task "Adressbuch" synchronisiert auf Wunsch das lokale Apple Adressbuch. Dieser Task kann nur auf einem lokalen Mac Arbeitsplatz eingerichtet werden.

Sie sollten eine Auswahl treffen, welche Adressen aus timeSensor LEGAL dass Sie in Ihr Adressbuch synchronisieren lassen möchten. Durch Anklicken des betreffenden Adresstyps, bzw. der entsprechenden Kategorien, können Sie die zu exportierenden Adressen auswählen.

Fristen

Der Task "Fristen" ist zuständig für den Export Ihrer Fristen und Ihres Terminkalenders im "iCal" Format. Sie benötigen diesen Task nur, wenn Sie ihre Fristen bzw. Ihren Kalender publizieren und auf einem iPhone oder ähnlichen Device abonnieren möchten. Details zur Konfiguration dieses Tasks finden Sie hier.

Postfenster

Wenn Sie eine eMail Schnittstelle eingerichtet haben, sorgt der Task "Postfenster" dafür, dass sich timeSensor LEGAL automatisch und regelmässig mit dem Postfach verbindet und dort, bei vorliegen neuer eMails, selbige herunterlädt und verarbeitet. Der Task kann entweder auf dem Server oder einem separaten Rechner eingerichtet werden. Aus Gründen der besseren Stabilität und Performanz empfehlen wir, die eMail Schnittstelle auf einem separaten Mac zu betreiben. Sollte sich die Schnittstelle mal aufhängen, kann man sie einfach neu starten und die Datenbank wird nicht beeinträchtigt.

Wechselkurse

Der Task "Wechselkurse" muss nur eingeschaltet werden, wenn Sie möchten, dass timeSensor LEGAL jeweils die neusten Wechselkurse von der Europäischen Zentralbank, respektive der Schweizerischen Notenbank, herunterlädt. Dies wiederum ist nur dann interessant, wenn Sie aktiv Fremdwährungen einsetzen.