Durch die Archivierung werden Mandate ausgeblendet und sind im Dossier unsichtbar. Möchten Sie trotzdem auf ein archiviertes Mandat zugreifen, oder dieses sogar re-aktivieren? Dieser Beitrag zeigt, wie das geht.

Mandatsmappen

Der Dialog "Mandatsmappe finden" erlaubt Ihnen, per Checkbox auch archivierte Mandate in die Suche einzubeziehen. Klicken Sie die Checkbox "Inkl. archivierte" an, so erscheinen in der Liste auch archivierte Mandate. Diese werden rot dargestellt und können, wie alle anderen Mandate, durch Doppelklick geöffnet werden.

Eine archivierte Mandatsmappe ist durch den roten Titel ebenfalls leicht zu erkennen. Wenn Sie aus einer archivierten Mandatsmappe heraus das entsprechende Dossier aufrufen, so werden im Dossier, in der dortigen Mandatsliste, die archivierten Mandate ebenfalls rot eingeblendet.

So können Sie ganz leicht archivierte Mandatsmappen bzw. Mandate öffnen und re-aktivieren.

Dossier

Wenn Sie beim Öffnen eines Dossiers die SHIFT-Taste (Grossschreib-Taste) gedrückt halten, bis Sie sich auf der Seite "Mandate" befinden, so werden die archivierten Mandate in der Mandatsliste rot angezeigt. So können Sie leicht auf ein archiviertes Mandat doppelklicken und dieses wieder in ein aktives Mandat umwandeln.

Mandatsliste

Wenn Sie im Bereich Finanzen, beim Öffnen der Liste "Mandate" die SHIFT-Taste (Grossschreib-Taste) gedrückt halten, so werden in der Liste auch die archivierten Mandate mit angezeigt. Durch Suchen nach dem "Status", können Sie auch nur die archivierten Mandate anzeigen lassen. Wählen Sie hierzu das Suchfeld "Status" und geben Sie eine "2" ein. Das Feld "Status" beinhaltet eine "0" für aktive Mandate, eine "1" für inaktive Mandate und eine "2" für archivierte Mandate.

Unterschied Inaktiv & Archiviert

Wenn Sie den Status eines Mandats auf “Inaktiv” setzen, kann dieser nicht mehr bearbeitet werden. Es ist jedoch im Dossier ersichtlich. Farblich sind die inaktiven Akten durch die grau hinterlegte Schrift zu erkennen. Durch die Statusveränderung auf „Inaktiv“ wird das Mandat pausiert.

Wenn hingegen das Mandat auf „Archiviert“ gesetzt wird, verschwindet es aus der Übersicht des Dossiers und ist somit abgeschlossen. Die Schrift dieser Akte erscheint rot.

Support   29. Juli 2015  

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Allgemeines

Es liegt nahe, eMails im nativen Format des von Ihnen verwendeten eMail Clients (z.B. Apple Mail, Outlook, Thunderbird, etc.) zu speichern. Es entsteht eine Datei, welche durch Doppelklick vom eMail Client wieder geöffnet werden kann. Leider gibt es bei den Dateiformaten keinen einheitlichen Standard. Verschiedene Programme verwenden verschiedene Dateiformate; hier einige der wichtigsten:

• .eml - Email message file
• .msg - Saved email message
• .rpmsg - Microsoft Restricted Permission Message File
• .msf - Mozilla Thunderbird mail summary file
• .emix - Apple Mail mailbox message file
• .mbs - Opera mailbox file
• .wdseml - Mozilla Thunderbird mail message file
• .smd - Mail document or message file, usw.

Wenn Sie eMails im nativen Format Ihres eMail Clients archivieren, stellen sich verschiedene Fragen:

• arbeite ich in einem gemischten Netzwerk, wo Benutzer mit unterschiedlichen eMail Clients arbeiten, allenfalls sogar unterschiedliche Betriebssysteme einsetzen und dann gegenseitig die im nativen Format archivierten eMails nicht öffnen können?
• wird mein eMail Client in 5 oder 10 Jahren noch von mir verwendet werden?
• werde ich in 5 oder 10 Jahren die seinerzeit gespeicherte eMail noch öffnen können?

Das Speichern im nativen File Format Ihres derzeitigen eMail Clients scheint auf den ersten Blick einfach und attraktiv, kann aber in der Zusammenarbeit mit anderen Benutzern und im Hinblick auf die langfristige Verwendbarkeit dieser Files Nachteile mit sich bringen. Ausserdem ist das native eMail Format der Spotlight Indizierung auf dem Datenbank Server unbekannt. Das bedeutet, dass solche eMails mit der Volltext Suche nicht erfasst werden.

Einstellen von eMails im nativen Format

Wenn Sie sich entscheiden, eMails im nativen Format einzustellen, so können Sie dies entweder per Drag & Drop oder durch Speichern in einen Drop Ordner bewerkstelligen.

Das direkte Drag & Drop von Ihrem eMail Client in die timeSensor LEGAL Applikation funktioniert nicht in allen Varianten. Damit das direkte Drag & Drop funktioniert, muss die sendende Applikation (also Ihr eMail Client) unmittelbar nach dem Drag, die Dateien im richtigen Format exportieren und der empfangenden Applikation (also timeSensor LEGAL) den Pfad mitteilen. Ob Ihr eMail Client dies unterstützt, ist abhängig vom eMail Client, vom Betriebssystem und teilweise sogar von der Version des eMail Client. Unter Mac OSX Yosemite funktionierten zum Zeitpunkt der Erstellung dieses FAQ Eintrages, Apple Mail und Outlook:Mac.

Wenn das direkte Drag & Drop nicht funktioniert, können Sie die einzustellende(n) eMail(s) auf dem Desktop zwischenspeichern und dann von dort aus in das timeSensor LEGAL Archiv überführen. Dies funktioniert bei den allermeisten eMail Clients. Sollte dies bei dem von Ihnen verwendeten eMail Client auch nicht funktionieren, bleibt immer noch die Möglichkeit, die eMail mit einem Befehl wie "Speichern als...", "Speichern unter..." oder dergleichen in den Drop Ordner zu legen.

Die eingestellte Datei (z.B. .eml oder .msg) beinhaltet in sich drinnen auch die Anhänge der eMail. Für timeSensor LEGAL handelt es sich um eine einzige Datei, d.h. timeSensor LEGAL kann die enthalten Anhänge nicht erkennen und auch nicht separat anzeigen. Um die Anhänge zu sehen, müssen Sie somit die eMail Datei durch Doppelklick öffnen.

In nebenstehender Abbildung sehen Sie eine eMail im .eml Format mit einem Word Anhang. Der Word Anhang befindet sich im Inneren der eMail Datei und der Anhang ist für timeSensor LEGAL somit unsichtbar.

Speichern im PDF Format

Das PDF Format bietet im Hinblick auf die Zusammenarbeit mit anderen Benutzern und die langfristige Archivierung offensichtliche Vorteile. Ausserdem werden PDF Dokumente natürlich bei der Speicherung indiziert und stehen bei der Volltext Suche zur Verfügung.

Deshalb wäre es ideal, derartige eMails in das PDF Format zu konvertieren und, mitsamt allfälligen Beilagen, zu archivieren. Natürlich könnte man eMails durch Ausdrucken in das PDF Format umwandeln und so archivieren. Angesichts der täglichen Mail Flut wäre dies aber ein grosser Zeitaufwand.

Hier kommt die eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL ins Spiel: senden Sie eine eMail an das für timeSensor LEGAL eingerichtete POP3 Postfach, und überlassen Sie der eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL den Rest. Die Schnittstelle lädt regelmässig alle neu eingegangenen eMails herunter, konvertiert die eMail in eine PDF Datei und zeigt sie, inklusive Beilagen, im Posteingang an. Sofern die eMail einem Mandat zugeordnet werden kann, wird die eMail gleich automatisch archiviert und erscheint in der betreffenden Mandatsmappe zuoberst.

Die eMail Schnittstelle separiert allfällige Beilagen automatisch von der eMail. Während die eMail in eine PDF Datei umgewandelt wird, verbleiben die Beilagen im nativen Format und werden wie üblich in timeSensor LEGAL als Beilagen angezeigt.

Allerdings hat auch das Archivieren als PDF Datei seine Nachteile:
aus forensischer Sicht sind die archivierten PDF Dokumente weniger aussagekräftig als native eMail Dateien. Die PDF Dokumente zeigen nicht alle in einer eMail vorhandenen Rohdaten an. Der eMail Kopf enthält unsichtbare Informationen über Versender und Empfänger und technische Details zum Versand. Diese Informationen sind in der PDF nicht sichtbar. Es ist daher empfehlenswert, die original eMail auf dem eMail Server zu belassen und nicht etwa nach der Archivierung zu löschen. Dies dürfte heute aber ohnehin zum Standard gehören.
Das Konvertieren einer eMail in ein PDF Dokument und das Extrahieren aller Beilagen ist ein hoch komplexer Vorgang, bei welchem keine 100%ige Erfolgsquote gewährleistet werden kann. Es kann vorkommen, dass eingehende eMails falsch oder doppelt codiert sind und beim encodieren deshalb die Sonderzeichen falsch angezeigt werden (das ist zwar eher ein ästhetisches Problem, aber trotzdem lästig). Eingehende eMails können korrumpiert sein oder sogar Schadcode enthalten, wodurch sich die eMail Schnittstelle auch mal aufhängen kann und dann neu gestartet werden muss. Eingehende eMails können auch schlicht zu gross sein, um erfolgreich verarbeitet zu werden. In diesem Fall werden sie vom Posteingang abgewiesen und ein Ticket mit einem Hinweis generiert. Kurz: die eMail Schnittstelle ist praktisch und hat eine hohe Erfolgsquote, es wird aber immer einzelne eMails geben, die nicht oder nicht perfekt verarbeitet werden können.

Fazit

Ob Sie eMails im nativen Format speichern oder über die eMail Schnittstelle in eine PDF Datei umwandeln lassen, will gut überlegt sein. Nebst den besprochenen Aspekten der Zusammenarbeit und der langfristigen Abrufbarkeit der Dokumente, spielen oft auch praktische Aspekte eine Rolle. Die verschiedenen eMail Programme sind bei Funktionen wie Umleiten oder Speichern im nativen Format unterschiedlich komfortabel. Während Apple Mail beispielsweise eMails elegant und komfortabel umleiten kann, hat Microsoft diese Funktion bei Outlook:mac 2011 schlicht vergessen. Unter der Berücksichtigung dieser drei Aspekte (Zusammenarbeit, Langzeitarchivierung und Usability) sollten Sie Ihre Entscheidung treffen.

Support   29. Juli 2015  

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Falls Sie die eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL einsetzen, können Sie E-Mails durch Senden an das Archivpostfach direkt ins System einspeisen. Jene eMails, welche die Mandatsnummer enthalten, werden von der Schnittstelle erkannt und automatisch dem richtigen Mandat zugeordnet.

Sofern die Schnittstelle eine eMail nicht automatisiert zuordnen konnte, wird sie im Postfenster rot angezeigt. Dieser FAQ Eintrag zeigt, wie Sie dies in wenigen Schritten manuell erledigen können:

• Dazu öffnen Sie die rot dargestellte eMail, die Sie zuordnen möchten. Klicken Sie rechts unten auf den kleinen Plus Button.
• Nun öffnet sich das Selektorfenster. Wählen Sie hier zunächst den Mandanten und dann eventuell weitere Adressen, welche Sie der eMail zuordnen möchten. Hierzu genügt es, die Adresse im Selektorfenster zu selektieren und dann den Button "Übernehmen" anzuklicken. Alternativ können Sie die gewünschte Adresse auch per Drag&Drop in dem Adressbereich des eMail Fensters ziehen.
• Falls Sie schon mehrere Adressen dem Mail zugeordnet haben, welche aber keine Mandate enthalten, müssen Sie die Adresse welche ein Mandat enthält an oberste Stelle ziehen damit Sie fett wird.
• Nachdem Sie den Mandanten verbunden haben, können Sie im alsdann erscheinenden Fenster das Mandat auswählen, sowie eventuell das gewünschte Archivregister und Schlagworte für die Archivierung auswählen.
• Klicken Sie nun auf "OK", um die Zuordnung zu finalisieren und die Dokumente beim gewählten Mandat zu archivieren.

Tipp: Wenn Sie mehrere eMails nacheinander zuordnen müssen, dann können Sie mit den kleinen runden Pfeiltasten von einer eMail zur nächsten navigieren, ohne das Fenster schliessen zu müssen.

Support   29. Juli 2015  

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Besitzt ein Mandat viele Mandate, kann der Wunsch aufkommen, zwar auf den einzelnen Mandaten Leistungen zu erfassen, diese jedoch in Form einer Sammelrechnung abzurechnen. Um dies zu bewerkstelligen, sollten Sie eine Honorarakte (Abrechnungsakte) einrichten. Dies ist ein Mandat, auf welchem selber keine Leistungen erfasst werden und das ausschliesslich der Abrechnung anderer Mandate dient.

Vorbereitungen

In einem ersten Schritt legen Sie ein Mandat an und benennen Sie dieses als "ABRECHNUNGSAKTE" oder ähnlich. Wählen Sie in den Mandatseinstellungen die gewünschten Rechnungsvorgaben und stellen Sie das Mandat im Timesheet auf "unsichtbar".

Anschliessend platzieren Sie diejenigen Mandate, welche gesammelt abgerechnet werden sollen, unterhalb der Abrechnungsakte und rücken Sie diese ein, indem Sie die Tasten "CMD" + "Pfeil nach rechts" verwenden. Durch das Einrücken sind diese Mandate nun hierarchisch der Abrechnungsakte untergeordnet.

Abrechnung

Die Mitarbeiter erfassen nun wie gewohnt in den einzelnen Mandate deren Leistungen. Zum Zeitpunkt der Abrechnung, werden nun die Leistungen mit dem Befehl "Transfer von untergeordneten Mandaten" zur Abrechnungsakte transferiert. Dabei ist es empfehlenswert, die Namen der untergeordneten Mandate als Titelzeilen einfügen zu lassen. Nun können Sie über die Abrechnungsakte die gewünschte Sammelrechnung erstellen. Die Leistungsaufstellung kann dabei übersichtlich nach den Untermandaten gegliedert werden.

Warnung: Wenn Sie die Titelzeilen verwenden, sollten Sie in der Abrechnungsakte nicht versuchen, die Leistungen nochmals zu sortieren. Ansonsten werden die Leistungen der verschiedenen Untermandate durchmischt und Sie können keine Aufstellung nach Untermandat mehr erstellen.

Support   29. Juli 2015  

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Falls Sie Adressen aus Excel in timeSensor® LEGAL importieren wollen, können Sie das mit nur 5 Schritten erledigen.

1. Adressen in Excel vorbereiten und als tabstoppgetrennter Text (.txt) speichern.
2. In timeSensor® LEGAL in der Bereichsleiste auf "Adressen" klicken, dann "Werkzeuge" auswählen und die Funktion "Importieren", "Datensätze importieren..." auswählen.
3. Im Dialogfenster „Import Tabelle“ auf "Importieren..." klicken, um das Excel Dokument auszuwählen.
4. Titel in der Tabelle anpassen und auf den Button "Import" klicken. Jede Spalte der Excel Tabelle muss einem Zielfeld zugeordnet werden.
5. Tabelle kontrollieren und auf den Button "Weiter" klicken. Dann den Adresstyp auswählen, und falls nötig, weitere Anpassungen vornehmen und schliesslich auf den Button "Anlegen" klicken.

Und schon sind alle Adressen in timeSensor® LEGAL importiert.

Excel Vorlage zur Erleichterung des Datenimports

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, stellen wir Ihnen hier die Excel Vorlage "FAQ Default" zur Verfügung: FAQ Default

Anhand dieser Vorlagen können Sie Ihre Daten in den richtigen Spalten der Excel Vorlage einfüllen und anschliessend mit dem Importfilter "FAQ Default" direkt importieren. Die Musterdatensätze in der Excel Vorlage dienen nur als Beispiele und können gelöscht werden. Nicht alle Spalten müssen ausgefüllt werden. Wenn Informationen fehlen, versucht timeSensor LEGAL diese so gut als möglich selbst zu ergänzen.

Support   29. Juli 2015  

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timeSensor® LEGAL unterstützt den Import und den Export von Adressen in den vCard Formaten 2.1 und 3.0.

Import von vCards

Eine vCard Datei kann entweder eine einzelne Adresse beinhalten, oder eine beliebige Zahl von Adressen. Sie können die vCard entweder durch Drag & Drop vom Desktop (oder einem Ordner) importieren, oder durch den Befehl "vCard importieren..." im Menu "Werkzeuge". Ein direkter Drag aus dem Apple Adressbuch ist nicht möglich.

Import einer einzelnen Adresse

Um eine vCard mit einer einzelnen Adresse zu importieren, können Sie die vCard Datei per Drag & Drop direkt auf ein geöffnetes neues Dossierfenster schieben. Lassen Sie die vCard am Besten über dem "Etikettenfeld" im Dossierfenster los. Alternativ können Sie die einzelne vCard auch auf ein Fenster mit einer Adressliste schieben. Es öffnet sich dann ein Import-Dialog und die vCard wird anschliessend ebenfalls importiert.

Import mehrerer Adressen

Um eine vCard mit mehreren Adressen zu importieren, können Sie die vCard Datei per Drag & Drop direkt auf ein geöffnetes Adressfenster schieben. Es öffnet sich dann der Import-Dialog, welcher Ihnen erlaubt, zum Import noch einige Zusatzangaben zu machen und die neu importieren Adressen gleich anzeigen zu lassen. Schliesslich erscheinen die importierten Adressen im Adressfenster.

Export mehrerer Adressen

Mehrere Adressen können über den "vCard exportieren..." Befehl im Menu "Werkzeuge" exportiert werden. timeSensor® LEGAL erstellt eine Datei im vCard 3.0 Format, welche Sie mit anderen Programmen weiter verarbeiten können.

Hinzufügen einer oder mehrerer Adressen zum Adressbuch

Im Fussbereich des Adressfensters befindet sich der "Adressbuch" Button. Dieser exportiert in einem Arbeitsgang die gewählte(n) Adresse(n) als vCard und übergibt sie dem Adressbuch. In der vCard wird eine unsichtbare Kennung (UUID) mitgegeben, anhand welcher das Apple Adressbuch erkennen kann, ob die Adresse schon enthalten ist. Falls dies der Fall ist, wird die eine bereits zuvor exportierte Adresse upgedated.

Achtung: wenn Sie von timeSensor® LEGAL aus Ihr Apple Adressbuch befüllen möchten, so stellen Sie bitte sicher, dass timeSensor® LEGAL über die entsprechende Zugriffsberechtigung verfügt. Setzen Sie hierzu in den Systemeinstellungen, im Bereich "Sicherheit" bei "Adressbuch" die entsprechende Checkbox.

Automatisierung und Abgleich von iPhones

Durch das Einrichten eines lokalen Hintergrund Tasks kann timeSensor® LEGAL angewiesen werden, das lokale Adressbuch automatisiert zu aktualisieren. Sobald eine Adresse zu timeSensor® LEGAL hinzugefügt oder geändert wird, aktualisiert der Hintergrund Task vollautomatisch das lokale Adressbuch, dieses wiederum kann via iCloud ein bestehendes iPhone aktualisieren. Mit diesem Mechanismus stehen die in timeSensor® LEGAL gepflegten Adressen automatisch im iPhone zur Verfügung.

Das Einrichten erfolgt in drei Schritten:

• Stellen Sie sicher, dass alle in Ihrem lokalen Apple Adressbuch enthaltenen Adressen in timeSensor® LEGAL übertragen wurden (verwenden Sie hierzu die in timeSensor® LEGAL verfügbare Importfunktion).
• Löschen Sie Ihr Apple Adressbuch vollständig
• Konfigurieren Sie einen Hintergrund Task, welcher Ihr Apple Adressbuch automatisch befüllt. Nach einiger Zeit tauchen die Adressen wieder in Ihrem lokalen Adressbuch und allenfalls auf dem damit synchronisierten iPhone auf

Der Hintergrund Task kann im Bereich "Einstellungen" im Menu "Admin" unter "Tasks" konfiguriert werden (sofern Sie die notwendigen Zugriffsberechtigungen besitzen). Möglicherweise ist es sinnvoll, bestimmte Adresstypen vom automatischen Export auszunehmen. Wenn sich Ihre Kanzlei in Deutschland befindet, so möchten Sie vermutlich nicht die ganzen Orts- und Gerichtsdaten auf Ihr iPhone exportieren.

Support   29. Juli 2015  

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Um mit Diktiersoftware in eine 4D Write Vorlage diktieren zu können, müssen Sie ein spezielles Diktierfenster aufrufen.

Wählen Sie hierzu SHIFT + CMD + "D" und ein leeres Fenster öffnet sich über Ihrem 4D Write Fenster.

Diktieren Sie Ihren Text in dieses Fenster hinein und übernehmen Sie anschliessend den diktierten Text mit dem Button "Übernehmen" in Ihre 4D Write Vorlage. Das Diktierfenster wurde mit Dragon Dictate und mit der Diktierfunktion von Mac OS X getestet.

Weitere Informationen zu Dragon Diktate finden Sie hier: http://www.nuance.com/for-individuals/by-product/dragon-for-mac/software/index.htm

Weitere Informationen zur Diktierfunktion in Mac OS X finden Sie hier: https://support.apple.com/de-ch/HT202584

Support   29. Juli 2015  

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Ab und zu möchte man die auf dem Dossier aufgelaufenen Leistungen im Sinne eines Kostenauszuges ausdrucken können. Dies ist über den Druckerbutton in der Mandatsliste (Bereich "Finanzen") schnell erledigt. Was aber, wenn Sie nicht alle im Dossier enthaltenen Leistungen in den Kostenauszug übernehmen möchten?

Durch das temporäre Ausblenden von Leistungen kommen Sie zum Ziel:

• Öffnen Sie das entsprechende Mandat, damit Sie die vermerkten Leistungen sehen können. Markieren Sie nun die Leistungen die Sie NICHT auf dem Kostenauszug haben möchten. Klicken Sie unten rechts auf das Aktionsmenu (das kleine Zahnrad) und wählen Sie "Selektierte Leistungen ausblenden").
• Gehen Sie zur Mandatsauswahl (Finanzen --> Mandate) und wählen Sie das entsprechende Mandat aus der Liste aus. Klicken Sie unten rechts auf das Druckersymbol und wählen Sie "Fakturavorschlag" oder "Kostenauszug". Auf dem Dokument erscheinen nun die ausgeblendeten Leistungen nicht mehr.
• Wenn Sie die ausgeblendeten Leistungen wieder einblenden möchten, klicken Sie einfach auf "Einblenden" im Timesheet des Mandates.

Support   29. Juli 2015  

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Allgemeines

Zum Jahreswechsel passen Länder gelegentlich ihre Mehrwertsteuersätze an. Dies stellt eine Kanzleisoftware vor die Herausforderung, die vor und nach der Satzänderung erbrachten Leistungen korrekt abzurechnen. Die wichtigste Regel ist, dass für die Wahl des Mehrwertsteuersatzes einzig der Zeitpunkt der Leistungserbringung massgebend ist. Rechnungsdatum und Zahlungseingang sind hingegen nicht relevant.

Naheliegend ist daher der Ansatz, per Ende Jahr alles abzurechnen, dann die Mehrwertsteuer anzupassen, und im neuen Jahr mit dem neuen Satz fortzufahren. So müssen Sie verfahren, wenn Sie Ihre Mehrwertsteuer im vereinfachten Verfahren (mit Pauschalsteuern) abrechnen.

Wenn Sie Ihre Mehrwertsteuer normal abrechnen (also keine Pauschalsteuern verwenden), stellt Ihnen timeSensor einen noch komfortableren Weg zur Verfügung. Tatsächlich ist die Software in der Lage, auch Rechnungen mit gemischten Steuersätzen zu berechnen und darzustellen. Dadurch sind Sie nicht gezwungen, alles abzurechnen, sondern können in der Übergangsphase bequem weiter Ihre Rechnungen stellen - mit Leistungen aus der alten und der neuen Periode. Die Umstellung der Mehrwertsteuersätze wird standardmässig (sofern Sie die neuste Programmversion einsetzen) mit Beginn der neuen Steuerperiode automatisch ausgeführt.

Dieser Artikel beschreibt im Detail, worauf Sie bei der Anpassung von Mehrwertsteuersätzen achten müssen.

Umstellung an einem Beispiel

Im Folgenden dokumentieren wir das Verhalten von timeSensor LEGAL am Beispiel der Mehrwertsteuersatz-Reduktion in der Schweiz per 01.01.2018:

1. Vorbereitung

• Stellen Sie sicher, dass Ihre timeSensor LEGAL Software sich auf dem neusten Stand befindet und führen Sie wenn nötig ein Update durch!
• Führen Sie eine Datensicherung durch.

2. Umstellung

Sie können die automatische Umstellung entweder noch vor dem Stichdatum der Umstellung anstossen, oder einfach warten, bis timeSensor LEGAL die Umstellung selbständig vornimmt. Dies wird am ersten Tag der neuen Periode der Fall sein.

a) Umstellen vor dem Stichdatum

Wenn Sie das Update noch vor dem Stichdatum anstossen, so können Sie bereits Vorschussrechnungen für die neue Periode mit dem neuen Steuersatz erzeugen. Andererseits wird die Leistungserfassung in der alten Periode mühsamer, da sich die Kürzel ändern. Um noch Leistungen mit dem alten Steuersatz zu erfassen, muss plötzlich ein alternativer Kürzel verwendet werden, was Ihre Anwender verwirren kann. Wir raten Ihnen daher von der Umstellung vor dem Stichdatum ab.

Wenn Sie trotzdem bereits vorab umstellen möchten, so begeben Sie sich in den Bereich "Spezial" und wählen dort den Befehl "MwSt.-Sätze". Wenn das Fenster angezeigt wird, so begeben Sie sich in das Menu "Werkzeuge" und wählen dort die Funktion "Satz anpassen". Nach einer Sicherheitsabfrage und (bei Mehrplatzversionen) einer Datensicherung, wird die Datenbank umgestellt.

b) Umstellen per Stichdatum

In diesem Fall brauchen Sie nichts weiter zu tun. timeSensor LEGAL aktualisiert sich am ersten Tag der neuen Periode automatisch. Dies ist das empfohlene Vorgehen.

3. Kontrollieren

Prüfen Sie nach erfolgter Umstellung, bzw. am ersten Tag an welchem die neuen Ansätze gelten, ob timeSensor LEGAL sich umgestellt hat. Die Umstellungen werden im nachfolgenden Abschnitt "Im Detail - was ändert sich bei der Umstellung?" genau beschrieben.

4. Anwenden

Die wichtigste Änderung für Ihre Anwender besteht in der Verwendung der Leistungskürzel. Wichtig: ob die alte oder die neue Mehrwertsteuer berechnet wird, richtet sich ausschliesslich nach dem Kürzel (und nicht etwa nach dem Datum). Die Anwender müssen somit für Leistungen in der alten Periode einen anderen Kürzel verwenden als für Leistungen in der neuen Periode.

Für die Leistungen in der neuen Periode ändert sich nichts: es können weiterhin die gewohnten Leistungscodes verwendet werden (z.B. "h" für eine Honorarleistung).

Für Leistungen in der alten Periode besteht nun aber ein anderer Kürzel: das System hängt an den ursprünglichen Kürzel, mit Unterstrich getrennt, das letzte Jahr der Gültigkeit an. Aus "h" wird somit "h_17_". Sie werden bemerken, dass die im Vorjahr erfassten Leistungen nun mit diesem Kürzel angezeigt werden. timeSensor LEGAL hat also die alten Kürzel umbenannt und neue Leistungen mit dem ursprünglichen Kürzel angelegt. Dies hat den Vorteil, dass sich die Benutzer nicht an neue Kürzel gewöhnen müssen. Sind im neuen Jahr aber noch Leistungen aus dem Vorjahr einzugeben, so ist hierzu der abgeänderte Kürzel, also z.B. "h_17_" zu verwenden, damit für diese Leistung dann die alte Mehrwertsteuer berechnet wird.

Nachfolgende Abbildungen zeigen ein Dossier mit Leistungen aus der vorherigen Periode und der neuen Periode. Beachten Sie, dass die Kürzel der Vorperiode umbenannt wurden, wohingegen in der neuen Periode die gewohnten Kürzel verwendet werden können. Werden diese Leistungen abgerechnet, so werden diese in der Rechnung in separaten Leistungsgruppen aufgeführt und die Mehrwertsteuer wird separat berechnet. Wird eine Rechnung mit gemischten Steuersätzen bezahlt, so wird automatisch pro Mehrwertsteuersatz eine separate Buchung angelegt. Im Kassabuch sind solche Zahlungen auch als Sammelbuchungen darstellbar.

Diese vier Schritte beinhalten bereits die wichtigsten Informationen zur Umstellung. Nachfolgend wird im Detail dargestellt, was sich bei der Umstellung genau ändert. Es gibt möglicherweise einige Punkte betreffend Kontenplan und MwSt.-Code, die Sie mit Ihrem Buchhalter besprechen müssen.

Im Detail: was ändert sich bei der Umstellung?

Durch die Umstellung wurden die folgenden Daten in der Datenbank angepasst:

A. Mehrwertsteuersätze

• Die Mehrwertsteuersätze aus dem Vorjahr wurden ausgeblendet (sie bestehen aber weiterhin in der Datenbank)
• Neue Mehrwertsteuersätze für das neue Jahr wurden angelegt
• Hinweis: für die neuen Mehrwertsteuersätze wurden wieder dieselben Codes verwendet. Es könnte sein, dass Ihre Buchhaltungssoftware für die neuen Sätze aber neue Codes erwartet. Falls Sie Ihre Buchhaltungsdaten an ein Buchhaltungsprogramm übergeben, so sollten Sie sich vergewissern, ob Sie die Codes allenfalls anpassen müssen oder nicht.
• Hinweis: die Mehrwertsteuersätze sind mit entsprechenden Konten in Ihrer Buchhaltung verknüpft. Falls Sie im neuen Jahr dieselben Konten verwenden, brauchen Sie nichts zu tun. Falls Sie aber für die neuen Sätze im Kontenplan neue Konten verwenden möchten, so müssen Sie die neuen Konten Ihrem Kontenplan hinzufügen und die neuen Mehrwertsteuersätze mit den neuen Konten verknüpfen.

B. Leistungsgruppen

• Die bisherigen, für die Mehrwertsteuer relevanten Leistungsgruppen wurden umbenannt und ausgeblendet (sie bestehen aber weiterhin in der Datenbank). Umbenannt wurden die Leistungsgruppen dahingehend, dass an den Namen der Leistungsgruppe die alte Mehrwertsteuer angehängt wurde. Aus "HONORAR" wurde somit "HONORAR 8%".
• Neue Leistungsgruppen wurde angelegt. Der Name der neuen Leistungsgruppen ist gleich wie der ursprüngliche Name der alten Leistungsgruppen. Sie sehen somit auf den ersten Blick keinen Unterschied. Die neuen Leistungsgruppen sind mit den neuen Mehrwertsteuersätzen verknüpft.

C. Leistungen

• Die bisherigen Leistungen wurden beibehalten und (noch nicht) ausgeblendet, da sie in einer Übergangsphase parallel zu den neuen Leistungen verwendet werden können. Wenn alle Leistungen aus dem Vorjahr einmal erfasst sind, sollten die bisherigen Leistungen später gelöscht werden. Sie werden dann ausgeblendet, bestehen aber weiterhin in der Datenbank.
• Der Kürzel der bisherigen Leistungen wurde umbenannt, indem überall das Vorjahr angehängt wurde. Hinweis: der Kürzel dient nur der Erfassung und erscheint nicht auf der Rechnung.
• Die bisherigen Leistungen sind weiterhin mit den alten Leistungsgruppen verknüpft
• Neue Leistungen wurden angelegt. Name und Kürzel der neuen Leistungen entsprechen den bisherigen Leistungen. Allerdings sind die neuen Leistungen mit den neuen Leistungsgruppen verknüpft. Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Ihre Leistungstabelle nach der Umstellung aussehen könnte:

Support   29. Juli 2015  

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Am einfachsten ändern Sie Ihr Passwort, indem Sie im Anmeldefenster zunächst das bestehende Passwort eintippen und anschliessend mit gedrückter ALT Taste auf "Login" klicken.

Alternativ können Sie Ihr Passwort im Bereich "Einstellungen" unter "Benutzer" ändern. Dort finden Sie weitere Einstellmöglichkeiten, welche Ihr Benutzerkonto in timeSensor LEGAL betreffen.

Support   29. Juli 2015  

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Es muss nicht immer die qualifizierte digitale Signatur sein. Bei Dokumenten mit geringer rechtlicher Relevanz, wie etwa ein Begleitschreiben oder ein Fax, ist oft bereits eine einfache digitale Unterschrift nützlich.

Sie können Ihre Unterschrift ganz einfach in timeSensor® LEGAL einfügen, indem Sie sie scannen und erstmal auf Ihrem Schreibtisch hinterlegen.
Öffnen Sie eine beliebige 4D Vorlage als Entwurf. In unserem Beispiel werden wir die Telefonnotiz verwenden.

Klicken Sie auf das Zahnrad am linken, unteren Rad und wählen Sie "Textblöcke ändern".

Klicken Sie auf das kleine Pluszeichen um einen neuen Textblock hinzuzufügen. Diesen Textblock nennen Sie am besten "Unterschriften". Falls Sie mehr als eine Unterschrift einfügen wollen, raten wir Folgeblöcke zu kreieren. Benennen Sie die Folgeblöcke mit den Namen des Unterschreibenden und fügen Sie die gescannte Unterschrift mit copy/paste ein. Dabei ist es wichtig, dass Sie die gescannte Datei öffnen, die Unterschrift markieren (ein blaues Feld darum ziehen) und diese Selektion dann kopieren.

Sie können Textblöcke natürlich nicht nur für Unterschriften einsetzten, sondern auch für beliebige wiederkehrende Texte, welche Sie in Ihrer Kanzlei verwenden.

Support   29. Juli 2015  

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Das Suchfeld hilft Ihnen, schnell die gewünschten Datensätze zu finden. Hierzu wählen Sie im Menu des Suchfeldes zunächst das Datenbankfeld, in welchem Sie suchen möchten.

Sobald Sie im Suchfeld etwas eingeben, werden die angezeigten Daten gemäss Ihrer Eingabe filtriert. So können Sie die angezeigten Datensätze schnell auf die gewünschte Auswahl reduzieren. Es gibt im Suchfeld einige Sonderzeichen, mit welchen Sie die Suche beeinflussen können (die phonetische Suche steht nur für Adressen zur Verfügung).

Support   29. Juli 2015  

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Externes Timesheet erzeugen

Öffnen Sie Ihr Timesheet.

Mit diesem Befehl "Externes Timesheet erzeugen" im Menu "Werkzeuge" erzeugen Sie auf Ihrem Schreibtisch ein Excel Dokument zur externen Leistungserfassung. Dies bedingt, dass auf Ihrem Computer die Software Microsoft Excel® installiert ist.

Das erzeugte Excel Dokument besteht auf zwei Arbeitsblättern:
Arbeitsblatt 1 dient zum Erfassen Ihrer Leistungen.
Arbeitsblatt 2 enthält Leistungen, Mandate und Preise aus timeSensor. Dieses Arbeitsblatt dient nur der internen Referenz und darf nicht verändert werden.
Wenn Sie während des Erzeugens des externen Timesheets die Option/Alt-Taste gedrückt halten, so werden alle Mandate in das externe Timesheet übernommen. Ansonsten werden nur die zuletzt verwendeten Mandate in das externe Timesheet übernommen.

Externes Timesheet importieren

Die erfassten Leistungen können entweder über Copy/Paste direkt ins Timesheet kopiert werden. Alternativ kann das externe Timesheet auch über den Befehl "Externes Timesheet importieren" eingelesen werden.

Support   29. Juli 2015  

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Zeiterfassungssystem, so auch timeSensor LEGAL, speichern Zeiten als Zahlenwerte im Dezimalformat. Die Zeitumrechnung von der Notation HH:MM zur Dezimalnotation und zurück, führt im Prinzip zu Rundungsproblemen. timeSensor LEGAL gibt Ihnen verschiedene Varianten, mit dieser Problematik umzugehen. Dieser FAQ Eintrag soll Ihnen helfen, sich für eine Variante zu entscheiden. Die gewählte Variante kann dann pro Entität entsprechend eingestellt werden.

Variante I: Genaue Zeiterfassung

Bei dieser Variante rechnet timeSensor LEGAL grundsätzlich auf fünf Nachkommastellen genau.

10 Minuten ergeben 0,16667 Stunden

Eine Berechnung auf fünf Nachkommastellen ist notwendig, damit auch bei vielen Zeitleistungen der kumulierte Rundungsfehler vernachlässigbar bleibt. Würde die Berechnung z.B. auf nur zwei Kommastellen eingestellt, so würde bei einer Addition vieler gerundeter Zeitleistungen das Resultat einen spürbaren Rundungsfehler enthalten, der bei einer Rückrechnung in die HH:MM Notation störend auffallen würde.

Allerdings werden die Zeitleistungen in Dezimalnotation nur auf zwei Nachkommastellen dargestellt. Sie sehen im Timesheet bei einer Eingabe von "h10" zwar in der Dezimalspalte 0,16 - tatsächlich enthält das Feld aber 0,1667. Auf auf dem Rechnungsausdruck werden die Zahlen nur mit zwei Nachkommastellen dargestellt. Intern gerechnet wird aber stets mit fünf Nachkommastellen.

Im Timesheet können Sie dies sehen, wenn Sie auf das Feld "Anz." klicken. Es erscheint dann der tatsächliche Wert:

Vorteil dieser Variante: Zeitleistungen werden mit der grösstmöglichen Genauigkeit um- und zurückgerechnet.
Nachteil dieser Variante: benötigt Disziplin bei der Datenerfassung. Sie sollten Zeitminuten bei der Wahl dieser Variante grundsätzlich von timeSensor LEGAL umrechnen lassen. Verwenden Sie also im Timesheet "Kürzel+Minutenzahl" (z.B. h10, h70, etc.). Die Erfahrung zeigt, dass bei einer gewissen Kanzleigrösse diese Disziplin nicht gewährleistet ist. Es wird Benutzer geben, welche im Anzahl Feld eigene Werte eingeben (0,16 oder 0,17) und damit kann es bei der Summierung über grössere Zeiträume potentiell wieder zu kleinen Rundungsfehlern kommen.

Variante II: Zeiterfassung mit Zeittabellen

Bei der Verwendung von Zeittabellen wird jede Minutenanzahl in einen genau definierten, zweistelligen Wert umgerechnet. Es zirkulieren verschiedene Tabellen. In timeSensor LEGAL implementiert ist die Tabelle der Industrieminute (http://de.wikipedia.org/wiki/Industrieminute) und die UDR Tabelle.
Industrieminuten Tabelle

UDR Tabelle

Vorteil dieser Variante: Einfache Handhabung
Nachteil dieser Variante: Über grössere Zeitspannen hinweg können immer noch kleineren Rundungsungenauigkeiten auftreten, obwohl diese sich in der Summe oft gegenseitig kompensieren.

Variante III: Rundung auf jeweils 6 Minuten

Bei dieser Variante werden die Zeiten jeweils auf 6 Minuten gerundet, was dann in Dezimalen ausgedrückt Schritte von 0,1 Stunden ergibt. Dadurch werden kumulative Rundungsfehler vollständig ausgeschlossen.

Support   29. Juli 2015  

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Während dem Lebenszyklus eines Mandates können Sie beliebige Teilrechnungen an den Mandanten oder an Dritte erstellen. Teilrechnungen werden, analog zu Vorschussrechnungen, von der Schlussrechnung wieder abgezogen.

Die Verwendung von Teilrechnungen empfiehlt sich zum Beispiel,

• wenn Sie noch nicht genau wissen, wie die Schlussrechnung aussehen wird
• wenn Sie später entscheiden möchten, ob Sie Ihre Schlussrechnung nach Stundenhonorar oder nach RVG erstellen
• wenn Drittparteien Kostenteile übernehmen
• wenn Sie am Schluss des Mandates eine Gesamtrechnung präsentieren möchten

Sie können entweder Teilrechnungen mit einem Pauschalbetrag in Rechnung stellen, oder Sie können auch bereits im Dossier erfassten Leistungen über die Funktion "Teilrechnung aus Selektion" verrechnen. In beiden Fällen wird eine Teilrechnung erstellt und erscheint als grünes Icon in der Rechnungsliste. Dieser FAQ Eintrag beschreibt die Verwendung von Teilrechnungen mit Pauschalbeträgen.

Beispiel: Monatliche Pauschalrechnung

• Erstellen Sie zu Beginn einer Rechnungsperiode, zum Beispiel monatlich, eine Teilrechnung, welche die mit dem Mandanten vereinbarte Pauschale enthält. Der Leistungstext kann von Ihnen beliebig gewählt werden.
• Rechnen Sie Leistungen, welche sich in der neuen Rechnungsperiode auf dem Dossier ansammeln, wie gewohnt über die Option "Rechnung" ab. Dabei wird die zuvor gestellte Teilrechnung automatisch angerechnet. Ein allfälliges Restguthaben des Klienten verbleibt im System und wird für die nächste Rechnung verwendet.
• Erstellen Sie die nächste Teilrechnung für die nächste Rechnungsperiode. Dieser Prozess lässt sich beliebig lang fortsetzen.
• Sollten Sie mit dem Mandanten vereinbart haben, dass ein Restguthaben aus einer Pauschalrechnung am Ende einer Rechnungsperiode verfällt, so müssen Sie dieses Guthaben aus timeSensor® LEGAL entfernen, damit es nicht in die nächste Periode übernommen wird. Damit ein solches Guthaben zu Ihren Gunsten korrekt über die im dieser Periode verrechneten Leistungen als abgegolten verbucht werden kann und Ihre Statistik stimmt, machen Sie dies am besten über eine Anpassung Ihres Stundenhonorares an einen Zielwert, noch bevor Sie die Periodenabrechnung generieren:
  • Klicken sie, ohne eine Leistung angewählt zu haben, auf das Aktionsmenu unten rechts im Dossier und wählen Sie die Option "Preise nachberechnen" (bevor sie die Periodenabrechnung erstellen).
  • Im folgenden Fenster legen Sie fest, dass Sie die Stundensätze der aufgelaufenen Leistungen korrigieren möchten und geben Sie an dieser Stelle den gesamten Betrag des verfügbaren Guthabens Ihres Mandanten ein.
  • Erstellen Sie die Rechnung für die laufende Rechnungsperiode. Der Rechnungsausstand dieser Abrechnung beträgt nun 0.- und auch das Kundenguthaben ist verschwunden.

Support   29. Juli 2015  

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Während dem Lebenszyklus eines Mandates können Sie beliebige Teilrechnungen an den Mandanten oder an Dritte erstellen. Teilrechnungen werden, analog zu Vorschussrechnungen, von der Schlussrechnung wieder abgezogen.

Die Verwendung von Teilrechnungen empfiehlt sich zum Beispiel,

• wenn Sie noch nicht genau wissen, wie die Schlussrechnung aussehen wird
• wenn Sie später entscheiden möchten, ob Sie Ihre Schlussrechnung nach Stundenhonorar oder nach RVG erstellen
• wenn Drittparteien Kostenteile übernehmen
• wenn Sie am Schluss des Mandates eine Gesamtrechnung präsentieren möchten

Sie können entweder Teilrechnungen mit einem Pauschalbetrag in Rechnung stellen, oder Sie können auch bereits im Dossier erfassten Leistungen über die Funktion "Teilrechnung aus Selektion" verrechnen. In beiden Fällen wird eine Teilrechnung erstellt und erscheint als grünes Icon in der Rechnungsliste. Dieser FAQ Eintrag beschreibt die Verwendung von Teilrechnungen aus selektierten Leistungen.

Beispiel: Monatliche Abrechnung der erbrachten Leistungen

• Stellen Sie die im Vormonat erbrachten Leistungen in Rechnung, indem Sie diese im Dossier selektieren und im Aktionsmenu die Option "Teilrechnung aus Selektion" wählen
• Eine Teilrechnung wird nun erstellt. Die teilverrechneten Leistungen bleiben stehen und werden mit einem grünen Haken markiert
• Im nächsten Monat selektieren Sie wiederum die noch nicht verrechneten Leistungen des Vormonats und verfahren gleich
• Am Schluss der Periode erstellen Sie die Schlussrechnung, indem Sie im Aktionsmenu die Option "Rechnung" wählen. Nun werden alle Leistungen (inklusive der bereits per Teilrechnung verrechneten Leistungen mit grünem Haken) verrechnet. Die bereits gestellten Teilrechnungen werden am Schluss der Rechnung abgezogen.
• Hinweis für deutsche Kanzleien: Sollten Sie sich anlässlich der Erstellung der Schlussrechnung entscheiden, doch lieber alles per RVG abzurechnen, so löschen Sie die Leistungen im Dossier (grauer "Minus" Button) und erstellen Sie die RVG Rechnung im RVG Fenster.

Support   3. August 2015  

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Der Suchdialog "Mandatsmappe finden..." im persönlichen Arbeitsbereich ermöglicht das rasche Finden der gewünschten Mandatsmappe aufgrund einer bestehenden Information:

Suche nach Mandat

Option 1: Suche nach Aktennummer
Sofern die Aktennummer dem Mandatsnamen vorangestellt ist, stellen Sie das Menu des Suchfeldes nach "Mandatsname" und geben Sie die gewünschte Aktennummer ein. Es werden alle Akten gezeigt, welche mit der eingegebenen Aktennummer starten.

Sofern Sie jährlich die Aktennummerierung wieder bei 1 starten, zeigen sich möglicherweise Akten aus verschiedenen Jahren.

Tipp: sortieren Sie die Liste chronologisch. Blenden Sie hierzu das Feld "Angelegt am" ein (Rechtsklick auf die Kopfzeile der Liste) und sortieren Sie nach dieser Spalte. Nun werden die neusten Akten zuoberst angezeigt.

Suche nach Mandant

Option 2: Suche nach Mandant

Stellen Sie das Menu des Suchfeldes auf "Mandant" und geben Sie einige Anfangsbuchstaben des gewünschten Mandanten ein.

Die Liste wird nun filtriert und zeigt alle Mandate von Mandanten, welche der eingegebenen Zeichenkette entsprechen.

Suche nach einer Gegenpartei

Option 3: Suche nach dem Gegner oder anderen verbundenen Adressen

Stellen Sie das Menu des Suchfeldes auf "Mandant" und geben Sie zunächst die gewünschte Beziehung ein, gefolgt von einem Doppelpunkt und anschliessend den gewünschten Namen.

Suche nach einer Gegenpartei

Tipp: Sie brauchen die Beziehung nicht auszuschreiben. Meist genügen für die Beziehung einige Buchstaben, wie zum Beispiel "geg", und ebenso für den Namen.

Suche nach einem Gericht

Im dritten Beispiel suchen war nach einem verbundenen Gericht.

Wie finde ich die mit einer Adresse verbundenen Mandate?

Suche nach den verbundenen Mandaten einer Adresse

Support   29. Juli 2015  

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Klicken Sie auf den Button "Statistik" im Bereich "Spezial", so öffnet sich ein das Statistikfenster. Dieses erlaubt Ihnen eine Auswertung der auf den Timesheets erfassten Daten. Grundlage der Statistik ist also immer die Leistungserfassung.

Auswertungsmodus

In der Ecke oben links können Sie wählen, ob Sie Umsätze, Mengen oder Kennzahlen auswerten möchten. Je nach gewähltem Modus, zeigt die Statistik beispielsweise Euros, Stunden oder Verhältniszahlen an.

Gliederung

Am linken Rand wählen Sie, nach welchen Kriterien Ihre Statistik gegliedert werden soll. So können die Beträge zum Beispiel nach Sachbearbeiter, nach Mandatsführer oder nach Mandant aufgeschlüsselt werden.

Filtrierung

Im Kopfbereich des Fensters stehen verschiedene Filter zur Verfügung, mit welchen die angezeigten Daten filtriert werden können. Die Filter wirken kumulativ. So können Sie zum Beispiel alle nicht verrechenbaren Leistungen eines bestimmten Mitarbeiters anzeigen lassen.

Granularität

Standardmässig zeigt die Statistik die Zahlen auf Jahresbasis. Möchten Sie eine detailliertere Ansicht, so können Sie mit einem Doppelklick auf eine Jahresspalte in eine Monatsansicht gelangen. Durch Doppelklick auf eine Monatsspalte gelangen Sie sogar in eine Tages-Granularität. Klicken Sie erneut in eine Tagespalte, kehrt die Anzeige zurück zur Jahresansicht.

Drucken oder nach Excel kopieren

Sie können die darstellte Statistik entweder mit dem Druckbutton ausdrucken, oder Sie können die gesamte Statistik mit einem Rechtsklick kopieren und anschliessend in Excel einkopieren.

Auswertungsmodus "Umsätze"

Auswertungsmodus "Mengen"

Auswertungsmodus "Kennzahlen"

Support   29. Juli 2015  

1 people found this faq useful.

• Bei Periode von können Sie eingeben, von wann an die Buchungen exportiert werden sollen. Dafür klicken Sie lediglich auf die Drop-Down Menus und wählen zuerst den Monat, und dann das Jahr aus, ab welchen die Buchungen exportiert werden sollen.
• Bei Periode bis können Sie eingeben, bis wann an die Buchungen exportiert werden sollen. Dafür klicken Sie lediglich auf die Drop-Down Menus daneben und wählen zuerst den Monat, und dann das Jahr aus, bis welche die Buchungen exportiert werden sollen.
• Bei Buchungsdatei können Sie auswählen, für welche Software eine Buchungsdatei exportiert werden soll. Dafür klicken Sie auf das Drop-Down Menu daneben und wählen die gewünschte Buchungsdatei aus.
• Klicken Sie auf OK und wählen Sie, wo die Exportdatei gespeichert werden sollen.
• Nach vollendetem Export erscheint ein neues Fenster, welches Sie darüber informiert, wie viele Datensätze exportiert worden sind.

Support   29. Juli 2015  

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Alle Buchungen werden in timeSensor LEGAL über die Geldkonten erfasst und verwaltet. Buchhalterisch interessierte Personen, können zusätzlich im Fenster Saldoübersicht, sowie Buchungsjournal, weitere Recherchen vornehmen.

Saldoübersicht

Klicken Sie unter "Spezial" auf den Button "Buchhaltung" in der Funktionsleiste, so öffnet sich ein kleines Menu. Klicken Sie dann auf "Saldoübersicht", um dieses Fenster zu öffnen.

In diesem Fenster können alle Konten des Kontenplans mit ihrem jeweiligen monatlichen Saldo angezeigt werden. Zusätzlich können weitere Spalten, wie das Total der Periode, der Monatsdurchschnitt, ein Budget oder die Budgetabweichung angezeigt werden. Durch Doppelklick in eine Zelle (z.B. Ertrag im Monat März), gelangt man in das Kontenblatt des entsprechenden Kontos und Monat.

Buchungsjournal

Im Buchungsjournal finden sie alle in timeSensor LEGAL gespeicherten Buchungen in chronologischer Darstellung. Das Buchungsjournal bietet starke Funktionen zum Suchen und Filtrieren von Buchungen und richtet sich vor allem an Anwender mit Buchhaltungskenntnissen.

Support   29. Juli 2015  

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timeSensor LEGAL verarbeitet alle Daten grundsätzlich in der "Heimwährung" der Kanzlei, also z.B. EURO, wenn sich Ihre Kanzlei im EURO-Raum befindet. Trotzdem kann timeSensor LEGAL mit gewissen Einschränkungen auch mit Fremdwährungen umgehen.

Rechnungsdruck in fremden Währungen

Rechnungen werden grundsätzlich in der Heimwährung erstellt. Sie können sich jedoch eine Druckvorlage für den Rechnungsdruck einrichten, welche den Rechnungsbetrag nach einer bestimmten Regel umrechnet und somit nach Aussen eine Fremdwährungsrechnung erstellt. Die Umrechnung in die Fremdwährung geschieht ausschliesslich für den Druck; in der Datenbank selber bleibt die Rechnung in der Heimwährung unverändert bestehen. Die Umrechnung während des Ausdruckes kann nach folgenden Regeln erfolgen:

• Fixkurs (empfohlen)
• Tages-Wechselkurs
• Vom Tages-Wechselkurs abgeleiteter Wechselkurs

Beispiel:

Heimwährung der Kanzlei ist EUR, gewünschte Rechnungswährung ist USD

Erstellen Sie eine Rechnungsvorlage USD, indem Sie z.B. die bestehende Rechnungsvorlage in EUR duplizieren und umbenennen.

Die neue Vorlage Rechnungen USD muss nun noch angepasst werden. In der Vorlage befinden sich verschiedene INV_INSERT Ausdrücke, welche für die Ausgabe von Beträgen zuständig sind. Diese müssen um die Argumente "Währung" und eventuell "Wechselkurs" erweitert werden, damit die Vorlage die Zahlen automatisch umrechnet. Weitere Informationen zu Ausdrücken in Vorlagen finden Sie im Kapitel Vorlagen. Jede Rechnung, welche Sie mit der Vorlage "Rechnung USD" drucken, wird nun automatisch beim Drucken in USD umgerechnet, so dass Sie gegen Aussen eine Rechnung in USD präsentieren können. Der Rechnungsdatensatz verbleibt dabei in der Heimwährung der Kanzlei.

Verbuchung von Zahlungen:

Bezahlt der Mandant seine Fremdwährungsrechnung auf ein Bankkonto, welches in Heimwährung geführt wird, so kommt es in der Regel zu einer Kursdifferenz.

• Ist der erhaltene Betrag in Heimwährung tiefer als der Rechnungsausstand, so muss die Differenz ausgebucht werden. Wählen Sie hierzu im Abbuchungsbereich der Rechnung "Differenz ausbuchen" und als Konto das Ertragskonto, auf welches die Rechnung gebucht wurde.
• Ist der erhaltene Betrag in Heimwährung höher als der Rechnungsausstand, so zeigt timeSensor LEGAL einen Dialog. Wählen Sie hier "Fremdwährungsdifferenz", damit die Differenz in der Buchhaltung korrekt verbucht werden kann.

Bitte beachten Sie, dass timeSensor LEGAL den Mahnungsdruck für Fremdwährungsrechnungen derzeit nicht unterstützt. Sie können zwar Mahnungen erstellen, müssen jedoch die zu mahnenden Fremdwährungsbeträge manuell erfassen.

Bankkonten in fremden Währungen

Sie können ein Bankkonto in einer fremden Währung einrichten und führen (ab Business Edition). Zu diesem Zweck wird in der Buchhaltung für jede Buchung ein Wechselkurs gespeichert. Sie können diesen Wechselkurs anpassen, indem Sie die Buchung selektieren und auf das kleine blaue Info-Icon klicken. Im nachfolgend gezeigten Beispiel erfolgt eine Querbuchung vom Fremdwährungskonto (EUR) zum Konto in Heimwährung (CHF).

Support   29. Juli 2015  

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Für Umbuchungen in den Bilanzkonten:

Wählen Sie das Konto aus in welchem die Umbuchung gemacht werden muss, machen Sie es zu einem Grundbuch und tätigen Sie die gewünschten Änderungen.

Und so geht’s: Aktiv- oder Passiv-Konto temporär zum Grundbuch ernennen:

• Wählen Sie „Spezial“ in timeSensor LEGAL auf der Bereichsleiste.
• Klicken Sie oben in der Funktionsleiste auf „Buchhaltung“ und wählen Sie „Kontenplan“.
• Suchen Sie das gewünschte Konto, und mit einem Doppelklick, öffnen Sie dessen Details.Auf der Tab „Geldkonto“ klicken, und die Box „Dient als Geldkonto“ auswählen, Speichern Sie die Änderungen.
• Jetzt können Sie im Bereich „Finanzen“ in der Funktionsleiste unter „Geldkonten“ das frisch geänderte Konto auswählen und die gewünschte Umbuchung vornehmen.
• Danach bitte nicht vergessen, den Status „Dient als Geldkonto“ auszuklicken.

Sehen Sie die Umbuchungen in den Bilanzkonten im Bildern:

Querbuchungen in Konten der Erfolgsrechnung

Es wird empfohlen ein neues Passiv-Konto nur für diesen Zweck zu eröffnen. Die gewünschte Umbuchung wird mit zwei oder mehreren Buchungssätzen über dieses Konto erreicht.

Und so geht's: Querbuchungen erfassen

• Wählen Sie „Spezial“ in timeSensor LEGAL auf der Bereichsleiste.
• Klicken Sie oben in der Funktionsleiste auf „Buchhaltung“ und wählen Sie „Kontenplan“.
• Klicken Sie auf den „Plus“ Button, um ein neues Konto zu eröffnen.

Im Tab „Einstellungen“ geben Sie dem neuen Konto eine Nummer (zum Beispiel „2990“), einen Namen (zum Beispiel „Querbuchung“). Stellen  Sie die Kontoart auf passiv.

Im Tab „Geldkonto“ klicken Sie die Box „Dient als Geldkonto“ an und speichern Sie die Änderungen.

Jetzt können Sie im Bereich „Finanzen“ in der Funktionsleiste unter „Geldkonten“ das frisch erstellte Konto auswählen und die gewünschte Querbuchung vornehmen.

Nicht vergessen: „Eingang“ ist gleich „Soll“ und „Ausgang“ ist gleich „Haben“!

Sehen Sie die Querbuchung im Bildern:

Support   29. Juli 2015  

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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Datum in Ihre Vorlage einzubauen. Dieser Eintrag zeigt, wie sich die verschiedenen Varianten unterscheiden. Es wird vorausgesetzt, dass Sie mit der Erstellung von Vorlagen vertraut sind. Ansonsten studieren Sie bitte die Videos im entsprechenden Bereich.

Option 1: Einfügen von Datumsfeldern

Natürlich können Sie ein 4D Datenbankfeld direkt in Ihre Vorlage einbauen. Sie haben im Einfügedialog die Möglichkeit, die Darstellung zu beeinflussen:

Der Einbau eines Feldes in Ihre Vorlage wird allerdings dann zum Nachteil, wenn Sie fremdsprachige Vorlagen ausdrucken möchten. Die Datenbank wird nämlich das Datum in der Sprache des Betriebssystems zurückgeben.

Option 2: Verwendung von “UTI_GetLetterDate”

Sie können die Funktion "UTI_GetLetterDate" verwenden. Da Sie dieser Funktion als erstes Argument die Sprache mitgeben können, kommt das Datum in der entsprechenden Sprache zurück (der Monatsname wird ausgeschrieben). Mit nur einem Argument, wird das Tagesdatum zurückgegeben. Als (optionales) zweites Argument kann ein Datenbankfeld übergeben werden. So können Sie zum Beispiel das Rechnungsdatum in der gewünschten Sprache ausgeben lassen.

Option 3: Verwendung von ”GEN_INSERT”

Der Ausdruck "GEN_INSERT" erlaubt Ihnen, Ort und Datum einzufügen. Das erste Argument bestimmt, welches Datum verwendet werden soll:
"letterdate" gibt das Datum des Datensatzes zurück (also z.B. der zugrunde liegenden Rechnung)
"currentdate" gibt das aktuelle Tagesdatum zurück
Als zweites Argument können Sie einen Sprachcode mitgeben, also z.B. "de", "fr", "en", etc.

Gegenüberstellung

Die nachfolgende Aufstellung zeigt die verschiedenen Ausdrücke und das erzielte Resultat (hier am Beispiel einer englischsprachigen Vorlage).

Support   29. Juli 2015  

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Briefköpfe werden unter Windows als einzelne Bildblöcke, welche an spezifischen Koordinaten erscheinen, hinterlegt. Die Koordinaten beziehen sich dabei auf die Standard Bildschirmauflösung.

Bitte beachten Sie, dass wenn Sie die Bildschirmauflösung in den Windows Systemsteuerungen verändern, z.B. auf 125% oder auf 150%, dass dann der Briefkopf nicht mehr korrekt positioniert wird. Deshalb sollten Sie in einer Kanzlei eine einheitliche Einstellung wählen. Alternativ können Sie natürlich auch Briefpapier-Varianten für die verschiedenen Auflösungen erstellen.

Support   29. Juli 2015  

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Mandat löschen

Um ein Mandat zu löschen, auf dem noch keine Leistungen erfasst worden sind, verwenden Sie den grauen "Minus"-Button am Fuss der Mandatsliste.

Sobald Leistungen erfasst worden sind, verschwindet der "Minus"-Button und ein Mandat kann nicht mehr durch einen Klick gelöscht werden. Falls Sie ein Mandat trotzdem löschen möchten, müssen Sie zuerst alle Leistungen im Mandat auswählen und diese auf ein anderes Mandat transferieren oder löschen.

Leistungen transferieren

Selektieren Sie die Leistungen und wählen Sie im Aktionsmenu rechts unten im Fenster den Befehl "Übertragen auf". Wählen Sie nun im Menu das Mandat aus, auf welches die Leistungen übertragen werden sollen.

Leistungen löschen

Leistungen mit einem weissen Hintergrund können ohne Weiteres gelöscht werden.

Leistungen mit hellblauem Hintergrund stammen aus den persönlichen Mitarbeiter Timesheets. Sie können diese zwar im Dossier löschen, das bewirkt aber nur, dass die Leistungen auf "nicht verrechenbar" gestellt werden. Die Leistungen müssen auch noch in den Mitarbeiter-Timesheets gelöscht werden.

Rechnungen

Wenn bereits Rechnungen erstellt wurden, können Sie das Mandat erst löschen, wenn auch die betreffenden Rechnungen gelöscht wurden.

Dokumente

Entwürfe und archivierte Dokumente werden vom Löschen des Mandates nicht betroffen. Sie verlieren lediglich die Zuordnung zum gelöschten Mandat, bleiben aber weiterhin im Dossier unter "Entwürfe" bzw. "Archiv" sichtbar.

Support   29. Juli 2015  

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In timeSensor LEGAL gilt eine Rechnung, solange sie sich noch in den "Ungedruckten Rechnungen" befindet, als provisorisch. Löschen Sie die Rechnung, so wird die Rechnungsnummer in den Pool der wieder verwendbaren Nummern gelegt und bei der nächsten Rechnungserstellung automatisch wieder gezogen. Deshalb können Sie eine probehalber erstellte Rechnung ohne Weiteres wieder löschen und neu anlegen; die Rechnungsnummer wird in der Regel dieselbe bleiben.

Rechnung löschen oder gutschreiben?

Ist die Rechnung finalisiert worden und befindet sich entsprechend in den "Offenen Rechnungen", so ist die Nummer definitiv vergeben. Löschen Sie jetzt die Rechnung, zum Beispiel weil der Mandant eine Korrektur veranlasst, so können Sie die ausgestellte Rechnung entweder gutschreiben (also eine Gutschrift erstellen), oder Sie können Sie löschen. Hierzu bringt timeSensor LEGAL die nebenstehende Abfrage.

Meist wird man sich aus Gründen der Transparenz dafür entscheiden eine Gutschrift zu erstellen. Es kann aber auch Fälle geben, wo sich die Erstellung einer Gutschrift nicht lohnt.

Angenommen Sie erstellen für einen neuen Mandanten eine Vorschussrechnung und senden ihm diese zu. Nun entscheidet sich der Mandant kurzfristig, doch einen anderen Rechtsanwalt zu beauftragen. In diesem Fall können Sie sich die Erstellung der Gutschrift auch schenken und stattdessen die Vorschussrechnung einfach wieder löschen.

Selbst im gestrengen Deutschland ist eine zahlenmässige Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern nämlich nicht zwingend. Einzig die Einmaligkeit der erteilten Rechnungsnummer muss gewährleistet sein.

Im Beispiel der Vorschussrechnung ist es zwecks interner Dokumentation aber sinnvoll, dass Sie der PDF Kopie der gestellten Vorschussrechnung (welche sich ja immer noch im Dokumentenarchiv befindet) eine entsprechende Aktennotiz beilegen.

Weitere Infos zum Thema Rechnungsnummern finden Sie hier.

Rechnungsnummern beeinflussen

Im Bereich "Einstellungen", im Fenster "Parameter" können Sie die Nummerierung der Rechnungen beeinflussen. Allenfalls möchten Sie die Rechnungsnummer hochsetzen; der Mandant braucht beispielsweise nicht zu wissen, dass er die allererste Rechnung der neu gegründeten Kanzlei erhält.

Ausserdem kann hier auch auf den Pool der wiederverwendeten Rechnungen zugegriffen werden. In der Regel verwaltet timeSensor LEGAL diesen Pool aber selbständig und ein manueller Eingriff ist nicht notwendig.

Support   15. August 2015  

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Wenn Sie mit timeSensor LEGAL eine Rechnung anlegen, so bleibt diese vorerst in der Liste der "Ungedruckten Rechnungen" stehen. Auch timeSensor LEGAL selbst kann automatisiert Rechnungen erstellen und auch diese erscheinen in den "Ungedruckten Rechnungen". Wenn Sie diese Rechnungen nun nicht gleich ausdrucken, sondern selbige einige Tage liegen bleiben, ist es sinnvoll, vor dem Rechnungsdruck das Datum auf das Druckdatum zu aktualisieren. Dies können Sie einerseits im geöffneten Rechnungsdatensatz bewerkstelligen, indem Sie die Rechnung durch Klicken auf das kleine Schloss entriegeln und anschliessend im Aktionsmenu neben dem Datum das gewünschte Rechnungsdatum eingeben. Noch einfacher geht es aber direkt in der Liste der "Ungedruckten Rechnungen". Selektieren Sie hier die Rechnungen, deren Datum Sie aktualisieren möchten, und wählen Sie im Menu "Werkzeuge" den Befehl "Anpassen...", "Rechnungsdatum setzen". So können Sie beliebige Rechnungen ganz einfach vor- oder rückdatieren.

Remo Gemperli   30. April 2019  

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Es kann vorkommen, dass man ein in einem Dossier erfasstes Mandat gerne in ein anderes Dossier transferieren möchte, zum Beispiel weil:

• ein Mandant irrtümlich beim falschen Mandanten erfasst wurde
• innerhalb einer Holding Struktur das Mandat nachträglich besser bei einer anderen Firmen angesiedelt werden soll

Sofern für das Mandat noch keine Buchungen oder Rechnungen angelegt wurde, können Sie das Mandat ganz einfach per Drag & Drop von einem Dossier in ein anderes Dossier bewegen. Verbundene Daten wie schon erfasste Leistungen, Entwürfe, Dokumente, etc. werden automatisch mit transferiert.

Sofern bereits Buchungen oder Rechnungen bestehen, müssen Sie das Mandat im alten Dossier abschliessen, im neuen Dossier ein neues Mandat erstellen und die gewünschten Daten manuell in das neue Mandat transferieren.

Support   3. August 2015  

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Dieser Eintrag beschreibt, was Sie beim Ein- oder Austritt von Mitarbeitern in timeSensor LEGAL beachten sollten. Sie benötigen hierzu Administratorenrechte.

Eintritt von Mitarbeitern

1. Erfassen der Mitarbeiteradresse

Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter" und fügen Sie die Adresse des neuen Mitarbeiters hinzu. Tipp: Selektieren Sie den Datensatz der Kanzlei, bevor Sie auf den Plus Button klicken. Dadurch wird der neue Mitarbeiter direkt als Mitarbeiter der Kanzlei hinzugefügt. Öffnen Sie danach das neu erstellte Dossier des Mitarbeiters, klicken Sie auf den "Home" Button und fügen Sie noch die Privatadresse hinzu.

2. Erfassen eines Benutzerkontos

Damit der neue Mitarbeiter timeSensor LEGAL benutzen kann, müssen Sie für ihn ein Benutzerkonto anliegen. Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf den Button "Benutzer" und fügen Sie ein neues Benutzerkonto hinzu. Vergessen Sie nicht, im Benutzerkonto die zuvor angelegte Mitarbeiteradresse zu verbinden. Hierzu dient das Feld "Benutzeradresse". Der neue Benutzer muss auf der Seite "Login" Mitglied von mindestens einer Benutzergruppe sein, sonst können Sie den Datensatz nicht speichern. Wenn der Mitarbeiter als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten sie ihm auch ein passendes Icon zuweisen. Tipp: nach dem Anlegen des neuen Mitarbeiters, können Sie im "Benutzereditor" den neuen Datensatz per Drag & Drop so einordnen, dass er in Bezug auf die Kanzleihierarchie an die richtige Stelle zu liegen kommt. Dies steuert auch die Position des Namens im Anmeldedialog.

3. Erfassen als Sachbearbeiter (Option)

Sofern der neue Mitarbeiter aktiv als Sachbearbeiter in der Kanzlei mitarbeitet, sollten Sie ihn als Sachbearbeiter anlegen. Dadurch erhält er auch einen persönlichen Arbeitsbereich. Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf das Menu "Basisdaten" und wählen Sie "Sachbearbeiter". Klicken Sie auf den grossen "Plus" Button, um den Mitarbeiter als Sachbearbeiter hinzuzufügen. Optionen. Tipp: wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter wirken soll, einmal durchführen.

Austritt von Mitarbeitern

1. Nachfolger zuordnen

Stellen Sie sicher, dass dem ausgetretenen Mitarbeiter keine Mandate oder Mandanten mehr zugeordnet sind. Weisen Sie diese allenfalls anderen Mitarbeitern zu.  Am einfachsten geht dies, indem Sie Ihre Mandanten bzw. Mandate in den jeweiligen Listen nach dem Sachbearbeiter filtrieren und anschliessend über das Menu "Werkzeuge", "Anpassen", "Mandatsführer setzen" einem anderen Mitarbeiter zuweisen.

2. Mitarbeiteradresse auf "inaktiv" setzen

Begeben Sie sich in die Adressverwaltung, klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter" und öffnen Sie das Dossier des Mitarbeiters durch Doppelklick. Stellen Sie die Adresse auf "Inaktiv" und speichern Sie den Datensatz. Die Adresse erscheint jetzt grau in der Liste. Sofern Sie im Dossier nichts von Belang gespeichert haben, können Sie es alternativ natürlich auch löschen.

3. Benutzerkonto deaktivieren

Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf den Button "Benutzer" und öffnen Sie das Benutzerkonto. Deaktivieren Sie das Konto auf der Seite "Login". Der Benutzer erscheint nun nicht mehr im Login Dialog und beansprucht auch keine Lizenz mehr.

4. Sachbearbeiter löschen

Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf das Menu "Basisdaten" und wählen Sie "Sachbearbeiter". Selektieren Sie den Sachbearbeiter-Datensatz des ausgetretenen Mitarbeiters und löschen Sie diesen. Bitte beachten Sie, dass der Sachbearbeiter-Datensatz im Hintergrund in der Datenbank verbleibt, damit Leistungen dieses Sachbearbeiters auch nachträglich noch zugeordnet werden können. Tipp: wenn Sie in Ihrer Kanzleisoftware mehrere Entitäten angelegt haben, so müssen Sie diesen Schritt für jede Entität, in welcher der neue Mitarbeiter als Sachbearbeiter wirken soll, einmal durchführen.

Support   4. September 2015  

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timeSensor LEGAL markiert in den Debitoren, Liste "Offene Rechnungen" die zur Mahnung fälligen Rechnungen mit einem grauen Punkt. Dieser Beitrag beschreibt, wie timeSensor LEGAL errechnet, ob ein grauer Punkt gezeigt werden soll oder nicht.

Ausgangspunkt der Berechnung für die erste Mahnung ist das Rechnungsdatum. Sie finden dieses im Rechnungsdatensatz oben angezeigt. Die nachfolgende Bildsequenz zeigt, wie Sie das Rechnungsdatum einer bestehenden Rechnung bei Bedarf ändern können:

Ausgangspunkt der Berechnung für weitere Mahnung ist das Datum der letzten Mahnung. Sofern die Rechnung noch nicht zur nächsten Mahnung fällig ist, können Sie den Mahnstatus editieren. Sie können zum Beispiel das Datum der vorherigen Mahnung verändern oder die letzte Mahnung löschen.

Zum Rechnungsdatum (oder Datum der letzten Mahnung) hinzugezählt werden die Einstellungen der aktuellen Mahnstufe des der Rechnung zugeordneten Mahnschemas:

Schliesslich wird noch eine Toleranz hinzugerechnet. Diese beträgt standardmässig fünf Tage. Hinweis: wenn Sie die Toleranz verändern möchten, so wenden Sie sich bitte an die Hotline, da dieser Parameter nicht auf der GUI implementiert ist.

Somit können wir die Ausgangsfrage beantworten: timeSensor LEGAL setzt den grauen Punkt, wenn das Rechnungsdatum (oder Datum der letzten Mahnung) plus die Zahlungsfrist gemäss aktueller Mahnstufe des zugeordneten Mahnschemas plus Toleranz kleiner ist als das Tagesdatum.

Support   17. Februar 2016  

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Die Technik "Copy/Paste" ist aus der Textverarbeitung hinlänglich bekannt. Weniger bekannt ist hingegen, dass Sie "Copy/Paste" mit bestimmten Einschränkungen auch mit timeSensor LEGAL verwenden können.

"Copy" aus Listen

Die von timeSensor LEGAL angezeigten Listen verfügen über ein etwas verstecktes, aber sehr nützliches Feature: per Rechtsklick auf die Liste können Sie das Menu "Kopieren" aufrufen. Dieses erlaubt Ihnen, die selektierten Datensätze, so wie sie am Bildschirm stehen, in die Zwischenablage zu übernehmen.

Kombinieren Sie dieses Feature mit der Möglichkeit, die Listendarstellung flexibel nach Ihren Bedürfnissen einzurichten (siehe Video A2 der Grundschulung), so können Sie sehr einfach die gewünschten Daten kopieren und z.B. in Excel übernehmen.

Copy/Paste von Leistungszeilen

Das Copy/Paste von Leistungszeilen innerhalb des Timesheets, sowie zwischen Timesheet und Dossier wird durch eine spezielle Programmierung ebenfalls unterstützt. Halten Sie beim Einfügen der zuvor kopierten Leistungszeilen die Alt-Taste gedrückt, so werden die Leistungen beim Einsetzen automatisch auf das aktuell ausgewählte Mandat transponiert, womit auch eine Neuberechnung der Preise gemäss der im ausgewählten Mandat hinterlegten Preisliste verbunden ist.

Copy/Paste aus Feldern und Zellen

Kopieren aus Datenbankfeldern ist ebenfalls möglich. Beim Einfügen "Paste" von Daten in Datenbankfelder oder Tabellen ist jedoch Vorsicht geboten, denn Text ist nicht immer Text.

Wenn Sie Textabschnitte aus einer Homepage oder einer HTML eMail kopieren, so kann dieser Text unsichtbare Steuerzeichen oder sonstigen schadhaften Code beinhalten, den Sie zu diesem Zeitpunkt dann in Ihre timeSensor Datenbank kopieren. Es gilt das Prinzip “Garbage In, Garbage Out,”: werden versteckte Steuerzeichen oder schadhafter Code in die Datenbank gespeichert, so kann dies das Verhalten von timeSensor beeinflussen. Bestimmte unsichtbare Steuerzeichen können zum Beispiel den Druck unterbrechen, so dass beim Ausdruck einer Vorlage die Daten nur bis zu diesem versteckten Steuerzeichen ausgedruckt werden. Wir raten deshalb, keine Daten aus Web Seiten oder HTML eMails direkt in Datenbankfelder zu kopieren.

Support   6. Juli 2016  

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Wenn das Speichern eines 4D Write Entwurfes fehlschlägt (zum Beispiel infolge eines Absturzes oder eines Netzwerkproblems), so kann es vorkommen, dass das Dokument in den Entwürfen nicht auftaucht.

Durch ALT + Klicken auf den "Plus" Button, wird timeSensor die Datenbank nach nicht korrekt gespeicherten Entwürfen durchsuchen und diese wenn möglich wieder herstellen.

Support   30. September 2016  

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Sie können in timeSensor LEGAL ein Ehepaar in einem einzigen Dossier führen oder über zwei getrennte (aber miteinander verbundene) Dossiers abbilden.

Führung des Ehepaars in einem gemeinsamen Dossier

Im Normalfall wird ein Ehepaar aus praktischen Überlegungen in einem einzigen Dossier abgebildet. Wählen Sie in diesem Fall als Anrede "Herr und Frau". Wenn das Ehepaar über denselben Nachnamen verfügt, so erfassen Sie den gemeinsamen Nachnamen und beide Vornamen im Vornamenfeld:

Sind die Namen der Ehepartner verschieden, so können Sie den zweiten Ehepaar in das Feld "Zusatz" schreiben:

Führung des Ehepaars in zwei getrennten Dossiers

In Ausnahmefällen kann das Ehepaar natürlich auch über getrennte Dossiers abgebildet werden. Verknüpfen Sie dann die Dossiers miteinander, zum Beispiel indem Sie eine geeignete Beziehung "Eheparter1 - Ehepartner2" anlegen. Das ist aber nur dann sinnvoll, wenn Sie das Ehepaar nicht gemeinsam anschreiben.

Support   6. Oktober 2016  

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Aufgrund der vielen Einstellungsmöglichkeiten, kann das Anlegen eines neuen Mandates einige Zeit beanspruchen. Um Zeit zu sparen, und um zu gewährleisten, dass Ihre Mandate konsequent einheitlich eröffnet werden, empfiehlt sich deshalb die Verwendung von Vorlage-Mandaten und/oder Vorlage-Mandanten.

Was ist ein Vorlage-Mandat?

Ein Vorlage-Mandat ist ein Mandat, welches mit allen Einstellungen vorkonfiguriert wird und so als Vorlage für neue Mandate dient. Sie ersparen sich damit mühselige Konfigurationsarbeit. Übernommen werden nebst den eigentlichen Mandatseinstellungen auch die Verknüpfungen zu Adressen und weitere verbundene Daten des Vorlage-Mandats:

• Kommentare
• Termine, Fristen und Wiedervorlagen
• Vorlagen
• Dokumente

Ein Vorlage-Mandat kann grundsätzlich in einem beliebigen Dossier angelegt werden. Sie können es zum Beispiel im Dossier eines Grosskunden anlegen, oder Sie legen gleich ein spezifisches Dossier an, welches nur zum Zweck der Vorlage dient, sie erstellen also einen "Vorlage-Mandanten".

Was ist ein Vorlage-Mandant?

Ein Vorlage-Mandant ist ein Mandant, bei welchem eines oder mehrere Mandate mit allen Einstellungen vorkonfiguriert sind, so dass sie als Vorlagen für neue Mandate dienen können. Hier wird das Konzept also insofern erweitert, als dass ein Vorlage-Mandant eine beliebige Anzahl von Mandaten oder Untermandaten haben kann. Sie können somit eine ganze Mandatsstruktur mit einem Klick übernehmen und sparen sich die ganze Konfigurationsarbeit. Ansonsten ist das Prinzip dasselbe und auch hier werden nicht nur die Mandatseinstellungen übernommen, sondern auch die Verknüpfungen zu Adressen und weitere verbundene Daten.

Wie konfiguriere ich Vorlage-Mandate oder Vorlage-Mandanten?

Erstellen Sie ein Dossier, welches nur zum Zweck der Vorlage dient. Dies ist Ihr Vorlage-Mandant. Das Dossier kann sich in einem beliebigen Bereich befinden, gut bewährt hat sich aber die Anlage im Bereich "Mitarbeiter", da hier nicht alle Benutzer zugreifen können. Das Einrichten von Vorlage-Mandanten bzw. Vorlage-Mandaten ist natürlich Sache des Programmadministrators.

Damit die Vorlage-Mandanten bzw. die Vorlage-Mandate vom Programm als solche erkannt und bei der Mandatsanlage vorgeschlagen werden, müssen Sie diese in den Parametern (Einstellungsbereich) zuweisen. Klicken Sie im Parameterfenster auf "Finanzen" und klicken Sie auf "Vorlage-Mandant". Klicken Sie auf den (+) Button, um den Selektor aufzurufen. Ziehen Sie die erstellten Vorlage-Mandate wie üblich per Drag & Drop vom Selektor in den Bereich der Vorlage-Mandanten. Das sieht für das obige Beispiel wie folgt aus:

Wenn Sie ein einzelnes Mandat, welches sich nicht zwingend im Dossier eines Vorlage-Mandanten befinden muss, als Vorlage verwenden möchten, so klicken Sie auf "Vorlage-Mandate". Hier legen Sie mit dem (+) Button eine neue Zeile an und tippen einige Buchstaben des Mandanten, in dessen Dossier sich das Vorlage-Mandat befindet:

Wozu dienen die Standardwerte?

Wenn Sie auf den Radio Button "Standardwerte" klicken, so können Sie Standardwerte für neue Mandate vorgeben. Diese Standardwerte dienen als "Fallback" Einstellungen. Wenn Sie keine Vorlage-Mandanten oder Vorlagen-Mandate haben, oder bei der Mandatsanlage keine Vorlage auswählen, so versucht timeSensor LEGAL für das neue Mandat trotzdem sinnvolle Einstellungen vorzuschlagen. Hierzu wählt timeSensor LEGAL

• die Einstellungen aus den Standardwerten, oder
• die Einstellungen aus dem neusten ("obersten") Mandat des aktuellen Mandanten

Woher timeSensor LEGAL die Einstellungen übernimmt, hängt vom Menu "Anlegen gemäss" ab.

Anlegen eines neuen Mandates

Sofern Sie nun also Vorlagen-Mandanten oder Vorlagen-Mandate definiert haben, wird Ihnen timeSensor LEGAL beim Anlegen eines neuen Mandates automatisch die Liste mit den Vorlagen präsentieren. Wählen Sie in der Liste das passende bzw. die passenden Mandate aus. Die Mandate werden nun automatisch im Dossier angelegt.

So konnte im Dossier "Ivan Kaufmann" mit wenigen Klicks die ganze Mandatsstruktur für einen M&A Fall eingefügt werden:

Sollten Sie nichts auswählen und auf "Weiter" klicken, so eröffnet timeSensor LEGAL ein neues Mandat mit den Standardwerten oder gemäss dem letzten Mandat desselben Mandanten.

Support   16. Januar 2017  

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timeSensor LEGAL ist zwar keine Stempeluhr, weiss aber, um welche Zeit sich ein Mitarbeiter am System anmeldet und wann er sich wieder abmeldet. Dies kann genutzt werden, um eine Präsenzzeitkontrolle aufzubauen, was insbesondere für angestellte Mitarbeiter nützlich sein kann. Ausserdem ist die neue Funktion auch sehr praktisch für die Zeiterfassung.

Vorbereitung

Instruieren Sie Ihre Mitarbeiter, dass sie sich zu Arbeitsbeginn in timeSensor LEGAL einloggen und für die Mittagspause ausloggen. Verlangen Sie überdies, dass am Tagesende im Timesheet Präsenzzeit und Timesheet Eintragungen ausgeglichen sein müssen. Ausserdem muss die Option "Präsenzzeitkontrolle aktivieren" in den Benutzereinstellungen für jeden Mitarbeiter, welcher die neue Funktion nutzen möchte, einmal aktiviert werden:

Führen der Präsenzzeitkontrolle

Im Timesheet zeigt sich oben rechts nun ein kleiner Triangel, mit welchem eine neue Seitenleiste ausgeklappt werden kann:

Der neue Balken bietet im unteren Bereich die Möglichkeit, die Präsenzzeit zu erfassen. timeSensor LEGAL führt hier die Login Informationen automatisch auf. Die letzte Zeit steht auf "0:00", was bedeutet, dass das letzte Logoff noch nicht erfolgt ist und die Zeitmessung somit bis zur aktuellen Zeit erfolgt.

Das Total der aufgeführten Präsenzzeiten wird grafisch mit einem blauen Balken angezeigt. Der grüne Balken dagegen zeigt die im Timesheet erfassten Zeiten an. Wenn der Mitarbeiter den ganzen Tag im Büro verbracht hat, so sollte am Schluss des Tages der blaue Balken dem grünen Balken entsprechen. Damit hat der Mitarbeiter alle Zeiten vollständig im Timesheet erfasst.

Die Differenz zwischen dem blauen und dem grünen Balken ist die "Differenz" und wird rot dargestellt. Die Differenz wächst mit jeder Minute Präsenzzeit und vermindert sich nach Massgabe des Eintrages in das Timesheet. Besonders praktisch ist die Möglichkeit, durch Klicken auf "Differenz", die aufgelaufene Zeitdifferenz mit einem Klick in das Timesheet zu befördern.

Support   16. Januar 2017  

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So vermeiden Sie Interessenskonflikte

1. Vorprüfung

• ist er in der Datenbank bereits als Gegenpartei oder als Mitarbeiter erfasst?
• ist er über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Gegenpartei erfasst ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
• ist er in einem Mandat als Gegenpartei verbunden?
• ist er über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Gegenpartei mit einem Mandat verbunden ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
• ist er in etwaigen angebundenen Datenbanken als Gegenpartei erfasst

• ist sie in der Datenbank bereits als Mandantin oder als Mitarbeiter erfasst?
• ist sie über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, welcher als Mandant erfasst ist? Hier werden hierarchische Beziehungen in beliebiger Tiefe berücksichtigt.
• besteht für sie in der Datenbank ein Mandat?
• ist sie über eine relevante Beziehung mit einem Kontakt verbunden, für welchen ein Mandat besteht?
• ist sie in etwaigen angebundenen Datenbanken als Mandant erfasst?

2. Nachprüfung

Support   17. Mai 2018  

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Sie können mit timeSensor LEGAL eine Liste der Leistungen ausdrucken, welche zu einem bestimmten Stichdatum noch nicht abgerechnet waren. So gehen Sie vor:

Selektion der Leistungen

Klicken Sie im Bereich "Finanzen" auf den Button "Mandate", um die Mandatsliste anzuzeigen. Im Fussbereich der Mandatsliste klicken Sie auf den kleinen Triangel, um die erweiterten Suchoptionen einzublenden. Tragen Sie im Feld "Bis" das gewünschte Stichdatum ein (z.B. 31.3.2016).

Druck der Liste

In einem zweiten Schritt, müssen Sie nun die entsprechende Liste drucken. Klicken Sie auf den Druckbutton und wählen Sie die  "OP Liste historisch". Nun wird die Liste ausgedruckt:

Erstmaliges Anlegen der Liste

Da es sich um eine relativ neue Funktion in timeSensor LEGAL handelt, könnte es sein, dass die Liste "OP Liste historisch" in Ihrer Datenbank noch nicht angelegt ist. Sie können diese wie folgt anlegen (sofern Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen):

• Laden Sie hier die Liste herunter und entzippen Sie diese
• Klicken Sie im Auswahlfenster für Vorlagen auf den Aktionsbutton und wählen Sie "Neue Liste"
• Benennen Sie die neue Vorlage mit "OP Liste historisch" (oder einem anderen Namen Ihrer Wahl)
• Wählen Sie im kleinen Menu "Datei" die Position "Öffnen" und öffnen Sie die zuvor heruntergeladene und entzippte Liste
• Speichern Sie die neue Vorlage durch Klicken von "OK"
• Ihre Druckvorlage kann nun verwendet werden.

Support   18. Juli 2018  

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Oft erstellt man für die Klientel eine Vorschussrechnung für die zu erwartenden Kosten. Aber was ist, wenn am Ende der Vorschuss die eigentlichen Kosten der Dienstleistungen überschreitet?

Vorschuss verbuchen

Zuerst erstellen Sie die Vorschussrechnung wie gewohnt und verbuchen diese beim Zahlungseingang.

Im Verlauf der Zeit sammeln sich die Leistungen im Dossier an, bis das Mandat abgerechnet werden kann.

Rechnung erstellen

Wenn es so weit ist, erstellen Sie die Rechnung für die aufgelaufenen Leistungen. Diese Rechnung müssen Sie nicht drucken und noch nicht verbuchen, da der Klient noch einen Saldo zu seinen Gunsten hat.

Vorschuss gutschreiben

Bevor die Rechnung verbucht werden kann, muss die Vorschussrechnung gutgeschrieben werden. Dadurch wird der Vorschuss auf das Konto „durchlaufende Posten“ verbucht und kann somit frei über alle Mandate im Dossier des Mandanten verteilt werden.

Rechnung verbuchen

Nun kann die End-Rechnung mit dem gutgeschriebenen Saldo ausgeglichen werden. Bei der Verbuchung ist zu bemerken, wie das Guthaben des Vorschusses verwendet wird und somit ein Saldo auf dem Konto Durchlaufende Posten übrigbleibt. Dieser Saldo, der sich auf dem Konto „durchlaufende Posten“ befindet, kann für andere Mandate verwendet werden.

Support   2. Oktober 2018  

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Falls Sie «Stammkunden» haben, welche bei Ihnen jeden Monat (jedes Quartal, jedes Jahr) dieselbe Pauschalrechnung erhalten sollen, dann bietet TSL ein praktisches kleines Feature, mit dem Sie sich automatisch Rechnungen mit dazu passender Pauschalleistung generieren lassen können.

Die Funktion verbirgt sich in der Automatischen Rechnungsgenerierung. Gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie die Einstellungen des gewünschten Mandates und klicken Sie auf den Tab «Fakturierung», wo Sie unter der Rubrik «Automatische Rechnungsstellung» die Option «Periodisch nach Plan» selektieren. Am rechten Rand erscheint nun ein zusätzliches Fenster, wo Sie über das Zahnradsymbol einen «Plan erstellen» können.

Im nächsten Fenster wählen Sie bitte die Periodizität mit der Sie die automatisch generierten Rechnungen von TSL erstellt haben möchten. Das Auswahlfenster lässt jede erdenkliche Periode zu. Im Beispiel hier erstellen wir eine Rechnung an jedem 1. Tag eines Monates für eine Dauer von 12 Monaten.

Damit hätten Sie nun dem System gesagt, dass es automatische Rechnungen anlegen soll, nun müssen Sie aber noch die automatische Pauschalleistung hinzufügen. Dafür selektieren Sie bitte alle Daten im neuen Fenster (cmd+A) und wählen über das Aktionsmenu die neue Option «Selektion ändern».

In der nun erscheinenden Eingabemaske können Sie über die Option «Automatisch generierte Leistung» eine Leistungskategorie Ihrer Wahl selektieren. In unserem Beispiel ist die beste Leistung das «Pauschalhonorar» welchem sie an dieser Stelle einen passenden Leistungstitel geben können. Der Leistungstitel wird normalerweise in den Rechnungsdetails dem Mandanten gegenüber ausgewiesen, wählen Sie also etwas Aussagekräftiges, wie zum Beispiel «Pauschalhonorar gemäss Abmachung».

Geben Sie zusätzlich noch den zu verrechnenden Betrag ein und bestätigen Sie über OK.

Das wär’s. TSL wird nun jeden Monat eine neue Pauschalleistung in diesem Mandat anlegen und diese sogleich automatisch verrechnen. Sie müssen die Rechnung dann nur noch kontrollieren, ausdrucken und verschicken.

Support   17. Dezember 2018  

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Voraussetzungen

Um ungedruckte Rechnungen per E-Mail zu senden, wird vorausgesetzt, dass die E-Mail-Schnittstelle eingerichtet wurde. Zusätzlich muss eine ungedruckte Rechnung vorhanden sein und der Rechnungsempfänger muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Dieser Beitrag zeigt, wie das geht

Einstellungen für eine Rechnung per E-Mail

Bitte überprüfen Sie auch, dass die Ausgabeoptionen auf Konditional, Alle Medien gesetzt ist. Damit Ihr Kunde nicht einfach die Rechnung bekommt, können Sie hier auch eine Standardmail hinterlegen. Dazu mehr im Kapitel "Hinterlegen eines E-Mail Textes".

Das erste Fenster erreichen Sie durch klicken auf das Einstellungen-Symbol unten rechts, dann einen Klick auf Parameter, dann wechseln Sie zum Menu Finanzen und wählen im Dropdown Menu der Rechnungsvorlagen den Vorlagen Editor. Anschliessend klicken Sie auf den blauen Ordner in der Mitte des neuen Fensters.

Anschliessend wählen Sie beim neuen Fenster auf der rechten Seite Rechnungen aus und klicken oben rechts auf Ausgabeoptionen. Dort setzen Sie die Dropdown-Menus auf Konditional und Alle Medien. Im unteren rot markierten Kästchen muss das Argument INV_isDocument(«invoice») stehen.

Hinterlegen eines E-Mail Textes

Um nicht nur die Rechnung allein per E-Mail zu senden, braucht es eine E-Mail Textvorlage. Erstellen Sie bei den Folgedokumenten der ausgewählten Rechnung eine E-Mail Textvorlage. Klicken Sie dann auf Ausgabeoptionen oben rechts und setzen Sie die Ausgabe auf "Immer" und "Nur Mail".

Hinterlegen einer E-Mail-Adresse

Im Dossier des Rechnungsempfängers müssen Sie eine E-Mail-Adresse, wie in der Grafik rot markiert, hinterlegen.

Senden einer Rechnung per E-Mail

Anschliessend wechseln Sie zum Bereich Finanzen, wo Sie unter Debitoren ungedruckte Rechnungen finden. Wählen Sie den Rechnungsdatensatz aus und klicken Sie unten rechts auf das Druckersymbol. Anschliessend klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil beim Feld Entwurf und wählen Sie "Mail an …". Danach können Sie den Inhalt des E-Mail bearbeiten und absenden.

Sie haben auch die Möglichkeit Rechnungen per E-Mail zu senden, ohne eine Schnittstelle eingerichtet zu haben. Über Mandanten oder Mandatsmappen können Sie auch E-Mails ohne Schnittstelle versenden.

Remo Gemperli   23. April 2019  

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Sie können Adressen durch Klicken auf das „Papierkorb“ Icon in der Adressliste löschen. Sofern es für die Adresse Mandate gibt, müssen Sie diese zunächst archivieren und können erst dann die Adresse löschen.

Die Funktion 'Löschen' bedeutet dabei nicht, dass die Datensätze komplett aus timeSensor® LEGAL entfernt werden. Sie existieren im Hintergrund der Software, in der Gruft, weiter und können jederzeit reaktiviert werden.

Wiederherstellen gelöschter Adressen

Begeben Sie sich in den Bereich „Einstellungen“
Wählen Sie im Menu „Admin“ die Funktion „Spezial“
Klicken Sie auf „Gruft“
Selektieren Sie den gewünschten Datensatz in der „Gruft“ und klicken Sie auf „Wiederherstellen“. Dadurch wird der Datensatz reaktiviert und erscheint wieder in der Adressliste.

Support   29. Juli 2015  

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timeSensor LEGAL verwendet für Adressdatensätze zwei Nummerierungsarten:

• die Datensatz ID
• den Adresscode

Die Datensatz ID wird von timeSensor LEGAL verwaltet und fortlaufend vergeben. Sie ist einmalig und unveränderbar. Alle internen Verknüpfungen in der Datenbank funktionieren via Datensatz ID. Sie finden die Datensatz ID im Dossier in der linken unteren Ecke in einem blauen Kästchen dargestellt.

Die letzen beiden Ziffern der Datensatz ID (im Bild „00“) bezeichnen die Entität. Wenn Sie in timeSensor LEGAL mehrere Entitäten verwalten, so endet die Datensatz ID mit „00“ für die erste Entität, mit „10“ für die zweite Entität, und so weiter. Eine Datensatz ID „123-10“ zeigt Ihnen also, dass der betreffende Datensatz in der Entität 2 angelegt wurde.

Der Adresscode dient ebenfalls der Nummerierung von Adressen. Allerdings sind die Codenummern der Adressdatensätze nicht zwingend einmalig und können manuell verändert werden. Adresscodes können nützlich sein, um nach einer Datenmigration die alten Adressnummern in der Form des Adresscodes weiter leben zu lassen. Andererseits können Adresscodes dazu verwendet werden, zusammengehörige Datensätze durch Verwendung desselben Codes zusammen zu bringen.

Wenn Sie Mitarbeiter einer Firma über den verkürzten Assistenten hinzufügen, wird das System diese Mitarbeiter automatisch den gleichen Adresscode zuweisen, welchen auch die Firma hat. Das vereinfacht das Finden aller zu dieser Firma gehörenden Adressen.

Im gezeigten Beispiel haben alle Mitarbeiter der Firma Muster & Sample den Adresscode 1. Der Code kann auch nachträglich geändert werden, indem Sie mit gedrückter Alt-Taste im Dossier auf die Datensatz ID unten links klicken. Nun erlaubt Ihnen das System die Eingabe eines beliebigen Adresscodes, welcher von der Datensatz ID verschieden sein kann.

Support   29. Juli 2015  

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Sie können Anreden in wenigen Schritten hinzufügen oder ändern.

• Begeben Sie sich hierzu in den Bereich „Einstellungen“.
• Unter 'Basisdaten' finden Sie den Menupunkt 'Sprachen'. Sobald Sie 'Sprachen' wählen, erscheint ein kleines Fenster in welchem Sie die Kanzleisprachen sehen.
• Ein Doppelklick reicht, um in die Maske der jeweiligen Sprache zu gelangen. In unserem Beispiel möchten wie die Anrede 'Frau Prof. Dr.' hinzufügen. Dazu wählen wir das Geschlecht 'Frau' und klicken auf das Pluszeichen.
• Ein weiteres Fenster erscheint, in welchem Sie die gewünschte Anrede eintippen können. Sie können auch die Floskel wählen und den Aufbau der Anrede. Ein Beispiel zeigt Ihnen, wie die Anrede dann dargestellt wird. Klicken Sie noch auf 'OK' und schon haben Sie eine neue Anrede hinzugefügt.
• Schliessen Sie die Eingabemaske, sowie das Fenster "Sprachen".
• Sofern Sie die neue Anrede in einem Dossier verwenden möchten, welches gerade geöffnet war, so müssen Sie das Dossier schliessen und wieder öffnen, damit die neuen Anreden sichtbar werden.

Support   29. Juli 2015  

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Falls Sie ein Land in der Länderauswahl nicht finden, können Sie dieses problemlos manuell hinzufügen.
Klicken Sie dazu auf 'Adressen' und öffnen Sie das Stammblatt eines beliebigen Mandanten. Wählen Sie die 'Länderauswahl' und scrollen Sie bis nach ganz unten wo Sie dann 'Länder ...' auswählen können.

Ein Fenster mit der Länderliste erscheint. Klicken Sie auf das blaue Pluszeichen um ein Land hinzuzufügen.

Im nächsten Fenster können Sie dann die nötigen Angaben zu dem aufzunehmenden Land machen. In unserem Beispiel fügen wir Luxemburg zu der Länderauswahl hinzu.

Falls Sie mehrere Sprachen verwenden, können Sie den Namen des Landes übersetzen, indem Sie auf das blaue Wörterbuch klicken.

Support   29. Juli 2015  

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timeSensor LEGAL erlaubt es, beliebige Sprachen als Kanzleisprachen einzurichten. Kanzleisprachen sind Sprachen, in welchen die Kanzlei gegen Aussen formell kommuniziert und in welchen somit Rechnungen oder andere Dokumente gesandt werden sollen.

Je mehr Sprachen Sie als Kanzleisprachen definieren, desto höher wird der Verwaltungs- und Pflegeaufwand der verschiedenen Übersetzungen und der Vorlagen.

Sprachen anlegen

Um eine neue Sprache anzulegen, begeben Sie sich in den Bereich „Einstellungen“. Klicken Sie auf "Basisdaten" und wählen Sie "Sprachen“. Ein kleines Fenster erscheint in welchem Sie Ihre bestehenden Sprachen sehen können. Klicken Sie auf den Plus-Button um eine Sprache hinzuzufügen.

Im Eingabefenster können Sie die neue Sprache erfassen:

• Name: hier geben Sie den Namen der Sprache ein
• ISO 639-1 Code: wählen Sie hier den ISO Code Ihrer Sprache
• Übersetzungs-Website: wenn Sie mögen, können Sie hier eine Übersetzungs-Website hinterlegen, welche Sie im Zweifelsfalls aus dem Timesheet aufrufen können, um eine Übersetzung vornehmen zu lassen.
• Anreden: hier konfigurieren Sie die gewünschten Anreden für Männer, Frauen und juristische Personen. Die Anreden sollten vollständig sein, damit die Adresserfassung einheitlich bleibt.

Übersetzungen einpflegen

Wenn Sie eine neue Sprache anlegen, müssen Sie daran denken, die Übersetzungstabelle nachzuführen und die Ausdrücke in die neue Sprache zu übersetzen.

• Klicken Sie im Bereich "Einstellungen" auf "Basisdaten" und wählen Sie „Übersetzungen“. Pflegen Sie in dieser Tabelle alle Ausdrücke in der neuen Sprache ein.
• Des Weiteren sollten Sie für alle erfassten Datensätze, welche auf Rechnungen oder in der allgemeinen Korrespondenz verwendet werden, die passenden Übersetzungen hinterlegen. Dies betrifft insbesondere:
  • Leistungsgruppen
  • Leistungen
  • Preislisten
  • Sachbearbeiterstufen
  • Länder
  • MwSt.-Sätze

  Sie finden in diesen Datensätzen jeweils neben den Textfeldern ein blaues Übersetzungs-Icon. In diesem können Sie die Übersetzung für die neue Sprache einpflegen.

• Last but not least müssen Sie für alle in der Kanzlei verwendeten Vorlagen die entsprechende Sprachversion anlegen.

Fazit

Überlegen Sie sich das Anlegen einer neuen Sprache gut, denn die Sprache ist zwar schnell angelegt, die danach notwendigen Übersetzungsarbeiten geben aber ein gerüttelt Mass an Anpassungsarbeit. Dafür belohnt Sie timeSensor LEGAL anschliessend mit einer vorbildlichen Mehrsprachigkeit in beliebigen Drittsprachen.

Support   29. Juli 2015  

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Die deutschen Orts- und Gerichtsdaten werden durch eine Amtsstelle im Bundesland Baden-Württemberg zentral verwaltet. Die timeSensor AG hat die Aktualisierungen abonniert und stellt sie ihren Kunden periodisch in der Form einer Datei zur Verfügung. Die aktuellste Version der Orts- und Gerichtsdatei können Sie hier herunterladen.

Die heruntergeladene Datei ist komprimiert ("gezippt") und muss vor dem Gebrauch dekomprimiert ("entzippt") werden. Sollten Sie nicht wissen, wie man eine Datei dekomprimiert, so wenden Sie sich bitte an Ihren IT Supporter.

Update einlesen

Um das Update einlesen zu können, müssen Sie über Administratorenrechte verfügen.

Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen" und wählen Sie im Button "Admin" die Funktion "Spezial". Klicken Sie anschliessend auf das Icon "System".

Im rechts gezeigten Dialog, wählen Sie "Update einlesen".

Selektieren Sie anschliessend das Text-Dokument mit den neuen Orts- und Gerichtsdaten und klicken Sie auf "Öffnen".

Die Datenbank wird nun aktualisiert, was einige Minuten dauern kann. Bitte unterbrechen Sie den Vorgang nicht!

Fehlermeldungen

Fehler in den Orts- und Gerichtsdaten können der Zentralen Entwicklungs- und Pflegestelle direkt gemeldet werden:

Oberlandesgericht
Gemeinsame DV-Stelle Justiz
Projektgruppe A
Zentrale Entwicklungs- und Pflegestelle für das automatisierte gerichtliche Mahnverfahren
Olgastr. 5
70182 Stuttgart
Tel. 0711 212 4141
og-datei@olgstuttgart-dv.justiz.bwl.de

Support   29. Juli 2015  

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Die eMail Schnittstelle von timeSensor® LEGAL erlaubt es, eMails inklusive Beilagen in timeSensor LEGAL zu archivieren, indem diese an ein spezielles POP3 eMail Konto gesandt werden.

• Bei ausgehenden eMails senden Sie eine BCC (Blindkopie) an das POP3 eMail Konto.
• Eingehende eMails können Sie durch die Funktion "Umleiten" oder "Weiterleiten" an das POP3 eMail Konto umleiten bzw. weiterleiten.

timeSensor® LEGAL holt die eMails in regelmässigen Abständen ab, konvertiert die eMail in ein PDF Dokument und archiviert dieses mitsamt Beilagen.

Hinweis: Bevor Sie die timeSensor® LEGAL eMail Schnittstelle in Betrieb nehmen, lesen Sie bitte auch die FAQ Beiträge "In welchem Format soll ich eMails archivieren" und "Wie überführe ich eMails am Besten ins Archiv".

Das Aktivieren der eMail Schnittstelle auf dem 4D Server ist nur für gelegentliches Archivieren zu empfehlen.

Konfiguration

• Sie erstellen auf Ihrem eMail Server oder bei Ihrem eMail Provider ein separates POP3 eMail Konto. Dieses wird ausschliesslich zur Archivierung von eMails in timeSensor LEGAL eingesetzt.
• In den Parametern von timeSensor LEGAL erfassen Sie die Zugangsdaten des POP3 eMail Kontos, so dass timeSensor LEGAL sich mit dem eMail Server verbinden kann und dort eMails abholen kann.
• Das Abholen der eMails kann manuell durch Klicken auf „Verbinden“ im Posteingangsfenster oder automatisch durch Definieren eines Hintergrund-Tasks ausgelöst werden.
• timeSensor® LEGAL holt die neu eingetroffenen eMails ab und zeigt diese im Postfenster an. Sofern die Software ein passendes Mandat erkennen kann, wird dieses zugeordnet. Sofern die Software passende Adressdatensätze erkennen kann, werden diese zugeordnet.
• Schliesslich wird die eMail in eine PDF umgewandelt und mitsamt Beilagen im zugeordneten Mandat archiviert.

Einschränkungen der eMail Schnittstelle

Das Aktivieren der eMail Schnittstelle auf einem separaten Client erhöht die Stabilität und Performanz des Systems.

Support   29. Juli 2015  

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Es gibt verschiedene Techniken, eMails in timeSensor LEGAL zu archivieren. Ein erster Aspekt dieser Frage betrifft das Format, in welchem die eMail gespeichert wird. Sie erfahren hier mehr über die Vor- und Nachteile der verschiedenen Formate. Der zweite Aspekt betrifft die Praktikabilität: nicht jeder eMail Client bietet den gleichen Komfort beim Speichern oder Umleiten von eMails.

Dieser Beitrag diskutiert zunächst die allgemeinen Vor- und Nachteile der verschiedenen Archivierungstechniken, bewertet dann einige häufig eingesetzte eMail Clients in Bezug auf diese und zeigt gibt schliesslich Step-by-Step Instruktionen zu ausgewählten Programmen.

Archivierungstechniken

1. Drag & Drop direkt vom eMal Client in das timeSensor LEGAL Archiv

Vorteil: einfach, intuitiv und schnell
Nachteil: die eMail wird im nativen Format des eMail Clients (z.B. als .eml oder .msg Datei) archiviert
Funktioniert nur mit eMail Clients, welche Drag & Drop auf eine Drittapplikation unterstützen.

2. Drag & Drop der eMail auf den Desktop und anschliessend Drag & Drop in das timeSensor LEGAL Archiv

Vorteil: einfach, intuitiv und funktioniert immer
Nachteile: die eMail wird im nativen Format des eMail Clients (z.B. als .eml oder .msg Datei) archiviert; der Verwaltungsaufwand ist etwas höher, da die Datei zuerst auf den Desktop geschoben werden muss, dann wird sie archiviert und dann vom Desktop wieder gelöscht.
Funktioniert mit allen uns bekannten eMail Clients und Betriebssystemen.

3. Sichern der eMail in einen Drop Ordner mit automatischer Archivierung

Vorteil: Mandatsmappe (oder Dossier) muss zur Archivierung nicht geöffnet werden
Nachteile: die eMail wird im nativen Format des eMail Clients (z.B. als .eml oder .msg Datei) archiviert
Funktioniert mit: Apple Mail, Outlook für Windows, Thunderbird.
Funktioniert nicht mit Outlook:mac 2011, Outlook für Mac 2016.

4. Ausgewählte eMails zur timeSensor LEGAL eMail Schnittstelle weiterleiten

Vorteil: die eMail wird als PDF Dokument archiviert
Nachteil: die eMail wird verändert (die Weiterleitung ist in der archivierten eMail sichtbar)
Funktioniert mit allen uns bekannten eMail Clients und Betriebssystemen.

5. Ausgewählte eMails zur timeSensor LEGAL eMail Schnittstelle umleiten

Vorteile: die eMail wird als PDF Dokument archiviert; die eMail wird unverändert archiviert (die erfolgte Umleitung ist nicht sichtbar)
Nachteil: keine
Funktioniert mit: Apple Mail, Outlook 2007 für Windows, Outlook 2016 für Mac

6. Globale Umleitung aller eMails zur timeSensor LEGAL eMail Schnittstelle

Vorteile: die Mails werden als PDF Dokumente archiviert; die eMails werden unverändert archiviert (die erfolgte Umleitung ist nicht ersichtlich); die Archivierung ist konsequent und lückenlos.
Nachteile: höherer Verwaltungsaufwand beim Posteingang, da ungewollte eMails, SPAM, etc. wieder gelöscht werden müssen; es findet keine Trennung zwischen "wichtigen" und "unwichtigen" eMails statt; eMail-Flut kann Server stark belasten und die Geschwindigkeit und Stabilität des Datenbankservers beinträchtigen (beachten Sie hierzu die Empfehlungen im FAQ zur eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL).

Bewertung aktueller eMail Clients

Apple Mail

Allgemeines: Apple Mail ist der auf dem Mac standardmässig vorinstallierte eMail Client von Apple. Er unterstützt das Speichern und Umleiten von eMails vorbildlich und ist daher der empfohlene eMail Client für die Archivierung von eMails auf dem Mac.
Unterstützte Archivierungstechniken: 1, 2, 3, 4, 5, 6

Outlook:mac 2011

Allgemeines: der Nachfolger von Entourage unter Mac macht keine gute Figur und kann weder Apple Mail, noch der Schwester unter Windows das Wasser reichen. Wichtige Funktionen wie das Speichern von eMails oder die Umleitung fehlen vollständig.
Unterstützte Archivierungstechniken: 1,2, 4

Outlook 2016 für Mac

Allgemeines: funktioniert ähnlich wie Outlook für Windows.
Unterstützte Archivierungstechniken: 1, 2, 4, 5, 6

Mozilla Thunderbird

Allgemeines: Thunderbird ist ein kostenloser eMail Client von Mozilla, der besonders übersichtlich und einfach gestaltet ist. Thunderbird unterstützt das Speichern von eMails. Für Umleitungen wird ein Plug-In benötigt, was unnötige Abhängigkeiten zur Folge hat.
Unterstützte Archivierungstechniken: 2, 3, 4

Outlook 2007 für Windows

Allgemeines: Microsoft Outlook ist unter Windows das Mass aller Dinge. Outlook unterstützt das Speichern und das Umleiten von eMails. Die Bedienung ist allerdings teilweise unnötig umständlich.
Unterstütze Archivierungstechniken: 2, 3, 4, 5, 6

Outlook 2016 für Windows

Allgemeines: Microsoft Outlook ist unter Windows das Mass aller Dinge. Outlook unterstützt das Speichern und das Umleiten von eMails. Die Bedienung ist allerdings teilweise unnötig umständlich.
Unterstütze Archivierungstechniken: 1, 2, 3, 4, 5, 6

Step-by-Step Instruktionen

Apple Mail

Das Umleiten einer eMail kann über das Kommando "Umleiten" im Menu "eMail" ausgeführt werden. Für einen optimalen Komfort empfehlen wir, die Standard-Toolbar von Apple Mail um einen Button "Umleiten" zu ergänzen. Dieser Button fehlt nämlich in der Standard-Toolbar:

Um die Toolbar anzupassen, genügt ein Rechtsklick auf dieselbe. Wählen Sie im erscheinenden Menu den Befehl "Symbolleiste anpassen..."

Bewegen Sie anschliessend den Button "Umleiten" nach oben in die Toolbar, z.B. neben den bereits bestehenden Button "Weiterleiten".

Support   29. Juli 2015  

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Im Tab "Zusatz" des Dossierfensters können zusätzliche Datenbankfelder eingerichtet werden. Zum Beispiel kann hinterlegt werden, wer aus der Kanzlei die Weihnachtskarte unterzeichnet, ob die Person zum Weihnachtsapéro eingeladen wird oder wer den Kanzlei Newsletter erhalten soll.

Im Tab „Zusatz“ bei den Mandatseinstellungen können ebenfalls zusätzliche Datenbankfelder für Mandate eingerichtet werden. Zum Beispiel könnte eine Kanzlei, welche Markenrechtsmandate betreut, die Felder zur Verwaltung der Marke (Hinterlegungsdatum, Ablauffristen, etc.) verwenden.

Ein neues Feld im Dossier wird in allen Dossierfenstern aller Adresstypen sicht- und benutzbar. Ein neues Feld in den Mandatseinstellungen wird für alle Mandate sicht- und benutzbar.

Zusatzfelder einrichten

Um Zusatzfelder anlegen oder modifizieren zu können, benötigen Sie Administratorenrechte. Ansonsten können Sie die Felder nur verwenden, aber nicht verändern. Die Zusatzfelder sind nach Feldtypen gruppiert:

• Alphafelder können Textausdrücke bis 255 Zeichen aufnehmen
• Datumsfelder können Daten aufnehmen
• Booleanfelder sind „Ja/Nein“ oder „Wahr/Falsch“ Felder
• Kommazahlenfelder können Zahlenwerte mit Kommastellen aufnehmen
• Ganzzahlenfelder können Zahlenwerte ohne Kommastellen aufnehmen
• Textfelder können auch längere Fliesstexte aufnehmen

Mit einem Klick auf ein Aktionsmenu, gelangen Sie in das Menü "Feld anlegen". Es öffnet sich der Dialog zur Definition von Feldern. Die Ausgestaltung dieses Dialogs ist abhängig vom gewählten Feldtypen.

• Felddefinition
  Geben Sie dem Feld einen Namen. Zusätzlich können Sie den Namen noch farblich hinterlegen.
  Definieren Sie die Feldlänge und evt. einen Vorschlagswert und bestimmen Sie, ob die Eigenschaften durch alle geändert werden können.
• Liste
  Falls bereits eine Liste mit Eingabewerten existiert, können Sie diese hier hinterlegen und die Benutzer zwingen eine Eingabe aus der Liste zu wählen.
• Filter&Format
  Hier können Sie festlegen, was für Werte genau eingegeben werden dürfen.

Mit OK bestätigen Sie Ihre Eingaben. Das Feld ist jetzt aktiv und kann gepflegt werden. Sie können auch immer auf die Feldeigenschaften zugreifen und Ergänzungen/Änderungen vornehmen oder das Feld wieder entfernen. Bitte beachten Sie, dass mit diesem Schritt alle im Feld erfassten Informationen wieder verloren gehen.

Zusatzfelder verwenden

Zusatzfelder verhalten sich wie reguläre Datenbankfelder. Insbesondere erweitern sich die Suchmenus um die entsprechenden Felder und im Ausgabeformular können die Felder als zusätzliche Spalte eingefügt werden.

Support   29. Juli 2015  

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Ein Drop Ordner erleichtert das Archivieren von beliebigen Dateien in timeSensor LEGAL. Es genügt, eine Datei bzw. ein Dokument in den Drop Ordner zu schieben und timeSensor LEGAL importiert das Dokument automatisch in den Posteingang. Sofern Sie das Dokument innerhalb des Drop Ordners in einen Mandatsordner gelegt haben, wird das Dokument zudem automatisch archiviert und in der entsprechenden Mandatsmappe auftauchen.

Drop Ordner einrichten

Begeben Sie sich in das Postfenster und klicken Sie auf den Tab "Eingang". Wählen Sie im Button "Drop Ordner" den Befehl "Drop Ordner festlegen". Wählen Sie nun einen bestehenden, leeren Ordner oder legen Sie einen neuen Ordner an, welcher künftig als Ihr Drop Ordner funktionieren soll. Wählen Sie "Öffnen" und lesen und bestätigen Sie die Warnung bezüglich der in den Drop Ordner gelegten Dokumente.

Nun wird timeSensor® LEGAL in diesem Drop Ordner automatisch einen Ordner für jeden Ihrer Mandanten anlegen. Innerhalb jedes Mandantenordner legt timeSensor® LEGAL überdies Ordner für die aktiven Mandate des Mandanten an.

Diese Ordnerstruktur innerhalb des Drop Ordners wird von timeSensor LEGAL von nun an aktualisiert. Fügen Sie ein Mandat hinzu, so erscheint automatisch ein entsprechender Unterordner. Benennen Sie ein Mandat um, so wird der Unterordner automatisch umbenannt. Bitte verändern Sie die Ordnerstruktur oder die Ordnerbezeichnungen nicht selbst, sondern überlassen Sie das Management der Unterordner innerhalb Ihres Drop Ordners ausschliesslich timeSensor LEGAL.

Drop Ordner verwenden

Der Drop Ordner dient als "Eingangstüre" zur Archivierung in timeSensor LEGAL. Die Software durchsucht die Ordnerstruktur laufend nach neuen Dateien. Wird innerhalb eines Ordners eine Datei gefunden, so wird die Datei in den Posteingang von timeSensor LEGAL importiert und anschliessend gelöscht. Legen Sie also immer nur Kopien Ihrer Dokumente in den Drop Ordner, damit Sie keine Daten verlieren.

• Legen Sie ein Dokument auf die erste Ebene in den Drop Ordner (d.h. nicht in einen Mandanten- oder Mandatsordner), so wird das Dokument ignoriert und nicht importiert.
• Legen Sie ein Dokument auf die zweite Ebene in den Drop Ordner (d.h. in einen Mandantenordner), so wird das Dokument in den Posteingang importiert und erscheint dort rot, damit die Mandatszuordnung manuell vorgenommen und das Dokument anschliessend archiviert werden kann.
• Legen Sie ein Dokument in die dritte Ebene in den Drop Ordner (d.h. in einen Mandatsordner), so wird das Dokument in den Posteingang importiert und gleichzeitig sofort im entsprechenden Mandat archiviert.

Anwendungsbeispiele

Der Drop Ordner kann eine gute Ergänzung Ihres Scanprozesses sein. Scannen Sie ein Dokument und speichern Sie es direkt aus der Scanner Software in den richtigen Mandatsordner. Ein guter Scanner erlaubt Ihnen, den richtigen Ordner direkt anzusteuern, z.B. direkt über den Display des Scanners.

Der Drop Ordner kann auch gut zur Archivierung von eMails genutzt werden. Speichern Sie Ihre eMail direkt aus dem eMail Client heraus in den Drop Ordner. Beachten Sie auch den entsprechenden FAQ Eintrag zu diesem Thema.

Weitere Empfehlungen

Das Handling (Synchronisieren der Ordnerstruktur, Suchen und Einlesen neuer Dateien) kann relativ viel Rechenleistung brauchen. Wir empfehlen Ihnen daher, in einem Netzwerk nur einen einzigen, zentralen Drop Ordner auf einem gemeinsam genutzten Server Volumen zu verwenden. So muss von timeSensor LEGAL jeweils nur ein einziger Ordner gepflegt und überwacht werden. Wenn jeder Benutzer seinen eigenen Drop Ordner lokal anlegte, würde sich der Verwaltungsaufwand vervielfachen.

Beachten Sie, dass Betriebssysteme (Mac, Windows) unterschiedliche Restriktionen bei den Dateinamen haben. Wenn Sie in Ihrem Netzwerk unterschiedliche Betriebssysteme einsetzen, sollten Sie einen Dateinamen wählen, welcher mit beiden Betriebssystemen vereinbar ist.

Support   29. Juli 2015  

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Zum Jahreswechsel gibt es für den Administrator von timeSensor LEGAL einige Dinge zu beachten und zu kontrollieren. Dieser Eintrag fasst die wichtigsten Punkte zusammen:

Jährliche Zusatz-Datensicherung

Wir empfehlen Ihnen, vom Datenstand per 31.12. eine separate Datensicherung zu erstellen und auf einen dauerhaften Datenträger (z.B. eine DVD) zu brennen und an sicherer Stelle zu hinterlegen. Dies kann sowohl aus buchhalterischen, als auch aus allgemein forensischen Gründen nützlich sein. Wenn Sie unsicher sind, wie Sie vorzugehen haben, dann beauftragen Sie hiermit einfach Ihren IT Supporter.

Buchhaltung

Für den Jahresabschluss empfehlen wir, die folgenden Vorlagen auszudrucken:

• Offene Rechnungen Jahresende (4D Write Pro)
• Offene Leistungen Jahresende (4D Write Pro)
• Offene Rechnungen Jahresende (4D Write)
• Offene Leistungen Jahresende (4D Write)

Laden Sie sich diese zwei Dateien herunten und entpacken Sie sie. Starten Sie danach timeSensor LEGAL und öffnen Sie die Mitarbeiterliste aus dem Adressbereich. Klicken Sie danach auf das Drucksymbol unten rechts. Beim neu erschienenen Fenster wählen Sie unten links das Zahnradsymbol an und erstellen eine neue Vorlage nach den oben genannten Listen.

Klicken Sie unter "Ablage" auf "Öffnen" und wählen Sie die heruntergeladene und entpackte Liste aus. Bestätigen Sie mit "OK".

Um diese Vorlagen auszudrucken, wechseln Sie zu Adressen - Mitarbeiter und wählen Sie den Datensatz der eigenen Kanzlei an. Danach klicken Sie auf das Druckersymbol unten rechts und öffnen dann eine der oben genannten Vorlagen.

Falls Sie diese Vorlagen noch nicht hinterlegt haben, ist es wichtig, dass Sie diese unter Adressen speichern und nicht in den Finanzen.

Nachstellen von Nummernkreisen

Sofern Sie Ihre Mandatsnummern jährlich wieder bei 1 beginnen möchten, müssen Sie beim Anlegen des ersten Mandates im neuen Jahr die vorgeschlagene Mandatsnummer zurück auf 1 setzen. timeSensor LEGAL wird dann beim nächsten Mandat entsprechend weiter zählen.

Sofern Ihre Rechnungsnummer mit dem Jahr starten (zum Beispiel 2016NNNN), dann begeben Sie sich im Bereich "Einstellungen" in die Parameter, klicken dort auf "Finanzen", Tab "Debitoren" und erhöhen dort die "Nächste Rechnungsnummer" (also zum Beispiel auf 20170001).

Sofern Sie Ihre Archivnummern (Ablagenummern für die Archivierung von Mandaten) jährlich wieder bei 1 beginnen möchten, müssen Sie bei der ersten Archivierung im neuen Jahr die vorgeschlagene Archivnummer zurück auf 1 setzen. Alternatv können Sie auch in den Parametern unter „Finanzen“ die Nummer auf „1“ zurückstellen (diese Option ist allerdings nicht in allen Editionen von timeSensor LEGAL verfügbar). timeSensor LEGAL wird dann bei der nächsten Archivierung entsprechend weiter zählen.

Nachstellen von Zeitfenstern

Sie können für die Buchhaltung, für die Zeitkontrolle, sowie für das Lohnprogramm (nur Schweiz) jeweils ein Zeitfenster einstellen, innerhalb dessen die Daten angezeigt oder verändert werden dürfen. Passen Sie diese Einstellungen, falls gewünscht, an:

Bereich "Spezial", Menu "Buchhaltung", Menuposition "Einstellungen":

Bereich "Spezial", Menu "Zeitkontrolle", Menuposition "Einstellungen" (ab Smart Edition):

Bereich "Spezial", Menu "Lohn", Menuposition "Einstellungen" (nur Schweiz/ab Business Edition):

Wichtig

Bei den drei oben gezeigten Einstellungen sollte der Zeitraum der Anzeige nicht grösser als fünf Jahre sein. Das heisst, wenn Sie beispielsweise das Jahr 2020 für die Buchhaltung eröffnen möchten, dann müssen den Zeitraum von 2015 bis 2020 einstellen.

Nachstellen von Arbeitszeitplänen (optional)

Falls Sie für angestellte Mitarbeiter Arbeitszeit und Urlaubsguthaben mit timeSensor LEGAL kontrollieren, so müssen Sie den Arbeitszeitplan jedes Mitarbeiters für das neue Jahr nachführen. Verwenden Sie das Aktionsmenu, um automatisch die Bruttoarbeitszeit aus dem Firmenkalender zu berechnen und um das Urlaubsguthaben linear zu verteilen.

Remo Gemperli   29. Juli 2015  

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Der Aufbau des eigenen Aktenzeichens ist häufig von lokalen Gepflogenheiten abhängig. Ob Sie eine permanent fortlaufende Nummer bevorzugen, oder ob Sie die Jahreszahl des Eröffnungsjahres anhängen und jedes Jahr wieder bei 1 zu zählen beginnen: timeSensor LEGAL passt sich Ihnen an.

Öffnen Sie im Bereich "Einstellungen" das Fenster mit den Programmparametern, indem Sie auf "Parameter" klicken. Klicken Sie dann auf den Tab "Mandatseröffnung". Hier finden Sie die folgenden Einstellungen:

Nummerierung: wählen Sie "Permanent fortlaufend", wenn Ihre Mandatsnummerierung, auch über den Jahreswechsel hinweg, kontinuierlich steigt. Wählen Sie "Flexibel", wenn Sie per 1. Januar die Nummerierung wieder bei 001 starten.

Eröffnungsjahr: wählen Sie hier, ob das Eröffnungsjahr an die Mandatsnummer angehängt werden soll oder nicht. Als Trenner funktioniert stets die "Pipe" (Alt + "7").

Mandatsname: wählen Sie hier, ob das Aktenzeichen dem Mandatsnamen vorangestellt werden soll oder nicht. Das Voranstellen ist besonders in grösseren Kanzleien empfohlen.

Format: wählen Sie hier, auf wieviele Stellen die Mandatsnummer formatiert werden soll. Wenn Sie pro Jahr weniger als 999 Mandate neu anlegen und jedes Jahr bei 1 starten, dann genügen drei Stellen.

Hinweis: werden diese Regeln bei bereits bestehenden Mandaten geändert, so können Sie diese automatisch anpassen lassen, indem Sie den Button "bestehende Mandate ändern" anklicken.

Support   29. Juli 2015  

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Zur Archivierung der physischen Mandatsunterlagen kann timeSensor LEGAL automatisch eine Ablagenummer vorschlagen. Für ein Maximum an Flexibilität sorgen die vielseitigen Einstellungen, welche Sie als Programm Administrator verwenden können.

Öffnen Sie im Bereich "Einstellungen" das Fenster mit den Programmparametern, indem Sie auf "Parameter" klicken. Klicken Sie dann auf den Tab "Mandatsarchivierung". Hier finden Sie die folgenden Einstellungen:

Nummernkreise:Sofern Sie verschiedene Standorte oder Archivräume haben, können Sie für jeden Standort bzw. Archivraum einen eigenen Nummernkreis einrichten. Jeder Nummernkreis bekommt einen Namen (zur Auswahl im Menu), ein Präfix (welches der Ablagenummer vorangestellt wird) und dann die eigentliche Nummer. Die Nummerierung kann in beliebigen Schritten hochzählen.

NummerierungWählen Sie "Permanent fortlaufend", wenn Ihre Archivnummern, auch über den Jahreswechsel hinweg, kontinuierlich steigen. Wählen Sie "Flexibel", wenn Sie per 1. Januar die Nummerierung wieder bei 1 starten. Wählen Sie die genügende Anzahl Stellen für die Formatierung. Wenn Sie pro Jahr also weniger als 1000 Akten archivieren, genügen drei Stellen.

Archivierungsjahr: Wählen Sie hier, ob das Archivierungsjahr an die Mandatsnummer angehängt werden soll oder nicht. Das Jahr kann als zwei- oder vierstellige Zahl angehängt werden. Als Trenner funktioniert ein beliebiges Zeichen.

Abschliessender Text: Mit Hilfe des Formeleditors können Sie der Archivnummer noch einen beliebigen zusätzlichen Text anhängen lassen, etwa das Datum der Archivierung oder das Kurzzeichen der Archivierenden Person.

Hinweis: die hier zur Verfügung stehenden Möglichkeiten sind abhängig von der gewählten Edition von timeSensor LEGAL.

Support   10. August 2015  

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Dieser Eintrag zeigt, wie Sie

• den in timeSensor LEGAL hinterlegten Kontenplan selbständig pflegen und nachführen können
• ESR Einstellungen (Schweiz) tätigen

Allgemeines

Bei der Auslieferung sind einige Konten, welche von timeSensor LEGAL automatisch bebucht werden, bereits erfasst. Allerdings stimmen die vorerfassten Kontennummern möglicherweise nicht mit Ihrem Kontenplan überein. Wir empfehlen Ihnen, im Minimum die Kontennummern der vorerfassten Konten mit Ihrem Kontenplan in Übereinstimmung zu bringen.

Wenn Sie mit timeSensor LEGAL Ihre Grundaufschriebe (Kassa- und Bankbücher) vollständig, d.h. inkl. Kanzleiausgaben, führen wollen, dann sollten Sie die bestehenden Konten ergänzen um:

• die wichtigsten Aktiv- und Passivkonten gemäss Ihrem Kontenplan
• Aufwandskonten gemäss Ihrem Kontenplan

Hinweis: Sie können Kontonummern jederzeit ändern, ohne dass sich dies negativ auf bereits bestehende Buchungen auswirkt. Die bestehenden Buchungen übernehmen automatisch die neue Kontonummer.

Aufrufen des Kontenplanes

Klicken Sie auf das Menu "Buchhaltung" in der Funktionsleiste im Bereich "Spezial". Wählen Sie hier "Kontenplan", um das entsprechende Fenster zu öffnen:

Konten hinzufügen oder ändern

Klicken Sie auf das grosse Plussymbol, um ein neues Konto anzulegen. Doppelklicken Sie auf ein Konto, um es zu modifizieren. Es erscheint das Eingabefenster mit drei Seiten.

Kontenplan importieren

Statt jedes einzelne Konto manuell hinzuzufügen, können Sie Konten aus einem Kontenplan auch importieren. Hier erfahren Sie, wie Sie dazu vorgehen müssen.

Seite "Einstellungen"

Bei "Kontonr." können Sie die Nummer für das neue Konto gemäss Ihrem Kontenplan eingeben. Bitte beachten Sie, dass die eingegebene Nummer noch nicht bestehen darf.Bei "Name" geben Sie einen aussagekräftigen Namen.Klicken Sie auf das Drop-down Menu bei "Kontoart", so können Sie auswählen, ob das neue Konto zu den "Aktiven", den "Passiven", zum "Ertrag", zum "Aufwand" oder zur "Eröffnung" / zum "Abschluss" gehört.Bei den Bilanzkonten (Aktiv- und Passivkonten) können Sie einen Anfangssaldo eingeben.

Seite "Geldkonto"

Aktiv- oder Passivkonten können auch als "Geldkonto" definiert werden. Ein "Geldkonto" kann in timeSensor LEGAL direkt bebucht werden; es taucht dann im Bereich "Finanzen" unter "Geldkonten" auf. Typische Geldkonten sind: Ihre Kasse, Ihre Bankkonten und allenfalls Postcheckkonten. Sie könnten aber auch Firmenkreditkarten von Mitarbeitern als "Geldkonten" definieren.

Klicken Sie auf das Kästchen "Dient als Geldkonto", so erscheinen mehrere Felder. Auf diesen können Sie die näheren Einstellungen zum neuen Grundbuch vornehmen.Bei "Publikation auf diesen Seiten" wählen Sie aus, bei welchen Benutzern das Grundbuch publiziert werden soll. Haben Sie einen oder mehrere Benutzer ausgewählt, erscheint neben deren Namen ein rotes Häkchen. So könnten Sie zum Beispiel die Firmenkreditkarte eines Mitarbeiters als Geldkonto im persönlichen Arbeitsbereich des Mitarbeiters erscheinen lassen, damit dieser seine Spesen direkt nachführen kann.Bei "Belegnummer Prefix und nächste Nr." geben Sie den Prefix ein, sowie die Nummer, die danach kommen soll. timeSensor nimmt diese Nummer anschliessend fortlaufend für jede Buchung, die Sie eingeben.

Sie haben auch die Möglichkeit eine Farbe für die Zebrastreifen Ihres Grundbuches auszuwählen. Dafür klicken Sie auf das weisse Kästchen und es öffnet sich eine Farbpalette. Die Farbe wird im Geldkonto hinterlegt und macht das Ausgabeformular etwas übersichtlicher und die einzelnen Kontos besser voneinander unterscheidbar.

Bei Bankkonten, auf welchen Sie Zahlungen von Mandanten erwarten, sollten Sie die Kontoverbindung für den Rechnungsdruck eintragen. Dieser Text kann dann auf Rechnungsvorlagen automatisch über einen 4D Ausdruck eingefügt werden.

Seite "ePayment"

Für den elektronischen Zahlungsverkehr mit Ihrer Bank, müssen bestimmte Parameter hinterlegt werden. Derzeit ist in timeSensor LEGAL das Schweizerische ESR System implementiert. Sie können die horizontale und die vertikale Position des ESR aus der Druckvorlage bestimmen. Bitte sehen Sie sich das Ende des folgenden Videos hierzu an. Die neue GUI erlaubt die exakte Positionierung der ESR Daten auf der Vorlage wie folgt:

Das nachfolgende Video richtet sich an Kanzleien aus der Schweiz und zeigt, wie Sie das ESR System konfigurieren und anwenden:

Support   29. Juli 2015  

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Dieser FAQ Eintrag beschreibt, woher die Zahlungskonditionen auf der Rechnungsvorlage kommen und wie man diese leicht anpassen kann.

Allgemeines

Bereits beim Einrichten eines Mandates kann eingestellt werden, in welcher Frist und auf welches Bankkonto die Zahlungen des Mandanten zu erfolgen haben. Diese Einstellungen werden dann für jede von diesem Mandat erstellte Rechnung übernommen:

Diese beiden Informationen, also die Bankverbindung des gewünschten Bankkontos, sowie die Zahlungsfrist, sollen dem Mandanten mitgeteilt und deshalb auf der Rechnung ausgedruckt werden. Hierzu gibt es einen komfortablen Ausdruck für die Rechnungsvorlage, welcher auf wunderbare Weise diese Informationen auf Ihre Rechnung zaubern kann:

INV_INSERT ("payment_conditions")

Nachfolgend erfahren Sie, woher der Ausdruck INV_INSERT ("payment_conditions") die Informationen herholt und wie Sie diese einfach anpassen können.

Bankverbindung

In einem ersten Schritt müssen Sie für jedes gewünschte Einzahlungskonto die Informationen zur Bankverbindung erfassen. Klicken Sie auf "Spezial", dann im Menu "Buchhaltung" auf "Kontenplan". Wählen Sie mit einem Doppelklick das Konto aus, bei welchem Sie die Bankverbindung ändern wollen.

Klicken Sie auf den Tab "Geldkonto" und tippen Sie die entsprechenden Informationen im Feld "Kontoverbindung zum Rechnungsdruck" ein. Sofern Sie Rechnungen in mehreren Sprachen drucken, sollten Sie die Information in jeder Sprache erfassen, wozu rechts neben dem Feld das blaue Übersetzungs-Icon dient.

Zahlungskonditionen

In einem zweiten Schritt erfassen Sie für jede Mahnschema den eigentlichen Text für die Rechnungskonditionen, so wie er auf der Rechnung ausgedruckt werden soll. Der Editor für Mahnschemen ist etwas versteckt, kann aber von verschiedenen Stellen aufgerufen werden.

Sie gelangen zum Beispiel in den Editor für Mahnschemen, indem Sie unter "Einstellungen" auf "Parameter" klicken, und dann unter "Finanzen" den Schemen Editor der Mahnvorlagen aufrufen.

Wählen Sie links zunächst das gewünschte Mahnschema aus.

Im Feld "Zahlungskonditionen als Text für Rechnungen und Gutschriften" können Sie den Text eintippen, den Sie auf Ihren Rechnungen bzw. Gutschriften gedruckt haben wollen. Die Ausdrücke (Ausstand), (Zahlungsfrist) und (Bankverbindung) werden automatisch mit den entsprechenden Informationen ersetzt.

Sofern Sie Rechnungen oder Gutschriften in verschiedenen Sprachen drucken, müssen Sie auch hier die Texte für jede Sprache erfassen. Das blaue Übersetzungs-Icon rechts neben dem Textfeld gibt Ihnen den Zugriff auf die anderen Sprachen. Bei drei Mahnschemen und drei Kanzleisprachen gibt es also 18 Texte zu editieren. Etwas Fleissarbeit muss hier also sein.

Wenn Sie alles korrekt erfasst haben, gibt Ihnen INV_INSERT ("payment_conditions") abhängig vom gewählten Einzahlungskonto, dem gewählten Mahnschema und der Rechnungssprache automatisch die richtigen Rechnungskonditionen zurück.

Support   29. Juli 2015  

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Sie können die bestimmte Einstellungen des Timesheets für die ganze Kanzlei zentral festlegen. Klicken Sie dazu auf "Spezial" und wählen Sie dann "Zeitkontrolle". Wählen Sie "Einstellungen", wodurch sich das Fenster "Einstellungen" öffnet. Hier können Sie festlegen:

• welche Jahre im Timesheet sichtbar sein sollen
• ab welchem Monat man im Timesheet Leistungen erfassen oder verändern darf
• wie die Totalisierung des Timesheets aussehen soll

Support   29. Juli 2015  

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Möchten Sie die Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter kontrollieren? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dies mit timeSensor LEGAL bewerkstelligen können.

Vorbereitung 1: interne Projekte anlegen

Damit Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, aber auch Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, etc.) im Timesheet erfassen können, müssen Sie interne Mandate anlegen. Begeben Sie sich hierzu in die Adressverwaltung. Im Bereich "Mitarbeiter" sollte Ihre Kanzlei erfasst sein. Sollte dies noch nicht der Fall sein, so sollten Sie Ihre Kanzlei jetzt anlegen.

Im Dossier der eigenen Kanzlei legen Sie nun die benötigten internen Mandate an, zum Beispiel für:

• Urlaub
• Krankheit
• Militär
• Ausbildung

Ein Mandat wird zu einem "internen" Mandat, indem Sie im Menu "Status" die Position "Intern" auswählen.

Sofern Sie für das interne Mandat ein Stundenbudget führen möchten, etwa um das Urlaubsguthaben der Mitarbeiter zu kontrollieren, so klicken Sie die Checkbox "Zählerprojekt" an.

Vorbereitung 2: Arbeitzeitpläne anlegen

Für jeden Mitarbeiter, für welchen Sie Arbeits- und Urlaubszeit kontrollieren möchten, sollten Sie einen individuellen Arbeitszeitplan einrichten. In der Benutzerverwaltung öffnen Sie hierzu die Einstellungen für das Benutzerkontos des betreffenden Mitarbeiters und ordnen dort dessen Arbeitszeitplan zu. Sofern dieser noch nicht besteht, können Sie im entsprechenden Menu den Schemen Editor für Arbeitszeitpläne aufrufen.

In diesem Editor können Sie mit Hilfe verschiedener Tools die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters planen. Ausserdem müssen Sie die Planzeiten für jedes Zählerprojekt für jeden Monat angeben.

Erfassen Sie zunächst die Bruttoarbeitszeit des Mitarbeiters. Selektieren Sie hierzu die Zeile "Bruttoarbeitszeit" und wählen Sie im Aktionsmenu "Bruttoarbeitszeit aus Kalender berechnen". Wir gehen hier davon aus, dass Sie in den Parametern den für die Kanzlei gültigen Kalender korrekt und inklusive der lokalen Feiertage konfiguriert haben.

Erfassen Sie nun mit Hilfe des Assistenten die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters für jeden Wochentag. Nun berechnet timeSensor LEGAL aufgrund Ihrer Vorgaben und dem Kalender die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters. Dies ist die Soll-Arbeitszeit, welche der Mitarbeiter für jeden Monat zu leisten hat.

Sollte der Mitarbeiter unterjährig eingetreten sein, so stellen Sie bitte sicher, dass die Brutto-Arbeitszeiten im Monat des Eintritts beginnen und dass vorher in den betreffenden Zellen keine Zahl steht.

Anschliessend erfassen Sie das monatliche Stundenbudget für alle Zählerprojekte. Wenn also der Mitarbeiter fünf Wochen Urlaub pro Jahr hat und 42 Stunden pro Woche arbeitet, so verteilen Sie das Urlaubsguthaben von total 210 Stunden linear über das Jahr, so dass das entsprechende Stundenbudget 17,5 Stunden pro Monat beträgt. Mit dem Assistenten "Stunden linear verteilen" können Sie diesen Prozess automatisieren.

Wenn Sie den Arbeitszeitplan vollständig erarbeitet haben, können Sie beginnen die Stundenkontrolle zu nutzen.

Zeiten erfassen

Lassen Sie nun Ihre Mitarbeiter alle Zeiten, inklusive Krankheit, Urlaub oder sonstige "internen" Verrichtungen auf die entsprechenden internen Mandate buchen. Sie tun dies, indem Sie im Timesheet das entsprechende interne Mandat auswählen. Bitte beachten Sie, dass die Kontrolle immer in Stunden erfolgt. Nimmst sich der Mitarbeiter also eine Woche Urlaub, so erfasst er anschliessend in seinem Timesheet 42 Stunden auf das interne Mandat "Urlaub".

Zeiten kontrollieren

Sie können Zeit- und Feriensaldi kontrollieren indem Sie unter "Spezial" auf "Zeitkontrolle" klicken und dann "Zeit- und Feriensaldi" wählen. Diese Funktion berechnet die Daten durch Vergleich der Arbeitszeitpläne mit den im Timesheet erfassten Daten. Ganz rechts finden Sie Kästchen für jedes Zählerprojekt. Eines zeigt das Total der Ferien an und das andere die Fehlzeit. Wurden zu viele Ferien bezogen, wird die Anzeige der Ferien rot dargestellt. Hat ein Mitarbeiter Überstunden geleistet, so wird die Fehlzeit grün angezeigt.

Support   29. Juli 2015  

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Standardfristen werden im Fristenrechner, d.h. beim Anlegen neuer Fristen, im entsprechenden Aktionsmenu angeboten und erleichtern das Anlegen einer vordefinierten Frist.

Anlegen von Standardfristen

Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen" und wählen Sie im Menu "Basisdaten" den Eintrag "Standardfristen". Es öffnet sich ein Fenster mit den bereits definierten Standardfristen. Mit dem grossen "Plus" Button können Sie eine neue Standardfrist anlegen, während ein Klick auf das Papierkorbsymbol die gewählten Standardfristen löscht.

In der Eingabemaske für Standardfristen definieren Sie die neue Standardfrist:

• Im Feld "Bezeichnung" geben Sie der Frist einen Namen.
• Bei "Hinzufügen" geben Sie die Anzahl Tage, Wochen, Monate usw. welche dem Ereignistag hinzugefügt werden sollen.
• Wählen Sie den "Beginn" der Frist.
• Bei "Ablauf" wählen Sie ob das Wochenende und Feiertage ausgeschlossen werden.
• Falls timeSensor ein Ticket zur "Erinnerung" versenden soll, können Sie das hier standardmässig einstellen.
• Unter "Optionen" können Sie definieren, ob es sich um eine gesetzliche Frist handelt.

Abrufen von Standardfristen

Die angelegten Standardfristen stehen im Fristenrechner zur Verfügung:

Support   29. Juli 2015  

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Der Hintergrund Task "Fristen" exportiert die im Fenster "Fristen" bzw. "Agenda" erfassten Daten im iCal Format. Dabei wird pro Sachbearbeiter eine Datei wahlweise in einen lokalen Pfad, auf einen ftp oder auf einen webDAV Server geschrieben. In der Praxis hat sich der Export auf einen webDAV Share bewährt, denn dies erlaubt es, die Fristen in einem iCal kompatiblen Kalender oder auf einem iPhone/iPad zu abonnieren. Diese Konfiguration ist nachfolgend beschrieben.

Fristenexport

Bitte beachten Sie, dass nur die Fristen derjenigen Sachbearbeiter exportiert werden, welche den Export in der Fristenverwaltung und/oder in der Agenda (Menu "Werkzeuge") aktiviert haben.

Export aktivieren

Um den Fristen Export zu aktivieren, gehen Sie zu Ihrem persönlichen Bereich und klicken Sie auf den Button "Fristen" und/oder "Agenda". Achten Sie auf das Menu "Werkzeuge", welches der Menuleiste beim Öffnen des Fensters hinzugefügt wird. Wählen Sie in diesem Menu die Position "iCal Export".

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Checkbox "iCal Export einschalten" auswählen und sich entscheiden können, ob die Fristen als Termine oder als Aufgaben exportiert werden sollen.

• Export als Termin zeigt die Daten im Hauptfenster eines iCal Kalenders an und eignet sich für den Export aus der "Agenda"
• Export als Aufgabe zeigt die Fristen in der Aufgabenliste ("To Do") an. Dies kommt für den Export aus dem "Fristen"-Fenster in Frage.

Hintergrundtask einschalten

Hintergrund Task konfigurieren

Einstellungen für Outlook

Auch mit Microsoft Outlook können Sie einen iCal Kalender abonnieren. Weitere Informationen finden Sie hier:

Für Outlook 2010 (Windows): https://support.office.com/de-de/article/Anzeigen-und-Abonnieren-von-Internetkalendern-7CD5D35A-4A90-4D70-A2F7-F6FADD7E2D9A

Für Outlook 365 in Verbindung mit einem Outlook.com Konto: http://windows.microsoft.com/en-us/windows/outlook/calendar-import-vs-subscribe

Hinweis: für Outlook unter macOS hat Microsoft diese Funktion nur in Verbindung mit einem Outlook.com Konto vorgesehen.

Support   29. Juli 2015  

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Markers dienen dazu, strukturierte Zusatzinformationen im Stammblatt festzuhalten und nach diesen Suchen zu können. Im Gegensatz zu normalen Feldern, sind Markers eigene Datensätze, welche an das Stammblatt angehängt werden können. Beispiele:

• Halten Sie für Ihr CRM die Partner, Kinder und Haustiere Ihrer Geschäftspartner in Form von Markers fest
• Registrieren Sie Fahrzeuge, Waffen oder sonstige Ressourcen Ihrer Mandanten
• Halten Sie Hobbies und spezielle Interessen fest

Definition von Markers

Bevor Sie mit Markers arbeiten können, müssen Sie diese definieren. Begeben Sie sich hierzu in den Bereich "Einstellungen", klicken Sie auf "Basisdaten" in der Funktionsleiste und wählen Sie "Markers".

Mit dem "Plus" Button legen Sie einen neuen Marker an. In unserem Beispiel nennen wir den Marker "Familie" und wir kreieren drei Gruppen: "Haustiere", "Kinder" und "Partner". Die Gruppen werden jeweils durch einen Klick auf das graue Pluszeichen angelegt.

Klicken Sie nun auf den Tab "Felder", um für Ihren Marker die gewünschten Felder anzulegen. Um ein neues Feld anzulegen, klicken Sie auf eines der entsprechenden Aktionsmenu und wählen Sie "Feld anlegen".

Im Dialog für die Felddefinition können Sie das neue Feld definieren:

• Bei "Name" können Sie den Namen des neuen Feldes eingeben.
• Bei "Feldlänge" können sie bestimmen, wie lange die Eingabe in das Feld sein darf.
• Bei "Vorschlagswert" können Sie einen Vorschlag eingeben, der immer erscheinen wird, falls ein Benutzer einen neuen Marker dieser Art hinzufügt. Selbstverständlich kann dieser Vorschlag auch überschrieben werden, falls er nicht mit dem übereinstimmt, was der Benutzer schreiben wollte.
• Bei "Optionen" können Sie entscheiden, ob diese Einstellungen auch von jedem Benutzer geändert werden können, oder ob nur der Administrator das tun kann.
• Bei "Vorschlagswerte" können Sie eine Liste von Vorschlägen eingeben. Sie trennen die einzelnen Vorschläge, indem Sie zwischen Ihren Eingaben einen Absatz machen. In den Kästchen darunter können Sie auswählen, ob Sie nur die zuvor eingegebenen Vorschlagswerte zulassen wollen, oder ob jeder selber etwas eingeben darf. Sie können auch bestimmen, ob jeder Benutzer die Liste verändern kann, oder ob das nur dem Administrator vorbehalten sein soll.
• Haben Sie ein Datumsfeld gewählt, ist die dritte Sparte nicht "Filter&Format" sondern "Darstellung".
  • Bei "Minimal-Wert" können Sie den kleinsten Wert aufschreiben, der eingegeben werden darf.
  • Bei "Maximal-Wert" geben Sie den höchsten Wert ein, den die Benutzer eingeben können.
  • Bei "Darstellung" können Sie auswählen, wie das Datum angezeigt werden soll.
• Haben Sie ein Kommazahlfeld oder ein Ganzzahlfeld zum Erstellen ausgewählt, so ist die dritte Sparte nicht "Filter&Format" sondern "Darstellung".
  • Bei "Minimal-Wert" können Sie den kleinsten Wert aufschreiben, der eingegeben werden darf.
  • Bei "Maximal-Wert" geben Sie den höchsten Wert ein, den die Benutzer eingeben können.
  • Bei "Format" können Sie auswählen, welches Format die Kommazahl haben soll.
• Haben Sie ein Booleanfeld zum Erstellen ausgewählt, so haben Sie nicht drei, sondern zwei Sparten. Dabei ist die erste "Felddefinition", und die zweite "Darstellung". In "Darstellung" können Sie die Bezeichnungen für "wahr" und "falsch" eingeben. Füllen Sie nur ein Feld ein, so wird ein Ankreuzfeld dargestellt. Füllen Sie jedoch beide Felder ein, werden zwei Radioknöpfe dargestellt.

Marker im Dossier hinzufügen

Auf der ersten Seite im Dossier können Sie Ihrem Kontakt beliebig viele Markers hinzufügen. Klicken Sie hierzu auf den Tab "Markers" und verwenden Sie den "Plus" Button, um einen neuen Marker anzulegen oder den "Minus" Button, um einen Marker zu löschen. Im gezeigten Beispiel, haben wir die Ehepartnerin, die Kinder und einige Interessen der Zielperson angelegt.

Datensätze nach Markern finden

In der Adressliste können Sie durch Klicken auf das Lupen-Icon eine Suche nach Markern durchführen. Im entsprechenden Suchfenster können Sie beispielsweise alle Mandanten finden, deren Ehepartner im Juli Geburtstag haben.

Support   29. Juli 2015  

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Support   29. Juli 2015  

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Um Fehlern, seien es Bedienungsfehler oder Programmfehler, auf die Spur zu kommen, muss man diese reproduzieren können. Solange ein Fehler nicht reproduziert werden kann, kann er nicht behoben werden.

Oft ist es sehr schwierig, sich nachträglich an die genauen Abläufe zu erinnern. Aus diesem Grund kann es für die Fehlersuche sinnvoll sein, im Hintergrund eine Bildschirmaufnahme mitlaufen zu lassen. Dabei wird der Bildschirm im Hintergrund aufgenommen. Sollte der Fehler auftreten, kann man anschliessend die Bildschirmaufnahme zu Rate ziehen, um den Fehler zu reproduzieren und somit zu eliminieren.

Unter Mac OS X bietet die standardmässig installierte Software "QuickTime" diese Möglichkeit. So gehen Sie vor:

1. Starten Sie den "QuickTime Player". Sie finden dieses Programm in Ihrem "Programme" Ordner.
2. Wählen Sie im Menu "Ablage" den Befehl "Neue Bildschirmaufnahme".
3. Klicken Sie im Fensterchen "Bildschirmaufnahme" auf den roten "Aufnahme" Button (Button mit dem roten Punkt)
4. Klicken Sie einmal in die Mitte Ihre Bildschirms, um die Aufnahme zu starten. QuickTime nimmt nun alle Bewegungen am Bildschirm auf.
5. Wenn der Fehler aufgetreten ist, klicken Sie im Menu am oberen Bildschirmrand auf das "Stop" Icon. Die Aufnahme wird nun gestoppt und ein Fenster mit Ihrer Aufnahme erscheint
6. Speichern Sie Ihre Aufnahme auf den Schreibtisch (dies erstellt eine ".mov" Datei)
7. Wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig sind, und der Fehler nicht aufgetreten ist, stoppen Sie die Aufnahme ebenfalls. Schliessen Sie dann das Fenster, ohne die Aufnahme zu speichern.

Unter Windows stehen ähnliche Tools zur Verfügung, wie zum Beispiel: http://www.apowersoft.de

Support   10. November 2015  

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Mit Hilfe eines eigens zu diesem Zweck entwickelten Macros kann sich Microsoft Word Daten aus timeSensor LEGAL ziehen und diese in Vorlagen einsetzen. Neue Entwicklungen rund um Word können ein Update des Macros erforderlich machen. Beispielsweise ermöglicht timeSensor LEGAL ab Build 1554, dass neu erstellte Word Dokumente automatisch in der Mandatsmappe gespeichert werden. Um diese Funktionalität zu nutzen, muss das Macro in den Word Dokumenten aktualisiert werden.

Gehen Sie wie folgt vor, um Ihre Word Vorlagen zu aktualisieren:

• Laden Sie vom timeSensor LEGAL Trainingsportal die neuste Version des timeSensor Word Template herunter. Dies ist ein Ordner mit drei Dokumenten. Platzieren Sie diesen Ordner am Besten auf Ihrem Desktop.
• Öffnen Sie in timeSensor LEGAL den Vorlagen Editor. Sie benötigen hierzu Administratorenrechte.
• Für jedes Word Dokument, dessen Macro aktualisiert werden soll, verfahren Sie wie folgt:
  • Schieben Sie das Word Dokument per Drag & Drop vom Vorlagen Editor in den timeSensor Template Ordner
  • Öffnen Sie das Dokument "timeSensor template.docm" bei gedrückter Shift Taste mit einem Doppelklick (sofern es nicht bereits geöffnet ist).
  • Suchen Sie nach dem "Info Button" (je nach Word Version auf dem Tab "Add-Ins", in einem separaten Ribbon, etc.). Betätigen Sie diesen Button.
  • Nun fordert Sie Word auf, das zu aktualisierende Word Dokument auszuwählen.
  • Anschliessend wird das Macro aktualisiert, was Word mit einer Meldung bestätigt.
  • Schieben Sie alsdann die aktualisierte Vorlage wieder per Drag & Drop in den Vorlagen Editor zurück. Die alte Vorlage wird dadurch ersetzt.

Support   31. Januar 2016  

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Mit den geeigneten Zugriffsrechten, können Sie in timeSensor LEGAL eigene Listen anlegen. Wie dies geht, lernen Sie im Trainingsvideo E6. Dieses FAQ beschreibt, wie Daten verbundener Tabellen in die Liste eingefügt werden können.

Tabellen

Die in timeSensor LEGAL gespeicherten Datensätze werden in Tabellen gespeichert. Jeder Datensätz gehört zu einer der rund 200 Tabellen der Datenbank. Die wichtigsten Tabellen sind:

• Adressen
• Mandate
• Rechnungen
• Zeilen

Wenn Sie eine Liste anlegen, definieren Sie die der Liste zugrunde liegende Haupttabelle. Das folgende Beispiel zeigt eine Musterliste, welche im Bereich "Adressen" angelegt wurde. Die zugrunde liegende Haupttabelle ist "Adressen".

Relationen

Viele Tabellen sind miteinander verbunden. Diese Verbindungen bezeichnet man als "Relationen", daher der Ausdruck "Relationale Datenbank". Eine Relation wird automatisch aktiviert, wenn sich ein Feld einer verbundenen Tabelle auf der Liste befindet.

Im folgenden Beispiel sehen Sie, dass wir unsere Musterliste um ein Feld aus der Tabelle "Mandate" erweitert haben. Die Tabellen "Adressen" und "Mandate" sind miteinander verknüpft. Dadurch, dass Sie Ihrer Adressliste das Feld der verbundenen Tabelle "Mandate" angefügt haben, wird die Relation beim Drucken automatisch aktiviert.

Dies bedeutet, dass unmittelbar nach dem Drucken des Feldes "Name, Vorname" eine Suche in der verbundenen Tabelle "Mandate" ausgeführt wird, um den Mandatsnamen drucken zu können. Aber was passiert, wenn zu einer Adresse mehrere Mandate bestehen?

In diesem Fall wird beim Ausdruck die Zeile für die aktuelle Adresse soviele Male wiederholt, bis alle Mandate ausgedruckt sind. Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie, dass der Mandant "ASCOM SCHWEIZ AG" über acht Mandate verfügt, weshalb auf der Druckliste acht Zeilen ausgegeben werden.

Diese Mechanik spielt auch bei anderen Tabellen. So können Sie zum Beispiel im Bereich "Finanzen" unter "Mandate" eine Mandatsliste drucken und die mit den Mandaten verbundenen Rechnungen anzeigen lassen.

Tipp

Damit die Relation aktiviert wird, muss auf Ihrer Liste zwingend ein Feld der verbundenen Tabelle stehen. Ansonsten wird nur der aktuelle Datensatz der Haupttabelle einmal ausgegeben. Dies gilt insbesondere, wenn Sie auf Ihrer Liste Formeln eingefügt haben, welche sich auf die verbundene Tabelle beziehen. Fügen Sie deshalb im Zweifelsfall ein Feld der verbundenen Tabelle hinzu. Wenn Sie das Feld nicht wirklich drucken möchten, so können Sie es im Menu "Spalten" auch ausblenden. Das Feld wird dann nicht gedruckt, bewirkt aber ein Aktivieren der Relation. Im nachfolgenden Beispiel wurde im Report die Spalte [Rechnungen]Datum hinzugefügt und ausgeblendet. Dies bewirkt, dass die Formel "C5" dann richtig berechnet wird.

Support   13. Juni 2016  

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Allgemeines

Ein Wartungsupdate ist verfügbar und kann installiert werden.

Sofern Sie Administratorenrechte haben, können Sie timeSensor LEGAL jederzeit selbst auf den neusten Stand bringen. Wählen Sie hierzu im Menu "Ablage" (bzw. unter Windows "Datei") den Befehl "Softwareaktualisierung...".

Der Dialog zeigt Ihnen, ob ein Update für timeSensor LEGAL verfügbar ist oder nicht und, falls dies der Fall ist, um was für ein Update es sich handelt:

• Wartungsupdates müssen nicht zwingend installiert werden.
• Empfohlene Updates sollten umgehend installiert werden
• Dringende Updates sollten so rasch als möglich installiert werden

Damit Sie das Update installieren können, müssen sich die anderen Benutzer des Systems abmelden. Installieren Sie deshalb das Update am Besten an Randzeiten, zum Beispiel am frühen Morgen, über Mittag oder am Abend.

Betaversion verfügbar, Update kann aber nicht durchgeführt werden, da noch weitere Benutzer angemeldet sind.

Betaversionen werden standardmässig nicht angezeigt. Wenn Sie Interesse haben, eine Betaversion zu installieren, so halten Sie die Alt-Taste gedrückt und klicken Sie im Dialog einmal auf den Button "Softwareaktualisierung". Sofern eine Betaversion verfügbar ist, wird diese nun angezeigt und kann installiert werden.

Hinweis: gerne können Sie Betaversionen herunterladen, um in den Genuss der neusten Verbesserungen und Bug Fixes zu gelangen. Betaversionen werden durch uns vor dem Upload getestet. Sie sollten sich aber bewusst sein, dass die Wahrscheinlichkeit von Programmfehlern bei Betaversionen etwas höher ist als bei normalen Versionen.

Updatevorgang

Das Update läuft in folgenden Schritten ab (Mehrplatzbetrieb):

1. Datensicherung: es wird zunächst eine Datensicherung durchgeführt. Wir empfehlen Ihnen, an dieser Stelle eine Datensicherung durchzuführen. Falls Sie dies nicht wünschen, so können Sie die Datensicherung auch abbrechen und das Update trotzdem installieren.
2. Download: sofern das Update noch nicht automatisch im Hintergrund heruntergeladen wurde, wird das Update nun vom Updateserver heruntergeladen
3. Update: sofern das Update erfolgreich geladen werden konnte, erfolgt nun das eigentliche Update:
   1. der angemeldete Client wird abgemeldet
   2. der 4D Server wird heruntergefahren
   3. die alte Programmversion wird durch die neue Programmversion ersetzt
   4. der 4D Server wird wieder hochgefahren
4. Nun können Sie sich wieder anmelden und die neue Version steht zur Verfügung.

Im Einplatzbetrieb ist das Update etwas einfacher, da kein 4D Server vorhanden ist, sondern lediglich die Programm App ersetzt wird. Bitte unterbrechen Sie den Updatevorgang nicht.

Mögliche Probleme beim Update

1. Probleme beim Download: damit das Update automatisch vom ftp-Server heruntergeladen werden kann, muss Ihre Firewall den Download mit dem ftp Protokoll zulassen. Einige Firewalls überprüfen zudem das heruntergeladene Zip File auf Viren. Da das Downloadpaket fast ein GB gross ist, muss sichergestellt sein, dass es bei der Überprüfung nicht zu einem Timeout kommt. Die allermeisten der bisher im Zusammenhang mit dem automatischen Update aufgetretenen Problem liessen sich durch die korrekte Konfiguration der Firewall lösen. Bitte wenden Sie sich diesbezüglich an Ihren Netzwerk Supporter.
2. Probleme beim Ersetzen: die alte Programmversion wird nur dann ersetzt, wenn sie "timeSensor Server" (Mehrplatzbetrieb) bzw. "timeSensor" (Einplatzbetrieb) heisst. Bitte benennen Sie die Applikation nicht um.

Support   18. Juli 2016  

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Um die Zugriffsrechte für Programmbenutzer einzustellen, begeben Sie sich im Bereich "Einstellungen" in das Fenster "Benutzer". Sie müssen Administratorenrechte haben, um Zugriffsrechte zu definieren. Im Benutzereditor definieren Sie im Tab "Benutzer" zunächst die einzelnen Programmbenutzer. Im Tab "Gruppen" definieren Sie Benutzergruppen und im Tab "Zugang" definieren Sie für jede Benutzergruppe die gewünschten Zugriffsrechte.

Dabei gelten die folgenden Regeln:

• Die Mitglieder der Gruppe "Admin" haben immer den vollen Zugriff auf alle Programmbereiche
• Zugriffsrechte werden nie an einzelne Benutzer vergeben, sondern immer nur an Benutzergruppen
• Jeder Programmbenutzer kann Mitglied in beliebig vielen Benutzergruppen sein
• Bei sich widersprechenden Zugriffsrechten aus verschiedenen Benutzergruppen, gilt folgende Hierarchie:
  • Ein explizit definiertes Zugriffsrecht schlägt ein geerbtes Zugriffsrecht
  • Ein expliziert definiertes "Zugang erlaubt" schlägt ein expliziert definiertes "Kein Zugang"
• Soweit die Zugriffsrechte nicht spezifiziert werden, werden sie automatisch vom übergeordneten Element geerbt. Im nachfolgend gezeigten Beispiel erbt die Einstellung "Stammblatt" die Einstellung von "Mandanten", welche wiederum von "Adressen" geerbt wird, welche von "Kanzlei Muster" geerbt wird. Die Vererbung erfolgt somit wie folgt: Kanzlei Muster -> Adressen -> Mandanten -> Stammblatt

Möchten Sie in obigem Beispiel den Zugriff auf die Seite "Konten" im Mandantendossier verhindern, so definieren Sie das Zugriffsrecht explizit, indem Sie auf den Radiobutton "Zugang definieren" klicken und dort den gewünschten Zugang angeben. Dadurch wird für die Mitglieder der Gruppe "Basiszugang" die Seite "Konten" nicht mehr angezeigt, es sei denn, ein Benutzer ist noch Mitglied in einer anderen Gruppe, in welcher an der gleichen Stelle "Zugang erlaubt" eingestellt ist.

Für jede Benutzergruppe können Sie nicht nur die Bereiche einstellen, welche für die Gruppenmitglieder zugänglich sein sollen, sondern unter dem Tab "Weiteres" auch weitere Zugriffsrechte vergeben. Unter "Weiteres" können ausgewählte Funktionen geregelt werden, die nichts mit einem "Bereich" zu tun haben. Beispielsweise können Sie festlegen, ob die Mitglieder der Gruppe "Basiszugang" auf "Vertraulich" eingestellte Dossiers sehen können oder nicht:

Indem Sie die geeigneten Benutzergruppen mit entsprechenden Zugriffsrechten einrichten und Ihre Benutzer den jeweiligen Gruppen zuweisen, können Sie auch komplexe Zugriffsprofile abbilden.

Support   17. November 2016  

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Allgemeines

Um Ihre timeSensor LEGAL Lizenzen einsetzen zu können, müssen Sie diese aktivieren. Hierzu können Sie bei uns Aktivationscodes anfordern. Durch Eingabe der Aktivationscodes werden die Lizenzen zum Gebrauch freigeschaltet. Aktivationscodes können zeitlich limitiert oder unlimitiert sein. Die Aktivierung erfolgt immer im Kontext der eingesetzten Hardware. Wird die Hardware gewechselt (z.B. bei einem Servertausch), so wird eine Re-Aktivierung notwendig.

Eingabe der Aktivationscodes

Wählen Sie im Menu "timeSensor Client" (Mehrplatzsysteme) oder "timeSensor" (Einplatzsysteme) den Befehl "Über timeSensor LEGAL". Klicken Sie im darauf erscheinenden Dialog auf den Button "Lizenzen".

Erfassen Sie im nun erscheinenden Fenster alle Ihre Aktivationscodes. Hinweis: Sie können die Codes durch Copy/Paste eintragen.

Support   4. Mai 2017  

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Überlassen Sie die Sicherheit Ihrer Daten nicht dem Zufall! Eine sorgfältig eingerichtete und überwachte Datensicherung ist nicht nur gut für Ihren Seelenfrieden, sondern kann Ihnen im Ernstfall hunderte von Arbeitsstunden ersparen.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Sicherung Ihrer timeSensor LEGAL Daten einrichten und überwachen.

Allgemeines

Was muss gesichert werden?

Alle Daten von timeSensor LEGAL liegen in einem Ordner namens "timeSensor DataFiles". Dieser Ordner muss regelmässig gesichert werden.

• Im Mehrplatzbetrieb finden Sie diesen Ordner auf dem Server Computer.
  • Läuft Ihr Server unter macOS, so finden Sie ihn in "Programme", im Ordner "timeSensor Server", direkt bei der Server App.
    
  • Läuft Ihr Server unter Windows, so finden Sie den Ordner unter "Dokumente"
    
• Im Einplatzbetrieb (somit macOS), finden Sie den Ordner auf Ihrem Rechner unter /Benutzer/Für alle Benutzer/timeSensor DataFiles

Hinweis: das sind die empfohlenen Installationsorte für Ihre timeSensor LEGAL Daten. Im Einzelfall können die Daten aber auch anderswo liegen. Konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihren IT Supporter.

Wie oft muss gesichert werden?

Der Ordner "timeSensor DataFiles" muss mindestens einmal täglich gesichert werden.

Wohin muss gesichert werden?

Sichern Sie Ihren "timeSensor DataFiles" Ordner auf eine separate Festplatte. Diese Kopie nennt man den primären Backup. Der Primärbackup hat den Vorteil, dass er schnell durchgeführt ist und dass man im Pannenfall die Daten auch schnell wieder zurückholen kann.

Zusätzlich sollte der Primärbackup seinerseits täglich an einen entfernten Standort gesichert werden. Diese zweite Sicherung nennt man den Sekundärbackup. Hier einige Ideen, wie der Sekundärbackup umgesetzt werden kann:

• Richten Sie einen verschlüsselten Cloud Backup bei einem Provider Ihres Vertrauens ein. Ein bekannter Anbieter ist zum Beispiel die Firma Mount10.
• Kopieren Sie die Daten über eine stehende VPN Verbindung in das Home Office des für IT zuständigen Kanzleipartners.
• Verwenden Sie für den Primärbackup statt einer normalen Festplatte ein NAS. Der Sekundärbackup wird auf einem zweiten NAS an einem Remote Standort eingerichtet, wobei die beiden NAS sich automatisch synchronisieren. Bekannt sind die Produkte der Firma Synology.

Weiter verbessern können Sie Ihre Datensicherung durch das Einrichten von Generationen. So könnten Sie zum Beispiel auf der Ebene des Sekundärbackups die Daten auf mehrere Tage zurück aufbewahren. Bei einem Cloud Backup wird diese Möglichkeit häufig vom Rechenzentrum standardmässig angeboten.

Überwachung

Die beste Datensicherung nützt nichts, wenn sie nicht überwacht wird. Prüfen Sie das Funktionieren der Sicherung regelmässig (mindestens monatlich) und holen Sie einmal pro Jahr probehalber eine Sicherung vom Sekundärbackup zurück, damit Sie sicher sind, dass im Ernstfall alles funktioniert.

Sicherung einer laufenden Datenbank

Leider gibt es bei der Sicherung einer Datenbank ein Zusatzproblem. Die Datenbank befindet sich in der Regel im laufenden Betrieb und ist somit geöffnet. Wie bei jeder geöffneten Datei, kann es problematisch sein, diese in geöffnetem Zustand zu kopieren. Ihre Kopie enthält möglicherweise nicht den allerletzten Datenstand, da sich zum Zeitpunkt der Kopie noch einige Änderungen im Arbeitsspeicher befunden und ihren Weg zur Festplatte noch nicht gefunden haben. Schlimmstenfalls ist die Kopie gar unbrauchbar, weil sie nicht konsistent ist.

Im Einplatzbetrieb ist das kein grosses Problem: beenden Sie einfach das timeSensor LEGAL Programm, bevor Sie die Datensicherung ausführen. Dann ist die Datenbank-Datei geschlossen und Sie können den Ordner "timeSensor DataFiles" problemlos wegsichern.

Im Mehrplatzbetrieb sieht es anders aus. Sie möchten nicht täglich alle Benutzer abmelden, die Datenbank beenden und die Sicherung durchführen, denn das wäre zu umständlich.

Deshalb bietet der 4D Datenbank-Server die Möglichkeit, sich selbst im laufenden Betrieb zu sichern. Während die Datenbank sich selbst sichert, können die Benutzer angemeldet bleiben. Während der Sicherung stockt die Datenbank allerdings kurz, weshalb diese Sicherung am Besten während der Nacht durchgeführt wird. Das Resultat der Sicherung wird ebenfalls im Ordner "timeSensor DataFiles" unter STUFF/BACKUP abgelegt. Sie stellen damit sicher, dass sich im Ordner timeSensor DataFiles immer eine vollständige und brauchbare Kopie Ihrer Daten befindet.

Die Konfiguration der automatischen Sicherung wird durch den zuständigen Administrator direkt im Administratorfenster am Server vorgenommen. Die nachfolgende Bild-Sequenz zeigt die empfohlene Konfiguration im Administratorfenster:

Schlusswort

Überlassen Sie bei der Datensicher nichts dem Zufall. Wenn Sie sich Einrichtung und Überwachung Ihrer Datensicherung nicht selbst zutrauen, beauftragen Sie Ihren IT Supporter damit oder buchen Sie bei der timeSensor AG ein Server Monitoring, wo diese Arbeiten ebenfalls eingeschlossen sind.

Support   24. Februar 2018  

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Eine neue Entität haben Sie innert kurzer Zeit eröffnet. Dazu öffnen Sie in den Einstellungen unter der Rubrik "Admin" das Fenster "Spezial".

Mit einem Klick auf das Plus-Symbol unten links im Fenster erstellen Sie eine neue Entität.

Im ersten Feld tragen Sie die gewünschte Kanzleibezeichnung ein und im folgenden Feld das entsprechende Kürzel dafür.

Die Währung mit der die Entität rechnen soll, kann im nächsten Feld bestimmt werden. Dabei muss man beachten, dass die Währung nur einmal beim Erstellen bestimmt und danach nicht mehr verändert werden kann.

Für die Mehrwertsteuer-Basis stehen "Nicht pflichtet", "Vereinnahmte Entgelte" und "Vereinbarte Entgelte" als Optionen zur Verfügung. Wählen Sie hier Ihre passende Einstellung. Für die vereinnahmten Entgelte können Sie zusätzlich noch den Pauschalsteuersatz auswählen. Die dazugehörige Mehrwertsteuer-Nummer können Sie im Feld danach eintragen.

Um den timeSensor Client optisch ihrem Geschmack anzupassen, können Sie bei der Darstellung ein Farbschema aus der Farbpalette aussuchen

Falls Sie Daten aus einer schon bestehenden Entität mitnehmen möchten, können Sie zuunterst aus der Auswahlliste wählen, aus welcher bestehenden Entität Sie die Grunddaten automatisch anlegen möchten.

Support   16. April 2018  

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Durch das Importieren eines Kontenplans ersparen Sie sich das manuelle Anlegen von Konten. So gehen Sie vor:

Vorbereitung in Excel

Bereiten Sie den Kontenplan in Excel vor. Legen Sie in Ihrem Excel Dokument drei Spalten an:
- Spalte 1 für die Kontonummer
- Spalte 2 für die Kontobezeichnung
- Spalte 3 für den Kontentyp (1=Aktivkonto, 2=Passivkonto, 3=Aufwandskonto, 4=Ertragskonto)

Speichern im CSV Format

Speichern Sie das Excel Dokument als .csv Datei ("Comma Separated Values")

Import Editor öffnen

Öffnen Sie in timeSensor LEGAL das Fenster mit de Kontenplan. Sie finden dieses Fenster im Bereich "Spezial" unter "Buchhaltung". Wählen Sie im Menu "Werkzeuge" den Befehl "Kontenplan importieren".

Daten aus dem CSV Dokument importieren

Klicken Sie auf "Importieren" und konfigurieren Sie den Import so, dass er mit Ihren Daten übereinstimmt:
- Wählen Sie "Import Tabelle" als Ziel des Imports
- Wählen Sie die Codierung so, dass Umlaute korrekt dargestellt werden
- Ordnen Sie die Spalten wie gezeigt den Feldern der Import Tabelle zu

Daten dem Kontenplan hinzufügen

Die importierten Daten erscheinen nun im Import Editor. Vergewissern Sie sich, dass die Daten stimmen und klicken Sie dann auf "Weiter", um den Import abzuschliessen. Die Konten werden nun zum Kontenplan hinzugefügt.

Support   6. Juli 2018  

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Im Laufe der Jahre kann es gelegentlich vorkommen, dass Sie das Briefpapier der Kanzlei ändern möchten. Sei es wegen Änderungen der zurückgegebenen Informationen oder einem neuen Layout.

Um die folgenden Manipulationen vorzunehmen, brauchen Sie Zugriff zu den Einstellungen von timeSensor® LEGAL.

Wechseln des Briefpapiers für 4D Write Vorlagen

Stellen Sie sicher, dass Sie das neue Briefpapier als PDF (nur Mac im Betrieb) oder im SVG-Format (gemischte Systeme oder nur Windows) vorliegen haben.

Navigieren Sie zu den Briefpapiereinstellungen in timeSensor® LEGAL (Einstellungen / Parameter / Allgemein / Briefpapier).

Machen Sie einen Doppelklick auf das Briefpapier, welches Sie ändern möchten. In unserem Beispiel werden wir das Briefpapier für die Briefe ändern.

Mit einem Doppelklick gelangen Sie in den Schemen Editor, wo Sie die verschiedenen Briefpapiere und deren Spezifikationen sehen.

Wenn Sie für die erste Seite eines Briefes jeweils ein anderes Layout als für die Folgeseiten verwenden, dann werden Sie dies hier sehen.

Machen Sie einen Doppelklick auf die Vorlage, ein kleines Fenster erscheint, indem Sie verschiedene Informationen bearbeiten können. In der Regel müssen Sie hier nur das Bildelement ersetzen.

Ziehen Sie also das PDF-Dokument welches Sie vorbereitet haben, in das Feld Bildelement. timeSensor ersetzt das alte Bild nun durch das Neue. Falls dieses Bildelement jeweils nur auf der ersten Seite gedruckt werden soll, vergewissern Sie sich, dass das Häkchen nur bei Erste Seitegesetzt ist.

Bestätigen Sie die Änderungen anschliessend mit OK.

Falls Sie nur ein Briefpapier für alle 4D Write Vorlagen benutzen, haben Sie bereits alle nötigen Einstellungen vorgenommen.

Haben Sie aber ein zweites Briefpapier für die Folgeseiten, dann müssen Sie das Ganze noch einmal für diese wiederholen. Dies gilt für alle Briefpapier-Schemen welche Sie hinterlegt haben (in unserem Beispiel haben wir zwei: Brief und Rechnung).

Wechseln des Briefpapiers für Word Vorlagen

Wenn Sie das Briefpapier auch in Ihren Word Vorlagen wechseln müssen, dann stellen Sie bitte sicher, dass Sie sich mit den Word Vorlagen auskennen und den Ordner mit dem Word Makro auf Ihrem Computer haben. Diesen können Sie hier herunterladen.

Im Gegensatz zu 4D-Write Vorlagen können Briefpaiere für Word nicht „global“ hinterlegt werden, sondern müssen fix in jeder einzelnen Vorlage selbst hinterlegt (und dementsprechend auch geändert) werden.

Für jede Word Vorlage müssen Sie die folgenden Schritte einmal durchführen. Beachten Sie, dass dies auch für jede Sprache gilt. Wenn Sie also das gleiche Word-Schreiben einmal in Deutsch und einmal in Französisch verwenden, müssen Sie das Briefpapier für jede Sprache ändern.

Navigieren Sie zum Vorlagen Editor und finden Sie Ihre Word Vorlage. Per Drag & Drop können Sie das Word File entweder direkt in den Ordner timeSensor_templatefallen lassen oder Sie können auch einen Zwischenschritt über den Schreibtisch machen.

Öffnen Sie nun das File mit gedrückter Shift- bzw. Umschalttaste. Der Ihnen bekannte Makro-Dialog wird erscheinen, welchen Sie annehmen müssen.

Mit einem Doppelklick in die Kopfzeile aktivieren Sie diese. Wählen Sie das Bild aus, welches dort hinterlegt wurde und löschen Sie dieses.

Nun ziehen Sie Ihr neues Briefpapier, das PFD welches Sie auf Ihrem Schreibtisch bereitgestellt haben, in die Kopfzeile.

Word erkennt das Briefpapier nun als Bild und wird dieses automatisch in den Vordergrund bringen, bei einem Briefpapier möchten Sie dies aber nicht. Also legen Sie fest, dass das Bild hinter den Text gelegt wird.

Nun können Sie das Bild noch positionieren. Dazu schieben Sie die Maus in die obere linke Ecke bis der Verschieben-Cursor (vier Pfeile) erscheint. Ziehen Sie nun das Briefpapier in die Ecke. Ziehen Sie nun mit dem Cursor die Ecke unten rechts in Position. Wenn Sie dabei die CMD-Taste gedrückt halten, können Sie dies sehr genau auf die Seite anpassen.

Speichern Sie nun Ihre Änderungen, am besten geben Sie dem Dokument eine neue Versionsnummer (z.b. Word_Brief171207). Navigieren Sie wieder in Ihre Vorlagensammlung und ersetzen Sie die alte Word Vorlage mit Ihrer neuen Vorlage per Drag und Drop. Da Sie das Dokument vorher mit einer neuen Nummer beschriftet haben, sehen Sie nun auch, ob das Dokument tatsächlich ersetzt wurde.

Einsatz vom Format SVG unter Windows

Da das Windows Betriebssystem nativ keine PDFs anzeigen kann wird der Einsatz vom Format SVG empfohlen. Bei der Konvertierung vom Format Word oder PDF zum Format SVG bieten sich grundsätzlich zwei Optionen:

• Herstellung des SVGs durch einen Grafiker: Kontaktieren Sie einen Grafiker, der für Sie die gewünschten Briefpapiere im Format SVG herstellt.
• Herstellung des SVGs durch einen Online-Converter: Benutzen Sie das Online-Tool um ein SVG zu erstellen: http://image.online-convert.com/convertto-svg

Remo Gemperli   18. September 2018  

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Update von TimeSensor Wordvorlagen für Word 2016 (16.16.2 und höher) 

Neuere MS Word 2016 Versionen sind nicht mehr kompatibel mit timeSensor Word Vorlagen welche unter früheren Versionen von Word erstellt wurden. Die Vorlagen können zwar immer noch innerhalb von timeSensor korrekt ausgeführt werden, allerdings landet Word in einer endlosen Speicher-schleife, wenn der/die Vorlagenadministrator/in versucht die Vorlagen anzupassen.

Die Inkompatibilität hängt mit einer Änderung des .docx und .docm Dateiformates zusammen und kann nur darüber behoben werden, dass die Vorlage als eine neue Datei angelegt wird. Dazu sind zwei Schritte nötig: Das Kopieren der Vorlage (A) und das überführen der Makroobjekte in die neue Vorlage (B)

Um eine existierende .docm TSL Vorlage für Word 2016 (16.16.2) fit zu machen, gehen Sie wie folgt vor:

(A) Kopieren der Vorlage

1) Öffnen Sie Ihre TSL .docm Vorlage wie immer mit gedrückter Umschalttaste, um sie zu bearbeiten.

2) Selektieren Sie allen Text in der Vorlage (cmd + a) und kopieren Sie diesen (cmd + c)

3) Öffnen Sie eine neue, leere Word Datei (cmd + n) und setzten Sie den Text in die neue Vorlage ein (cmd + v). Beim kopieren werden auch alle Formatierungen mit kopiert. Sie sollten also die neue Vorlage nicht weiterbearbeiten müssen.

4) Speichern Sie die neue Datei als .docm mit einem beliebigen (neuen) Titel in den TSL Template Ordner.

(B) Übertragen der Makroobjekte in die neue Vorlage
5) Unter dem Menu Befehl «Werkzeuge» klicken Sie auf «Dokumentvorlagen und Add-ins» und im folgenden Bildschirm auf «Organisieren...»

6) Klicken Sie auf den Tab «Makroprojektelemente»

7) Im rechten Feld, klicken Sie auf den Knopf «Schliessen» und dann nochmals auf den selben Knopf «öffnen» um eine neue Quelle für die Makroobjekte auszuwählen.

8) Suchen Sie das Timesensor Addin Dokument (die .dotm Datei) und selektieren Sie diese.

9) Nun sehen Sie im rechten Feld zwei Makroobjekte mit den Namen «TimesensorAddin» und TimesensorVersionControl», welche Sie beide nach links in Ihr neues Dokument übertragen müssen über den «kopieren» Knopf.

10) Klicken Sie zum Schluss noch auf den Tab «Toolbar» und übertragen Sie auch die Toolbar mit dem Namen «Ti»

11) Schliessen Sie das Fenster und speichern Sie Ihre Vorlage.

Support   22. Januar 2019  

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Wenn man in timeSensor LEGAL eine E-Mail von sich oder des Mandanten im Archiv speichern will, dann steht in der Spalte Art entweder "Ein" oder "Aus". Das zeigt an, ob die E-Mail eingehend oder ausgehend ist. Dies können Sie manuell ändern, indem Sie die archivierte E-Mail anwählen und auf das blaue Infozeichen klicken und bei Art den Zustand ändern.

Beim Import einer E-Mail per Drag & Drop, versucht timeSensor LEGAL zu erraten, ob die eMail ein- oder ausgehend war. Hierzu läuft folgender Algorithmus ab:

1. Der Absender der E-Mail wird ausgelesen
2. Alle E-Mail-Adressen der Mitarbeiter werden durchgesehen
3. Falls die E-Mail-Adresse des Absenders mit einer E-Mail-Adresse einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters übereinstimmt, dann wird die E-Mail als ausgehend gelistet.
4. Andernfalls wird die E-Mail automatisch als eingehend gelistet

E-Mail-Adresse hinterlegen

Öffnen Sie zuerst die Adressliste Ihrer Mitarbeiter und öffnen Sie Ihr Dossier. Falls Sie dies noch nicht gemacht haben, dann geben Sie dort Ihre E-Mail-Adresse(n) ein, mit welcher Sie arbeiten, das heisst, E-Mails empfangen und senden. Sie können auch mehr als E-Mail-Adresse hinterlegen.

Den Mitarbeiter mit dem Benutzerkonto verknüpfen

Sobald Sie Ihre E-Mail-Adresse hinterlegt haben, wechseln Sie zu den Einstellungen und dort wechseln Sie auf den Tab Benutzer. Öffnen Sie das Benutzerkonto des Mitarbeiters, bei dem Sie die E-Mail-Adressen hinterlegt haben. Dort gehen Sie auf das Menu Identität und klicken zuunterst, bei Mitarbeiter, auf das Zahnrad, um das Selektorfenster zu öffnen.

Gehen Sie auf die Mitarbeiter-Adressliste und ziehen Sie den Mitarbeiter per Drag und Drop in das Feld. Sie haben die Mitarbeiteradresse nun verknüpft und das System weiss, wer welche E-Mail-Adresse besitzt.

Remo Gemperli   30. September 2019  

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Öffnet sich Ihre timeSensor® LEGAL Software nicht selbstständig und Sie sehen nur den nachstehend abgebildeten Balken?

Mit ein paar Klicks kommen Sie trotzdem ins Programm. Klicken Sie auf "Ablage", "Öffnen", und dann auf "Remote Anwendung". Jetzt erscheint der gewohnte Verbindungsdialog über den Sie sich mit dem Server verbinden können. Haben Sie bereits eine Verbindung zum Server in der Vergangenheit aufgebaut, so können Sie sich über den Tab "Verlauf" mit timeSensor verbinden. Taucht dort kein Server auf, oder klappt die Verbindung nicht, so versuchen Sie eine Verbindung über "Verfügbar" oder allenfalls unter Eingabe der IP Adresse des Servers im Tab "Angepasst".

Support   29. Juli 2015  

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Manchmal kann es bei der Problembehebung helfen, den Mac Mini Server neu zu starten. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang zur Folge hat, dass alle Benutzer vom 4D Server abgemeldet werden und timeSensor® LEGAL nicht benutzen können, bis der 4D Server wieder läuft.

Neustart des Mac Mini

Um den Mac Mini Server neu starten zu können, benötigen Sie einen Zugang zu seinem Bildschirm. Dieser kann über Apple Remote Desktop, VNC, TeamViewer oder ähnlich für den Administrator eingerichtet werden. Normale Anwender sollten keinen Zugang auf den Mac Mini Server haben.

Versichern Sie sich, dass niemand mehr in timeSensor® LEGAL angemeldet ist, bevor Sie die 4D Server Applikation beenden. Ein Warndialog erscheint in dem Sie die Abmeldeoption wählen können. In der Regel wählen Sie "Warte bis alle Anwender abgemeldet sind". Der 4D Server beendet sich dann, sobald der letzte Anwender timeSensor LEGAL vollständig beendet hat.

Starten Sie nun Ihren Mac Mini Server neu.

Starten des 4D Servers

Normalerweise startet die Datenbank automatisch nach dem Aufstarten des Mac Mini. Sofern diese nicht der Fall sein sollte, können Sie den 4D Server manuell starten, indem Sie die timeSensor Datenbank neu starten

Hinweise

Wenn der 4D Server die einzige 4D Applikation auf dem Gerät ist, können Sie diese Datei als "Anmeldeobjekt" hinzufügen (Systemeinstellungen --> "Benutzer und Gruppen"). Somit wird die Datenbank nach einem Neustart des Mac Mini automatisch wieder hochgefahren. Damit dies funktioniert, muss der 4D Server allerdings zwingend die einzige 4D Applikation auf dem Mac Mini sein.

Der Mac Mini Server ist kein Arbeitsplatz, bitte arbeiten Sie deshalb nicht auf dem Server. Dies könnte die Funktionalität der Datenbank stören oder gar zu einer Beschädigung der Datenbank führen.

Support   29. Juli 2015  

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Es kann praktisch sein, gewisse Daten unterwegs verfügbar zu haben. Sie könnten so mit einem iPad zum Gericht gehen und alle archivierten Dokumente zum Mandat dabei haben. Mit timeSensor® LEGAL können Sie Archivdokumente von ausgewählten Mandaten während einer beschränkten Zeit, in ein Cloudverzeichnis publizieren.

Zuerst müssen Sie einen Cloudanbieter Ihres Vertrauens auswählen. Installieren Sie dann die Software des Cloudanbieters auf Ihrem Server. Bei Einplatzversionen muss die Installation auf dem Arbeitsplatz erfolgen.

In den Parametern von timeSensor® LEGAL muss das Cloudverzeichnis einmal ausgewählt werden. Hierzu gibt es einen neuen Tab "Cloud Drive". Klicken Sie auf "Wählen..." und navigieren Sie zum Cloudverzeichnis. In einem Mehrplatzsystem sehen Sie das Filesystem Ihres Servers. Im Cloudverzeichnis legen Sie mit Vorteil einen eigenen Ordner für timeSensor® LEGAL an.

Öffnen Sie nun eine Mandatsmappe und klicken auf das Cloud Drive Icon.

iPad Einstellungen

Support   29. Juli 2015  

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Windows

Installieren Sie einen PDF-Druckertreiber, der das randlose Erstellen von PDF Dateien unterstützt.

ACHTUNG: Ein randloses PDF auf Ihrem Computerbildschirm bedeutet noch nicht, dass auch Ihr Drucker randloses Drucken unterstützt. Zum Drucken von randlosen Dokumenten benötigen Sie einen Drucker, der diese Funktion bietet.

Mac

Auf Apple Computern werden Seitenrandeinstellungen von PDFs über das Druckerdialogfeld gesteuert. Weil viele Drucker randloses Drucken nicht unterstützen, sind auch die Standardeinteilungen Ihres Macs mit Rand hinterlegt. So werden zum Beispiel Standard A4 Seiten mit einem Rand von 2cm auf jeder Seite erstellt. Dies gilt dann auch für PDFs.

Um diese Einschränkung zu umgehen, können Sie ein eigenes Druckformat festlegen. Öffnen Sie dazu das Druckerdialogfeld und scrollen Sie die Liste aller zur Verfügung stehender Seiteneinstellungen nach unten. Klicken Sie auf "eigene Papierformate" und erstellen Sie sich dort ein Papierformat mit den gewünschten Massen. Für ein randloses A4 Blatt, wären dies 210mm x 297mm mit einem benutzerdefinierten Druckbereich von 0mm auf allen Seiten, wie Sie dies auf den folgenden drei Bildern sehen.

ACHTUNG: Ein Randloses PDF auf Ihrem Computerbildschirm bedeutet nicht, dass auch Ihr Drucker randloses Drucken unterstützt. Zum Drucken von randlosen Dokumenten benötigen Sie einen speziellen Drucker, der diese Funktion bietet.

Support   29. Juli 2015  

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Möchten Sie für Rechnungen verschiedene Papiere und somit verschiedene Druckerschächte verwenden? Dieser Artikel beschreibt Ihnen, wie Sie die Druckerschächte den verschiedenen Seiten eines Dokuments zuteilen können.

Allgemeines

Die Ansteuerung von Druckern ist ein sehr komplexes Feld. Die hier beschriebenen Techniken funktionieren bei vielen Druckern, doch kann eine 100%ige Kompatibilität mit beliebigen Druckermodellen nicht gewährleistet werden.

Im Grundsatz gilt folgender Ablauf:

• Wählen Sie die Druckvorlage, welcher Sie Druckeinstellungen hinterlegen möchten
• Stellen Sie die Druckeinstellungen ein
• timeSensor LEGAL speichert Ihre Druckeinstellungen in einer kleinen Datei zusammen mit der Vorlage ab
• Vor dem Ausdruck der Vorlage sendet timeSensor LEGAL die Druckeinstellungen zum Drucker und druckt anschliessend das Dokument

Die Druckeinstellungen können unter Verwendung zweier (Windows: dreier) Techniken erstellt und zum Drucker gesandt werden:

1. im Klartext, d.h. dem Drucker werden ausgewählte Optionen per Befehl übermittelt, etwa "wähle Papierschacht Nr. 3" oder "Drucke im Querformat"
2. als Print Record BLOB, d.h. die Druckeinstellungen des Druckers werden in ihrer Gesamtheit als sogenannter Print Record gespeichert und vor dem Druck wird der gesamte Print Record zum Drucker gesandt
3. unter Windows kann der Druckertreiber mehrfach installiert und im Druckertreiber selbst die gewünschten Einstellungen vorgenommen werden. Es resultieren verschiedene Instanzen desselben Druckertreibers, wobei eine Instanz zum Beispiel das Papier aus Schacht 1 nimmt, während in der zweiten Instanz Schacht 2 standardmässig ausgewählt ist. In timeSensor LEGAL weisen Sie dann Ihren Vorlagen die gewünschte Instanz des Druckertreibers zu.

Je nach Drucker und Betriebssystem funktioniert die eine oder andere Technik besser. Unter Windows funktioniert die erste und die dritte Technik in der Regel besser, während unter Mac die zweite Technik mehr Erfolg verspricht.

Druckeinstellung festlegen

Gehen Sie in den Vorlagen Editor und wählen Sie die Vorlage für welche Sie Druckerschächte zuteilen möchten. Klicken Sie im rechten oberen Teil auf "Ausgabeoptionen".

Klicken Sie in diesem Fenster auf das kleine Druckersymbol, um die Druckeinstellungen in der für Ihr Betriebssystem empfohlenen Technik anzulegen, oder klicken Sie bei gedrückter "Alt" Taste auf das kleine Druckersymbol, um die Druckeinstellungen in der jeweils anderen Technik anzulegen:

• Mac OS X
  • Einfacher Klick -> es wird ein Print Record BLOB erzeugt (Technik 2)
  • Alt + Klick -> die Druckeinstellungen werden im Klartext hinterlegt (Technik 1)
• Windows
  • Einfacher Klick -> die Druckeinstellungen werden im Klartext hinterlegt (Technik 1)
  • Alt + Klick -> es wird ein Print Record BLOB erzeugt (Technik 2)

timeSensor LEGAL speichert die Druckeinstellungen in einer kleinen Datei vom Typ .TXT oder .BLOB und speichert diese lokal auf Ihrem Arbeitsplatz. Dies bedeutet, dass die Druckeinstellungen ausschliesslich für Ihren Arbeitsplatz gelten. Wenn in einem Netzwerk mehrere Arbeitsplätze bestehen, so müssen die Druckeinstellungen für jeden Arbeitsplatz vorgenommen werden.

Auch in einer gebündelten, sogenannten “komplexen” Vorlage, wie zum Beispiel den Rechnungsvorlagen, kann für jedes Vorlagenblatt individuell über den Button “Druckereinstellungen” ein Drucker oder ein Druckerschacht des Kanzleidruckers hinterlegt werden. Dadurch können die Rechnung, das Detailblatt und allenfalls die Einzahlungsscheine aus verschiedenen Druckern/ Druckerschächten gedruckt werden.

Hinweise:

• Es kann zwar jede Vorlage einzeln angesteuert werden, sie brauchen die Druckereinstellungen aber nicht für jede Sprachversion zu wiederholen. Die Druckereinstellungen gelten immer für alle Sprachversionen einer Vorlage.
• Es ist nicht garantiert, dass die verschiedenen Techniken jede Druckoption für jeden Druckertreiber akkurat abbildet. Bitte wenden Sie sich an Ihren Druckersupport falls Einstellungen nicht selektiert oder vom Drucker nicht korrekt ausgeführt werden können.
• Obwohl Wordvorlagen aus timeSensor LEGAL gestartet werden können, werden die Druckoptionen von Word nicht über TSL gesteuert. Druckereinstellungen für Wordvorlagen können einzig und alleine über Word gemacht werden.

Tipp für Administratoren

Sofern Sie in einem grösseren Netzwerk über eine einheitliche Druckerlandschaft verfügen, können Sie Zeit sparen, indem Sie die Druckeinstellungen von einer fertig konfigurierten Station auf einen USB Stick oder einen Server kopieren und von dort aus auf anderen Arbeitsstationen direkt wieder einkopieren. Dadurch ersparen Sie sich das Einrichten der Druckeinstellungen für jede Vorlage an jeder Arbeitsstation.

Hierzu müssen Sie wissen, dass timeSensor LEGAL die Druckeinstellungen als Dateien in den folgenden Pfad ablegt:

• macOS: Users/Username/Library/Application Support/timeSensor/STUFF/PRINTERS
• Windows: Users/Username/timeSensor/STUFF/PRINTERS
  

Navigieren Sie auf der fertig konfigurierten Station somit zu diesem Verzeichnis und kopieren Sie die hier enthaltenen Dateien auf den USB Stick oder auf den Server. Sie können nun auf anderen Arbeitsstationen die Druckeinstellungen direkt in dieses Verzeichnis kopieren. Vor dem Ausdruck prüft timeSensor LEGAL, ob für die ausgedruckte Vorlage in diesem Verzeichnis Druckeinstellungen vorhanden sind und berücksichtigt diese automatisch.

Weitere Hinweise:

• Der Benutzerordner "Library" ist unter macOS standardmässig unsichtbar. Am Einfachsten navigieren Sie zu diesem Ordner, indem Sie im Finder die "Alt-"Taste gedrückt halten und im Menu "Gehe zu" die "Library" auswählen.
• Sofern Sie nur die Druckeinstellungen bestimmter Vorlagen kopieren möchten, notieren Sie sich die ID der Vorlage in timeSensor LEGAL. Sie finden diese Information, indem Sie in den Ausgabeoptionen der gewünschten Vorlage den unteren Bereich aufklappen. Im grauen Balken finden Sie die ID der Vorlage auf der rechten Seite. Mit dieser Information können Sie im Ordner "PRINTERS" die zugehörigen Druckeinstellungen lokalisieren.
  

Support   29. Juli 2015  

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Damit Sie mit der Datenbank problemlos arbeiten können, benötigen Sie eine einwandfreie Netzverbindung zu Ihrem Server. Verschiedene Fehlerquellen können die Verbindung zwischen 4D Client und 4D Server beeinträchtigen:

• Plötzlicher Ruhezustand der Arbeitsstation
• Unzuverlässige Netzwerkverbindung
• Defektes Netzwerkkabel
• Defekter Router/Switch
• Defekte Netzwerkkarte

Da 4D Client und 4D Server permanent kommunizieren, reagiert 4D Client empfindlicher auf Netzwerkstörungen als ein Web Browser oder ein eMail Programm. Es kann also sein, dass nach der Inbetriebnahme der Datenbank bereits vorhandene Probleme erst sichtbar werden, obschon sie schon länger vorhanden waren. Stellen Sie auf jeden Fall sicher, dass

• Ihr Computer über Kabel mit dem Netzwerk verbunden ist und nicht über WLAN. Das Einstecken des Netzwerkkabels ist oft aber nicht genügend. Sie müssen auch sicherstellen, dass das kabelgestützte Netzwerk vom Computer mit Priorität verwendet wird. Ansonsten laufen Sie Gefahr, zwar das Netzwerkkabel eingesteckt zu haben, aber trotzdem über WLAN zu kommunizieren.
• der Ruhezustand ausgeschaltet ist. Sie können in den Energieoptionen Ihres Computers den Bildschirm verdunkeln lassen, der Computer sollte aber nicht selbständig in den Ruhezustand gehen können. Ansonsten wird die Verbindung zum Server unterbrochen.

Kabel und defekte Switches waren bei unseren Kunden jeweils die am häufigsten vorkommenden Quellen von Netzwerkstörungen.

Das nachfolgende Video zeigt, wie Sie mit Hilfe des PING Kommandos solchen Problemen auf die Spur kommen können:

Support   29. Juli 2015  

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Es gibt eine Reihe von Arbeiten, welche von Ihrer timeSensor LEGAL Kanzleisoftware still und leise im Hintergrund ausgeführt werden. Als Programm Administrator können Sie diese Prozesse, die sogenannten Hintergrund Tasks, kontrollieren und beeinflussen.

Hintergrund Tasks aufrufen

Wählen Sie im Bereiche "Einstellungen", im Menu "Admin" den Befehl "Tasks". Das Fenster mit den Hintergrund Tasks wird angezeigt.

1. Klicken Sie in der Liste den Task an, den Sie bearbeiten möchten
2. Wählen Sie, ob der Task lokal auf Ihrer Arbeitsstation oder (im Mehrplatzbetrieb) auf dem Server ausgeführt werden soll. Einige Tasks können nur lokal und andere nur auf dem Server ausgeführt werden. Wieder andere Tasks können wahlweise lokal oder auf dem Server eingestellt werden.
3. Wählen Sie, ob der Task ein- oder ausgeschaltet sein soll.
4. Wenn Sie den Task einschalten, können Sie hier das Zeitfenster wählen, innerhalb dessen der Task ausgeführt wird. Ausserdem können Sie wählen, ob der Tasks innerhalb des Zeitfensters einmal oder wiederholt ausgeführt werden soll.
5. Unterhalb des Zeitfensters müssen Sie, je nach Task, evt. weitere Informationen eingeben.
6. Mit dem Button "Jetzt ausführen" wird der Task einmal sofort ausgeführt, sofern dies möglich ist.

Beschreibung der verschiedenen Tasks

Finanzen

Der Task "Finanzen" ist zuständig für:

• • die Übertragung der auf den persönlichen Timesheets erfassten Leistungen auf die verschiedenen Dossiers.
  • die automatische Erstellung von Rechnungen, gemäss Plan oder bei Überschreitung des definierten Betrages
  • die Überwachung der Mandatsbudgets
  • das Versenden von Tickets, soweit notwendig

Damit der Task "Finanzen" erfolgreich ausgeführt werden kann, dürfen keine Datensätze von Benutzer blockiert sein. Es ist daher notwendig, dass a) im Einplatzbetrieb die Fenster "Dosser" und "Timesheet" geschlossen sind respektive b) im Mehrplatzbetrieb keine Benutzer im System angemeldet sind.

Empfehlung: konfigurieren Sie den Task auf dem Server zwischen 01:00 und 02:00h, d.h. wenn sicher keine Benutzer eingeloggt sind. Eine einmalige Ausführung des Tasks genügt. Im Einplatzbetrieb könnten Sie den Task permanent, d.h. von 00:00 bis 23:59 und alle 5 Minuten ausführen lassen.

Adressbuch

Der Task "Adressbuch" synchronisiert auf Wunsch das lokale Apple Adressbuch. Dieser Task kann nur auf einem lokalen Mac Arbeitsplatz eingerichtet werden.

Sie sollten eine Auswahl treffen, welche Adressen aus timeSensor LEGAL dass Sie in Ihr Adressbuch synchronisieren lassen möchten. Durch Anklicken des betreffenden Adresstyps, bzw. der entsprechenden Kategorien, können Sie die zu exportierenden Adressen auswählen.

Fristen

Der Task "Fristen" ist zuständig für den Export Ihrer Fristen und Ihres Terminkalenders im "iCal" Format. Sie benötigen diesen Task nur, wenn Sie ihre Fristen bzw. Ihren Kalender publizieren und auf einem iPhone oder ähnlichen Device abonnieren möchten. Details zur Konfiguration dieses Tasks finden Sie hier.

Postfenster

Wenn Sie eine eMail Schnittstelle eingerichtet haben, sorgt der Task "Postfenster" dafür, dass sich timeSensor LEGAL automatisch und regelmässig mit dem Postfach verbindet und dort, bei vorliegen neuer eMails, selbige herunterlädt und verarbeitet. Der Task kann entweder auf dem Server oder einem separaten Rechner eingerichtet werden. Aus Gründen der besseren Stabilität und Performanz empfehlen wir, die eMail Schnittstelle auf einem separaten Mac zu betreiben. Sollte sich die Schnittstelle mal aufhängen, kann man sie einfach neu starten und die Datenbank wird nicht beeinträchtigt.

Wechselkurse

Der Task "Wechselkurse" muss nur eingeschaltet werden, wenn Sie möchten, dass timeSensor LEGAL jeweils die neusten Wechselkurse von der Europäischen Zentralbank, respektive der Schweizerischen Notenbank, herunterlädt. Dies wiederum ist nur dann interessant, wenn Sie aktiv Fremdwährungen einsetzen.

Support   29. Juli 2015  

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Die PDF Anzeige im Windows Betriebssystem wird von PDF Viewer übernommen. Dieses Plug-In ist nicht kompatibel mit Adobe Reader 11.0.7. Adobe hat in dieser Version einige grössere Veränderungen vorgenommen und dabei die Funktion des Active X controls beeinträchtigt.

Lösung: updaten Sie Adobe Reader auf die Version 11.0.9

Support   29. Juli 2015  

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Time Machine ist eine Datensicherungssoftware von Apple, welche seit Mac OX X 10.5 in das Betriebssystem integriert ist. Vom Einsatz von Time Machine auf der Server Maschine raten wir aus folgenden Gründen ab:

• In Time Machine lässt sich kein Zeitfenster für die Datensicherung definieren. Die Datensicherung startet zum Beispiel auch dann, wenn alle Benutzer angemeldet und Ihr System unter Last steht. Dadurch können sich die Antwortzeiten des Servers verlangsamen.
• Time Machine sichert immer ganze Dateien. Kriterium ob eine Datei gespeichert wird, ist die Frage, ob die Datei zwischenzeitlich verändert wurde. 4D Server speichert die Daten in eine einzige grosse Datendatei, welche sich permanent ändert. Somit versucht Time Machine die 4D Datenbank permanent zu sichern.
• Die Sicherung der 4D Datenbank via Time Machine ist nicht nur deshalb erfolglos, weil sich die Datendatei permanent ändert, sondern auch deshalb, weil eine aktive (offene) Datenbank so nicht gesichert werden kann. Noch während nämlich Time Machine sich mit der Sicherung abmüht, haben Benutzer zwischenzeitlich die Daten bereits wieder verändert. Ausserdem stehen Daten im Cache Speicher und befinden sich noch gar nicht auf der Festplatte.

Die 4D Datenbank muss zwingend mit 4D Backup gesichert werden, damit sichergestellt ist, dass diese Kopie vollständig ist. Konfigurieren Sie 4D Backup so, dass die Datensicherung während der Nacht, z.b. um 02:00h, durchgeführt wird. Dann sind keine Benutzer im System und das System wird nicht verlangsamt. Diese Datensicherung ist Ihr Primärbackup und liegt auf dem gleichen Rechner (aber vorzugsweise auf einer anderen Festplatte) als die produktive Datenbank.

Die so erzeugten Backup Dateien sollten Sie dann mit einem Tool wie Carbon Copy Cloner auf eine ausserhalb der Kanzlei liegende Installation kopieren. Wichtig ist, dass dieser Sekundärbackup regelmässig geprüft wird und sich an einem anderen Standort befindet.

Support   11. September 2015  

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timeSensor LEGAL ist eine Applikation, welche ein Multiple Document Interface (MDI) verwendet. Diese Form der grafischen Benutzeroberfläche für Programme zeichnet sich dadurch aus, dass in einem Programmfenster gleichzeitig mehrere Dokumente geöffnet werden können, die dann in separaten Unterfenstern angezeigt werden. Die Unterfenster verhalten sich dabei zum Programmfenster so, wie sich das Programmfenster zum Desktop verhält: Sie können frei platziert und in der Größe verändert werden.

Im Betriebssystem Mac OS X können Unterfenster frei platziert werden. Das Programmfenster wurde auf das Menü an der oberen Bildschirmkante reduziert, weshalb in Bezug auf den Desktop der Eindruck von Transparenz entsteht.

Im Betriebssystem Microsoft Windows können Unterfenster nur innerhalb des Programmfensters frei platziert werden. Mittels des Tastaturkürzels Strg+Tab kann zwischen den einzelnen Dokumenten hin und her geschaltet werden. Standardmässig ist das Programmfenster opak und deckt dabei den Desktop ab. Optional kann das Programmfenster auf transparent umgestellt werden. Verwenden Sie hierzu das Fenster-Icon in der Funktionenleiste:

Support   17. September 2015  

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timeSensor LEGAL kann alle Arten von Microsoft Word Dokumente verarbeiten. Einerseits ist es möglich, diese Dokumente in nativer Form im Archiv abzulegen, andererseits können Word basierte Vorlagen erstellt und mit timeSensor LEGAL benutzt werden.

Word Vorlagen ohne Daten-Integration

Solange die Word Vorlage nicht auf die Datenbank zugreifen muss, kann jede Version von Word verwendet werden. Beim Doppelklick auf eine Word Vorlage, wird diese in den Bereich der Entwürfe kopiert und ein Doppelklick auf das Dokument ausgeführt. Alsdann übernimmt das Betriebssystem und öffnet das zum Dokument gehörende Programm.

Word Vorlagen mit Daten-Integration

timeSensor LEGAL ermöglicht eine Integration mit dem Industriestandard über ein Makro gesteuertes Plug-In. Das “timeSensor template.docm” ist eine Word Vorlage mit integrierten Makro, welches Sie zum Erstellen ihrer eigenen Kanzleivorlagen verwendet werden können. Diese Vorlage kann im Bereich "Download" heruntergeladen werden. Sie können diese Vorlage in zweierlei Arten verwenden:

• Kopieren Sie die notwendigen Komponenten (Makro, Menubar) aus dem "timeSensor template.docm" in Ihre eigene Vorlage und fügen Sie dort, wo Daten aus der Datenbank eingefügt werden sollen, Platzhalter ein.
• Bauen Sie Ihre eigene Vorlage auf der Basis des "timeSensor template.docm" auf, indem Sie das Dokument nach Belieben zu Ihren Zwecken verändern.

Für Word selbst müssen keine zusätzlichen Komponenten installiert werden. Sie könnten allenfalls in den Word Programmeinstellungen unter “Sicherheit” (respektive dem “Trustcenter”) die Option “Alle Makros aktivieren” selektieren, damit Sie nicht vor jedem Ausführen der Vorlage von Word um Erlaubnis gebeten werden.

Word existiert vielen verschiedenen Versionen auf der Mac und Windows Plattform. Die folgende Liste zeigt, unter welchen Versionen von Word die “timeSensor template.docm” Vorlagendatei eingesetzt werden kann:

* Word 2008 für Mac bietet keine Unterstützung für mit VBA (Visual Basic for Application) programmierte Zusatzkomponenten.
** Word 2013 wird nicht von allen Windows Computern gleich ausgeführt. Je nach System kann es bei der Erstellung von Vorlagen zu Problemen kommen.
*** Word 2016 für Mac bietet (noch) keine Ribbon-Individualisierung, deshalb ist das timeSensor Add-In Ribbon nur eingeschränkt nutzbar. Es können darüber keine Platzhalter in die Vorlage eingefügt werden. Diese Funktion steht jedoch im „Sendungen“ Tab, unter „Seriendruckfeld Einfügen“ zur Verfügung. Sie können alle Funktionen der timeSensor template.docm“ Datei nutzen, müssen aber zwischen den Ribbons „Add-In“ und „Sendungen“ hin und her wechseln.

Support   17. November 2015  

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Server Volumen können über verschiedene Protokolle (AFP, SMB, FTP, etc.) an das Dateisystem angebunden werden. Ob das direkte Drag & Drop von Files, welche auf einem Server Volumen liegen, in timeSensor LEGAL hinein funktioniert, hängt von diesem Protokoll ab.

Unter Mac OSX sollten Server Volumen, von welchen Sie per Drag & Drop Files in timeSensor LEGAL ziehen möchten, mit dem AFP Protokoll angebunden sein. Ansonsten müssen Sie die Files in einem Zwischenschritt zunächst auf den Desktop schieben und dann vom Desktop aus archivieren.

Wenn Sie nicht wissen, über welches Protokoll ein Server Volumen angebunden ist, so selektieren Sie es im Finder und wählen im Menu "Ablage" den Befehl "Information". In diesem Fenster sehen Sie die entsprechenden Informationen direkt vor der IP Nummer Ihres Servers. Bitten Sie nötigenfalls Ihren IT Administrator, das Server Volumen über AFP anzubinden.

Support   1. Dezember 2015  

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Allgemeines

Die Funktionsweise der eMail Schnittstelle von timeSensor LEGAL ist im FAQ Beitrag B7. ausführlich dargestellt. Der vorliegende Artikel befasst sich mit der technischen Konfiguration der Schnittstelle.

Damit timeSensor LEGAL eMails senden und empfangen kann, muss für die Software ein separates Postfach ("eMail Account") eingerichtet werden. Das Postfach kann auf dem eMail Server der Kanzlei oder an anderer Stelle eingerichtet werden. Aus Datenschutzgründen raten wir von der Verwendung von gmail ab. Exemplarisch wird nachfolgend das Einrichten eines Accounts bei GMX beschrieben.

Das für timeSensor LEGAL eingerichtete Postfach darf anderweitig nicht verwendet werden, d.h. muss exklusiv für timeSensor LEGAL eingesetzt werden. Wählen Sie einen leicht zu merkenden Namen wie z.B.

• dms@meinekanzlei.de
• timesensor@meinekanzlei.ch
• dms_meinekanzlei@gmx.de

Einrichten eines Postfachs bei GMX

Bei GMX können Sie ein Postfach kostenlos einrichten. Nach Angaben des Anbieters erfolgt die Speicherung und Verarbeitung von Daten und eMails nach deutschen Datenschutz und ausschliesslich in Rechenzentren in Deutschland. Eröffnen Sie zunächst das neue Postfach unter gmx.de oder gmx.ch:

Nachdem Sie das Postfach eingerichtet haben, müssen Sie sich einmal mit dem Web Browser an Ihrem Account anmelden und im Bereich "E-Mail" unter "Einstellungen" festlegen, dass e-Mails per externem Programm versandt und empfangen werden können:

Konfiguration der eMail Schnittstelle in timeSensor LEGAL

Um die eMail Schnittstelle zu konfigurieren, benötigen Sie in timeSensor LEGAL Administratorenrechte. Begeben Sie sich in den Bereich "Einstellungen" und klicken Sie auf den Button "Parameter". Auf der Seite "Allgemein" klicken Sie auf den Tab "Kommunikation". Erfassen Sie anschliessend die Zugangsdaten zum neuen Postfach, wie exemplarisch gezeigt:

Klicken Sie auf "Erweiterte Einstellungen", um selbige vorzunehmen:

Nach erfolgter Konfiguration, sollten Sie das Fenster "Parameter" schliessen, damit die Einstellungen gespeichert werden. Wenn Sie im Mehrplatzbetrieb arbeiten, müssen Sie sich komplett abmelden und auch den Datenbank-Server einmal neu starten, damit die Parameter aktiviert werden.

Mit dem Button "Testmail senden" können Sie prüfen, ob das Versenden und Empfangen von eMails funktioniert. Wenn der Versand funktioniert hat, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Öffnen Sie anschliessend das Postfenster, indem Sie auf das kleine Icon unten links in der Bereichsleiste klicken. Klicken Sie im Eingangsbereich des Postfensters auf "Abrufen". Nach kurzer Zeit erscheint die Test eMail im Eingangsbereich.

Support   6. Dezember 2016  

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Neuere Windows Laptops verfügen oft über eine sehr hohe Auflösung (z.B. 3840 x 2160 Pixel), bei gleichzeitig kleiner Bildschirmgrösse (z.B. 13 oder 14 Zoll). Aus diesem Grund wird die "native" Darstellung der Objekte auf solchen Bildschirmen winzig bis unlesbar.

Windows behilft sich deshalb mit einem Trick: klicken Sie in der "Systemsteuerung" auf "Darstellung und Anpassung" und dann auf "Anzeige". Hier kann nun die Elementgrösse verändert werden. Verwenden Sie hier unbedingt die von Microsoft empfohlene Anzeigeeinstellung! Verwenden Sie NICHT die "benutzerdefinierte Skalierungsstufen", welche durch Microsoft auch ausdrücklich nicht empfohlen ist.

Support   18. Juli 2016  

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Hintergrund

Eine eMail darf gemäss RFC 5322 nur Zeichen des 7-Bit ASCII Zeichensatzes enthalten. Damit stehen 128 Zeichen zur Verfügung, was für heutige Ansprüche nicht mehr ausreicht. Aktuelle eMailprogramme behelfen sich dadurch, dass sie Sonderzeichen (z.B. Umlaute), welche nicht mehr in den 7-bit Raster passen, kodieren. Allerdings gibt es die verschiedensten Kodierungsschemen und wenn Sender und Empfänger nicht dieselben Kodierungsschemen verwenden, so sieht der Empfänger die Sonderzeichen in kodierter Form, was der Leserlichkeit Abbruch tut. Einen detaillierten Artikel zum Thema finden Sie hier.

Probleme treten insbesondere dann auf, wenn der Sender eine Art der Kodierung verwendet, welche vom Empfänger nicht verstanden wird. Firmen wie Microsoft und Apple betreiben deshalb einen grossen Aufwand, ihre eMail-Client Software so zu optimieren, dass möglichst viele Kodierungsarten erfolgreich dekodiert werden können.

Die 4D Datenbank ist kein spezialisierter eMail Client und somit beim Erraten der Kodierungsart der erhaltenen eMails etwas weniger erfolgreich. Es wird deshalb gelegentlich vorkommen, dass die eMail Schnittstelle eine Kodierungsart nicht richtig versteht und dadurch die Sonderzeichen in den eMails nicht richtig dekodiert werden.

Kodierung der eigenen eMails

Während ein Teil der archivierten eMails von Extern kommt, wodurch Sie keinen Einfluss auf die verwendete Kodierung und deren Richtigkeit haben, kommt ein anderer Teil der archivierten eMails aus Ihrer Kanzlei. Über die "eigenen" eMails haben Sie sehr wohl die Möglichkeit, die Kodierung so zu wählen, dass die 4D Datenbank diese richtig verarbeiten kann.

Stellen Sie sicher, dass Ihr eMail Client die eMails im "richtigen" Format kodiert:

• AppleMail
  Apple Mail versendet die eMails standardmässig als iso-8858-8-i. Mit diesem Kodierungsschema tritt mit 4D kein Problem auf.
• Outlook
  Die verschiedenen Outlook Versionen verhalten sich unterschiedlich. Sollten bei der Archivierung von eMails, welche Sie selbst mit Outlook erstellt haben, Kodierungsprobleme auftreten, so wählen Sie im Menu "Formatieren" unter "Textcodierung" den Befehl "Standardtextcodierung...". Wählen Sie in diesem Dialog für die "Bevorzugte Codierung für neue Nachrichten" das Kodierungsschema "Westeuropäisch (ISO)".
•   

Support   12. Oktober 2016  

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Allgemeines

Je grösser Ihre Kanzlei, desto schwerer wiegen Betriebsunterbrüche bei der Datensicherung, bei Wartungsarbeiten und im Pannenfall (z.B. Hardware Crash). Je grösser Ihre Kanzlei, desto grösser ist auch Ihre Datendatei und desto länger dauern zudem die Betriebsunterbrüche. Durch den Einsatz eines Spiegelservers können Sie dieses Problem elegant lösen.

Was ist ein Spiegelserver?

Ein Spiegelserver ist eine zweite Maschine im selben Netzwerk wie der Produktivserver. Sinn und Zweck dieser Maschine ist die Gewährleistung einer vollständigen Redundanz und die Möglichkeit, beim Ausfall des Produktivservers in kürzester Zeit auf den Spiegelserver zu wechseln. Der Spiegelserver wird im Pannenfall somit zum neuen Produktivserver. Der ehemalige Produktivserver wird anschliessend repariert und nach der Reparatur zum neuen Spiegelserver.

Um dies umzusetzen, benötigen Sie:

• Einen zweiten Server (die beiden Server sollten sich ausstattungsmässig ebenbürtig sein, da in einem Pannenfall der Spiegelserver zum Produktivserver wird)
• Das Modul "Mirroring" zur timeSensor LEGAL Software
• einen Server-Wartungsvertrag mit der timeSensor AG, damit das System fachgerecht aufgesetzt und regelmässig überwacht wird

Wie funktioniert der Spiegelserver?

Der Spiegelserver wird als zweiter Server in Ihr Netzwerk eingebunden. Dann wird einmalig eine Kopie der gesamten Datenbank vom Produktivserver auf den Spiegelserver übertragen. Der Spiegelserver wird nun gestartet und befindet sich im besonderen Modus "Spiegelserver".

Der Produktivserver sendet nun alle Veränderungen an der Datenbank (alle "Transaktionen") periodisch, z.B. alle 10 Minuten, zum Spiegelserver. Dieser integriert die Transaktionen in seine Datenbank und erhält dadurch - mit einer kurzen zeitlichen Verzögerung -  den Datenstand des Produktivservers.

Was ist der Vorteil eines Spiegelservers?

Bei einem Ausfall des Produktivservers kann der Administrator mit ein paar Klicks den Spiegelserver zum neuen Produktivserver befördern. Alle Benutzer können sich somit innert weniger Minuten wieder anmelden und mit der Datenbank weiter arbeiten. Der Datenverlust ist minimal.

Im Vergleich kann eine Reparatur eines defekten Servers (Reparatur/Ersatz der Servermaschine, Rückholung vom Backup, Konfiguration, etc.) mehrere Stunden oder mehrere Arbeitstage beanspruchen. Der Datenverlust beträgt in diesem Fall maximal einen Tag (bei Rückholung vom Backup der letzten Nacht).

Was ist der Nachteil eines Spiegelservers?

Ihr timeSensor LEGAL System wird durch den Spiegelserver etwas komplexer. Die "Plug & Play" Philosophie, zum Beispiel beim automatischen Update der Software, lässt sich beim Einsatz eines Spiegelservers nicht aufrecht erhalten. Ihr System muss nun professionell gemanagt werden, was mit höheren Betriebskosten verbunden ist. Es handelt sich um den typischen Trade-off zwischen Sicherheit und Komfort/Kosten. Deshalb empfehlen wir den Einsatz eines Spiegelservers erst ab ca. 20 Arbeitsplätzen.

Sekundäre Datensicherung weiterhin notwendig

Während der Spiegelserver als "hot standby" Server jederzeit sofort einsatzbereit ist, stellt die sekundäre Datensicherung sicher, dass die Daten bei einem Brand oder Einbruch ausserhalb der Kanzlei nochmals vorhanden sind. Trotz Spiegelserver müssen Sie also sicherstellen, dass die Backupdaten vom Spiegelserver noch in einer zusätzlichen Kopie entweder auf einem sicheren Cloud-Speicher abgelegt werden, oder auf Disk, Band, etc. ausser Hause aufbewahrt werden. Der Backup wird übrigens jeweils auf dem Spiegelserver (und nicht mehr auf dem Produktivserver) erstellt, wodurch die Datensicherung die Produktivdatenbank nicht mehr blockieren kann.

Support   6. März 2017  

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timeSensor LEGAL verfügt (ab der Smart Edition), über eine Schnittstelle zu ecall worüber Sie direkt aus timeSensor LEGAL Faxe oder SMS Nachrichten versenden können. So können Sie beispielsweise fixfertige Faxvorlagen, mit eingescannter Unterschrift, vorbereiten und auf Knopfdruck faxen. timeSensor LEGAL übermittelt den Fax an ecall, wo er über ihren Account ausgeliefert wird. Der so versandte Fax lässt sich von einem "richtigen" Fax nicht unterscheiden. Danach liefert ecall eine Faxquittung zurück, welche automatisch beim Mandat archiviert wird. Der Versender wird von timeSensor LEGAL mittels Ticket informiert, wenn der Fax ausgeliefert wird (oder allenfalls über ein bestehendes Problem). Mit SMS Nachrichten funktioniert es analog.

Für die folgenden Schritte benötigen Sie in timeSensor LEGAL Administratorenrechte.

Einrichten der Schnittstelle

• Konfigurieren Sie die eMail Schnittstelle in timeSensor LEGAL gemäss Beschreibung im FAQ Artikel C13.
  Hinweis: die Kanzleisoftware benötigt einen funktionierenden eMail Account, um die Faxe oder SMS-Nachrichten per eMail an ecall zu übermitteln.
• Eröffnen Sie bei ecall einen Account auf Ihren Namen. Laden Sie eine genügende Anzahl Punkte auf Ihren Account (oder schliessen Sie einen Business Vertrag mit ecall ab).
• Loggen Sie sich in den ecall Account ein und konfigurieren Sie unter "Account Settings" Ihren Account. Insbesondere müssen Sie dort unter "Email access" die Checkbox für den Zugang anklicken und bei den Access Settings die von timeSensor LEGAL verwendete eMail Adresse hinterlegen. Setzen Sie ein Kreuz in "Receiver in To Field" sowohl für SMS als auch für Fax.

Vorbereiten der Nutzung

• Begeben Sie sich in die Benutzerverwaltung von timeSensor LEGAL. Öffnen Sie dort ihren Benutzeraccount und wählen Sie unter "Identität" die Einstellungen für die Ihnen zugeordnete Versand-Identität. Eine Versand-Identität steuert, mit welchem Absender eMails, Fax- oder SMS-Nachrichten versandt werden. Stellen Sie sicher, dass hier die richtigen Versand-Angaben für eMail, Fax- und SMS-Versand hinterlegt sind.
  Sie können nach Bedarf beliebig viele Versand-Identitäten erstellen und Ihren Benutzern zuordnen. Die entsprechende Versand-Identität wird dann standardmässig verwendet. Bei entsprechenden Zugriffsrechten, kann die Versand-Identität zum Zeitpunkt des Versands einer Nachricht auch dynamisch umgestellt werden.
  
• Richten Sie sich für den Fax- oder SMS-Versand jeweils angepasste Vorlagen ein. Ein Beispiel hierzu finden Sie in Video E3
  Wichtig ist, dass bei den Ausgabeoptionen der Vorlage für eine Faxvorlage "Nur Fax" ausgewählt ist:

Schnittstelle benutzen

Wählen Sie nun Ihre Faxvorlage, klicken Sie auf das kleine Pfeilchen im Button "Entwurf" und wählen Sie die Versandart "Fax". Ihre Vorbereitete Fax Vorlage erscheint. Nun können Sie die Vorlage direkt aus timeSensor LEGAL heraus versenden.

Support   12. Januar 2017  

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Verschiedene Tasks in timeSensor LEGAL brauchen zur korrekten Ausführung Zugriff auf Internetresourcen. Bitte vergewissern Sie sich, dass folgende Ports auf Ihrer Firewall offen sind. Der Zugriff wird immer von timeSensor LEGAL initiert.

Zwingend notwendige Ports:

Port: 8080
Dient zur Abfrage des Lizenzservers per HTTP, damit neue Updates erkannt und angezeigt werden.

Ports: 20, 21
Dient zum Download von Updates per FTP. Bitte beachten Sie, dass grosse Updatepakete bis zu 1 GB heruntergeladen werden können und die Firewall diese nicht blockieren darf.

Nur bei Verwendung der eMail Schnittstelle:

Die Emailschnittstelle muss mit dem Mailserver kommunizieren können. Daher empfehlen wir die üblichen Emailports für POP3 und SMTP offen zu lassen.

Nur bei Zugriff von Aussen:

Ports: 19812, 19813, 19814
Dienen dem Zugriff auf Datenbank-, SQL- und SOAP Server von Aussen. Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, sofern überhaupt notwendig, den Zugriff von Aussen über VPN Verbindungen sicherzustellen, denn dann müssen diese Ports nicht geöffnet werden.

Support   4. Mai 2018  

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Da Anwälte mit besonders sensiblen Daten umgehen, ist die Sicherheit der timeSensor LEGAL Datenbank ein besonders ernst zu nehmendes Thema. Der nachfolgende Eintrag gibt Hinweise zum sicheren Betrieb der Datenbank.

Allgemeines

Dieser FAQ Artikel beschränkt sich auf die Sicherheitseinstellungen rund um die 4D Datenbank selbst. Davon unabhängig müssen Sie dafür sorgen, dass die Sicherheit Ihrer Infrastruktur gewährleistet ist. Beispielsweise muss ein Netzwerk durch eine Firewall abgesichert sein und die Arbeitsplätze müssen softwaretechnisch up-to-date gehalten werden. Lassen Sie die Sicherheit Ihrer Infrastruktur durch eine unabhängige Fachperson periodisch überprüfen!

Datenbankverschlüsselung

Im Mehrplatzbetrieb kommuniziert Ihre Client Applikation permanent mit der 4D Datenbank. Um auszuschliessen, dass der Datenverkehr zwischen Client und 4D Server abgehört wird, sollten Sie die Kommunikation zwischen Client und 4D Server verschlüsseln. Gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie im Administrationsfenster des 4D Servers auf "Anwendungsserver" und prüfen Sie, ob die Verschlüsselung bereits eingeschaltet ist oder nicht. Die Verschlüsselung ist eingeschaltet, wenn bei SSL aktiv: ein "Ja" sichtbar ist. In diesem Fall brauchen Sie nichts zu unternehmen.
• Ansonsten wählen Sie im Menu "Ablage" (macOS) bzw. "Bearbeiten" (Windows) unter "Datenbank-Einstellungen" den Befehl "Benutzer Einstellungen für Datendatei..." (macOS) bzw. "Benutzer-Dateneinstellungen..." (Windows).
• Klicken Sie im Fenster auf den Tab "Client-Server"
• Aktivieren Sie die Checkbox "Verschlüsselte Client-Server Verbindungen"
• Klicken Sie auf "OK", um die Einstellungen zu speichern
• Beenden Sie den Datenbankserver und starten Sie erneut

Damit sich die Clients auf den einzelnen Arbeitsplätzen künftig mit SSL Verschlüsselung anmelden, müssen Sie nun einmalig auf den Arbeitsplätzen die Verbindung umschalten. So gehen Sie vor:

• Starten Sie den Client und halten Sie die Alt-/Option Taste gedrückt
• Klicken Sie im Verbindungsfenster auf "Angepaßt"
• Geben Sie im Feld "Anwendungsname:" folgendes ein: ^timeSensor
  Hinweis: der führende "Circumflex" bewirkt, dass sich der Client künftig per SSL Verschlüsselung beim Server anmeldet
• Geben Sie im Feld "Netzwerk-Adresse" die IP Nummer Ihres Servers ein
• Verbinden Sie sich wie gewohnt

Hinweis für Administratoren: wenn Sie eine grössere Zahl von Arbeitsplätzen betreuen, so können Sie über Ihr Deployment Tool auch einen vorkonfigurierten Client ausrollen. Es gibt im Ordner der Client Applikation einen Unterordner "Database", wo sich die Datei "EnginedServer.4Dlink" befindet. Der genaue Pfad lautet wie folgt:

• macOS: Contents/Database/EnginedServer.4Dlink (innerhalb des Client Programmpakets)
• Windows: timeSensor Client/Database/EnginedServer.4Dlink

Editieren Sie diese XML Datei wie im Beispiel gezeigt. Auch hier ist es wichtig, dass vor den Datenbank Namen ein Circumflex gestellt wird (also ^timeSensor).

Passwort Management

Seit tSL 7.0/Build 2139 werden Benutzerpasswörter nicht mehr in der Datenbank gespeichert. Es ist somit selbst dem Administrator nicht mehr möglich Benutzerpasswörter auszulesen, da in der Datenbank nur noch ein Hash Code hinterlegt ist. Diese Verbesserung der Sicherheit kann aber nur greifen, wenn alle Benutzer sichere Passwörter wählen. Halten Sie also Ihre Benutzer an, genügend starke Passwörter zu verwenden.

Wird in einem Benutzeraccount dreimal hintereinander ein falsches Passwort eingegeben, so schliesst sich der Passwortdialog und der entsprechende Benutzer erhält ein Ticket, welches ihn über den misslungenen Zugriffsversuch informiert.

Zudem können sich auch Administratoren über solche Vorfälle informieren lassen, indem Sie in ihrem Benutzeraccount die Checkbox "Tickets senden bei Sicherheitsrelevanten Meldungen" ankreuzen. Stellen Sie diese Option ein und definieren Sie einen Prozess, welcher bei Eintritt dieses Vorfalls in Ihrer Kanzlei greift. Bei jedem misslungenen Zugangsversuch sollte mindestens abgeklärt werden, ob der Benutzer sein Passwort vergessen hatte, oder ob es sich tatsächlich um einen Zugangsversuch einer Drittperson handelte.

Administratoren sollten über sicherheitsrelevante Vorfälle informiert werden.

Login Dialog

Bei der Anmeldung an der Datenbank trifft der Benutzer zunächst auf das Anmeldefenster von timeSensor LEGAL. Hinsichtlich dieses Fensters, bietet timeSensor LEGAL verschiedene Sicherheitsstufen, welche im Einstellungsbereich unter "Admin"/"Spezial" gewählt werden können. Klicken Sie in diesem Fenster auf den Tab "Sicherheit", und setzen Sie den Slider "Anmeldefenster" auf die gewünschte Stufe:

• Stufe 1 ("Mehr Komfort"): dies ist der "klassische" Anmeldedialog. Er zeigt die Benutzerliste, die Liste der aktiven Entitäten (sofern es mehrere Entitäten gibt) und er erinnert sich automatisch an den letzten Benutzer bzw. die letzte Entität, so dass diese automatisch vorselektiert sind. Dieser Dialog ist zwar benutzerfreundlich, aber aus Datenschutzgründen nicht ideal, zumal er die Namen der Benutzer und die Entitätsbezeichnungen preisgibt. Verwenden Sie diese Stufe nur, wenn Sie timeSensor LEGAL in einem kleineren, geschützten Umfeld einsetzen.
• Stufe 2: auf dieser Stufe zeigt der Anmeldedialog weder Benutzerliste noch Entitätsliste. Stattdessen muss der Benutzer diese manuell eingeben. timeSensor LEGAL erinnert sich an die letzten Eingaben, so dass diese Felder in der Regel bereits vorausgefüllt erscheinen und nur noch das Passwort eingegeben werden muss.
• Stufe 3: wie Stufe 2, aber timeSensor LEGAL erinnert sich nur an die letzte Entität. Benutzernamen und Passwort müssen vom User jedesmal manuell erfasst werden.
• Stufe 4 ("Mehr Sicherheit"): wie Stufe 2, aber timeSensor LEGAL erinnert sich nicht an die vorherige Eingabe. Entitätscode, Benutzernamen und Passwort müssen jedesmal manuell eingegeben werden. Dies ist die höchste Sicherheitsstufe und vor allem dann empfohlen, wenn sich Ihre Datenbank in der Cloud befindet.

Support   21. August 2018  

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In timeSensor LEGAL bestehen folgende Schnittstellen zu bekannten Buchhaltungsprogrammen:

• ABACUS 12.x-…
• ABACUS ABACONNECT 2012
• Banana
• Crésus einfach
• Crésus erweitert
• DATEV
• FibuNT 4.7b-…
• Loops
• M.O.R. Fibu
• MasterFinanz 1.7-…
• OfficeMaker
• ProFinance
• Sage 50
• ShakeHands Conto
• Topal
• Topix8 SU
• Winbiz

Support   26. Oktober 2018  

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Worum geht es?

Unter einem Plattformwechsel verstehen wir den serverseitigen Wechsel von macOS zu Windows oder von Windows zu macOS.

Hintergrund

Apple vernachlässigt seit Jahren seine macOS basierte Hardware, so dass es für mittlere und grössere Kanzleien immer schwieriger geworden ist, serverseitig macOS einzusetzen. Der Mac Pro ist überaltert und preislich nicht mehr konkurrenzfähig. Der Mac Mini wurde zunächst in der Leistung beschnitten und dann ebenfalls jahrelang nicht mehr gepflegt. Ob seines geringen Wartungsaufwandes kann man ihn zwar noch für Kleinkanzleien empfehlen, aber für mittlere und grössere Kanzleien hat Apple derzeit kein Ernst zu nehmendes Hardwareangebot mehr.

Aus diesem Grund haben wir timeSensor LEGAL dahingehend weiterentwickelt, dass seit Sommer 2018 serverseitig auch Windows eingesetzt werden kann. Dies eröffnet die Möglichkeit, leistungsfähige Hardware einzusetzen und die Performance in mittleren und grösseren Kanzleien wesentlich zu steigern.

Dieser Artikel informiert über die verschiedenen Aspekte eines serverseitigen Wechsels von macOS zu Windows.

Technische Aspekte

Windows ist ein komplexes Betriebssystem, welches es in den verschiedensten Versionen und Ausprägungen gibt. Wir haben uns entschieden, serverseitig ausschliesslich Windows Server 2016 zu unterstützen und diese Windows Variante ist somit zwingende Voraussetzung für den Betrieb der Datenbank unter Windows.

Unter macOS hatten wir folgende systeminhärente Funktionen für timeSensor LEGAL nutzbar gemacht:

• "Spotlight" zur Volltext-Indizierung der in tSL eingestellten Dokumente
• "QuickView" zur Erzeugung von Previews
• "HTMLTOX" zur Verarbeitung, Konvertierung und Archivierung von eMails

Unter Windows stehen diese Funktionen nicht zur Verfügung und wir arbeiten an alternativen Lösungen.

Stand Herbst 2018 haben wir "Spotlight" durch ein eigenes PlugIn ersetzt. Das neue PlugIn hat gemäss unseren Tests gute Resultate erbracht, allerdings handelt es sich um ein vollständig anderes Produkt und es kann daher nicht gewährleistet werden, dass "Spotlight" und das neue PlugIn in allen Aspekten identisch funktionieren.

Damit kann tSL nun für die meisten Kanzleien mit serverseitigem Windows eingesetzt werden.

Kanzleien, welche die eMail Schnittstelle von tSL verwenden, benötigen auch den Ersatz der anderen erwähnten Funktionen. Die Lösung besteht kurzfristig darin, dass diese Aufgaben auf einen macOS basierten Serviceclient ausgelagert werden. In der Regel handelt es sich hier um den zuvor als Server verwendeten MacMini, auf welchen die Schnittstelle ausgelagert werden kann. Mittel- und langfristig wird der Mac Mini dann nicht mehr benötigt werden, da wir an PlugIns arbeiten, welche die beiden anderen erwähnten Funktionen auch noch ablösen.

Setup des Windows 2016 Servers

Der Aufbau eines Windows 2016 Servers muss gut geplant und vorbereitet sein. Wir haben hierzu im Download Bereich zwei technische Dokumente vorbereitet, welche die empfohlene Konfiguration, sowie das Setup beschreiben. Der neue Server wird durch Ihren IT Partner bereitgestellt. Nach der Bereitstellung prüfen wir den Server und kümmern uns um die Migration der Daten vom alten zum neuen Server.

Kosten

Der Plattformwechsel bedingt eine Neu-Lizenzierung von timeSensor und der 4D Datenbank. Sie erhalten neue Aktivationscodes für den neuen Server. Den Plattformwechsel verrechnen wir mit 20% des Lizenzpreises (tSL Lizenzen und 4D Lizenzen). Der Aufwand für die Migration beträgt 1-2 Manntage.

Support   21. September 2018  

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Ein timeSensor® LEGAL Mehrplatzsystem besteht aus einem macOS oder Windows basierten Server, mit 4D Datenbank und installierter timeSensor Software, sowie einer Anzahl von Arbeitsplatzcomputern, welche mit Hilfe eines generischen timeSensor Clients ("Rich Client") auf den Datenbankserver zugreifen.

Je mehr Arbeitsplätze auf den Server zugreifen, desto stärker muss der Server ausgelegt sein. Im Downloadbereich finden Sie unser White Paper mit den empfohlenen Serverkonfigurationen, welche sich nach der Kanzleigrösse richten.

Für kleine Kanzleien ist der Mac Mini von Apple zwar nicht mehr ganz taufrisch, aber besonders robust und ökonomisch. Durch den Einsatz dieses Geräts werden Konfiguration und Unterhalt stark vereinfacht.

Laden Sie nachfolgend den "Setup Guide" herunter. Das Arbeitspapier zeigt, wie der als Server fungierende Mac Mini aufgesetzt werden soll:

Setup Guide

Bei Windows empfehlen wir als Betriebssystem Windows Server 2016. Wichtig ist, dass für den Betrieb von timeSensor LEGAL unter Windows ein separates Administrator Account für die Datenbank angelegt wird. Es muss sich um ein "richtiges" User Account mit Administratorenrechten (und nicht etwa ein System Account) handeln. Ausserdem muss der Autostart mit diesem Account erfolgen.

Bei Windows empfehlen wir grundsätzlich, dass die Installation per Fernwartung durch die timeSensor AG vorgenommen wird.

Support   29. Juli 2015  

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Um timeSensor LEGAL in einem Mehrplatzsystem nutzen zu können, müssen Sie auf den einzelnen Arbeitsplätzen den timeSensor Client installieren. Die Version des Clients muss mit der Version des Servers korrespondieren. Laden Sie hier die gewünschte Version des timeSensor Client herunter:

timeSensor Client v16 für Windows (aktuell)

Der Installationsort unter Windows ist das Dokumentenverzeichnis des Benutzers, da dort jederzeit volle Lese- und Schreibrechte bestehen. Ziehen Sie einen Shortcut in die Taskbar, damit der Benutzer komfortabel starten kann.

Bei der Arbeit mit timeSensor LEGAL kommuniziert der timeSensor Client permanent mit dem 4D Server. Hierzu wird eine einwandfreie Netzwerkverbindung vorausgesetzt. Prüfen Sie im Zweifelsfall die Verbindung zur Servermaschine mit einem PING-Test. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsplätze (auch Laptops) per Kabel verbunden sind. WLAN ist für eine Datenbankanbindung zu wenig robust und auch kurze Unterbrüche können dazu führen, dass der timeSensor Client die Verbindung zum 4D Server verliert.

Stellen Sie sicher, dass sich der Arbeitsplatz nicht in den Ruhezustand begibt, indem Sie bei den Energiesparoptionen die entsprechende Einstellung auf "Nie" stellen.

Virenscanner/Defender

Bitte schalten Sie für folgende Pfade den Virenschutz aus, ansonsten wird die Software deutlich langsamer oder startet möglicherweise überhaupt nicht, bzw. zeigt ein Fehlverhalten:

• Pfad, wo die Client App installiert ist
• Pfad, in welchem die Ressourcen liegen

Standardmässig handelt es sich um die folgenden Pfade:

• C:\ProgramData\timeSensorProgram\timeSensor Client
• C:\Users\Administrator\AppData\Local\timeSensor

Erste Verbindung zum 4D Server

Starten Sie den timeSensor Client nach dessen Installation. In der Regel findet der timeSensor Client den 4D Server im Netzwerk von selbst und es erscheint das timeSensor LEGAL Login Fenster.

Sollte der timeSensor Client den 4D Server nicht finden, so erscheint ein Dialog zur Eingabe der Netzwerkadresse des Servers. Tragen Sie in dem Dialog den Namen der Anwendung ("timeSensor LEGAL") und als Netzwerk-Adresse die IP Nummer des timeSensor Servers ein. Klicken Sie auf "OK".

Beim nächsten Mal ist das Starten einfacher, da die Datenbank sich nun die IP des 4D Servers gemerkt hat und den 4D Server das nächste Mal automatisch findet.

Support   29. Juli 2015  

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Um timeSensor LEGAL in einem Mehrplatzsystem nutzen zu können, müssen Sie auf den einzelnen Mac Arbeitsplätzen die timeSensor Client App installieren. Mit unserem universellen Mac Installer, können Sie die Client Software für macOS installieren:

Installer

• Bevor Sie den Installer herunterladen können, müssen Sie einmalig Ihre eMail Adresse eingeben.
• Anschliessend gelangen Sie auf eine Web Seite, wo Sie den gewünschten Installer herunterladen können. Pro volle Versionsnummer (z.B. timeSensor 6.x oder timeSensor 7.x) gibt es jeweils einen eigenen Installer. Wählen Sie den gewünschten Installer (in der Regel für die neuste Version) und laden Sie ihn herunter.
• Öffnen Sie die heruntergeladene .dmg Datei im Download Ordner, sofern dies nicht automatisch passiert. Sie sehen auf Ihrem Destkop nun das Laufwerk Icon der .dmg Datei und es öffnet sich das dazugehörige Fenster.
• Schieben Sie in diesem Fenster den Installer in Ihren "Programme" Ordner (Applications), um ihn in dieses Verzeichnis zu kopieren
• Schliessen Sie nun das Fenster und werfen Sie die .dmg Datei in den Papierkorb, da Sie diese nicht mehr benötigen
• Gehen Sie zu Ihrem "Programme" Ordner und starten Sie dort den timeSensor Installer
• Wählen Sie das gewünschte Produkt (also "Mehrplatzversion - Client"), um die Client App auf Ihrem Mac zu installieren
• Dieser Prozess dauert einige Minuten. Anschliessend finden Sie den timeSensor Client im "Programme" Ordner des angemeldeten Benutzers. Hinweis: das ist unter macOS der empfohlene Speicherort für den timeSensor Client, da der Benutzer in seinem Programme Ordner die vollen Schreib- und Leserechte hat. Bitte installieren Sie den Client nicht im allgemeinen Programme Ordner, da dort die Schreib-/Leserechte der Benutzer möglicherweise eingeschränkt sind.

Umgebungseinstellungen

Bei der Arbeit mit timeSensor LEGAL kommuniziert der timeSensor Client permanent mit dem 4D Server. Hierzu wird eine einwandfreie Netzwerverbindung vorausgesetzt. Prüfen Sie im Zweifelsfall die Verbindung zur Servermaschine mit einem PING-Test. Stellen Sie sicher, dass die Arbeitsplätze (auch Laptops) per Kabel verbunden sind. WLAN ist für eine Datenbankanbindung zu wenig robust und auch kurze Unterbrüche können dazu führen, dass der timeSensor Client die Verbindung zum 4D Server verliert.

Stellen Sie sicher, dass sich der Arbeitsplatz nicht in den Ruhezustand begibt, indem Sie die Option "Ruhezustand für den Computer" auf "Nie" stellen.

Ausserdem sollten Sie sich vergewissern, dass die Sprache und die Formateinstellungen im entsprechenden Kontrollfeld korrekt gesetzt sind.

• Für Deutschland wählen Sie als Sprache "Deutsch" und als Region "Deutschland"
• Für die deutschsprachige Schweiz und das Fürstentum Liechtenstein wählen Sie als Sprache "Deutsch (Schweiz)" und als Region "Schweiz", damit in der GUI die in der Schweiz gebräuchlichen Ausdrücke erscheinen.

Erste Verbindung zum 4D Server

Starten Sie den timeSensor Client nach dessen Installation. In der Regel findet der timeSensor Client den 4D Server im Netzwerk von selbst und es erscheint das timeSensor LEGAL Login Fenster.

Sollte der timeSensor Client den 4D Server nicht finden, so erscheint ein Dialog zur Eingabe der Netzwerkadresse des Servers. Tragen Sie den Namen der Anwendung wie gezeigt ein. Als Netzwerk-Adresse geben Sie hier die IP Nummer des Mac Mini ein. Klicken Sie auf "OK".

Beim nächsten Mal ist das Starten einfacher, da die Datenbank sich nun die IP des 4D Servers gemerkt hat und den 4D Server das nächste Mal automatisch findet.

Serveradresse voreinstellen

Bei grösseren Installationen kann es sinnvoll sein, den Client bereits so vorzukonfigurieren, dass er bereits beim ersten Anmelden den Server automatisch findet. Sie können den so präparierten Client dann z.B. mit einem Tool wie Filewave auf den Arbeitsplätzen installieren. Die IP Adresse des Servers kann in einer Textdatei, welche sich im Inneren des Client Pakets befindet, vorgegeben werden. Und so gehen Sie vor:

• Installieren Sie die timeSensor Client Applikation mit dem macOS Installer wie vorgehend beschrieben
• Navigieren Sie zum Installer und wählen per Rechtsklick "Paketinhalt zeigen"
• Finden Sie im Paket unter /Contents/Database die Datei "EnginedServer.4Dlink"
• Ändern Sie die Extension der Datei von ".4Dlink" nach ".txt"
• Öffnen Sie die Textdatei durch Doppelklick
• Tragen Sie nach "server_database_name=" den Namen der Applikation ein, also "timeSensor".
  • Sofern der Netzwerkverkehr zwischen Server und Client verschlüsselt erfolgt, stellen Sie einen Circumflex voran, also "^timeSensor".
• Tragen Sie nach "server_path=" die IP Adresse des Servers ein.
  • Sofern der Datenbank-Server nicht auf dem Standard-Port 19813 zu erreichen ist, können Sie mit einem Doppelpunkt auch noch den gewünschten Port auf der Maschine angeben
• Speichern Sie die Datei und ändern Sie die Extension wieder auf ".4Dlink"

Support   29. Juli 2015  

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Die "Roaming Profiles" von Mac OSX sind eine ergiebige Fehlerquelle für die 4D Datenbank, weshalb wir von der Verwendung von Benutzerprofilen mit 4D abraten.

Mögliche Probleme ergeben sich dadurch, dass 4D Schreib-/Leserechte auf verschiedenen Ordnern benötigt. Wenn Probleme auftauchen, so sollten Sie die folgenden Ordner überprüfen:

Benutzerordner:

/Library/Caches/4D/timeSensor_xxx_xxx_xxx_xxx
In diesen Ordner werden die Ressourcen vom Datenbankserver automatisch heruntergeladen. Auf diesen Ordner und auf alle darin enthaltenen Unterordner benötigt der aktuell angemeldete Benutzer nicht nur Schreib-/Leserechte, sondern er muss auch Eigentümer der Ordner sein.

/Library/Application Support/timeSensor/
In diesen Ordner werden Präferenzen und temporäre Dateien gespeichert. Auf diesen Ordner und auf alle darin enthaltenen Unterordner benötigt der aktuell angemeldete Benutzer Schreib-/Leserechte.

Programmordner (Applications):

Bitte installieren Sie die Client Software nicht im allgemeinen Programme Ordner.

Stattdessen sollten Sie innerhalb des Benutzerordners einen Ordner "Applications" anlegen (sofern dieser noch nicht besteht) und die Client Software für jeden Benutzer in diesen Ordner legen. Legen Sie allenfalls einen Shortcut auf die Client Software in das Dock, oder - noch komfortabler -  erstellen Sie einen Shortcut als .dlink File um die Anmeldung am Server zu übersprüngen.

Support   29. Juli 2015  

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Wenn Sie die Client Applikation von timeSensor® LEGAL öffnen, werden Sie gefragt, mit welchem Server Sie sich verbinden wollen (siehe C1. Wie kann ich mich mit dem timeSensor® LEGAL Server verbinden?) Wenn Sie diesen Schritt nicht bei jedem Verbinden tun möchten, dann können Sie sich über ein *.4dlink File einen Shortcut direkt auf Ihre 4D Datenbank erstellen. Sobald Sie diesen shortcut doppelklicken, wird eine Verbindung zur Datenbank hergestellt.

Bitte beachten Sie, dass dies nicht eine Funktion von timeSensor® LEGAL, sondern von der Datenbankherstellerin "4D" ist. Den entsprechenden Artikel aus dem 4D Benutzerhandbuch finden Sie unter dem folgenden Link (ganz nach unten scrollen): http://www.4d.com/docs/CMG/CMG40983.HTM

Support   29. Juli 2015  

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Support   29. Juli 2015  

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Windows Clients

• PC (Intel Core Duo oder neuer)
• mindestens Windows 7
• Mindestens 4 GB verfügbarer Arbeitsspeicher
• minimale Bildschirmauflösung 1280 x 1024
• Windows Defender Antivirus

Mac Clients

• Mac (Intel Core 2 Duo oder neuer)
• mindestens 4 GB verfügbarer Arbeitsspeicher
• minimale Bildschirmauflösung 1280 x 1024
• macOS 10.11 - 10.14. (empfohlen: 10.13 High Sierra oder 10.14 Mojave)

Server

• Empfohlene Serverkonfigurationen in Abhängigkeit von der Kanzleigrösse
• Server virtualisiert oder physisch in Ihrer Kanzlei
• Auf Wunsch Betrieb in einem sicheren Rechenzentrum in der Schweiz als managed Service (inkl. Monitoring und Datensicherung).

Weitere Informationen zur Kompatibilität und Zertifizierung der 4D Datenbank finden Sie hier: 4D Zertifizierungsmatrix

Support   29. Juli 2015  

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Microsoft® hat im Juli 2015 eine neue Version ihrer Office Suite mit dem Namen MS Office 2016 für Mac veröffentlicht.

Leider hat Microsoft im Bereich VBA  (Visual Basic für Applikationen) einige Änderungen vorgenommen. Das timeSensor Word PlugIn musste deshalb angepasst werden, funktioniert ab Version 5.9 jedoch wieder einwandfrei. Laden Sie allenfalls eine neue Version des Plug Ins von unserem Download Bereich herunter.

Support   29. Juli 2015  

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App Nap ist eine mit Mac OS X 10.9 eingeführte Technologie zur Reduzierung des Energieverbrauchs mittels Einfrieren nicht benötigter Anwendungen. Auf einem Mac Server, auf welchem der 4D Server läuft, hat App Nap nichts zu suchen und muss ausgeschaltet werden. Einerseits kann dies pro Applikation geschehen, andererseits gibt es die Möglichkeit, App Nap für die ganze Maschine, inkl. Hintergrund Tasks, auszuschalten.

Hierzu dient folgender Terminal Befehl:

defaults write NSGlobalDomain NSAppSleepDisabled -bool YES

Support   29. Juli 2015  

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Falls Sie die timeSensor LEGAL Demoversion für Mac OSXheruntergeladen haben und die folgende Meldung zu sehen ist: „Dieses Programm stammt von einem nicht verifizierten Entwickler“, dann gehen Sie bitte wie folgt vor:

• öffnen Sie die "Systemeinstellungen"
• wählen Sie dort "Sicherheit"
• auf dem Tab "Allgemein" öffnen Sie das Schloss mit einem Klick und wählen Sie im Dialog „Apps-Download erlauben von”

Support   29. Juli 2015  

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Starface ist eine VOIP basierte Telefonanlage mit guter Windows und Mac Unterstützung. Ab der "Business Edition" von timeSensor LEGAL verfügen Sie über eine eingebaute Schnittstelle zu Starface. Diese ermöglicht es Ihnen:

• Anrufe aus timeSensor LEGAL heraus zu starten
• Bei einkommenden Anrufen automatische Aktionen auszulösen (z.B. Öffnen der Mandatsmappe)

Technisch funktioniert die Anbindung über eine http-Kommunikation zwischen Ihrem 4D Server und der Starface Telefonzentrale.

Firewall

Sofern sich Ihr Starface Server in der Cloud befindet, oder in einer anderen Zone des Netzwerks, müssen auf der Firewall die Ports 8080 und 8081 freigeschaltet werden. Über diese Ports findet die Kommunikation zwischen dem Starface Server und dem 4D Server statt. Kommt beispielsweise auf dem Starface Server ein Anruf an, so muss Starface über diese Ports den 4D Server erreichen und benachrichtigen können. Der von der Starface initiierte HTTP Request muss somit von der Firewall über Port 8080/8081 zur IP des 4D Servers weitergeleitet werden (NAT Eintrag). Diese Einstellungen werden von Ihrem Netzwerkadministratoren vorgenommen.

Um zu testen, ob der Starface Server mit dem 4D Server kommunizieren kann, begeben Sie sich in das Netzwerk, in welchem sich der Starface Server befindet. Starten Sie von dort aus einen Web Browser und geben Sie die IP des 4D Servers und den Port 8080. Wenn sich die Starface beispielsweise in der Cloud befindet und der 4D Server im Kanzleinetzwerk, so geben Sie die externe IP der Kanzlei ein, mit Port 8080, also z.B. http://83.43.45.32:8080. Die Firewall leitet Ihren Aufruf dann an die interne IP des 4D Servers weiter.

Folgendes Bild sollte im Web Browser erscheinen:

Im Administrator Fenster des 4D Servers, sehen Sie unter dem Tab "HTTP Server", dass sich infolge Ihres Aufrufes der Zähler "HTTP Hits Gesamt" erhöht. Wenn dies klappt, dann kann die Starface dem 4D Server Informationen senden.

Konfiguration Teil 1

Die Starface Telefonzentrale muss vom 4D Server aus erreichbar sein. Hierzu benötigen Sie die IP Adresse der Starface.

• Prüfen Sie mit dem "PING" Kommando, ob die Starface Zentrale vom Server aus erreicht werden kann.
• Wenn dies der Fall ist, so hinterlegen Sie die IP Adresse in timeSensor LEGAL, und zwar im Bereich "Einstellungen", unter "Admin", "Spezial"
• Klicken Sie auf "System" und wählen Sie im Menu "Technologie" den Eintrag "Starface"
• Sofern sich Ihre Starface Appliance in Ihrem lokalen Netzwerk befindet: wählen Sie "Lokal" und tragen Sie die IP Nummer im Feld "Starface Server" ein.
• Sofern sich Ihre Starface Appliance in der Cloud befindet: wählen Sie "Cloud" und tragen Sie die IP Nummer im Feld "Starface Server" ein. Tragen Sie im Feld "Externe Kanzlei IP" die IP Adresse in, unter welcher Ihre Kanzlei vom Internet aus erreichbar ist.

Konfiguration Teil 2

Tragen Sie nun für jeden Benutzer, welcher die Schnittstelle verwenden will, im jeweiligen Benutzeraccount die notwendigen Informationen ein:

• Autostart: wählen Sie hier, ob die Schnittstelle nach dem Anmelden in timeSensor LEGAL automatisch gestartet werden soll
• Aktion bei eingehenden Anrufen: wählen Sie hier, wie timeSensor LEGAL reagieren soll, wenn eine anrufende Telefonnummer erkannt wird. Sie können aus folgenden Optionen auswählen:
  • Mandat oder Dossier (empfohlene Einstellung für Rechtsanwälte)
  • Dossier (nicht empfohlen)
  • Visitenkarte (empfohlene Einstellung für das Sekretariat)
• Benutzername: geben Sie hier die Login ID für Ihren Starface Account ein.
• Passwort und Nebenstelle: mit diesen Daten meldet sich timeSensor LEGAL am Starface Server an. Geben Sie hier das Benutzerpasswort und die Login ID für Ihren Starface Account ein. Es handelt sich um dieselben Benutzerdaten, welche Sie auch für das Login in die Starface Web Oberfläche verwenden. Ihr Starface Administrator legt diese Daten in der Starface GUI unter "Benutzer" an; konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator.
• Wichtig: Beim Feld Benutzername und Nebenstelle muss genau das gleiche stehen.

Verwendung der Starface Schnittstelle

Sofern Sie die Schnittstelle korrekt konfiguriert haben, erscheint in timeSensor LEGAL nach dem Login ein Telefonie-Icon in der Funktionenleiste:

Ist das Icon blau, so ist die Schnittstelle aktiv. Bei einem grauen Icon, ist die Schnittstelle inaktiv und kann durch Klicken auf das Icon aktiviert werden. Wenn Sie die Option "Autostart" gewählt haben, so wird die Schnittstelle nach dem Login automatisch aktiviert.

Um eine Telefonnummer wählen zu lassen, klicken Sie einfach auf das Telefon-Icon, welches an verschiedenen Stellen im Programm sichtbar wird. Starface ruft dann Ihre Nebenstelle an und wählt, sobald Sie den Anruf entgegengenommen haben, die Zielnummer.

Support   3. Mai 2016  

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Allgemeines

Die Einplatzversion von timeSensor LEGAL besteht aus zwei Teilen, namentlich aus

• der Applikation "timeSensor.app", welche sich im "Programme" Ordner befindet (Pfadname: /Applications).
• dem Ordner "timeSensor DataFiles", welcher sich im Benutzerordner befindet, und hier im Ordner "Alle Benutzer" (Pfadname: /Users/Shared/).

Beide Teile können Sie ohne Weiteres auf einen USB Stick oder eine externe Festplatte kopieren und so auf einen anderen Rechner übertragen. Die beiden Objekte müssen am neuen Rechner wieder an gleicher Stelle einkopiert werden. Nachfolgend sind die beiden Ordner für die Demoversion abgebildet. Bei der produktiven Einplatzversion sind die Bezeichnungen sinngemäss, ohne den Zusatz "DEMO":

Aktivationscode

Durch die Eingabe eines Aktivationscodes wird die timeSensor LEGAL Lizenz für Ihren Rechner freigeschaltet. Beim Umzug auf einen neuen Rechner, müssen Sie die Lizenz erneut aktivieren. Bitte bestellen Sie Ihren neuen Aktivationscode daher frühzeitig bei der timeSensor AG. Durch Ausstellen der neuen Lizenz, wird die alte Lizenz ungültig. Beim ersten Start von timeSensor LEGAL auf dem neuen Rechner, müssen Sie den neuen Aktivationscode eintragen.

Empfehlung

Nachdem Sie sich vergewissert haben, dass das timeSensor LEGAL Programm auf dem neuen Rechner läuft und Ihre Daten enthalten sind, empfehlen wir Ihnen, auf dem ursprünglichen Rechner die Software und die Daten zu löschen.

Support   30. Januar 2017  

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Um ein Einplatzsystem auf Ihrem Mac zu installieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Laden Sie die neuste Version des timeSensor Installers herunter. Sie müssen hierzu Ihre eMail Adresse eingeben.
2. Öffnen Sie die heruntergeladene .dmg Datei im Download Ordner, sofern dies nicht automatisch passiert. Sie sehen auf Ihrem Desktop nun das Laufwerk Icon der .dmg Datei und es öffnet sich das dazugehörige Fenster
3. Schieben Sie in diesem Fenster den Installer in Ihren "Programme" Ordner (Applications), um ihn in dieses Verzeichnis zu kopieren
4. Schliessen Sie nun das Fenster und werfen Sie die .dmg Datei in den Papierkorb, da sie diese nicht mehr benötigen.
5. Gehen Sie zu Ihrem "Programme" Ordner und starten Sie dort den "timeSensor Installer"
6. Installieren Sie das gewünschte Programm (Einplatzversion) für das gewünschte Land und in der gewünschten Sprache. Dieser Prozess dauert einige Minuten, da die Applikation und die Grunddaten vom Internet geladen und auf Ihrem Rechner installiert werden.
7. Starten Sie nach erfolgter Installation die timeSensor Applikation in Ihrem "Programme" Ordner. Vielleicht schieben Sie bei der Gelegenheit das Programm gleich in Ihren Dock, um es künftig leicht starten zu können.
8. Geben Sie Ihren Aktivationscode ein, um Ihr Programm für den produktiven Betrieb zu aktivieren. Hinweis: den Aktivationscode finden Sie auf dem Lieferschein.
9. Akzeptieren Sie die Lizenzvereinbarung.
10. Nun startet der Setup Assistenz, damit Sie die Grunddaten erfassen können. Bevor Sie das Programm in Betrieb nehmen, sollten Sie den Setup Assistenten durcharbeiten. Dadurch werden die wichtigsten Parameter der Software vorkonfiguriert.
11. Kontaktieren Sie bei Fragen oder Problemen unsere Hotline.

Support   26. April 2018  

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Seit Version 7.0 von timeSensor LEGAL ist es möglich, serverseitig Windows Server 2016 einzusetzen. Dieser FAQ Artikel beschreibt die manuelle Installation:

1. Lokales Anwenderkonto "timeSensor Admin" mit Administratorrechte einrichten

2. Als Anwender „timeSensor Admin“ am Windows Server 2016 anmelden, alle weitere Punkte als angemeldeter Anwender: „timeSensor Admin“ durchführen.

3. timeSensorProgram Verzeichnis anlegen in:
C:\ProgramData\

4. „timeSensor Server“ .zip-Archive  laden und „timeSensor Server“ kopieren in
C:\ProgramData\ timeSensorProgram\

5. „timeSensor Client“ .zip-Archive  laden und „timeSensor Client“ kopieren in
C:\ProgramData\ timeSensorProgram\

6. Dem Verzeichnis C:\ProgramData\timeSensorProgram alle Zugriffsrechte für den Anwender „timeSensor Admin“ gewähren, und auf alle Unterverzeichnisse und Dateien übertragen.

7. Thirdparty Verzeichnis anlegen in
C:\ProgramData\timeSensorProgram\

8. „filelocatorsoapinterface“ .zip-Archive  laden und „filelocatorsoapinterface.exe” und test_application_direct.exe kopieren in
C:\ProgramData\ timeSensorProgram\Thirdparty

9. Die Anwendergruppe „Jeder“ („Everyone“) mit allen Zugriffsrechte hinzufügen für das Verzeichnis
C:\ProgramData\ timeSensorProgram\Thirdparty

10. filelocatorsoapinterface.exe starten.

11. timeSensor Server starten (nicht als Administrator ausführen)

Support   25. Juli 2018  

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Was ist Microsoft Exchange?

Microsoft Exchange Server ist eine Groupware- und E-Mail-Transport-Server-Software des Unternehmens Microsoft. Sie dient der zentralen Ablage und Verwaltung von E-Mails, Terminen, Kontakten, Aufgaben und weiteren Elementen für mehrere Benutzer und ermöglicht so die Zusammenarbeit in einer Arbeitsgruppe oder in einem Unternehmen.

Eine Exchange Schnittstelle in timeSensor LEGAL ermöglicht es Ihnen, Adressen, Termine, Fristen und Wiedervorlagen an den Exchange Server zu übermitteln. Dadurch können passende Client Applikationen (z.B. Microsoft Outlook, Mobilgeräte oder Telefonieanlagen) diese Daten direkt nutzen.

Folgende Eigenschaften zeichnen die Exchange Schnittstelle von timeSensor LEGAL aus:

• Unterstützung persönlicher Exchange Konten: jeder Benutzer sieht nur die Daten, die ihn betreffen und interessieren. So kann jeder Benutzer selbst entscheiden, ob er eine spezifische Adresse abonnieren möchte oder nicht.
• Fortlaufende eindirektionale Synchronisation: jede Änderung am Datensatz in timeSensor LEGAL wird sofort in die betreffenden Exchange Konten gepusht. Dadurch bleiben die Kontakte auf dem Smartphone immer aktuell.

Hosted Exchange

Sie können selber einen Exchange Server betreiben, oder Sie können die Dienste von Firmen nutzen, welche "Hosted Exchange" anbieten (z.B. www.qualityhosting.de). Auf dem Exchange Server wird für jeden Benutzer ein persönliches Konto eingerichtet.

Einrichten der Schnittstelle in timeSensor LEGAL

Melden Sie sich mit Admin-Rechten bei timeSensor LEGAL an und wechseln Sie zu den Einstellungen. Danach klicken Sie auf Admin und dann auf Spezial. Es öffnet sich ein neues Fenster.

Dort wechseln Sie auf den Tab System und dann auf den Tab Schnittstellen. Klicken Sie dort auf «Aktivieren» um die Schnittstelle in timeSensor LEGAL zu aktivieren. Falls das Feld ausgegraut sein sollte, dann ist das Modul nicht lizenziert.

Nachdem Sie die Schnittstelle aktivieren konnten, schliessen Sie das Fenster und klicken in der Funktionenleiste auf Benutzer. Im Benutzereditor wechseln Sie in den Tab Benutzer und klicken Sie doppelt auf den Benutzer beim welchem Sie das Exchange Konto hinterlegen wollen.

Als Nächstes wählen den Tab Exchange aus (wenn die Schnittstelle nicht aktiviert ist, dann erscheint auch der Tab Exchange nicht).

Anschliessend füllen Sie die Benutzerdaten wie folgt aus:

Hostname: Hier müssen Sie die externe URL des Exchange Server eingeben. Fragen Sie dazu Ihren IT-Supporter. Die externe URL sollte so aufgebaut sein: https://mail.domain.com/ews/exchange.asmx

Username und Passwort: Hier geben Sie E-Mail-Adresse und Passwort von dem für Sie eingerichteten E-Mail-Konto ein.

Zum Schluss klicken Sie auf Testen um eine Anfrage an den Exchange Server zu stellen. Wechselt das Icon von Rot auf Grün, dann ist die Schnittstelle eingerichtet. Falls das Icon Rot bleibt, sollten Sie Ihre Eingaben nochmals überprüfen.

Adressen synchronisieren

Um Adressen aus timeSensor LEGAL auf Ihr Exchange-Konto zu synchronisieren, müssen Sie diese zuerst noch dafür markieren. Öffnen Sie ein Dossier einer Adresse, welche Sie synchronisieren möchten und wechseln Sie unten rechts auf den Tab Sync. Dort wählen Sie den oder die Benutzer, welcher die Adresse in sein Konto synchronisieren möchte.

Falls Sie gleiche mehrere oder alle Adressen synchronisieren möchten, dann gehe Sie auf die jeweilige Adressliste in dem Bereich Adressen und selektieren Sie die gewünschten Adressen.

Danach klicken Sie oben bei der Menu-Leiste auf Werkzeuge. Klicken Sie auf Anpassen und dann auf Exchangesync einstellen.

Remo Gemperli   24. September 2019  

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