FAQ

Die meistgestellten Fragen

Die Antwort ist oft nur einen Klick entfernt!

Durch die Archivierung werden Mandate ausgeblendet und sind im Dossier unsichtbar. Möchten Sie trotzdem auf ein archiviertes Mandat zugreifen, oder dieses sogar re-aktivieren? Dieser Beitrag zeigt, wie das geht.

Mandatsmappe finden

Mandatsmappen
Der Dialog "Mandatsmappe finden" erlaubt Ihnen, per Checkbox auch archivierte Mandate in die Suche einzubeziehen. Klicken Sie die Checkbox "Inkl. archivierte" an, so erscheinen in der Liste auch archivierte Mandate. Diese werden rot dargestellt und können, wie alle anderen Mandate, durch Doppelklick geöffnet werden.

Eine archivierte Mandatsmappe ist durch den roten Titel ebenfalls leicht zu erkennen. Wenn Sie aus einer archivierten Mandatsmappe heraus das entsprechende Dossier aufrufen, so werden im Dossier, in der dortigen Mandatsliste, die archivierten Mandate ebenfalls rot eingeblendet.

So können Sie ganz leicht archivierte Mandatsmappen bzw. Mandate öffnen und re-aktivieren.


Dossier
Wenn Sie beim Öffnen eines Dossiers die SHIFT-Taste (Grossschreib-Taste) gedrückt halten, bis Sie sich auf der Seite "Mandate" befinden, so werden die archivierten Mandate in der Mandatsliste rot angezeigt. So können Sie leicht auf ein archiviertes Mandat doppelklicken und dieses wieder in ein aktives Mandat umwandeln.

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Mandatsliste
Wenn Sie im Bereich Finanzen, beim Öffnen der Liste "Mandate" die SHIFT-Taste (Grossschreib-Taste) gedrückt halten, so werden in der Liste auch die archivierten Mandate mit angezeigt. Durch Suchen nach dem "Status", können Sie auch nur die archivierten Mandate anzeigen lassen. Wählen Sie hierzu das Suchfeld "Status" und geben Sie eine "2" ein. Das Feld "Status" beinhaltet eine "0" für aktive Mandate, eine "1" für inaktive Mandate und eine "2" für archivierte Mandate.

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Unterschied Inaktiv & Archiviert

Wenn Sie den Status eines Mandats auf “Inaktiv” setzen, kann dieser nicht mehr bearbeitet werden. Es ist jedoch im Dossier ersichtlich. Farblich sind die inaktiven Akten durch die grau hinterlegte Schrift zu erkennen. Durch die Statusveränderung auf „Inaktiv“ wird das Mandat pausiert.

Wenn hingegen das Mandat auf „Archiviert“ gesetzt wird, verschwindet es aus der Übersicht des Dossiers und ist somit abgeschlossen. Die Schrift dieser Akte erscheint rot.

Support   29. Juli 2015  


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Allgemeines
Es liegt nahe, eMails im nativen Format des von Ihnen verwendeten eMail Clients (z.B. Apple Mail, Outlook, Thunderbird, etc.) zu speichern. Es entsteht eine Datei, welche durch Doppelklick vom eMail Client wieder geöffnet werden kann. Leider gibt es bei den Dateiformaten keinen einheitlichen Standard. Verschiedene Programme verwenden verschiedene Dateiformate; hier einige der wichtigsten:

  • .eml - Email message file
  • .msg - Saved email message
  • .rpmsg - Microsoft Restricted Permission Message File
  • .msf - Mozilla Thunderbird mail summary file
  • .emix - Apple Mail mailbox message file
  • .mbs - Opera mailbox file
  • .wdseml - Mozilla Thunderbird mail message file
  • .smd - Mail document or message file, usw.

Wenn Sie eMails im nativen Format Ihres eMail Clients archivieren, stellen sich verschiedene Fragen:

  • arbeite ich in einem gemischten Netzwerk, wo Benutzer mit unterschiedlichen eMail Clients arbeiten, allenfalls sogar unterschiedliche Betriebssysteme einsetzen und dann gegenseitig die im nativen Format archivierten eMails nicht öffnen können?
  • wird mein eMail Client in 5 oder 10 Jahren noch von mir verwendet werden?
  • werde ich in 5 oder 10 Jahren die seinerzeit gespeicherte eMail noch öffnen können?

Das Speichern im nativen File Format Ihres derzeitigen eMail Clients scheint auf den ersten Blick einfach und attraktiv, kann aber in der Zusammenarbeit mit anderen Benutzern und im Hinblick auf die langfristige Verwendbarkeit dieser Files Nachteile mit sich bringen. Ausserdem ist das native eMail Format der Spotlight Indizierung auf dem Datenbank Server unbekannt. Das bedeutet, dass solche eMails mit der Volltext Suche nicht erfasst werden.

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Einstellen von eMails im nativen Format
Wenn Sie sich entscheiden, eMails im nativen Format einzustellen, so können Sie dies entweder per Drag & Drop oder durch Speichern in einen Drop Ordner bewerkstelligen.

Das direkte Drag & Drop von Ihrem eMail Client in die timeSensor LEGAL Applikation funktioniert nicht in allen Varianten. Damit das direkte Drag & Drop funktioniert, muss die sendende Applikation (also Ihr eMail Client) unmittelbar nach dem Drag, die Dateien im richtigen Format exportieren und der empfangenden Applikation (also timeSensor LEGAL) den Pfad mitteilen. Ob Ihr eMail Client dies unterstützt, ist abhängig vom eMail Client, vom Betriebssystem und teilweise sogar von der Version des eMail Client. Unter Mac OSX Yosemite funktionierten zum Zeitpunkt der Erstellung dieses FAQ Eintrages, Apple Mail und Outlook:Mac.

Wenn das direkte Drag & Drop nicht funktioniert, können Sie die einzustellende(n) eMail(s) auf dem Desktop zwischenspeichern und dann von dort aus in das timeSensor LEGAL Archiv überführen. Dies funktioniert bei den allermeisten eMail Clients. Sollte dies bei dem von Ihnen verwendeten eMail Client auch nicht funktionieren, bleibt immer noch die Möglichkeit, die eMail mit einem Befehl wie "Speichern als...", "Speichern unter..." oder dergleichen in den Drop Ordner zu legen.

Die eingestellte Datei (z.B. .eml oder .msg) beinhaltet in sich drinnen auch die Anhänge der eMail. Für timeSensor LEGAL handelt es sich um eine einzige Datei, d.h. timeSensor LEGAL kann die enthalten Anhänge nicht erkennen und auch nicht separat anzeigen. Um die Anhänge zu sehen, müssen Sie somit die eMail Datei durch Doppelklick öffnen.

In nebenstehender Abbildung sehen Sie eine eMail im .eml Format mit einem Word Anhang. Der Word Anhang befindet sich im Inneren der eMail Datei und der Anhang ist für timeSensor LEGAL somit unsichtbar.

Speichern im PDF Format
Das PDF Format bietet im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern und die langfristige Archivierung offensichtliche Vorteile. Ausserdem werden PDF Dokumente natürlich bei der Speicherung indiziert und stehen bei der Volltext Suche zur Verfügung.

Deshalb wäre es ideal, derartige eMails in das PDF Format zu konvertieren und, mitsamt allfälligen Beilagen, zu archivieren. Natürlich könnte man eMails durch Ausdrucken in das PDF Format umwandeln und so archivieren. Angesichts der täglichen Mail Flut wäre dies aber ein grosser Zeitaufwand.

Hier kommt die eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL ins Spiel: senden Sie eine eMail an das für timeSensor LEGAL eingerichtete POP3 Postfach, und überlassen Sie der eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL den Rest. Die Schnittstelle lädt regelmässig alle neu eingegangenen eMails herunter, konvertiert die eMail in eine PDF Datei und zeigt sie, inklusive Beilagen, im Posteingang an. Sofern die eMail einem Mandat zugeordnet werden kann, wird die eMail gleich automatisch archiviert und erscheint in der betreffenden Mandatsmappe zuoberst.

Die eMail Schnittstelle separiert allfällige Beilagen automatisch von der eMail. Während die eMail in eine PDF Datei umgewandelt wird, verbleiben die Beilagen im nativen Format und werden wie üblich in timeSensor LEGAL als Beilagen angezeigt.

Allerdings hat auch das Archivieren als PDF Datei seine Nachteile:
aus forensischer Sicht sind die archivierten PDF Dokumente weniger aussagekräftig als native eMail Dateien. Die PDF Dokumente zeigen nicht alle in einer eMail vorhandenen Rohdaten an. Der eMail Kopf enthält unsichtbare Informationen über Versender und Empfänger und technische Details zum Versand. Diese Informationen sind in der PDF nicht sichtbar. Es ist daher empfehlenswert, die original eMail auf dem eMail Server zu belassen und nicht etwa nach der Archivierung zu löschen. Dies dürfte heute aber ohnehin zum Standard gehören.
Das Konvertieren einer eMail in ein PDF Dokument und das Extrahieren aller Beilagen ist ein hoch komplexer Vorgang, bei welchem keine 100%ige Erfolgsquote gewährleistet werden kann. Es kann vorkommen, dass eingehende eMails falsch oder doppelt codiert sind und beim encodieren deshalb die Sonderzeichen falsch angezeigt werden (das ist zwar eher ein ästhetisches Problem, aber trotzdem lästig). Eingehende eMails können korrumpiert sein oder sogar Schadcode enthalten, wodurch sich die eMail Schnittstelle auch mal aufhängen kann und dann neu gestartet werden muss. Eingehende eMails können auch schlicht zu gross sein, um erfolgreich verarbeitet zu werden. In diesem Fall werden sie vom Posteingang abgewiesen und ein Ticket mit einem Hinweis generiert. Kurz: die eMail Schnittstelle ist praktisch und hat eine hohe Erfolgsquote, es wird aber immer einzelne eMails geben, die nicht oder nicht perfekt verarbeitet werden können.

Fazit
Ob Sie eMails im nativen Format speichern oder über die eMail Schnittstelle in eine PDF Datei umwandeln lassen, will gut überlegt sein. Nebst den besprochenen Aspekten der Zusammenarbeit und der langfristigen Abrufbarkeit der Dokumente, spielen oft auch praktische Aspekte eine Rolle. Die verschiedenen eMail Programme sind bei Funktionen wie Umleiten oder Speichern im nativen Format unterschiedlich komfortabel. Während Apple Mail beispielsweise eMails elegant und komfortabel umleiten kann, hat Microsoft diese Funktion bei Outlook:mac 2011 schlicht vergessen. Unter der Berücksichtigung dieser drei Aspekte (Zusammenarbeit, Langzeitarchivierung und Usability) sollten Sie Ihre Entscheidung treffen.

Support   29. Juli 2015  


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Falls Sie die eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL einsetzen, können Sie E-Mails durch Senden an das Archivpostfach direkt ins System einspeisen. Jene eMails, welche die Mandatsnummer enthalten, werden von der Schnittstelle erkannt und automatisch dem richtigen Mandat zugeordnet.

Sofern die Schnittstelle eine eMail nicht automatisiert zuordnen konnte, wird sie im Postfenster rot angezeigt. Dieser FAQ Eintrag zeigt, wie Sie dies in wenigen Schritten manuell erledigen können:

  • Dazu öffnen Sie die rot dargestellte eMail, die Sie zuordnen möchten. Klicken Sie rechts unten auf den kleinen Plus Button.
  • Nun öffnet sich das Selektorfenster. Wählen Sie hier zunächst den Mandanten und dann eventuell weitere Adressen, welche Sie der eMail zuordnen möchten. Hierzu genügt es, die Adresse im Selektorfenster zu selektieren und dann den Button "Übernehmen" anzuklicken. Alternativ können Sie die gewünschte Adresse auch per Drag&Drop in dem Adressbereich des eMail Fensters ziehen.
  • Falls Sie schon mehrere Adressen dem Mail zugeordnet haben, welche aber keine Mandate enthalten, müssen Sie die Adresse welche ein Mandat enthält an oberste Stelle ziehen damit Sie fett wird.
  • Nachdem Sie den Mandanten verbunden haben, können Sie im alsdann erscheinenden Fenster das Mandat auswählen, sowie eventuell das gewünschte Archivregister und Schlagworte für die Archivierung auswählen.
  • Klicken Sie nun auf "OK", um die Zuordnung zu finalisieren und die Dokumente beim gewählten Mandat zu archivieren.

Tipp: Wenn Sie mehrere eMails nacheinander zuordnen müssen, dann können Sie mit den kleinen runden Pfeiltasten von einer eMail zur nächsten navigieren, ohne das Fenster schliessen zu müssen.

Support   29. Juli 2015  


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Besitzt ein Mandat viele Mandate, kann der Wunsch aufkommen, zwar auf den einzelnen Mandaten Leistungen zu erfassen, diese jedoch in Form einer Sammelrechnung abzurechnen. Um dies zu bewerkstelligen, sollten Sie eine Honorarakte (Abrechnungsakte) einrichten. Dies ist ein Mandat, auf welchem selber keine Leistungen erfasst werden und das ausschliesslich der Abrechnung anderer Mandate dient.

Vorbereitungen
In einem ersten Schritt legen Sie ein Mandat an und benennen Sie dieses als "ABRECHNUNGSAKTE" oder ähnlich. Wählen Sie in den Mandatseinstellungen die gewünschten Rechnungsvorgaben und stellen Sie das Mandat im Timesheet auf "unsichtbar".

Anschliessend platzieren Sie diejenigen Mandate, welche gesammelt abgerechnet werden sollen, unterhalb der Abrechnungsakte und rücken Sie diese ein, indem Sie die Tasten "CMD" + "Pfeil nach rechts" verwenden. Durch das Einrücken sind diese Mandate nun hierarchisch der Abrechnungsakte untergeordnet.

Abrechnung

Die Mitarbeiter erfassen nun wie gewohnt in den einzelnen Mandate deren Leistungen. Zum Zeitpunkt der Abrechnung, werden nun die Leistungen mit dem Befehl "Transfer von untergeordneten Mandaten" zur Abrechnungsakte transferiert. Dabei ist es empfehlenswert, die Namen der untergeordneten Mandate als Titelzeilen einfügen zu lassen. Nun können Sie über die Abrechnungsakte die gewünschte Sammelrechnung erstellen. Die Leistungsaufstellung kann dabei übersichtlich nach den Untermandaten gegliedert werden.

Warnung: wenn Sie die Titelzeilen verwenden, sollten Sie in der Abrechnungsakte nicht versuchen, die Leistungen nochmals zu sortieren. Ansonsten werden die Leistungen der verschiedenen Untermandate durchmischt und Sie können keine Aufstellung nach Untermandat mehr erstellen.

Support   29. Juli 2015  


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FAQ DefaultFalls Sie Adressen aus Excel in timeSensor® LEGAL importieren wollen, können Sie das mit nur 5 Schritten erledigen.

  1. Adressen in Excel vorbereiten und als tabstoppgetrennter Text (.txt) speichern.
  2. In timeSensor® LEGAL in der Bereichsleiste auf "Adressen" klicken, dann "Werkzeuge" auswählen und die Funktion "Importieren", "Datensätze importieren..." auswählen.
  3. Im Dialogfenster „Import Tabelle“ auf "Importieren..." klicken, um das Excel Dokument auszuwählen.
  4. Titel in der Tabelle anpassen und auf den Button "Import" klicken. Jede Spalte der Excel Tabelle muss einem Zielfeld zugeordnet werden.
  5. Tabelle kontrollieren und auf den Button "Weiter" klicken. Dann den Adresstyp auswählen, und falls nötig, weitere Anpassungen vornehmen und schliesslich auf den Button "Anlegen" klicken.

Und schon sind alle Adressen in timeSensor® LEGAL importiert.

Excel Vorlage zur Erleichterung des Datenimports

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellen wir Ihnen hier die Excel Vorlage "FAQ Default" zur Verfügung: FAQ Default

Anhand dieser Vorlagen können Sie Ihre Daten in den richtigen Spalten der Excel Vorlage einfüllen und anschliessend mit dem Importfilter "FAQ Default" direkt importieren. Die Musterdatensätze in der Excel Vorlage dienen nur als Beispiele und können gelöscht werden. Nicht alle Spalten müssen ausgefüllt werden. Wenn Informationen fehlen, versucht timeSensor LEGAL diese so gut als möglich selbst zu ergänzen.

Support   29. Juli 2015  


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timeSensor® LEGAL unterstützt den Import und den Export von Adressen in den vCard Formaten 2.1 und 3.0.

Import von vCards

Eine vCard Datei kann entweder eine einzelne Adresse beinhalten, oder eine beliebige Zahl von Adressen. Sie können die vCard entweder durch Drag & Drop vom Desktop (oder einem Ordner) importieren, oder durch den Befehl "vCard importieren..." im Menu "Werkzeuge". Ein direkter Drag aus dem Apple Adressbuch ist nicht möglich.

Import einer einzelnen Adresse

Um eine vCard mit einer einzelnen Adresse zu importieren, können Sie die vCard Datei per Drag & Drop direkt auf ein geöffnetes neues Dossierfenster schieben. Lassen Sie die vCard am Besten über dem "Etikettenfeld" im Dossierfenster los. Alternativ können Sie die einzelne vCard auch auf ein Fenster mit einer Adressliste schieben. Es öffnet sich dann ein Import-Dialog und die vCard wird anschliessend ebenfalls importiert.


Import mehrerer Adressen Um eine vCard mit mehreren Adressen zu importieren, können Sie die vCard Datei per Drag & Drop direkt auf ein geöffnetes Adressfenster schieben. Es öffnet sich dann der Import-Dialog, welcher Ihnen erlaubt, zum Import noch einige Zusatzangaben zu machen und die neu importieren Adressen gleich anzeigen zu lassen. Schliesslich erscheinen die importierten Adressen im Adressfenster.


Export mehrerer Adressen

Mehrere Adressen können über den "vCard exportieren..." Befehl im Menu "Werkzeuge" exportiert werden. timeSensor® LEGAL erstellt eine Datei im vCard 3.0 Format, welche Sie mit anderen Programmen weiter verarbeiten können.

Hinzufügen einer oder mehrerer Adressen zum Adressbuch
Im Fussbereich des Adressfensters befindet sich der "Adressbuch" Button. Dieser exportiert in einem Arbeitsgang die gewählte(n) Adresse(n) als vCard und übergibt sie dem Adressbuch. In der vCard wird eine unsichtbare Kennung (UUID) mitgegeben, anhand welcher das Apple Adressbuch erkennen kann, ob die Adresse schon enthalten ist. Falls dies der Fall ist, wird die eine bereits zuvor exportierte Adresse upgedated.

Achtung: wenn Sie von timeSensor® LEGAL aus Ihr Apple Adressbuch befüllen möchten, so stellen Sie bitte sicher, dass timeSensor® LEGAL über die entsprechende Zugriffsberechtigung verfügt. Setzen Sie hierzu in den Systemeinstellungen, im Bereich "Sicherheit" bei "Adressbuch" die entsprechende Checkbox.


Automatisierung und Abgleich von iPhones

Durch das Einrichten eines lokalen Hintergrund Tasks kann timeSensor® LEGAL angewiesen werden, das lokale Adressbuch automatisiert zu aktualisieren. Sobald eine Adresse zu timeSensor® LEGAL hinzugefügt oder geändert wird, aktualisiert der Hintergrund Task vollautomatisch das lokale Adressbuch, dieses wiederum kann via iCloud ein bestehendes iPhone aktualisieren. Mit diesem Mechanismus stehen die in timeSensor® LEGAL gepflegten Adressen automatisch im iPhone zur Verfügung.

Das Einrichten erfolgt in drei Schritten:

  • Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem lokalen Apple Adressbuch enthaltenen Adressen in timeSensor® LEGAL übertragen wurden (verwenden Sie hierzu die in timeSensor® LEGAL verfügbare Importfunktion).
  • Löschen Sie Ihr Apple Adressbuch vollständig
  • Konfigurieren Sie einen Hintergrund Task, welcher Ihr Apple Adressbuch automatisch befüllt. Nach einiger Zeit tauchen die Adressen wieder in Ihrem lokalen Adressbuch und allenfalls auf dem damit synchronisierten iPhone auf

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Der Hintergrund Task kann im Bereich "Einstellungen" im Menu "Admin" unter "Tasks" konfiguriert werden (sofern Sie die notwendigen Zugriffsberechtigungen besitzen). Möglicherweise ist es sinnvoll, bestimmte Adresstypen vom automatischen Export auszunehmen. Wenn sich Ihre Kanzlei in Deutschland befindet, so möchten Sie vermutlich nicht die ganzen Orts- und Gerichtsdaten auf Ihr iPhone exportieren.

Support   29. Juli 2015  


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Um mit Diktiersoftware in eine 4D Write Vorlage diktieren zu können, müssen Sie ein spezielles Diktierfenster aufrufen.
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Wählen Sie hierzu SHIFT + CMD + "D" und ein leeres Fenster öffnet sich über Ihrem 4D Write Fenster.

Diktieren Sie Ihren Text in dieses Fenster hinein und übernehmen Sie anschliessend den diktierten Text mit dem Button "Übernehmen" in Ihre 4D Write Vorlage. Das Diktierfenster wurde mit Dragon Dictate und mit der Diktierfunktion von Mac OS X getestet.

Weitere Informationen zu Dragon Diktate finden Sie hier: http://www.nuance.com/for-individuals/by-product/dragon-for-mac/software/index.htm

Weitere Informationen zur Diktierfunktion in Mac OS X finden Sie hier: https://support.apple.com/de-ch/HT202584

Support   29. Juli 2015  


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Ab und zu möchte man die auf dem Dossier aufgelaufenen Leistungen im Sinne eines Kostenauszuges ausdrucken können. Dies ist über den Druckerbutton in der Mandatsliste (Bereich "Finanzen") schnell erledigt. Was aber, wenn Sie nicht alle im Dossier enthaltenen Leistungen in den Kostenauszug übernehmen möchten?

Durch das temporäre Ausblenden von Leistungen kommen Sie zum Ziel:

  • Öffnen Sie das entsprechende Mandat, damit Sie die vermerkten Leistungen sehen können. Markieren Sie nun die Leistungen die Sie NICHT auf dem Kostenauszug haben möchten. Klicken Sie unten rechts auf das Aktionsmenu (das kleine Zahnrad) und wählen Sie "Selektierte Leistungen ausblenden").
  • Gehen Sie zur Mandatsauswahl (Finanzen --> Mandate) und wählen Sie das entsprechende Mandat aus der Liste aus. Klicken Sie unten rechts auf das Druckersymbol und wählen Sie "Fakturavorschlag" oder "Kostenauszug". Auf dem Dokument erscheinen nun die ausgeblendeten Leistungen nicht mehr.
  • Wenn Sie die ausgeblendeten Leistungen wieder einblenden möchten, klicken Sie einfach auf "Einblenden" im Timesheet des Mandates.

Support   29. Juli 2015  


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Allgemeines

Zum Jahreswechsel passen Länder gelegentlich ihre Mehrwertsteuersätze an. Dies stellt eine Kanzleisoftware vor die Herausforderung, die vor und nach der Satzänderung erbrachten Leistungen korrekt abzurechnen. Die wichtigste Regel ist, dass für die Wahl des Mehrwertsteuersatzes einzig der Zeitpunkt der Leistungserbringung massgebend ist. Rechnungsdatum und Zahlungseingang sind hingegen nicht relevant.

Naheliegend ist daher der Ansatz, per Ende Jahr alles abzurechnen, dann die Mehrwertsteuer anzupassen, und im neuen Jahr mit dem neuen Satz fortzufahren. So müssen Sie verfahren, wenn Sie Ihre Mehrwertsteuer im vereinfachten Verfahren (mit Pauschalsteuern) abrechnen.

Wenn Sie Ihre Mehrwertsteuer normal abrechnen (also keine Pauschalsteuern verwenden), stellt Ihnen timeSensor einen noch komfortableren Weg zur Verfügung. Tatsächlich ist die Software in der Lage, auch Rechnungen mit gemischten Steuersätzen zu berechnen und darzustellen. Dadurch sind Sie nicht gezwungen, alles abzurechnen, sondern können in der Übergangsphase bequem weiter Ihre Rechnungen stellen - mit Leistungen aus der alten und der neuen Periode. Die Umstellung der Mehrwertsteuersätze wird standardmässig (sofern Sie die neuste Programmversion einsetzen) mit Beginn der neuen Steuerperiode automatisch ausgeführt.

Dieser Artikel beschreibt im Detail, worauf Sie bei der Anpassung von Mehrwertsteuersätzen achten müssen.

Umstellung an einem Beispiel

Im Folgenden dokumentieren wir das Verhalten von timeSensor LEGAL am Beispiel der Mehrwertsteuersatz-Reduktion in der Schweiz per 01.01.2018:

  • alte Sätze bis 31.12.2017
  • 8%
  • 2.5%
  • 3.8%
  • neue Sätze ab 01.01.2018
  • 7.7%
  • 2.5%
  • 3.7%

1. Schritt: Vorbereitung

  • Stellen Sie sicher, dass Ihre timeSensor LEGAL Software sich auf dem neusten Stand befindet und führen Sie wenn nötig ein Update durch!
  • Führen Sie eine Datensicherung durch.

2. Schritt: Umstellung

Sie können die automatische Umstellung entweder noch vor dem Stichdatum der Umstellung anstossen, oder einfach warten, bis timeSensor LEGAL die Umstellung selbständig vornimmt. Dies wird am ersten Tag der neuen Periode der Fall sein.

a) Umstellen vor dem Stichdatum
Wenn Sie das Update noch vor dem Stichdatum anstossen, so können Sie bereits Vorschussrechnungen für die neue Periode mit dem neuen Steuersatz erzeugen. Andererseits wird die Leistungserfassung in der alten Periode mühsamer, da sich die Kürzel ändern. Um noch Leistungen mit dem alten Steuersatz zu erfassen, muss plötzlich ein alternativer Kürzel verwendet werden, was Ihre Anwender verwirren kann. Wir raten Ihnen daher von der Umstellung vor dem Stichdatum ab.

Wenn Sie trotzdem bereits vorab umstellen möchten, so begeben Sie sich in den Bereich "Spezial" und wählen dort den Befehl "MwSt.-Sätze". Wenn das Fenster angezeigt wird, so begeben Sie sich in das Menu "Werkzeuge" und wählen dort die Funktion "Satz anpassen". Nach einer Sicherheitsabfrage und (bei Mehrplatzversionen) einer Datensicherung, wird die Datenbank umgestellt.

b) Umstellen per Stichdatum
In diesem Fall brauchen Sie nichts weiter zu tun. timeSensor LEGAL aktualisiert sich am ersten Tag der neuen Periode automatisch. Dies ist das empfohlene Vorgehen.

3. Schritt: Kontrollieren

Prüfen Sie nach erfolgter Umstellung, bzw. am ersten Tag an welchem die neuen Ansätze gelten, ob timeSensor LEGAL sich umgestellt hat. Die Umstellungen werden im nachfolgenden Abschnitt "Im Detail - was ändert sich bei der Umstellung?" genau beschrieben.

4. Schritt: Anwenden

Die wichtigste Änderung für Ihre Anwender besteht in der Verwendung der Leistungskürzel. Wichtig: ob die alte oder die neue Mehrwertsteuer berechnet wird, richtet sich ausschliesslich nach dem Kürzel (und nicht etwa nach dem Datum). Die Anwender müssen somit für Leistungen in der alten Periode einen anderen Kürzel verwenden als für Leistungen in der neuen Periode.

Für die Leistungen in der neuen Periode ändert sich nichts: es können weiterhin die gewohnten Leistungscodes verwendet werden (z.B. "h" für eine Honorarleistung).

Für Leistungen in der alten Periode besteht nun aber ein anderer Kürzel: das System hängt an den ursprünglichen Kürzel, mit Unterstrich getrennt, das letzte Jahr der Gültigkeit an. Aus "h" wird somit "h_17_". Sie werden bemerken, dass die im Vorjahr erfassten Leistungen nun mit diesem Kürzel angezeigt werden. timeSensor LEGAL hat also die alten Kürzel umbenannt und neue Leistungen mit dem ursprünglichen Kürzel angelegt. Dies hat den Vorteil, dass sich die Benutzer nicht an neue Kürzel gewöhnen müssen. Sind im neuen Jahr aber noch Leistungen aus dem Vorjahr einzugeben, so ist hierzu der abgeänderte Kürzel, also z.B. "h_17_" zu verwenden, damit für diese Leistung dann die alte Mehrwertsteuer berechnet wird.

Nachfolgende Abbildungen zeigen ein Dossier mit Leistungen aus der vorherigen Periode und der neuen Periode. Beachten Sie, dass die Kürzel der Vorperiode umbenannt wurden, wohingegen in der neuen Periode die gewohnten Kürzel verwendet werden können. Werden diese Leistungen abgerechnet, so werden diese in der Rechnung in separaten Leistungsgruppen aufgeführt und die Mehrwertsteuer wird separat berechnet. Wird eine Rechnung mit gemischten Steuersätzen bezahlt, so wird automatisch pro Mehrwertsteuersatz eine separate Buchung angelegt. Im Kassabuch sind solche Zahlungen auch als Sammelbuchungen darstellbar.

Diese vier Schritte beinhalten bereits die wichtigsten Informationen zur Umstellung. Nachfolgend wird im Detail dargestellt, was sich bei der Umstellung genau ändert. Es gibt möglicherweise einige Punkte betreffend Kontenplan und MwSt.-Code, die Sie mit Ihrem Buchhalter besprechen müssen.


Im Detail: was ändert sich bei der Umstellung?

Durch die Umstellung wurden die folgenden Daten in der Datenbank angepasst:

A. Mehrwertsteuersätze

  • Die Mehrwertsteuersätze aus dem Vorjahr wurden ausgeblendet (sie bestehen aber weiterhin in der Datenbank)
  • Neue Mehrwertsteuersätze für das neue Jahr wurden angelegt
  • Hinweis: für die neuen Mehrwertsteuersätze wurden wieder dieselben Codes verwendet. Es könnte sein, dass Ihre Buchhaltungssoftware für die neuen Sätze aber neue Codes erwartet. Falls Sie Ihre Buchhaltungsdaten an ein Buchhaltungsprogramm übergeben, so sollten Sie sich vergewissern, ob Sie die Codes allenfalls anpassen müssen oder nicht.
  • Hinweis: die Mehrwertsteuersätze sind mit entsprechenden Konten in Ihrer Buchhaltung verknüpft. Falls Sie im neuen Jahr dieselben Konten verwenden, brauchen Sie nichts zu tun. Falls Sie aber für die neuen Sätze im Kontenplan neue Konten verwenden möchten, so müssen Sie die neuen Konten Ihrem Kontenplan hinzufügen und die neuen Mehrwertsteuersätze mit den neuen Konten verknüpfen.

B. Leistungsgruppen

  • Die bisherigen, für die Mehrwertsteuer relevanten Leistungsgruppen wurden umbenannt und ausgeblendet (sie bestehen aber weiterhin in der Datenbank). Umbenannt wurden die Leistungsgruppen dahingehend, dass an den Namen der Leistungsgruppe die alte Mehrwertsteuer angehängt wurde. Aus "HONORAR" wurde somit "HONORAR 8%".
  • Neue Leistungsgruppen wurde angelegt. Der Name der neuen Leistungsgruppen ist gleich wie der ursprüngliche Name der alten Leistungsgruppen. Sie sehen somit auf den ersten Blick keinen Unterschied. Die neuen Leistungsgruppen sind mit den neuen Mehrwertsteuersätzen verknüpft.

C. Leistungen

  • Die bisherigen Leistungen wurden beibehalten und (noch nicht) ausgeblendet, da sie in einer Übergangsphase parallel zu den neuen Leistungen verwendet werden können. Wenn alle Leistungen aus dem Vorjahr einmal erfasst sind, sollten die bisherigen Leistungen später gelöscht werden. Sie werden dann ausgeblendet, bestehen aber weiterhin in der Datenbank.
  • Der Kürzel der bisherigen Leistungen wurde umbenannt, indem überall das Vorjahr angehängt wurde. Hinweis: der Kürzel dient nur der Erfassung und erscheint nicht auf der Rechnung.
  • Die bisherigen Leistungen sind weiterhin mit den alten Leistungsgruppen verknüpft
  • Neue Leistungen wurden angelegt. Name und Kürzel der neuen Leistungen entsprechen den bisherigen Leistungen. Allerdings sind die neuen Leistungen mit den neuen Leistungsgruppen verknüpft. Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Ihre Leistungstabelle nach der Umstellung aussehen könnte:

Support   29. Juli 2015  


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Am einfachsten ändern Sie Ihr Passwort, indem Sie im Anmeldefenster zunächst das bestehende Passwort eintippen und anschliessend mit gedrückter ALT Taste auf "Login" klicken.
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Alternativ können Sie Ihr Passwort im Bereich "Einstellungen" unter "Benutzer" ändern. Dort finden Sie weitere Einstellmöglichkeiten, welche Ihr Benutzerkonto in timeSensor LEGAL betreffen.

Support   29. Juli 2015  


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Es muss nicht immer die qualifizierte digitale Signatur sein. Bei Dokumenten mit geringer rechtlicher Relevanz, wie etwa ein Begleitschreiben oder ein Fax, ist oft bereits eine einfache digitale Unterschrift nützlich.

Sie können Ihre Unterschrift ganz einfach in timeSensor® LEGAL einfügen, indem Sie sie scannen und erstmal auf Ihrem Schreibtisch hinterlegen.
Öffnen Sie eine beliebige 4D Vorlage als Entwurf. In unserem Beispiel werden wir die Telefonnotiz verwenden.
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Klicken Sie auf das Zahnrad am linken, unteren Rad und wählen Sie "Textblöcke ändern".

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Klicken Sie auf das kleine Pluszeichen um einen neuen Textblock hinzuzufügen. Diesen Textblock nennen Sie am besten "Unterschriften". Falls Sie mehr als eine Unterschrift einfügen wollen, raten wir Folgeblöcke zu kreieren. Benennen Sie die Folgeblöcke mit den Namen des Unterschreibenden und fügen Sie die gescannte Unterschrift mit copy/paste ein. Dabei ist es wichtig, dass Sie die gescannte Datei öffnen, die Unterschrift markieren (ein blaues Feld darum ziehen) und diese Selektion dann kopieren.

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Sie können Textblöcke natürlich nicht nur für Unterschriften einsetzten, sondern auch für beliebige wiederkehrende Texte, welche Sie in Ihrer Kanzlei verwenden.

Support   29. Juli 2015  


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Das Suchfeld hilft Ihnen, schnell die gewünschten Datensätze zu finden. Hierzu wählen Sie im Menu des Suchfeldes zunächst das Datenbankfeld, in welchem Sie suchen möchten.

Sobald Sie im Suchfeld etwas eingeben, werden die angezeigten Daten gemäss Ihrer Eingabe filtriert. So können Sie die angezeigten Datensätze schnell auf die gewünschte Auswahl reduzieren. Es gibt im Suchfeld einige Sonderzeichen, mit welchen Sie die Suche beeinflussen können (die phonetische Suche steht nur für Adressen zur Verfügung).

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Support   29. Juli 2015  


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Externes Timesheet erzeugen

Öffnen Sie Ihr Timesheet.

Mit diesem Befehl "Externes Timesheet erzeugen" im Menu "Werkzeuge" erzeugen Sie auf Ihrem Schreibtisch ein Excel Dokument zur externen Leistungserfassung. Dies bedingt, dass auf Ihrem Computer die Software Microsoft Excel® installiert ist.

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Das erzeugte Excel Dokument besteht auf zwei Arbeitsblättern:
Arbeitsblatt 1 dient zum Erfassen Ihrer Leistungen.
Arbeitsblatt 2 enthält Leistungen, Mandate und Preise aus timeSensor. Dieses Arbeitsblatt dient nur der internen Referenz und darf nicht verändert werden.
Wenn Sie während des Erzeugens des externen Timesheets die Option/Alt-Taste gedrückt halten, so werden alle Mandate in das externe Timesheet übernommen. Ansonsten werden nur die zuletzt verwendeten Mandate in das externe Timesheet übernommen.


Externes Timesheet importieren
Die erfassten Leistungen können entweder über Copy/Paste direkt ins Timesheet kopiert werden. Alternativ kann das externe Timesheet auch über den Befehl "Externes Timesheet importieren" eingelesen werden.

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Support   29. Juli 2015  


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Zeiterfassungssystem, so auch timeSensor LEGAL, speichern Zeiten als Zahlenwerte im Dezimalformat. Die Zeitumrechnung von der Notation HH:MM zur Dezimalnotation und zurück, führt im Prinzip zu Rundungsproblemen. timeSensor LEGAL gibt Ihnen verschiedene Varianten, mit dieser Problematik umzugehen. Dieser FAQ Eintrag soll Ihnen helfen, sich für eine Variante zu entscheiden. Die gewählte Variante kann dann pro Entität entsprechend eingestellt werden.
Variante I: Genaue Zeiterfassung
Bei dieser Variante rechnet timeSensor LEGAL grundsätzlich auf fünf Nachkommastellen genau.

10 Minuten ergeben 0,16667 Stunden

Eine Berechnung auf fünf Nachkommastellen ist notwendig, damit auch bei vielen Zeitleistungen der kumulierte Rundungsfehler vernachlässigbar bleibt. Würde die Berechnung z.B. auf nur zwei Kommastellen eingestellt, so würde bei einer Addition vieler gerundeter Zeitleistungen das Resultat einen spürbaren Rundungsfehler enthalten, der bei einer Rückrechnung in die HH:MM Notation störend auffallen würde.

Allerdings werden die Zeitleistungen in Dezimalnotation nur auf zwei Nachkommastellen dargestellt. Sie sehen im Timesheet bei einer Eingabe von "h10" zwar in der Dezimalspalte 0,16 - tatsächlich enthält das Feld aber 0,1667. Auf auf dem Rechnungsausdruck werden die Zahlen nur mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Intern gerechnet wird aber stets mit fünf Nachkommastellen.

Im Timesheet können Sie dies sehen, wenn Sie auf das Feld "Anz." klicken. Es erscheint dann der tatsächliche Wert:

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Vorteil dieser Variante: Zeitleistungen werden mit der grösstmöglichen Genauigkeit um- und zurückgerechnet.
Nachteil dieser Variante: benötigt Disziplin bei der Datenerfassung. Sie sollten Zeitminuten bei der Wahl dieser Variante grundsätzlich von timeSensor LEGAL umrechnen lassen. Verwenden Sie also im Timesheet "Kürzel+Minutenzahl" (z.B. h10, h70, etc.). Die Erfahrung zeigt, dass bei einer gewissen Kanzleigrösse diese Disziplin nicht gewährleistet ist. Es wird Benutzer geben, welche im Anzahl Feld eigene Werte eingeben (0,16 oder 0,17) und damit kann es bei der Summierung über grössere Zeiträume potentiell wieder zu kleinen Rundungsfehlern kommen.
Variante II: Zeiterfassung mit Zeittabellen
Bei der Verwendung von Zeittabellen wird jede Minutenanzahl in einen genau definierten, zweistelligen Wert umgerechnet. Es zirkulieren verschiedene Tabellen. In timeSensor LEGAL implementiert ist die Tabelle der Industrieminute (http://de.wikipedia.org/wiki/Industrieminute) und die UDR Tabelle.
Industrieminuten Tabelle
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UDR Tabelle
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Vorteil dieser Variante: Einfache Handhabung
Nachteil dieser Variante: Über grössere Zeitspannen hinweg können immer noch kleineren Rundungsungenauigkeiten auftreten, obwohl diese sich in der Summe oft gegenseitig kompensieren.
Variante III: Rundung auf jeweils 6 Minuten
Bei dieser Variante werden die Zeiten jeweils auf 6 Minuten gerundet, was dann in Dezimalen ausgedrückt Schritte von 0,1 Stunden ergibt. Dadurch werden kumulative Rundungsfehler vollständig ausgeschlossen.

Support   29. Juli 2015  


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Während dem Lebenszyklus eines Mandates können Sie beliebige Teilrechnungen an den Mandanten oder an Dritte erstellen. Teilrechnungen werden, analog zu Vorschussrechnungen, von der Schlussrechnung wieder abgezogen.

Die Verwendung von Teilrechnungen empfiehlt sich zum Beispiel,

  • wenn Sie noch nicht genau wissen, wie die Schlussrechnung aussehen wird
  • wenn Sie später entscheiden möchten, ob Sie Ihre Schlussrechnung nach Stundenhonorar oder nach RVG erstellen
  • wenn Drittparteien Kostenteile übernehmen
  • wenn Sie am Schluss des Mandates eine Gesamtrechnung präsentieren möchten

Sie können entweder Teilrechnungen mit einem Pauschalbetrag in Rechnung stellen, oder Sie können auch bereits im Dossier erfassten Leistungen über die Funktion "Teilrechnung aus Selektion" verrechnen. In beiden Fällen wird eine Teilrechnung erstellt und erscheint als grünes Icon in der Rechnungsliste. Dieser FAQ Eintrag beschreibt die Verwendung von Teilrechnungen mit Pauschalbeträgen.

Beispiel: Monatliche Pauschalrechnung

  • Erstellen Sie zu Beginn einer Rechnungsperiode, zum Beispiel monatlich, eine Teilrechnung, welche die mit dem Mandanten vereinbarte Pauschale enthält. Der Leistungstext kann von Ihnen beliebig gewählt werden.
  • Rechnen Sie Leistungen, welche sich in der neuen Rechnungsperiode auf dem Dossier ansammeln, wie gewohnt über die Option "Rechnung" ab. Dabei wird die zuvor gestellte Teilrechnung automatisch angerechnet. Ein allfälliges Restguthaben des Klienten verbleibt im System und wird für die nächste Rechnung verwendet.
  • Erstellen Sie die nächste Teilrechnung für die nächste Rechnungsperiode. Dieser Prozess lässt sich beliebig lang fortsetzen.
  • Sollten Sie mit dem Mandanten vereinbart haben, dass ein Restguthaben aus einer Pauschalrechnung am Ende einer Rechnungsperiode verfällt, so müssen Sie dieses Guthaben aus timeSensor® LEGAL entfernen, damit es nicht in die nächste Periode übernommen wird. Damit ein solches Guthaben zu Ihren Gunsten korrekt über die im dieser Periode verrechneten Leistungen als abgegolten verbucht werden kann und Ihre Statistik stimmt, machen Sie dies am besten über eine Anpassung Ihres Stundenhonorares an einen Zielwert, noch bevor Sie die Periodenabrechnung generieren:
    • Klicken sie, ohne eine Leistung angewählt zu haben, auf das Aktionsmenu unten rechts im Dossier und wählen Sie die Option "Preise nachberechnen" (bevor sie die Periodenabrechnung erstellen).
    • Im folgenden Fenster legen Sie fest, dass Sie die Stundensätze der aufgelaufenen Leistungen korrigieren möchten und geben Sie an dieser Stelle den gesamten Betrag des verfügbaren Guthabens Ihres Mandanten ein.
    • Erstellen Sie die Rechnung für die laufende Rechnungsperiode. Der Rechnungsausstand dieser Abrechnung beträgt nun 0.- und auch das Kundenguthaben ist verschwunden.

Support   29. Juli 2015  


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Während dem Lebenszyklus eines Mandates können Sie beliebige Teilrechnungen an den Mandanten oder an Dritte erstellen. Teilrechnungen werden, analog zu Vorschussrechnungen, von der Schlussrechnung wieder abgezogen.

Die Verwendung von Teilrechnungen empfiehlt sich zum Beispiel,

  • wenn Sie noch nicht genau wissen, wie die Schlussrechnung aussehen wird
  • wenn Sie später entscheiden möchten, ob Sie Ihre Schlussrechnung nach Stundenhonorar oder nach RVG erstellen
  • wenn Drittparteien Kostenteile übernehmen
  • wenn Sie am Schluss des Mandates eine Gesamtrechnung präsentieren möchten

Sie können entweder Teilrechnungen mit einem Pauschalbetrag in Rechnung stellen, oder Sie können auch bereits im Dossier erfassten Leistungen über die Funktion "Teilrechnung aus Selektion" verrechnen. In beiden Fällen wird eine Teilrechnung erstellt und erscheint als grünes Icon in der Rechnungsliste. Dieser FAQ Eintrag beschreibt die Verwendung von Teilrechnungen aus selektierten Leistungen.

Beispiel: Monatliche Abrechnung der erbrachten Leistungen

  • Stellen Sie die im Vormonat erbrachten Leistungen in Rechnung, indem Sie diese im Dossier selektieren und im Aktionsmenu die Option "Teilrechnung aus Selektion" wählen
  • Eine Teilrechnung wird nun erstellt. Die teilverrechneten Leistungen bleiben stehen und werden mit einem grünen Haken markiert
  • Im nächsten Monat selektieren Sie wiederum die noch nicht verrechneten Leistungen des Vormonats und verfahren gleich
  • Am Schluss der Periode erstellen Sie die Schlussrechnung, indem Sie im Aktionsmenu die Option "Rechnung" wählen. Nun werden alle Leistungen (inklusive der bereits per Teilrechnung verrechneten Leistungen mit grünem Haken) verrechnet. Die bereits gestellten Teilrechnungen werden am Schluss der Rechnung abgezogen.
  • Hinweis für deutsche Kanzleien: Sollten Sie sich anlässlich der Erstellung der Schlussrechnung entscheiden, doch lieber alles per RVG abzurechnen, so löschen Sie die Leistungen im Dossier (grauer "Minus" Button) und erstellen Sie die RVG Rechnung im RVG Fenster.

Support   3. August 2015  


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Der Suchdialog "Mandatsmappe finden..." im persönlichen Arbeitsbereich ermöglicht das rasche Finden der gewünschten Mandatsmappe aufgrund einer bestehenden Information:

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Suche nach Mandat

Option 1: Suche nach Aktennummer
Sofern die Aktennummer dem Mandatsnamen vorangestellt ist, stellen Sie das Menu des Suchfeldes nach "Mandatsname" und geben Sie die gewünschte Aktennummer ein. Es werden alle Akten gezeigt, welche mit der eingegebenen Aktennummer starten.

Sofern Sie jährlich die Aktennummerierung wieder bei 1 starten, zeigen sich möglicherweise Akten aus verschiedenen Jahren.

Tipp: sortieren Sie die Liste chronologisch. Blenden Sie hierzu das Feld "Angelegt am" ein (Rechtsklick auf die Kopfzeile der Liste) und sortieren Sie nach dieser Spalte. Nun werden die neusten Akten zuoberst angezeigt.


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Suche nach Mandant

Option 2: Suche nach Mandant

Stellen Sie das Menu des Suchfeldes auf "Mandant" und geben Sie einige Anfangsbuchstaben des gewünschten Mandanten ein.

Die Liste wird nun filtriert und zeigt alle Mandate von Mandanten, welche der eingegebenen Zeichenkette entsprechen.


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Suche nach einer Gegenpartei

Option 3: Suche nach dem Gegner oder anderen verbundenen Adressen

Stellen Sie das Menu des Suchfeldes auf "Mandant" und geben Sie zunächst die gewünschte Beziehung ein, gefolgt von einem Doppelpunkt und anschliessend den gewünschten Namen.

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Suche nach einer Gegenpartei

Tipp: Sie brauchen die Beziehung nicht auszuschreiben. Meist genügen für die Beziehung einige Buchstaben, wie zum Beispiel "geg", und ebenso für den Namen.

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Suche nach einem Gericht

Im dritten Beispiel suchen war nach einem verbundenen Gericht.


Wie finde ich die mit einer Adresse verbundenen Mandate?

Wenn Sie sich im Bereich "Adressen" befinden und von einer beliebigen Adresse wissen wollen, mit welchen Mandaten diese verknüpft ist, dann wählen Sie im Menu "Werkzeuge" den Befehl "Suchen nach..." und "Verbundene Mandate". Es zeigt sich eine Liste mit allen Mandaten, in welchen diese Adresse verknüpft ist:
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Suche nach den verbundenen Mandaten einer Adresse

Support   29. Juli 2015  


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Klicken Sie auf den Button "Statistik" im Bereich "Spezial", so öffnet sich ein das Statistikfenster. Dieses erlaubt Ihnen eine Auswertung der auf den Timesheets erfassten Daten. Grundlage der Statistik ist also immer die Leistungserfassung.

Auswertungsmodus

In der Ecke oben links können Sie wählen, ob Sie Umsätze, Mengen oder Kennzahlen auswerten möchten. Je nach gewähltem Modus, zeigt die Statistik beispielsweise Euros, Stunden oder Verhältniszahlen an.

Gliederung

Am linken Rand wählen Sie, nach welchen Kriterien Ihre Statistik gegliedert werden soll. So können die Beträge zum Beispiel nach Sachbearbeiter, nach Mandatsführer oder nach Mandant aufgeschlüsselt werden.

Filtrierung

Im Kopfbereich des Fensters stehen verschiedene Filter zur Verfügung, mit welchen die angezeigten Daten filtriert werden können. Die Filter wirken kumulativ. So können Sie zum Beispiel alle nicht verrechenbaren Leistungen eines bestimmten Mitarbeiters anzeigen lassen.

Granularität

Standardmässig zeigt die Statistik die Zahlen auf Jahresbasis. Möchten Sie eine detailliertere Ansicht, so können Sie mit einem Doppelklick auf eine Jahresspalte in eine Monatsansicht gelangen. Durch Doppelklick auf eine Monatsspalte gelangen Sie sogar in eine Tages-Granularität. Klicken Sie erneut in eine Tagespalte, kehrt die Anzeige zurück zur Jahresansicht.

Drucken oder nach Excel kopieren

Sie können die darstellte Statistik entweder mit dem Druckbutton ausdrucken, oder Sie können die gesamte Statistik mit einem Rechtsklick kopieren und anschliessend in Excel einkopieren.

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Auswertungsmodus "Umsätze"

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Auswertungsmodus "Mengen"

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Auswertungsmodus "Kennzahlen"

Support   29. Juli 2015  


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Um Ihre Buchhaltung aus timeSensor® LEGAL zu exportieren, klicken Sie unter "Spezial" auf "Buchhaltung". Im kleinen Menu können Sie dann "Schnittstellen" auswählen.
Im Fenster "Buchungen exportieren" wählen Sie die Modalitäten des Exports:
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  • Bei Periode von können Sie eingeben, von wann an die Buchungen exportiert werden sollen. Dafür klicken Sie lediglich auf die Drop-Down Menus und wählen zuerst den Monat, und dann das Jahr aus, ab welchen die Buchungen exportiert werden sollen.
  • Bei Periode bis können Sie eingeben, bis wann an die Buchungen exportiert werden sollen. Dafür klicken Sie lediglich auf die Drop-Down Menus daneben und wählen zuerst den Monat, und dann das Jahr aus, bis welche die Buchungen exportiert werden sollen.
  • Bei Buchungsdatei können Sie auswählen, für welche Software eine Buchungsdatei exportiert werden soll. Dafür klicken Sie auf das Drop-Down Menu daneben und wählen die gewünschte Buchungsdatei aus.
  • Klicken Sie auf OK und wählen Sie, wo die Exportdatei gespeichert werden sollen.
  • Nach vollendetem Export erscheint ein neues Fenster, welches Sie darüber informiert, wie viele Datensätze exportiert worden sind.
Nach einem erfolgreichen Export der Daten ist es empfehlenswert, dass Sie die Buchhaltung in timeSensor® LEGAL für den exportierten Zeitraum schliessen. So stellen Sie sicher, dass in dieser Periode keine weiteren Buchungen mehr vorgenommen werden können. So stellen Sie sicher, dass timeSensor LEGAL und Ihre Buchhaltungssoftware synchron bleiben.
Klicken Sie dazu auf "Buchhaltung" und wählen Sie dann "Einstellungen". Im folgenden Fenster können Sie dann wählen, ab wann die Buchhaltung offen sein soll. Wenn Sie also die Buchhaltung für das Jahr 2011 exportiert haben, sollten Sie die Buchhaltung ab Januar 2012 öffnen.

Support   29. Juli 2015  


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Alle Buchungen werden in timeSensor LEGAL über die Geldkonten erfasst und verwaltet. Buchhalterisch interessierte Personen, können zusätzlich im Fenster Saldoübersicht, sowie Buchungsjournal, weitere Recherchen vornehmen.

Saldoübersicht
Klicken Sie unter "Spezial" auf den Button "Buchhaltung" in der Funktionsleiste, so öffnet sich ein kleines Menu. Klicken Sie dann auf "Saldoübersicht", um dieses Fenster zu öffnen.

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In diesem Fenster können alle Konten des Kontenplans mit ihrem jeweiligen monatlichen Saldo angezeigt werden. Zusätzlich können weitere Spalten, wie das Total der Periode, der Monatsdurchschnitt, ein Budget oder die Budgetabweichung angezeigt werden. Durch Doppelklick in eine Zelle (z.B. Ertrag im Monat März), gelangt man in das Kontenblatt des entsprechenden Kontos und Monat.

Buchungsjournal
Im Buchungsjournal finden sie alle in timeSensor LEGAL gespeicherten Buchungen in chronologischer Darstellung. Das Buchungsjournal bietet starke Funktionen zum Suchen und Filtrieren von Buchungen und richtet sich vor allem an Anwender mit Buchhaltungskenntnissen.

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Support   29. Juli 2015  


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timeSensor LEGAL verarbeitet alle Daten grundsätzlich in der "Heimwährung" der Kanzlei, also z.B. EURO, wenn sich Ihre Kanzlei im EURO-Raum befindet. Trotzdem kann timeSensor LEGAL mit gewissen Einschränkungen auch mit Fremdwährungen umgehen.

Rechnungsdruck in fremden Währungen
Rechnungen werden grundsätzlich in der Heimwährung erstellt. Sie können sich jedoch eine Druckvorlage für den Rechnungsdruck einrichten, welche den Rechnungsbetrag nach einer bestimmten Regel umrechnet und somit nach Aussen eine Fremdwährungsrechnung erstellt. Die Umrechnung in die Fremdwährung geschieht ausschliesslich für den Druck; in der Datenbank selber bleibt die Rechnung in der Heimwährung unverändert bestehen. Die Umrechnung während des Ausdruckes kann nach folgenden Regeln erfolgen:

  • Fixkurs (empfohlen)
  • Tages-Wechselkurs
  • Vom Tages-Wechselkurs abgeleiteter Wechselkurs

Beispiel:
Heimwährung der Kanzlei ist EUR, gewünschte Rechnungswährung ist USD

Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage USD, indem Sie z.B. die bestehende Rechnungsvorlage in EUR duplizieren und umbenennen.

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Die neue Vorlage Rechnungen USD muss nun noch angepasst werden. In der Vorlage befinden sich verschiedene INV_INSERT Ausdrücke, welche für die Ausgabe von Beträgen zuständig sind. Diese müssen um die Argumente "Währung" und eventuell "Wechselkurs" erweitert werden, damit die Vorlage die Zahlen automatisch umrechnet. Weitere Informationen zu Ausdrücken in Vorlagen finden Sie im Kapitel Vorlagen. Jede Rechnung, welche Sie mit der Vorlage "Rechnung USD" drucken, wird nun automatisch beim Drucken in USD umgerechnet, so dass Sie gegen Aussen eine Rechnung in USD präsentieren können. Der Rechnungsdatensatz verbleibt dabei in der Heimwährung der Kanzlei.

Verbuchung von Zahlungen:
Bezahlt der Mandant seine Fremdwährungsrechnung auf ein Bankkonto, welches in Heimwährung geführt wird, so kommt es in der Regel zu einer Kursdifferenz.

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  • Ist der erhaltene Betrag in Heimwährung tiefer als der Rechnungsausstand, so muss die Differenz ausgebucht werden. Wählen Sie hierzu im Abbuchungsbereich der Rechnung "Differenz ausbuchen" und als Konto das Ertragskonto, auf welches die Rechnung gebucht wurde:
  • Ist der erhaltene Betrag in Heimwährung höher als der Rechnungsausstand, so zeigt timeSensor LEGAL einen Dialog. Wählen Sie hier "Fremdwährungsdifferenz", damit die Differenz in der Buchhaltung korrekt verbucht werden kann.

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Bitte beachten Sie, dass timeSensor LEGAL den Mahnungsdruck für Fremdwährungsrechnungen derzeit nicht unterstützt. Sie können zwar Mahnungen erstellen, müssen jedoch die zu mahnenden Fremdwährungsbeträge manuell erfassen.

Bankkonten in fremden Währungen
Sie können ein Bankkonto in einer fremden Währung einrichten und führen (ab Business Edition). Zu diesem Zweck wird in der Buchhaltung für jede Buchung ein Wechselkurs gespeichert. Sie können diesen Wechselkurs anpassen, indem Sie die Buchung selektieren und auf das kleine blaue Info-Icon klicken. Im nachfolgend gezeigten Beispiel erfolgt eine Querbuchung vom Fremdwährungskonto (EUR) zum Konto in Heimwährung (CHF).

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Support   29. Juli 2015  


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Für Umbuchungen in den Bilanzkonten:

Wählen Sie das Konto aus in welchem die Umbuchung gemacht werden muss, machen Sie es zu einem Grundbuch und tätigen Sie die gewünschten Änderungen.

Und so geht’s: Aktiv- oder Passiv-Konto temporär zum Grundbuch ernennen:

  • Wählen Sie „Spezial“ in timeSensor LEGAL auf der Bereichsleiste.
  • Klicken Sie oben in der Funktionsleiste auf „Buchhaltung“ und wählen Sie „Kontenplan“.
  • Suchen Sie das gewünschte Konto, und mit einem Doppelklick, öffnen Sie dessen Details.Auf der Tab „Geldkonto“ klicken, und die Box „Dient als Geldkonto“ auswählen, Speichern Sie die Änderungen.
  • Jetzt können Sie im Bereich „Finanzen“ in der Funktionsleiste unter „Geldkonten“ das frisch geänderte Konto auswählen und die gewünschte Umbuchung vornehmen.
  • Danach bitte nicht vergessen, den Status „Dient als Geldkonto“ auszuklicken.

Sehen Sie die Umbuchungen in den Bilanzkonten im Bildern:


Querbuchungen in Konten der Erfolgsrechnung 

Es wird empfohlen ein neues Passiv-Konto nur für diesen Zweck zu eröffnen. Die gewünschte Umbuchung wird mit zwei oder mehreren Buchungssätzen über dieses Konto erreicht.

Und so geht's: Querbuchungen erfassen

  • Wählen Sie „Spezial“ in timeSensor LEGAL auf der Bereichsleiste.
  • Klicken Sie oben in der Funktionsleiste auf „Buchhaltung“ und wählen Sie „Kontenplan“.
  • Klicken Sie auf den „Plus“ Button, um ein neues Konto zu eröffnen.

Im Tab „Einstellungen“ geben Sie dem neuen Konto eine Nummer (zum Beispiel „2990“), einen Namen (zum Beispiel „Querbuchung“). Stellen  Sie die Kontoart auf passiv.

Im Tab „Geldkonto“ klicken Sie die Box „Dient als Geldkonto“ an und speichern Sie die Änderungen.

Jetzt können Sie im Bereich „Finanzen“ in der Funktionsleiste unter „Geldkonten“ das frisch erstellte Konto auswählen und die gewünschte Querbuchung vornehmen.

Nicht vergessen: „Eingang“ ist gleich „Soll“ und „Ausgang“ ist gleich „Haben“!

Sehen Sie die Querbuchung im Bildern:

Support   29. Juli 2015  


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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Datum in Ihre Vorlage einzubauen. Dieser Eintrag zeigt, wie sich die verschiedenen Varianten unterscheiden. Es wird vorausgesetzt, dass Sie mit der Erstellung von Vorlagen vertraut sind. Ansonsten studieren Sie bitte die Videos im entsprechenden Bereich.

Option 1: Einfügen von Datumsfeldern

Natürlich können Sie ein 4D Datenbankfeld direkt in Ihre Vorlage einbauen. Sie haben im Einfügedialog die Möglichkeit, die Darstellung zu beeinflussen:

Der Einbau eines Feldes in Ihre Vorlage wird allerdings dann zum Nachteil, wenn Sie fremdsprachige Vorlagen ausdrucken möchten. Die Datenbank wird nämlich das Datum in der Sprache des Betriebssystems zurückgeben.

Option 2: Verwendung von “UTI_GetLetterDate”

Sie können die Funktion "UTI_GetLetterDate" verwenden. Da Sie dieser Funktion als erstes Argument die Sprache mitgeben können, kommt das Datum in der entsprechenden Sprache zurück (der Monatsname wird ausgeschrieben). Mit nur einem Argument, wird das Tagesdatum zurückgegeben. Als (optionales) zweites Argument kann ein Datenbankfeld übergeben werden. So können Sie zum Beispiel das Rechnungsdatum in der gewünschten Sprache ausgeben lassen.

Option 3: Verwendung von ”GEN_INSERT”

Der Ausdruck "GEN_INSERT" erlaubt Ihnen, Ort und Datum einzufügen. Das erste Argument bestimmt, welches Datum verwendet werden soll:
"letterdate" gibt das Datum des Datensatzes zurück (also z.B. der zugrunde liegenden Rechnung)
"currentdate" gibt das aktuelle Tagesdatum zurück
Als zweites Argument können Sie einen Sprachcode mitgeben, also z.B. "de", "fr", "en", etc.

Gegenüberstellung

Die nachfolgende Aufstellung zeigt die verschiedenen Ausdrücke und das erzielte Resultat (hier am Beispiel einer englischsprachigen Vorlage).

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Support   29. Juli 2015  


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Briefköpfe werden unter Windows als einzelne Bildblöcke, welche an spezifischen Koordinaten erscheinen, hinterlegt. Die Koordinaten beziehen sich dabei auf die Standard Bildschirmauflösung.

Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Bildschirmauflösung in den Windows Systemsteuerungen verändern, z.B. auf 125% oder auf 150%, dass dann der Briefkopf nicht mehr korrekt positioniert wird. Deshalb sollten Sie in einer Kanzlei eine einheitliche Einstellung wählen. Alternativ können Sie natürlich auch Briefpapier-Varianten für die verschiedenen Auflösungen erstellen.

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Support   29. Juli 2015  


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4222525_origMandat löschen

Um ein Mandat zu löschen, auf dem noch keine Leistungen erfasst worden sind, verwenden Sie den grauen "Minus"-Button am Fuss der Mandatsliste.

Sobald Leistungen erfasst worden sind, verschwindet der "Minus"-Button und ein Mandat kann nicht mehr durch einen Klick gelöscht werden. Falls Sie ein Mandat trotzdem löschen möchten, müssen Sie zuerst alle Leistungen im Mandat auswählen und diese auf ein anderes Mandat transferieren oder löschen.

Leistungen transferieren
Selektieren Sie die Leistungen und wählen Sie im Aktionsmenu rechts unten im Fenster den Befehl "Übertragen auf". Wählen Sie nun im Menu das Mandat aus, auf welches die Leistungen übertragen werden sollen.

Leistungen löschen
Leistungen mit einem weissen Hintergrund können ohne Weiteres gelöscht werden.

Leistungen mit hellblauem Hintergrund stammen aus den persönlichen Mitarbeiter Timesheets. Sie können diese zwar im Dossier löschen, das bewirkt aber nur, dass die Leistungen auf "nicht verrechenbar" gestellt werden. Die Leistungen müssen auch noch in den Mitarbeiter-Timesheets gelöscht werden.

Rechnungen

Wenn bereits Rechnungen erstellt wurden, können Sie das Mandat erst löschen, wenn auch die betreffenden Rechnungen gelöscht wurden.

Dokumente

Entwürfe und archivierte Dokumente werden vom Löschen des Mandates nicht betroffen. Sie verlieren lediglich die Zuordnung zum gelöschten Mandat, bleiben aber weiterhin im Dossier unter "Entwürfe" bzw. "Archiv" sichtbar.

Support   29. Juli 2015  


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In timeSensor LEGAL gilt eine Rechnung, solange sie sich noch in den "Ungedruckten Rechnungen" befindet, als provisorisch. Löschen Sie die Rechnung, so wird die Rechnungsnummer in den Pool der wieder verwendbaren Nummern gelegt und bei der nächsten Rechnungserstellung automatisch wieder gezogen. Deshalb können Sie eine probehalber erstellte Rechnung ohne Weiteres wieder löschen und neu anlegen; die Rechnungsnummer wird in der Regel dieselbe bleiben.

Bildschirmfoto 2015-08-15 um 10.33.06

Rechnung löschen oder gutschreiben?
Ist die Rechnung finalisiert worden und befindet sich entsprechend in den "Offenen Rechnungen", so ist die Nummer definitiv vergeben. Löschen Sie jetzt die Rechnung, zum Beispiel weil der Mandant eine Korrektur veranlasst, so können Sie die ausgestellte Rechnung entweder gutschreiben (also eine Gutschrift erstellen), oder Sie können Sie löschen. Hierzu bringt timeSensor LEGAL die nebenstehende Abfrage.

Meist wird man sich aus Gründen der Transparenz dafür entscheiden eine Gutschrift zu erstellen. Es kann aber auch Fälle geben, wo sich die Erstellung einer Gutschrift nicht lohnt.

Angenommen Sie erstellen für einen neuen Mandanten eine Vorschussrechnung und senden ihm diese zu. Nun entscheidet sich der Mandant kurzfristig, doch einen anderen Rechtsanwalt zu beauftragen. In diesem Fall können Sie sich die Erstellung der Gutschrift auch schenken und stattdessen die Vorschussrechnung einfach wieder löschen.

Selbst im gestrengen Deutschland ist eine zahlenmässige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nämlich nicht zwingend. Einzig die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer muss gewährleistet sein.

Im Beispiel der Vorschussrechnung ist es zwecks interner Dokumentation aber sinnvoll, dass Sie der PDF Kopie der gestellten Vorschussrechnung (welche sich ja immer noch im Dokumentenarchiv befindet) eine entsprechende Aktennotiz beilegen.

Weitere Infos zum Thema Rechnungsnummern finden Sie hier.

Rechnungsnummern beeinflussen
Im Bereich "Einstellungen", im Fenster "Parameter" können Sie die Nummerierung der Rechnungen beeinflussen. Allenfalls möchten Sie die Rechnungsnummer hochsetzen; der Mandant braucht beispielsweise nicht zu wissen, dass er die allererste Rechnung der neu gegründeten Kanzlei erhält.

Ausserdem kann hier auch auf den Pool der wiederverwendeten Rechnungen zugegriffen werden. In der Regel verwaltet timeSensor LEGAL diesen Pool aber selbständig und ein manueller Eingriff ist nicht notwendig.

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Support   15. August 2015  


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Wenn Sie mit timeSensor LEGAL eine Rechnung anlegen, so bleibt diese vorerst in der Liste der "Ungedruckten Rechnungen" stehen. Auch timeSensor LEGAL selbst kann automatisiert Rechnungen erstellen und auch diese erscheinen in den "Ungedruckten Rechnungen". Wenn Sie diese Rechnungen nun nicht gleich ausdrucken, sondern selbige einige Tage liegen bleiben, ist es sinnvoll, vor dem Rechnungsdruck das Datum auf das Druckdatum zu aktualisieren.

Dies können Sie einerseits im geöffneten Rechnungsdatensatz bewerkstelligen, indem Sie die Rechnung durch Klicken auf das kleine Schloss entriegeln und anschliessend im Aktionsmenu neben dem Datum das gewünschte Rechnungsdatum eingeben.

Noch einfacher geht es aber direkt in der Liste der "Ungedruckten Rechnungen". Selektieren Sie hier die Rechnungen, deren Datum Sie aktualisieren möchten, und wählen Sie im Menu "Werkzeuge" den Befehl "Anpassen...", "Rechnungsdatum setzen". So können Sie beliebige Rechnungen ganz einfach vor- oder rückdatieren.

Bildschirmfoto 2015-08-21 um 11.30.46

Support   21. August 2015  


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Es kann vorkommen, dass man ein in einem Dossier erfasstes Mandat gerne in ein anderes Dossier transferieren möchte, zum Beispiel weil:

  • ein Mandant irrtümlich beim falschen Mandanten erfasst wurde
  • innerhalb einer Holding Struktur das Mandat nachträglich besser bei einer anderen Firmen angesiedelt werden soll

Sofern für das Mandat noch keine Buchungen oder Rechnungen angelegt wurde, können Sie das Mandat ganz einfach per Drag & Drop von einem Dossier in ein anderes Dossier bewegen. Verbundene Daten wie schon erfasste Leistungen, Entwürfe, Dokumente, etc. werden automatisch mit transferiert.

Sofern bereits Buchungen oder Rechnungen bestehen, müssen Sie das Mandat im alten Dossier abschliessen, im neuen Dossier ein neues Mandat erstellen und die gewünschten Daten manuell in das neue Mandat transferieren.

Support   3. August 2015  


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Dieser Eintrag beschreibt, was Sie beim Ein- oder Austritt von Mitarbeitern in timeSensor LEGAL beachten sollten. Sie benötigen hierzu Administratorenrechte.

Eintritt von Mitarbeitern

Schritt 1: Erfassen der Mitarbeiteradresse
Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter" und fügen Sie die Adresse des neuen Mitarbeiters hinzu. Tipp: Selektieren Sie den Datensatz der Kanzlei, bevor Sie auf den Plus Button klicken. Dadurch wird der neue Mitarbeiter direkt als Mitarbeiter der Kanzlei hinzugefügt. Öffnen Sie danach das neu erstellte Dossier des Mitarbeiters, klicken Sie auf den "Home" Button und fügen Sie noch die Privatadresse hinzu.

Schritt 2: Erfassen eines Benutzerkontos
Damit der neue Mitarbeiter timeSensor LEGAL benutzen kann, müssen Sie für ihn ein Benutzerkonto anliegen. Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf den Button "Benutzer" und fügen Sie ein neues Benutzerkonto hinzu. Vergessen Sie nicht, im Benutzerkonto die zuvor angelegte Mitarbeiteradresse zu verbinden. Hierzu dient das Feld "Benutzeradresse". Der neue Benutzer muss auf der Seite "Login" Mitglied von mindestens einer Benutzergruppe sein, sonst können Sie den Datensatz nicht speichern. Wenn der Mitarbeiter als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten sie ihm auch ein passendes Icon zuweisen. Tipp: nach dem Anlegen des neuen Mitarbeiters, können Sie im "Benutzereditor" den neuen Datensatz per Drag & Drop so einordnen, dass er in Bezug auf die Kanzleihierarchie an die richtige Stelle zu liegen kommt. Dies steuert auch die Position des Namens im Anmeldedialog.

Schritt 3: Erfassen als Sachbearbeiter (Option)
Sofern der neue Mitarbeiter aktiv als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten Sie ihn als Sachbearbeiter anlegen. Dadurch erhält er auch einen persönlichen Arbeitsbereich. Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf das Menu "Basisdaten" und wählen Sie "Sachbearbeiter". Klicken Sie auf den grossen "Plus" Button, um den Mitarbeiter als Sachbearbeiter hinzuzufügen. Optionen. Tipp: wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter wirken soll, einmal durchführen.


Austritt von Mitarbeitern

Schritt 1: Nachfolger zuordnen
Stellen Sie sicher, dass dem ausgetretenen Mitarbeiter keine Mandate oder Mandanten mehr zugeordnet sind. Weisen Sie diese allenfalls anderen Mitarbeitern zu.  Am einfachsten geht dies, indem Sie Ihre Mandanten bzw. Mandate in den jeweiligen Listen nach dem Sachbearbeiter filtrieren und anschliessend über das Menu "Werkzeuge", "Anpassen", "Mandatsführer setzen" einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

Schritt 2: Mitarbeiteradresse auf "inaktiv" setzen
Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter" und öffnen Sie das Dossier des Mitarbeiters durch Doppelklick. Stellen Sie die Adresse auf "Inaktiv" und speichern Sie den Datensatz. Die Adresse erscheint jetzt grau in der Liste. Sofern Sie im Dossier nichts von Belang gespeichert haben, können Sie es alternativ natürlich auch löschen.

Schritt 3: Benutzerkonto deaktivieren
Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf den Button "Benutzer" und öffnen Sie das Benutzerkonto. Deaktivieren Sie das Konto auf der Seite "Login". Der Benutzer erscheint nun nicht mehr im Login Dialog und beansprucht auch keine Lizenz mehr.

Schritt 4: Sachbearbeiter löschen
Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf das Menu "Basisdaten" und wählen Sie "Sachbearbeiter". Selektieren Sie den Sachbearbeiter-Datensatz des ausgetretenen Mitarbeiters und löschen Sie diesen. Bitte beachten Sie, dass der Sachbearbeiter-Datensatz im Hintergrund in der Datenbank verbleibt, damit Leistungen dieses Sachbearbeiters auch nachträglich noch zugeordnet werden können. Tipp: wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter wirken soll, einmal durchführen.

Support   4. September 2015  


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timeSensor LEGAL markiert in den Debitoren, Liste "Offene Rechnungen" die zur Mahnung fälligen Rechnungen mit einem grauen Punkt. Dieser Beitrag beschreibt, wie timeSensor LEGAL errechnet, ob ein grauer Punkt gezeigt werden soll oder nicht.

Mahnungsliste

Ausgangspunkt der Berechnung für die erste Mahnung ist das Rechnungsdatum. Sie finden dieses im Rechnungsdatensatz oben angezeigt. Die nachfolgende Bildsequenz zeigt, wie Sie das Rechnungsdatum einer bestehenden Rechnung bei Bedarf ändern können:

Ausgangspunkt der Berechnung für weitere Mahnung ist das Datum der letzten Mahnung. Sofern die Rechnung noch nicht zur nächsten Mahnung fällig ist, können Sie den Mahnstatus editieren. Sie können zum Beispiel das Datum der vorherigen Mahnung verändern oder die letzte Mahnung löschen.

Zum Rechnungsdatum (oder Datum der letzten Mahnung) hinzugezählt werden die Einstellungen der aktuellen Mahnstufe des der Rechnung zugeordneten Mahnschemas:

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Schliesslich wird noch eine Toleranz hinzugerechnet. Diese beträgt standardmässig fünf Tage. Hinweis: wenn Sie die Toleranz verändern möchten, so wenden Sie sich bitte an die Hotline, da dieser Parameter nicht auf der GUI implementiert ist.

Somit können wir die Ausgangsfrage beantworten: timeSensor LEGAL setzt den grauen Punkt, wenn das Rechnungsdatum (oder Datum der letzten Mahnung) plus die Zahlungsfrist gemäss aktueller Mahnstufe des zugeordneten Mahnschemas plus Toleranz kleiner ist als das Tagesdatum.

Support   17. Februar 2016  


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Die Technik "Copy/Paste" ist aus der Textverarbeitung hinlänglich bekannt. Weniger bekannt ist hingegen, dass Sie "Copy/Paste" mit bestimmten Einschränkungen auch mit timeSensor LEGAL verwenden können.

"Copy" aus Listen

Die von timeSensor LEGAL angezeigten Listen verfügen über ein etwas verstecktes, aber sehr nützliches Feature: per Rechtsklick auf die Liste können Sie das Menu "Kopieren" aufrufen. Dieses erlaubt Ihnen, die selektierten Datensätze, so wie sie am Bildschirm stehen, in die Zwischenablage zu übernehmen.

Kombinieren Sie dieses Feature mit der Möglichkeit, die Listendarstellung flexibel nach Ihren Bedürfnissen einzurichten (siehe Video A2 der Grundschulung), so können Sie sehr einfach die gewünschten Daten kopieren und z.B. in Excel übernehmen.

Liste_kopieren

Copy/Paste von Leistungszeilen

Das Copy/Paste von Leistungszeilen innerhalb des Timesheets, sowie zwischen Timesheet und Dossier wird durch eine spezielle Programmierung ebenfalls unterstützt. Halten Sie beim Einfügen der zuvor kopierten Leistungszeilen die Alt-Taste gedrückt, so werden die Leistungen beim Einsetzen automatisch auf das aktuell ausgewählte Mandat transponiert, womit auch eine Neuberechnung der Preise gemäss der im ausgewählten Mandat hinterlegten Preisliste verbunden ist.

Copy/Paste aus Feldern und Zellen

Kopieren aus Datenbankfeldern ist ebenfalls möglich. Beim Einfügen "Paste" von Daten in Datenbankfelder oder Tabellen ist jedoch Vorsicht geboten, denn Text ist nicht immer Text.

Wenn Sie Textabschnitte aus einer Homepage oder einer HTML eMail kopieren, so kann dieser Text unsichtbare Steuerzeichen oder sonstigen schadhaften Code beinhalten, den Sie zu diesem Zeitpunkt dann in Ihre timeSensor Datenbank kopieren. Es gilt das Prinzip “Garbage In, Garbage Out,”: werden versteckte Steuerzeichen oder schadhafter Code in die Datenbank gespeichert, so kann dies das Verhalten von timeSensor beeinflussen. Bestimmte unsichtbare Steuerzeichen können zum Beispiel den Druck unterbrechen, so dass beim Ausdruck einer Vorlage die Daten nur bis zu diesem versteckten Steuerzeichen ausgedruckt werden. Wir raten deshalb, keine Daten aus Web Seiten oder HTML eMails direkt in Datenbankfelder zu kopieren.

Support   6. Juli 2016  


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Wenn das Speichern eines 4D Write Entwurfes fehlschlägt (zum Beispiel infolge eines Absturzes oder eines Netzwerkproblems), so kann es vorkommen, dass das Dokument in den Entwürfen nicht auftaucht.

Durch ALT + Klicken auf den "Plus" Button, wird timeSensor die Datenbank nach nicht korrekt gespeicherten Entwürfen durchsuchen und diese wenn möglich wieder herstellen.

entwurf-wieder-herstellen

Support   30. September 2016  


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Sie können in timeSensor LEGAL ein Ehepaar in einem einzigen Dossier führen oder über zwei getrennte (aber miteinander verbundene) Dossiers abbilden.

Führung des Ehepaars in einem gemeinsamen Dossier

Im Normalfall wird ein Ehepaar aus praktischen Überlegungen in einem einzigen Dossier abgebildet. Wählen Sie in diesem Fall als Anrede "Herr und Frau". Wenn das Ehepaar über denselben Nachnamen verfügt, so erfassen Sie den gemeinsamen Nachnamen und beide Vornamen im Vornamenfeld:

ehepaar1

Sind die Namen der Ehepartner verschieden, so können Sie den zweiten Ehepaar in das Feld "Zusatz" schreiben:

ehepaar2

Führung des Ehepaars in zwei getrennten Dossiers

In Ausnahmefällen kann das Ehepaar natürlich auch über getrennte Dossiers abgebildet werden. Verknüpfen Sie dann die Dossiers miteinander, zum Beispiel indem Sie eine geeignete Beziehung "Eheparter1 - Ehepartner2" anlegen. Das ist aber nur dann sinnvoll, wenn Sie das Ehepaar nicht gemeinsam anschreiben.

ehepartner1ehepartner2

Support   6. Oktober 2016  


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Aufgrund der vielen Einstellungsmöglichkeiten, kann das Anlegen eines neuen Mandates einige Zeit beanspruchen. Um Zeit zu sparen, und um zu gewährleisten, dass Ihre Mandate konsequent einheitlich eröffnet werden, empfiehlt sich deshalb die Verwendung von Vorlage-Mandaten und/oder Vorlage-Mandanten.

Was ist ein Vorlage-Mandat?

Ein Vorlage-Mandat ist ein Mandat, welches mit allen Einstellungen vorkonfiguriert wird und so als Vorlage für neue Mandate dient. Sie ersparen sich damit mühselige Konfigurationsarbeit. Übernommen werden nebst den eigentlichen Mandatseinstellungen auch die Verknüpfungen zu Adressen und weitere verbundene Daten des Vorlage-Mandats:

  • Kommentare
  • Termine, Fristen und Wiedervorlagen
  • Vorlagen
  • Dokumente

Ein Vorlage-Mandat kann grundsätzlich in einem beliebigen Dossier angelegt werden. Sie können es zum Beispiel im Dossier eines Grosskunden anlegen, oder Sie legen gleich ein spezifisches Dossier an, welches nur zum Zweck der Vorlage dient, sie erstellen also einen "Vorlage-Mandanten".

Was ist ein Vorlage-Mandant?

Ein Vorlage-Mandant ist ein Mandant, bei welchem eines oder mehrere Mandate mit allen Einstellungen vorkonfiguriert sind, so dass sie als Vorlagen für neue Mandate dienen können. Hier wird das Konzept also insofern erweitert, als dass ein Vorlage-Mandant eine beliebige Anzahl von Mandaten oder Untermandaten haben kann. Sie können somit eine ganze Mandatsstruktur mit einem Klick übernehmen und sparen sich die ganze Konfigurationsarbeit. Ansonsten ist das Prinzip dasselbe und auch hier werden nicht nur die Mandatseinstellungen übernommen, sondern auch die Verknüpfungen zu Adressen und weitere verbundene Daten.

Wie konfiguriere ich Vorlage-Mandate oder Vorlage-Mandanten?

Erstellen Sie ein Dossier, welches nur zum Zweck der Vorlage dient. Dies ist Ihr Vorlage-Mandant. Das Dossier kann sich in einem beliebigen Bereich befinden, gut bewährt hat sich aber die Anlage im Bereich "Mitarbeiter", da hier nicht alle Benutzer zugreifen können. Das Einrichten von Vorlage-Mandanten bzw. Vorlage-Mandaten ist natürlich Sache des Programmadministrators.

Damit die Vorlage-Mandanten bzw. die Vorlage-Mandate vom Programm als solche erkannt und bei der Mandatsanlage vorgeschlagen werden, müssen Sie diese in den Parametern (Einstellungsbereich) zuweisen. Klicken Sie im Parameterfenster auf "Finanzen" und klicken Sie auf "Vorlage-Mandant". Klicken Sie auf den (+) Button, um den Selektor aufzurufen. Ziehen Sie die erstellten Vorlage-Mandate wie üblich per Drag & Drop vom Selektor in den Bereich der Vorlage-Mandanten. Das sieht für das obige Beispiel wie folgt aus:

Wenn Sie ein einzelnes Mandat, welches sich nicht zwingend im Dossier eines Vorlage-Mandanten befinden muss, als Vorlage verwenden möchten, so klicken Sie auf "Vorlage-Mandate". Hier legen Sie mit dem (+) Button eine neue Zeile an und tippen einige Buchstaben des Mandanten, in dessen Dossier sich das Vorlage-Mandat befindet:

Wozu dienen die Standardwerte?

Wenn Sie auf den Radio Button "Standardwerte" klicken, so können Sie Standardwerte für neue Mandate vorgeben. Diese Standardwerte dienen als "Fallback" Einstellungen. Wenn Sie keine Vorlage-Mandanten oder Vorlagen-Mandate haben, oder bei der Mandatsanlage keine Vorlage auswählen, so versucht timeSensor LEGAL für das neue Mandat trotzdem sinnvolle Einstellungen vorzuschlagen. Hierzu wählt timeSensor LEGAL

  • die Einstellungen aus den Standardwerten, oder
  • die Einstellungen aus dem neusten ("obersten") Mandat des aktuellen Mandanten

Woher timeSensor LEGAL die Einstellungen übernimmt, hängt vom Menu "Anlegen gemäss" ab.

Anlegen eines neuen Mandates

Sofern Sie nun also Vorlagen-Mandanten oder Vorlagen-Mandate definiert haben, wird Ihnen timeSensor LEGAL beim Anlegen eines neuen Mandates automatisch die Liste mit den Vorlagen präsentieren. Wählen Sie in der Liste das passende bzw. die passenden Mandate aus. Die Mandate werden nun automatisch im Dossier angelegt.

So konnte im Dossier "Ivan Kaufmann" mit wenigen Klicks die ganze Mandatsstruktur für einen M&A Fall eingefügt werden:

Sollten Sie nichts auswählen und auf "Weiter" klicken, so eröffnet timeSensor LEGAL ein neues Mandat mit den Standardwerten oder gemäss dem letzten Mandat desselben Mandanten.

Support   16. Januar 2017  


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timeSensor LEGAL ist zwar keine Stempeluhr, weiss aber, um welche Zeit sich ein Mitarbeiter am System anmeldet und wann er sich wieder abmeldet. Dies kann genutzt werden, um eine Präsenzzeitkontrolle aufzubauen, was insbesondere für angestellte Mitarbeiter nützlich sein kann. Ausserdem ist die neue Funktion auch sehr praktisch für die Zeiterfassung.

Vorbereitung

Instruieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass sie sich zu Arbeitsbeginn in timeSensor LEGAL einloggen und für die Mittagspause ausloggen. Verlangen Sie überdies, dass am Tagesende im Timesheet Präsenzzeit und Timesheet Eintragungen ausgeglichen sein müssen. Ausserdem muss die Option "Präsenzzeitkontrolle aktivieren" in den Benutzereinstellungen für jeden Mitarbeiter, welcher die neue Funktion nutzen möchte, einmal aktiviert werden:

Führen der Präsenzzeitkontrolle

Im Timesheet zeigt sich oben rechts nun ein kleiner Triangel, mit welchem eine neue Seitenleiste ausgeklappt werden kann:

Der neue Balken bietet im unteren Bereich die Möglichkeit, die Präsenzzeit zu erfassen. timeSensor LEGAL führt hier die Login Informationen automatisch auf. Die letzte Zeit steht auf "0:00", was bedeutet, dass das letzte Logoff noch nicht erfolgt ist und die Zeitmessung somit bis zur aktuellen Zeit erfolgt.

Das Total der aufgeführten Präsenzzeiten wird grafisch mit einem blauen Balken angezeigt. Der grüne Balken dagegen zeigt die im Timesheet erfassten Zeiten an. Wenn der Mitarbeiter den ganzen Tag im Büro verbracht hat, so sollte am Schluss des Tages der blaue Balken dem grünen Balken entsprechen. Damit hat der Mitarbeiter alle Zeiten vollständig im Timesheet erfasst.

Die Differenz zwischen dem blauen und dem grünen Balken ist die "Differenz" und wird rot dargestellt. Die Differenz wächst mit jeder Minute Präsenzzeit und vermindert sich nach Massgabe des Eintrages in das Timesheet. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, durch Klicken auf "Differenz", die aufgelaufene Zeitdifferenz mit einem Klick in das Timesheet zu befördern.

Support   16. Januar 2017  


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So vermeiden Sie Interessenskonflikte
Das Erkennen und Vermeiden von Interessenskonflikten gehört zu den zentralen Obliegenheiten der Anwaltschaft. timeSensor LEGAL unterstützt Sie hierbei durch ein Sicherheitsnetz mit doppeltem Boden, und zwar dank unserer zweistufigen Prüfung von Interessenskonflikten:
1. Vorprüfung
Die Vorprüfung dient dazu, schnell und unkompliziert zu erkennen, ob ein neues Mandat angenommen werden kann. Die Vorprüfung kann beispielsweise im direkten telefonischen Kontakt mit dem potentiellen Mandanten erfolgen, oder als standardisierter Prozess vor der Anlage eines Mandantendossiers.
Sie rufen die Vorprüfung über das Menu "Werkzeuge" der Adressliste auf und wählen dort "Suche nach Interessenskonflikten". Alternativ können Sie das Fenster öffnen, indem Sie bei gedrückter Alt-/Option-Taste auf das "Plus" Icon zum Hinzufügen eines Dossiers klicken. Der Dialog erlaubt es Ihnen, sowohl einen potentiellen Mandanten, als auch eine potentielle Gegenpartei zu überprüfen.
Der Suchalgorithmus sucht nach allen Arten von Konflikten, auch solchen, die sich über indirekte Adressbeziehungen ergeben.
Folgendes wird für den potentiellen Mandanten geprüft:
  • ist er in der Datenbank bereits als Gegenpartei oder als Mitarbeiter erfasst?
  • ist er über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Gegenpartei erfasst ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
  • ist er in einem Mandat als Gegenpartei verbunden?
  • ist er über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Gegenpartei mit einem Mandat verbunden ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
  • ist er in etwaigen angebundenen Datenbanken als Gegenpartei erfasst
Folgendes wird für die potentielle Gegenpartei geprüft:
  • ist sie in der Datenbank bereits als Mandantin oder als Mitarbeiter erfasst?
  • ist sie über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Mandant erfasst ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
  • besteht für sie in der Datenbank ein Mandat?
  • ist sie über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, für welchen ein Mandat besteht?
  • ist sie in etwaigen angebundenen Datenbanken als Mandant erfasst?
Damit falsch eingegebene Namen nicht zu Fallstricken werden, können Sie mit dem Slider "Toleranz" die Suchtoleranz beeinflussen. Eine Suchtoleranz von Null sucht genau nach der eingegebenen Zeichenkette. Je weiter Sie den Slider nach Rechts bewegen, desto unschärfer wird die Suche. Hierzu werden die Algorithmen "Soundex" und "Levenshtein-Distanz" kombiniert, um ähnlich klingende Namen in der Datenbank aufzuspüren.
Hinweis: bei der Suche nach verbundenen Adressen werden die in timeSensor LEGAL definierten Beziehungen verwendet. Allerdings werden nur relevante Beziehungen berücksichtigt. Steht in einer Beziehung das Menu "Beteiligung am Konflikt" auf "Nicht beteiligt", so wird die Beziehung nicht berücksichtigt.
2. Nachprüfung
Sollte die Vorprüfung einmal nicht oder nicht korrekt erfolgt sein, so besteht in der zweiten Stufe eine nachgelagerte Prüfung. Diese sucht im Hintergrund permanent nach Konflikten und meldet diese durch Versenden eines Tickets an die beteiligten Mandatsführer.
Die gefundenen Konflikte können im Fenster "Interessenskonflikte" angezeigt werden. Ein bestehender Konflikt wird gelöst, indem entweder das Mandat wieder entfernt wird, oder indem ein Partner den Konflikt mit einer kleinen Begründung genehmigt. Dadurch gilt der Konflikt zwar als bekannt, aber als begründet akzeptiert.

Support   17. Mai 2018  


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Sie können mit timeSensor LEGAL eine Liste der Leistungen ausdrucken, welche zu einem bestimmten Stichdatum noch nicht abgerechnet waren. So gehen Sie vor:

Selektion der Leistungen

Klicken Sie im Bereich "Finanzen" auf den Button "Mandate", um die Mandatsliste anzuzeigen. Im Fussbereich der Mandatsliste klicken Sie auf den kleinen Triangel, um die erweiterten Suchoptionen einzublenden. Tragen Sie im Feld "Bis" das gewünschte Stichdatum ein (z.B. 31.3.2016).

Druck der Liste

In einem zweiten Schritt, müssen Sie nun die entsprechende Liste drucken. Klicken Sie auf den Druckbutton und wählen Sie die  "OP Liste historisch". Nun wird die Liste ausgedruckt:


Erstmaliges Anlegen der Liste

Da es sich um eine relativ neue Funktion in timeSensor LEGAL handelt, könnte es sein, dass die Liste "OP Liste historisch" in Ihrer Datenbank noch nicht angelegt ist. Sie können diese wie folgt anlegen (sofern Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen):

  • Laden Sie hier die Liste herunter und entzippen Sie diese
  • Klicken Sie im Auswahlfenster für Vorlagen auf den Aktionsbutton und wählen Sie "Neue Liste"
  • Benennen Sie die neue Vorlage mit "OP Liste historisch" (oder einem anderen Namen Ihrer Wahl)
  • Wählen Sie im kleinen Menu "Datei" die Position "Öffnen" und öffnen Sie die zuvor heruntergeladene und entzippte Liste
  • Speichern Sie die neue Vorlage durch Klicken von "OK"
  • Ihre Druckvorlage kann nun verwendet werden.

Support   18. Juli 2018  


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