D6. Wie kann ich von Remote auf timeSensor® LEGAL zugreifen?

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Es bestehen die folgenden Möglichkeiten, von Remote auf timeSensor LEGAL zuzugreifen:

  1. Direkte Verbindung zum Server über ein VPN
  2. Indirekte Verbindung zum Server via Terminalserver

Beide Zugriffsarten können kombiniert werden.

Direkte Verbindung zum Server via Internet

Aus Sicherheitsgründen sollte eine direkte Verbindung zu Ihrem Datenbankserver ausschliesslich über eine VPN (Virtual Private Network) realisiert werden. Lassen Sie sich hierzu von Ihrem IT Supporter ein VPN einrichten. Dadurch können Sie oder Ihre Mitarbeiter aus räumlicher Distanz eine sichere Verbindung - einen Datentunnel - zum Firmennetzwerk aufbauen. Sobald diese sichere Verbindung steht, können Sie wie gewohnt auf timeSensor® LEGAL zugreifen.

Die Arbeitsgeschwindigkeit beim Zugriff über ein VPN ist in der Regel tiefer als die Geschwindigkeit beim lokalen Zugriff innerhalb Ihres Kanzleinetzwerkes. Sie hängt ab von zwei Faktoren:

  • Latenzzeit
  • Bandbreite

Die Latenzzeit gibt an, wieviel Zeit die Datenpakete benötigen, um von Ihrer Arbeitsstation über das Internet zum Server zu gelangen. Sie wird in Millisekunden angegeben und lässt sich mit dem PING Befehl messen. Verschiedene Faktoren beeinflussen die Latenzzeit:

  • Netzwerktechnologie (Kupferleitungen, WLAN, Glasfaser)
  • räumliche Distanz der Standorte
  • Anzahl "Hops" (Router, Switches, Firewalls) zwischen den Standorten

Angenommen, sie möchten feststellen, ob Sie sich von zu Hause aus in einer akzeptablen Arbeitsgeschwindigkeit mit Ihrem Kanzleiserver verbinden können. Messen Sie in diesem Fall mit dem PING Befehl die Latenzzeit zur Firewall Ihrer Kanzlei.

Sowohl Mac OSX als auch Windows bieten diese Möglichkeit an. Beim Mac öffnen Sie das Netzwerk-Dienstprogramm und tragen unter "Ping" die IP Adresse Ihrer Firewall ein. Hier ein reales Beispiel einer Datenverbindung mit einer Distanz von ca. 120km, kanzleiseitig Kuperleitungen und am Remote Standort Glasfaser:

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Unter Windows wählen Sie im Startmenu den Befehl "Ausführen", geben "CMD" ein und tragen im Fenster ebenfalls die IP Adresse Ihrer Firewall ein. Auch hier erhalten Sie die Latenzzeit angezeigt:

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In einem korrekt konfigurierten lokalen Netzwerk beträgt die Latenzzeit konstant weniger als 1ms. Bei einer Remote-Verbindung sollte die Latenzzeit im einstelligen Bereich bleiben. Beträgt die Latenzzeit mehr als 30 Milisekunden, wird das Arbeiten zu mühsam, da die Antwortzeiten des Servers zu langsam werden. Liegt die Latenzzeit im dreistelligen Bereich, kann mit dem System nicht mehr gearbeitet werden.

Die Bandbreite ist weniger kritisch als die Latenzzeit. Sie können auch bei einer relativ kleinen Bandbreite und einer tiefen Latenzzeit flüssig arbeiten. Hingegen nützt eine hohe Bandbreite nichts, wenn die Latenzzeit zu gross ist. Die Bandbreite kommt vor allem der Bearbeitung von Dokumenten zu gut, also zum Beispiel wenn Sie grosse Word Dokumente in der Dokumentenverwaltung doppelklicken und diese auf Ihren Rechner übertragen werden.

Im Minimum sollten Sie kanzleiseitig über über einen Download von 50-100 Mbit/s und einen Upload von 10 Mbit/s verfügen. Auf der Remote-Seite genügt ein Download von 20 Mbit/s und ein Upload von 5 Mbit/s. Allgemein gilt: kanzleiseitig ist die Uploadgeschwindigkeit wichtiger und auf der Remoteseite die Downloadgeschwindigkeit, da mehr Daten von der Kanzlei zum Remote-Standort übertragen werden als umgekehrt.

Moderne Glasfaserverbindungen bringen heute Downloadraten von 500 Mbit/s und Upload von 50 Mbit/s zu bezahlbaren Preisen. Damit merkt man praktisch keinen Unterschied mehr zwischen der Arbeit am Remote-Standort und der Arbeit im lokalen Netzwerk.

Indirekte Verbindung zum Server via Terminalserver

Wenn Sie über keine angemessene Internetverbindung verfügen, zum Beispiel weil Sie sich auf einer Geschäftsreise in einem anderen Kontinent befinden, kommt eine Terminalserver-Verbindung in Frage. Bei dieser Zugriffsart fungiert ein weiterer Computer in Ihrem Kanzleinetzwerk als Terminalserver. Die Remote-Standorte greifen bei dieser Variante nicht direkt auf den Datenbankserver zu, sondern auf den Terminalserver. Der Terminalserver stellt nun dem Remote-Standort einen "virtuellen" Arbeitsplatz in einem Fenster zur Verfügung. Der virtuelle Arbeitsplatz wird also vom Remote-Standort ferngesteuert. Da sich die Datenübertragung auf Bildschirm, Maus und Tastatur beschränkt, ist der Zugriff wesentlich schneller. Sie können damit sogar über 3G Verbindungen in akzeptabler Geschwindigkeit arbeiten und auch die räumliche Distanz spielt eine viel geringere Rolle als beim Direktzugriff.

Bei grösseren Kanzleien werden die Mitarbeiterarbeitsplätze gerne zu 100% auf den Terminalserver ausgelagert. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter keine Daten mehr auf ihren individuellen Computern haben, sondern die Daten alle zentralisiert in der Kanzlei verbleiben, was die Sicherheit erhöht. Auf diese Weise lassen sich auch BYOD Ansätze verwirklichen, ohne dass für die Kanzlei unangemessene Risiken entstehen.

timeSensor® LEGAL wurde mit verschiedenen Terminalservern getestet. In der Windows Welt sind die Terminalserver von Citrix bzw. Microsoft weit verbreitet. Anbieter wie citius virtualisieren auf Wunsch die ganze Kanzlei IT auf der Basis dieser Technologie. Unter Mac OSX ist iRAPP eine interessante Lösung.