A3. Wie kann ich eingegangene eMails Mandaten zuordnen?

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Falls Sie die eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL einsetzen, können Sie E-Mails durch Senden an das Archivpostfach direkt ins System einspeisen. Jene eMails, welche die Mandatsnummer enthalten, werden von der Schnittstelle erkannt und automatisch dem richtigen Mandat zugeordnet.

Sofern die Schnittstelle eine eMail nicht automatisiert zuordnen konnte, wird sie im Postfenster rot angezeigt. Dieser FAQ Eintrag zeigt, wie Sie dies in wenigen Schritten manuell erledigen können:

  • Dazu öffnen Sie die rot dargestellte eMail, die Sie zuordnen möchten. Klicken Sie rechts unten auf den kleinen Plus Button.
  • Nun öffnet sich das Selektorfenster. Wählen Sie hier zunächst den Mandanten und dann eventuell weitere Adressen, welche Sie der eMail zuordnen möchten. Hierzu genügt es, die Adresse im Selektorfenster zu selektieren und dann den Button "Übernehmen" anzuklicken. Alternativ können Sie die gewünschte Adresse auch per Drag&Drop in dem Adressbereich des eMail Fensters ziehen.
  • Falls Sie schon mehrere Adressen dem Mail zugeordnet haben, welche aber keine Mandate enthalten, müssen Sie die Adresse welche ein Mandat enthält an oberste Stelle ziehen damit Sie fett wird.
  • Nachdem Sie den Mandanten verbunden haben, können Sie im alsdann erscheinenden Fenster das Mandat auswählen, sowie eventuell das gewünschte Archivregister und Schlagworte für die Archivierung auswählen.
  • Klicken Sie nun auf "OK", um die Zuordnung zu finalisieren und die Dokumente beim gewählten Mandat zu archivieren.

Tipp: Wenn Sie mehrere eMails nacheinander zuordnen müssen, dann können Sie mit den kleinen runden Pfeiltasten von einer eMail zur nächsten navigieren, ohne das Fenster schliessen zu müssen.