B8. Wie überführe ich eMails am Besten ins Archiv?
Es gibt verschiedene Techniken, eMails in timeSensor LEGAL zu archivieren. Ein erster Aspekt dieser Frage betrifft das Format, in welchem die eMail gespeichert wird. Sie erfahren hier mehr über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Formate. Der zweite Aspekt betrifft die Praktikabilität: nicht jeder eMail Client bietet den gleichen Komfort beim Speichern oder Umleiten von eMails.
Dieser Beitrag diskutiert zunächst die allgemeinen Vor- und Nachteile der verschiedenen Archivierungstechniken, bewertet dann einige häufig eingesetzte eMail Clients in Bezug auf diese und zeigt gibt schliesslich Step-by-Step Instruktionen zu ausgewählten Programmen.
Archivierungstechniken
1. Drag & Drop direkt vom eMal Client in das timeSensor LEGAL Archiv
Vorteil: einfach, intuitiv und schnell
Nachteil: die eMail wird im nativen Format des eMail Clients (z.B. als .eml oder .msg Datei) archiviert
Funktioniert nur mit eMail Clients, welche Drag & Drop auf eine Drittapplikation unterstützen.
2. Drag & Drop der eMail auf den Desktop und anschliessend Drag & Drop in das timeSensor LEGAL Archiv
Vorteil: einfach, intuitiv und funktioniert immer
Nachteile: die eMail wird im nativen Format des eMail Clients (z.B. als .eml oder .msg Datei) archiviert; der Verwaltungsaufwand ist etwas höher, da die Datei zuerst auf den Desktop geschoben werden muss, dann wird sie archiviert und dann vom Desktop wieder gelöscht.
Funktioniert mit allen uns bekannten eMail Clients und Betriebssystemen.
3. Sichern der eMail in einen Drop Ordner mit automatischer Archivierung
Vorteil: Mandatsmappe (oder Dossier) muss zur Archivierung nicht geöffnet werden
Nachteile: die eMail wird im nativen Format des eMail Clients (z.B. als .eml oder .msg Datei) archiviert
Funktioniert mit: Apple Mail, Outlook für Windows, Thunderbird.
Funktioniert nicht mit Outlook:mac 2011, Outlook für Mac 2016.
4. Ausgewählte eMails zur timeSensor LEGAL eMail Schnittstelle weiterleiten
Vorteil: die eMail wird als PDF Dokument archiviert
Nachteil: die eMail wird verändert (die Weiterleitung ist in der archivierten eMail sichtbar)
Funktioniert mit allen uns bekannten eMail Clients und Betriebssystemen.
5. Ausgewählte eMails zur timeSensor LEGAL eMail Schnittstelle umleiten
Vorteile: die eMail wird als PDF Dokument archiviert; die eMail wird unverändert archiviert (die erfolgte Umleitung ist nicht sichtbar)
Nachteil: keine
Funktioniert mit: Apple Mail, Outlook 2007 für Windows, Outlook 2016 für Mac
6. Globale Umleitung aller eMails zur timeSensor LEGAL eMail Schnittstelle
Vorteile: die Mails werden als PDF Dokumente archiviert; die eMails werden unverändert archiviert (die erfolgte Umleitung ist nicht ersichtlich); die Archivierung ist konsequent und lückenlos.
Nachteile: höherer Verwaltungsaufwand beim Posteingang, da ungewollte eMails, SPAM, etc. wieder gelöscht werden müssen; es findet keine Trennung zwischen "wichtigen" und "unwichtigen" eMails statt; eMail-Flut kann Server stark belasten und die Geschwindigkeit und Stabilität des Datenbankservers beinträchtigen (beachten Sie hierzu die Empfehlungen im FAQ zur eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL).
Bewertung aktueller eMail Clients
Apple Mail
Allgemeines: Apple Mail ist der auf dem Mac standardmässig vorinstallierte eMail Client von Apple. Er unterstützt das Speichern und Umleiten von eMails vorbildlich und ist daher der empfohlene eMail Client für die Archivierung von eMails auf dem Mac.
Unterstützte Archivierungstechniken: 1, 2, 3, 4, 5, 6
Outlook:mac 2011
Allgemeines: der Nachfolger von Entourage unter Mac macht keine gute Figur und kann weder Apple Mail, noch der Schwester unter Windows das Wasser reichen. Wichtige Funktionen wie das Speichern von eMails oder die Umleitung fehlen vollständig.
Unterstützte Archivierungstechniken: 1,2, 4
Outlook 2016 für Mac
Allgemeines: funktioniert ähnlich wie Outlook für Windows.
Unterstützte Archivierungstechniken: 1, 2, 4, 5, 6
Mozilla Thunderbird
Allgemeines: Thunderbird ist ein kostenloser eMail Client von Mozilla, der besonders übersichtlich und einfach gestaltet ist. Thunderbird unterstützt das Speichern von eMails. Für Umleitungen wird ein Plug-In benötigt, was unnötige Abhängigkeiten zur Folge hat.
Unterstützte Archivierungstechniken: 2, 3, 4
Outlook 2007 für Windows
Allgemeines: Microsoft Outlook ist unter Windows das Mass aller Dinge. Outlook unterstützt das Speichern und das Umleiten von eMails. Die Bedienung ist allerdings teilweise unnötig umständlich.
Unterstütze Archivierungstechniken: 2, 3, 4, 5, 6
Outlook 2016 für Windows
Allgemeines: Microsoft Outlook ist unter Windows das Mass aller Dinge. Outlook unterstützt das Speichern und das Umleiten von eMails. Die Bedienung ist allerdings teilweise unnötig umständlich.
Unterstütze Archivierungstechniken: 1, 2, 3, 4, 5, 6
Step-by-Step Instruktionen
Apple Mail
Das Umleiten einer eMail kann über das Kommando "Umleiten" im Menu "eMail" ausgeführt werden. Für einen optimalen Komfort empfehlen wir, die Standard-Toolbar von Apple Mail um einen Button "Umleiten" zu ergänzen. Dieser Button fehlt nämlich in der Standard-Toolbar:
Um die Toolbar anzupassen, genügt ein Rechtsklick auf dieselbe. Wählen Sie im erscheinenden Menu den Befehl "Symbolleiste anpassen..."
Bewegen Sie anschliessend den Button "Umleiten" nach oben in die Toolbar, z.B. neben den bereits bestehenden Button "Weiterleiten".
