History

Was gibt’s Neues?

Damit Software langfristig einsetzbar bleibt, muss sie permanent gepflegt und weiter entwickelt werden. Deshalb arbeiten wir laufend an der Weiterentwicklung der Kanzleisoftware timeSensor LEGAL. Updates umfassen Fehlerbehebungen, Anpassungen an die sich ändernden technischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen und neue oder verbesserte Funktionen.

Dies ist ein Pflegeupdate mit vielen kleinen Verbesserungen. Die wichtigsten davon sind:

Optimiertes Handling von Previews

Bisher wurden die Previews von Dokumenten innerhalb der Datenbank gespeichert. Um die Grösse der Datenbank zu reduzieren, und die Geschwindigkeit im Netzwerk zu verbessern, werden diese neu ausserhalb der Datenbank abgelegt. Beim Update kann es daher mehrere Minuten bis mehrere Stunden dauern, bis Sie sich wieder anmelden können, da die Datenbank alle bestehenden Previews aus der Datenbank entfernt und ausserhalb der Datenbank neu anlegt. Solange die Aktualisierung der Daten läuft, sehen Sie auf dem Server unten rechts ein kleines Fensterchen. Dieses verschwindet, wenn der Vorgang durchgeführt wurde und dann können sich die Clients wieder anmelden. Bitte unterbrechen Sie diesen Vorgang nicht.


Aktualisierung der 4D Datenbank von v16.4 auf v16.5

Mit dem Update wird eine neue Datenbankversion ausgeliefert. Auch hier handelt es sich um ein Pflegeupdate von 4D.

Hinweis für Kunden mit Mehrplatzsystemen:

Im Mehrplatzbetrieb wird daher auf allen Arbeitsplätze der timeSensor Client durch eine neue Version ersetzt. Dieses Update erfolgt automatisch bei der ersten Anmeldung. Es ist zwingend notwendig, dass auf das Verzeichnis, in welchem der timeSensor Client liegt, volle Schreib-/Leserechte bestehen, da ansonsten die automatische Aktualisierung des Clients scheitert. Nach dem Update des Clients, sucht der Client im lokalen Netzwerk nach einem passenden Server und verbindet sich mit dem ersten gefundenen Server im gleichen Netz. Vergewissern Sie sich deshalb, dass Sie sich mit dem richtigen Server verbunden haben. Wenn Sie Ihren Server Remote betreiben, so wird der Verbindungsdialog erscheinen. Geben Sie hier dann im Namensfeld "timeSensor LEGAL" ein und im Feld für die Netzwerkadresse die IP Nummer Ihres Datenbankservers (fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Administrator).


Diverse Bug Fixes

Behebung diverser kleinerer Fehler.

Support   14. März 2019  


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Verbesserte Mandatskontrolle

Für die meisten Mandate ist es sinnvoll, eine geplante nächste Aktion vorzusehen. Dies kann eine Wiedervorlage, eine Frist oder ein Termin sein. Was aber, wenn vergessen geht, die nächste Aktion einzuplanen? Dann kann es sein, dass man das Mandat aus dem Fokus verliert und es statt proaktiv nur noch reaktiv betreut.

Ab diesem Build unterstützt Sie timeSensor hier noch besser, indem für jedes Mandat die nächste geplante Aktion direkt in der Mandatsliste sichtbar wird. Hierzu können Sie im Fenster "Mandatsmappe finden..." (Button "Mandatsmappen" im persönlichen Arbeitsbereich), sowie im Fenster "Mandate" (Button "Mandate" im Bereich Finanzen), drei neue Felder einblenden:

  • Nächste Aktion
  • Aktion Typ
  • Aktion Titel

Natürlich können Sie in den neuen Feldern auch wie gewohnt suchen und so zum Beispiel Mandate finden, in welchen keine nächste Aktion eingeplant ist, zum Beispiel weil dies vergessen ging, oder weil man das Mandat archivieren könnte.


Summierungsfunktion in den Geldkonten

Bei der Arbeit in den Geldkonten möchte man gelegentlich einige Buchungen zu Kontrollzwecken addieren. Statt den Taschenrechner zu bemühen und mühsam Zahlen abzutippen, bietet timeSensor ab diesem Build ein neues "Rechner" Icon an. Mit diesem können die selektieren Zeilen sofort summiert werden.


Erweiterte Einstellungen für interne Projekte

Bekanntlich kann man zur Erfassung von Zeiten "interne" Projekte anlegen. Die auf diesen Projekten gebuchten Zeiten dienen der statistischen Auswertung. Die diesbezüglichen Einstellungen wurden erweitert:

  • Archiveinteilungen können nun auch bei internen Projekten eingestellt werden
  • Preislisten sind nun ebenfalls verfügbar (Empfehlung: verwenden Sie für Ihre internen Zeiten eine Pauschalpreisliste ohne Beträge)
  • Ein Projekt kann als "Investitionsprojekt" markiert werden (z.B. Weiterbildung oder Kundenakquise), um diese von reinen Absenzprojekten (z.B. Krankheit oder Urlaub) abzugrenzen.

Und wie immer...

Diverse kleine Verbesserungen und Bug Fixes.

Support   6. Januar 2019  


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Neue 4D Datenbankversion

Mit diesem Build liefern wir ein Maintenance Update der 4D Datenbank von 16.3 auf 16.4 aus. Das Update der Datenbank behebt verschiedene Fehler und dient der besseren Stabilität und Geschwindigkeit.


Kalender

Der timeSensor Kalender erlaubt es, auch die Fristen anzeigen zu lassen. Bisher wurden auch die erledigten Fristen angezeigt. Ab diesem Build werden, zu Gunsten einer besseren Übersicht, nur noch die offenen Fristen angezeigt.


Fakturierung

Beim Erstellen von Rechnungen prüft timeSensor LEGAL nun automatisch, ob die verrechneten Stundensätze der Mandatspreisliste entsprechen. Sollte es Abweichungen geben, wird eine entsprechende Warnung angezeigt. Ihr Vorteil: vermeiden Sie Kundenreklamationen, falls Stundensätze irrtümlich falsch erfasst oder abgeändert wurden.


Zahlungen verbuchen

In der Liste der "Offenen Rechnungen" erlaubt ein neuer Button das direkte Verbuchen einer oder mehrerer Rechnungen, welche am selben Tag bezahlt wurden. Selektieren Sie hierzu einfach die entsprechenden Rechnungen und klicken Sie auf den Button "Schnellausgleich".

timeSensor LEGAL zeigt die Summe der gewählten Rechnungen an. Nun können Sie eine entsprechende Zahlung erfassen und damit alle Rechnungen direkt ausgleichen.


Und wie immer...

Diverse kleine Verbesserungen und Bug Fixes.

Support   2. Oktober 2018  


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Verbesserungen im Hinblick auf den Datenschutz

Das klassische Anmeldefenster von timeSensor LEGAL ist im Hinblick auf den Datenschutz nicht optimal, da alle Benutzer, Gruppen und Entitäten angezeigt werden. Was bei einer kleinen Kanzlei, welche im geschützten Rahmen eines lokalen Netzwerks kein Problem ist, kann dann zum Problem werden, wenn Sie die Datenbank in die Cloud verlegen oder wenn ihre Datenbank per WLAN erreichbar ist.

Aus diesem Grund kann ab dieser Version im Einstellungsbereich, im Menu "Admin", Position "Spezial", Bereich "System" im Tab "Sicherheit" zwischen mehr Komfort und mehr Sicherheit ausgewählt werden. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Login Dialog durch Verwendung von Stufe 3 oder Stufe 4, noch besser zu schützen.


Verbesserungen bei Word Vorlagen mit Macro

In der Vergangenheit kam es vor, dass ältere Word Versionen abstürzten, wenn mehr als 250 Felder für das Mailmerge exportiert wurden. Aus diesem Grund exportiert timeSensor LEGAL standardmässig nur eine beschränkte Menge an Beziehungen.

Neuere Word Versionen sind robuster geworden und vertragen nun auch mehr als 250 Felder. Sie können deshalb neu diese Limitierung aufheben und alle Beziehungen, welche Sie in timeSensor LEGAL angelegt haben, für Ihre Vorlagen verwenden. Sie finden die neue Einstellung im Menu "Admin", Position "Spezial", Bereich "System" im Tab "Allgemeines".


Farbeinstellung im Dossier

Der farbliche Hintergrund im Dossier (pink für Damen, blau für Herren und grau für Firmen) ist nicht bei allen Benutzern auf Gegenliebe gestossen. Wenn Sie Ihre Adressdossiers lieber farblich neutral führen möchten, dann können Sie dies mit der neuen Einstellung "Dossier Hintergrund" gerne so einstellen, womit alle Dossiers in gepflegtem Einheitsgrau erscheinen.


Verknüpfungen von Vorlagen und ergänzendem Content

Bei der Verwendung von Vorlagen könnte es nützlich sein, die zur Vorlage passenden Informationen griffbereit zu haben. Ab diesem Build kann zu einer Vorlage eine URL hinterlegt werden, welche beim Aufrufen der Vorlage automatisch geöffnet wird. Dies ermöglicht es, Vorlagen mit internem oder externem Content zu verknüpfen.


Und wie immer...

Kleine Detailverbesserungen und Bug Fixes.

Support   24. August 2018  


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Verbesserungen im Hinblick auf die DSGVO:

Aktualisierte AGB mit Informationen zum Thema Datenschutz: bevor Sie das neue Update nutzen, müssen Sie die neuen AGB akzeptieren. Bitte beachten Sie den Absatz 11 mit den neuen Ausführungen zum Thema Datenschutz. Die neuen AGB können Sie auch hier herunterladen.

Passwörter wurden bisher verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Im Sinne eines verbesserten Datenschutzes, werden neu nur noch die verschlüsselten Hash Codes der Passwörter (statt der Passwörter selber) gespeichert. Geht ein Passwort vergessen, so kann es deshalb nicht mehr wiederhergestellt werden. Stattdessen muss durch den Administrator ein neues Passwort vergeben werden.

Das vom Administrator erzeugte Initialpasswort muss dann vom Benutzer beim ersten Login zwingend geändert werden. Damit wird vermieden, dass der Administrator Benutzerpasswörter kennt.


Überarbeiteter Konflikt Check:

Das Highlight dieses Update ist zweifellos unser neuer Konflikt-Check. Dieser ist nun zweistufig:

  1. vorgelagerter Konflikt-Check (neu!)
  2. nachgelagerter Konflikt Check (bestehend)

Dank dem neuen vorgelagertem Konflikt-Check können Sie Konflikte bereits vor oder während der Erfassung erkennen.

Aufrufen des vorgelagerten Konflikt-Checks:

Sie können den Dialog für den vorgelagerten Konlikt jederzeit aufrufen, indem Sie die Liste der Mandanten anzeigen lassen und im Menu "Werkzeuge" unter "Suchen nach..." bei "Interessenskonflikten" die "Vorprüfung" wählen.

Noch einfacher geht es direkt bei der Erfassung eines neuen Dossiers. Wenn Sie einen neuen Mandanten oder eine neue Gegenpartei erfassen, so schlägt timeSensor LEGAL nach der Eingabe des Namens im Fussbereich des Fensters die Durchführung eines Konflikt-Checks vor.

Klicken Sie auf den Button "Konflikt-Check", so wird der entsprechende Dialog ebenfalls geöffnet und der Name direkt eingesetzt. Benutzen Sie den Slider "Toleranz", um die Suche zu erweitern, indem ähnlich klingende Namen auch angezeigt werden.

Weitere Informationen zum Thema Konflikt-Check finden Sie im FAQ Beitrag A36.


Verbesserungen im Dossier

Bekanntlich kann man im Dossier die dort aufgetauchten Timesheet Leistungen auf "non-billable" oder auf "anderweitig verrechnet" setzen. Dadurch werden sie standardmässig ausgeblendet und werden nicht abgerechnet. Dies erreicht man, indem man die entsprechenden Leistungen aus dem Dossier-Kontext "löscht" (also den kleinen Minus-Button) betätigt. Es erscheint dann die folgende Abfrage:

Um dies rückgängig zu machen, musste man sich bisher in das betreffende Timesheet begeben, und dort die Leistung wieder auf "verrechenbar" setzen. Mit der neuen Version von timeSensor LEGAL geht es bequemer:

  • blenden Sie die "nicht verrechenbaren" oder "anderweitig verrechneten" Leistungen ein, indem Sie in den Kopf der letzten Spalte klicken ("x").
  • Selektieren Sie die "nicht verrechenbaren" oder "anderweitig verrechneten" Leistungen
  • Klicken Sie erneut auf den kleinen Minus-Button und bestätigen Sie den folgenden Dialog

So können Sie den Status von Leistungen nach Belieben wechseln, ohne in das Timesheet wechseln zu müssen.

Verbessertes Mandatsmanagement:

Suche von Mandatsmappen nach Mandanten und Mitmandanten: Im Menu "Mandatsmappen finden" gibt es neu eine Möglichkeit, nach "Mandant und Mitmandanten" zu suchen. Diese Suche erfasst gleichzeitig sowohl Mandanten als auch die als Mitmandanten verbundenen Datensätze und erlaubt dadurch, rascher zur gewünschten Mandatsmappe zu finden.

Verschieben mehrerer Mandate von einem Dossier in ein anderes Dossier: Bereits in der aktuellen Version konnten einzelne Mandate per Drag & Drop von einem Dossier in ein anderes Dossier verschoben werden. Mit dieser Version ist es nun möglich, eine ganze Selektion von Mandaten in einem Arbeitsgang von einem Dossier in ein anderes Dossier zu verschieben.

Hierzu wurde in der Mandatsliste unter dem Menu "Werkzeuge", unter "Anpassen", der Befehl "Mandate verschieben" eingebaut. Wählen Sie in diesem Fenster das gewünschte Zieldossier aus (Sie können hierzu das Selektorfenster aufrufen und den Mandanten per Drag & Drop in das Feld "Zielmandant" ziehen.

In diesem Fenster bestehen überdies zwei Optionen:

  • Die Option "nach Aktenzeichen sortieren" versucht, die Mandate entsprechend ihrem Aktenzeichen in die bestehenden Mandate des Zielmandanten einzuordnen. Wenn Sie diese Checkbox nicht ankreuzen, so werden die Mandate oben in der Mandatsliste eingefügt.
  • Die Checkbox "Protokoll zeigen" zeigt nach vollbrachter Operation eine Zusammenfassung und informiert allenfalls über aufgetauchte Probleme.

Handling von Leistungen auf internen Mandaten

Es ist neu möglich, Leistungen auf internen Mandaten

  • zu anderen Mandaten zu transferieren
  • zu exportieren
  • zu exportieren und zu löschen

Hierzu müssen im Dossier die Leistungen selektiert und der entsprechende Befehl im Aktionsmenu unten rechts ausgewählt werden. Mit den neuen Funktionen können einerseits Falschbuchungen korrigiert werden, andererseits aber auch vermieden werden, dass zuviele Leistungen auf die internen Mandate gelangen und die Antwortzeiten des Systems zu lange werden. Es wird empfohlen, die Leistungen auf internen Mandaten regelmässig zu exportieren und zu löschen.


Verbesserungen im Timesheet

Wie hinlänglich bekannt, kann man bei der Leistungserfassung im Timesheet an einen Leisungscode direkt die Menge (z.B. Anzahl Minuten) anhängen. Neu kann man auch einen Zeitraum anhängen, wodurch timeSensor LEGAL dann direkt die entsprechende Zeit berechnet. Nachfolgend werden nochmals die verschiedenen Möglichkeiten aufgezeigt, welche Sie an den Leistungscode anhängen können.

Beispiel mit dem Leistungscode "h" für "Honorarleistung":

  • h45 -> generiert einen Eintrag von 45 Minuten Dauer
  • h1:20 -> generiert einen Eintrag von einer Stunde und zwanzig Minuten Dauer
  • h10:30-12:20 -> generiert einen Eintrag von einer Stunde und fünfzig Minuten Dauer (neu!)

Neue Optionen für die Datensicherung

Die bisherigen Einstellungen zur Datensicherung wurden angepasst. Um die Kompatiblität mit Windows Serversystemen zu gewährleisten, ist ist in diesem Fenster nicht mehr möglich, Laufwerke anzuzeigen und auszuwerfen. Bitte verwenden Sie hierzu ein separates Programm zur Sicherung Ihrer Daten.

Dafür ist es nun möglich, nach der Ausführung der Datensicherung den Server automatisch zu beenden oder neu starten zu lassen. Aus Sicherheitsgründen wird diese Option nur zwischen 23:30h und 05:00h ausgeführt:


Verbesserungen bei den 4D Write Vorlagen

MwSt.-Report

Bekanntlich kann man mit timeSensor LEGAL einen Report über die Mehrwertsteuerbuchungen einer Periode generieren. Bisher standen hierzu die Ausdrücke ACC_INSERT ("vat_report") und ACC_INSERT ("input_vat_report") zur Verfügung. Mit diesen beiden Ausdrücken wurde allerdings jede einzelne Buchung ausgegeben, was mitunter zu langen Listen führte.

Deshalb stehen neu die Ausdrücke ACC_INSERT ("vat_report_by_account") und ACC_INSERT ("input_vat_report_by_account") zur Verfügung. Hier werden die Buchungen nach Konto konsolidiert und die Zusammenstellung wird entsprechen kürzer.


Und wie immer...

Kleine Detailverbesserungen und Bug Fixes.

Support   3. Juli 2018  


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Verbesserungen in den Mandatsmappen

Team Management

In grösseren Kanzleien werden Mandate oft durch ganze Teams bearbeitet. Mit timeSensor LEGAL können Sie in der Mandatsmappe nun jederzeit feststellen, wer für das Mandat zuständig ist. Der neue Tab "Team" zeigt die Hauptverantwortlichen Mitarbeiter (Mandatsführer, Ausführend und Akquisiteur), sowie alle mit dem Mandat verbundenen Mitarbeiter übersichtlich an. Nutzen Sie die verschiedenen Features in der Mandatsmappe, um einen Chat mit einem Team-Mitglied zu starten, eine Person anzurufen oder eine eMail zu schreiben.

Rechner aufrufen (Deutschland)

Haben Sie die Mandatsmappe geöffnet und möchten schnell eine Kostenberechnung oder eine Zinsberechnung durchführen? Kein Problem! Wählen Sie im Menu "Werkzeuge" unter dem neuen Menu "Rechner" den "RVG-Rechner" oder den "Zinsrechner".

Entwürfe

Bei den Entwürfen wird nun neu auch der Autor der letzten Änderung angezeigt. Somit sehen Sie auf einen Blick, wer wann eine Änderung am Entwurf vorgenommen hat.


Verbesserungen beim Mandatsmanagement

Suche verbundener Mandate

Die Funktion "Suche nach verbundenen Mandaten" war bisher nicht für Mandanten-Adressen einsetzbar, da die Mandate, welche sich im Dossier befinden, von der Suche nicht erfasst wurden. Neu werden auch die Mandate von Mandanten erfasst und das Suchergebnis ist somit vollständiger.

Automatische Ertragsverteilung (Modul)

Wir haben das Modul "Automatische Ertragsverteilung" ausgebaut. Die automatische Ertragsverteilung sorgt dafür, dass Erträge nach bestimmten Regeln auf die Partner und Sachbearbeiter aufgeteilt werden, so dass jeder den ihm zustehenden Anteil bekommt. Hierzu werden die verschiedenen Zahlungen auf die entsprechenden Ertragskonten verbucht. Folgende Verbesserungen wurden vorgenommen:

  • Im Menu "Zu Gunsten" erscheinen neu auch die Sachbearbeitergruppen. Damit kann eine Begünstigung davon abhängig gemacht werden, ob eine Person Mitglied einer spezifischen Sachbearbeitergruppe ist (z.B. Partner).
  • Zu jeder Gutschrift kann ein Stichwort hinterlegt werden, welches bei der Verbuchung angezeigt wird (z.B. "Partneranteil"). Dies hilft bei der Identifikation von Buchungen in der Buchhaltung.
  • Basis der Berechnung kann jeweils der gesamte Honorarumsatz sein, oder nur der eigene Honorarumsatz.
  • Die Gültigkeit einer Regel kann nun eingeschränkt werden. Zum Beispiel ist ein Akquiseanteil nur während zweier Jahre geschuldet.
  • Bei Vorschussrechnungen wird die Ertragsverteilung nicht angewendet. Hingegen wird neu bei der Anrechnung einer Vorschussrechnung:
    • der Betrag auf dem allgemeinen Ertragskonto storniert
    • der stornierte Betrag nach den Regeln der Ertragsverteilung frisch verteilt

Verbesserungen bei der Fakturierung

Vergleich RVG und Stundenhonorar (Deutschland)

Gelegentlich wäre es wünschenswert, rasch einen Vergleich zwischen Zeithonorar und RVG Honorar vornehmen zu können. Mit der neuen Version von timeSensor LEGAL können Sie dies sehr komfortabel und mit wenig Aufwand tun. Und so gehen Sie vor:

  • erfassen Sie das Zeithonorar wie gewohnt im Timesheet; die Leistungen erscheinen im Dossier blau hinterlegt
  • erfassen Sie darunter die RVG Leistungen; diese erscheinen weiss hinterlegt

Um nun den gewünschten Vergleich ausgeben zu können, erstellen Sie im Bereich "Finanzen", in der Liste "Mandate" eine Vorlage. Sie können unter Verwendung passender INV_INSERT Ausdrücke sowohl die Stundenleistungen, also auch die RVG Leistungen separat ausgeben und totalisieren lassen.

Damit Sie diese Vorlage nicht selbst erstellen müssen, haben wir für Sie eine Mustervorlage erstellt. Gehen Sie wie folgt vor, um die Mustervorlage zu Ihren Vorlagen hinzuzufügen (sie benötigen entsprechende Zugriffsrechte):

  • Klicken Sie hier, um die Mustervorlage herunterzuladen.
  • Entzippen Sie die Datei (sofern diese beim Download nocht bereits automatisch entzippt wurde)
  • Öffnen Sie im Bereich "Finanzen", die Liste "Mandate" und Klicken Sie auf das Drucker-Icon, um das Vorlagenfenster anzuzeigen
  • Schieben Sie die Datei "Stundenhonorar vs. RVG.tst" per Drag & Drop in das Vorlagenfenster
  • Die Mustervorlage kann nun verwendet werden

Stundenstatistik und Pauschalhonorare

Nicht immer können die im Dossier aufgelaufenen Stundenleistungen abgerechnet werden. Es gibt zwei Fälle:

  1. Leistungen sind nicht verrechenbar und müssen abgeschrieben werden, zum Beispiel weil der Sachbearbeiter nicht effizient genug gearbeitet hat und man die Leistung dem Mandanten so nicht auf die Rechnung setzen mag.
  2. Die Abgeltung der Stundenleistungen erfolgt anderweitig, zum Beispiel durch eine Honorarpauschale oder durch die Abrechnung über RVG.

Die beiden Fälle unterscheiden sich insofern voneinander, als dass im ersten Fall echte "non-billable" Stunden entstehen, die in der Statistik des Mitarbeiters auch so auftauchen sollen, wohingegen im zweiten Fall die Stunden nicht wirklich als "non-billable" angesehen werden, da sie ja anderweitig abgerechnet wurden.

Diese beiden Fälle wurden bisher von timeSensor LEGAL nicht unterschieden. Dies ist neu möglich. Beim Löschen von Leistungen im Dossier, erfolgt neu die folgende Abfrage:

Wählt man für den oben beschriebenen zweiten Fall die Option "Leistungen anderweitig fakturiert", so bleiben die Leistungen im Timesheet als normale, verrechenbare Stunden erhalten, wohingegen der Betrag der Leistungen auf Null gesetzt wird. Dadurch wird die Stundenstatistik des Mitarbeiters nicht verfälscht. Im Timesheet des Mitarbeiters werden solche "anderweitig fakturierte" Leistungen mit einem speziellen roten Haken markiert.

Anpassung im RVG Tarif (Deutschland)

Der "Grenzwert" der RVG Positionen 5101, 5103, 5107 und 5109 wurde von €40,00 auf €60,00 angehoben (siehe: http://www.burhoff.de/veroeff/aufsatz/VRR_2015_8.htm)


Und wie immer...

Kleine Detailverbesserungen und Bug Fixes.

Support   7. April 2018  


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Allgemeines

In den letzten Monaten haben wir vor allem an der Umstellung der Datenbank von v15 auf v16 gearbeitet, damit die Kompatibilität zu macOS High Sierra gewährleistet ist und unter Windows der 64bit Server ausgeliefert werden konnte. Diese Entwicklungen sind nun weitgehend abgeschlossen, so dass wir für Sie in diesem Build wieder einmal ein Paket mit interessanten Verbesserungen zusammenstellen konnten.


Verbesserungen im Timesheet

Farblich differenzierte Haken im Timesheet

Im Timesheet erfasste Leistungen, welche bereits zum Dossier transferiert worden waren, wurden bisher mit einem roten Haken dargestellt. Es war nicht möglich festzustellen, ob die betreffenden Leistungen auch schon fakturiert worden waren, oder lediglich auf dem Dossier zur Fakturierung bereit standen. Neu sind die Haken farblich differenziert:

  • ein grauer Haken bedeutet, dass die Leistung zum Dossier transferiert worden ist, aber noch nicht fakturiert ist
  • ein roter Haken bedeutet, dass die Leistung zum Dossier transferiert worden ist, und auch bereits fakturiert ist

Der Vorteil: nun können Sie im Timesheet auf einen Blick erkennen, wenn Leistungen noch nicht fakturiert sind.


Verbesserungen im Dossier

Farblich differenzierte Haken im Dossier

Im Dossier konnte für Rechnungen bisher nicht festgestellt werden, ob diese ungedruckt, gedruckt oder ausgeglichen waren. Neu erscheint rechts von der Rechnung ein entsprechendes Icon:

  • kein Symbol bedeutet, dass die Rechnung in den ungedruckten Rechnungen liegt (RG 73-00)
  • ein grauer Haken bedeutet, dass die Rechnung in den offenen Rechnungen liegt (RG 39-00)
    • sofern die Rechnung gemahnt werden muss, erscheinen die üblichen Icons für den Mahnstatus
  • ein roter Haken bedeutet, dass die Rechnung vollständig ausgeglichen ist (RG 12-00)

Der Vorteil: nun können Sie im Dossier auf einen Blick erkennen, ob die Rechnung ungedruckt, offen oder bezahlt ist.


Verbesserungen im Dokumentenarchiv

Neues Kontextmenu für Beilagen

Durch einen Rechtsklick auf die Beilage zu einem Dokument, stehen neue Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Ausgewählte Beilage mailen: der eMail Client wird gestartet und die ausgewählte Beilage wird an die eMail angefügt.
    Hinweis: bei mehreren Empfängern kann durch Drücken der Alt-/Option Taste je eine separate eMail pro Empfänger erzwungen werden. Ansonsten wird eine einzige eMail an alle ausgewählten Empfänger vorbereitet.
  • Als Ticket versenden: das Dokument wird per Ticket an einen Mitarbeiter versandt. Dies ist ideal, um einem Mitarbeiter direkt eine Aufgabe zu delegieren.
  • Neue Wiedervorlage: für das Dokument wird eine Wiedervorlage erzeugt. Die Wiedervorlage finden Sie anschliessend im Fenster "Fristen/Wiedervorlagen". So gehen keine Arbeiten vergessen.
  • Selektion auf den Schreibtisch sichern: das Dokument und/oder die Beilage wird auf den Schreibtisch exportiert
  • Selektion zu den Entwürfen kopieren: die Beilage wird zu den Entwürfen kopiert und kann dort bearbeitet werden.

Suche nach ID

Im Suchmenu können Sie neu nach der eindeutigen ID eines Dokuments suchen. Die ID sehen Sie im Titel des "Info" Fensters des Dokuments. Die neue Suche ist aber besonders nützlich, wenn Sie für ein Dokument ein Ticket oder eine Wiedervorlage erstellen. Die Informationen zum Dokument werden nämlich im Ticket bzw. in der Wiedervorlage gespeichert. Klickt nun der Empfänger des Tickets oder der Wiedervorlage auf den Button "Datensatz öffnen", so wird die Mandatsmappe geöffnet und die Suche nach der hinterlegten ID direkt durchgeführt. Ihr Vorteil: Sie sehen in der Mandatsmappe immer gleich das relevante Dokument.

Konvertierung in PDF beim Archivieren von eMails per Drag & Drop (Probeversion)

Wenn Sie per Drag & Drop eMails in das Dokumentenarchiv ziehen, so wurden diese bisher im Originalformat abgelegt. Das bedeutet, dass unter macOS eine ".eml" Datei und unter Windows eine ".msg" Datei gespeichert wurde. Es könnte aber nützlich sein, dass timeSensor LEGAL die eMails stattdessen in PDF konvertiert und so archiviert. Für eine Langzeitarchivierung ist PDF zu bevorzugen und zudem können PDF Dokumente mit der Volltextsuche gefunden werden. In dieser Version haben wir deshalb im Archivierungsdialog eine Checkbox eingebaut, mit welcher die Konvertierung vorgenommen werden kann.

Hinweis: aufgrund der hohen Komplexität bei der Konvertierung der verschiedenen eMailformate, wurde diese Funktion erst als Probeversion implementiert, um damit Erfahrungen sammeln zu können. Je nach Resultat der Tests, werden wir die Funktion später definitiv implementieren oder wieder entfernen. Bitte prüfen Sie, wenn Sie Dokumente nach PDF konvertieren lassen, ob das Resultat zu Ihrer Zufriedenheit ausgefallen ist. Über Feedbacks zur neuen Funktion freuen wir uns, ebenso über die Zustellung von eMails, bei denen die Konvertierung allenfalls fehlgeschlagen ist.


Verbesserungen in der Dokumentenzentrale

In der Dokumentenzentrale können Dokumente nun auch ohne zeitliche Einschränkung gesucht werden. Wählen Sie hierzu im Menu "Alle", wie nachfolgend gezeigt:


Verbesserungen bei den Fristen/Wiedervorlagen

Neue Funktion "Frist verlängern"

Zu den Funktionen "Frist duplizieren" und "Frist verschieben", ist die neue Funktion "Frist verlängern" hinzugekommen:

  • Frist duplizieren: erzeugt für wiederkehrende Fristen eine beliebige Zahl von Wiederholungen (z.B. für eine monatlich wiederkehrende Frist).
  • Frist verschieben: die Frist wird auf ein bestimmtes Datum oder um eine Anzahl Tage/Wochen/Monate/Jahre verschoben
  • Frist verlängern (neu): die ursprüngliche Frist wird als "erledigt" abgehakt und bleibt bestehen. Eine neue Frist wird als Duplikat in der Zukunft angelegt.

Ihr Vorteil: bei Fristverlängerungen sind mit "Frist verlängern" nun die ursprüngliche Frist und alle Verlängerungen vollständig dokumentiert.

Springen auf entfernte Daten

Grössere Datumssprünge können im Fristenfenster nun unter Zuhilfenahme von Zusatztasten gemacht werden. Klicken Sie auf "Pfeil nach rechts" bzw. "Pfeil nach links" und halten Sie folgende Zusatztasten gedrückt:

Option/Alt + Klick auf Pfeil rechts = +1 Jahr
Option/Alt + Klick auf Pfeil links = -1 Jahr

Option/Alt + Shift + Klick auf Pfeil rechts = +10 Jahre
Option/Alt + Shift + Klick auf Pfeil links = -10 Jahre


Und wie immer...

Kleine Detailverbesserungen und Bug Fixes.

Support   5. März 2018  


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64bit Windows Server (Mehrplatz-Systeme)

timeSensor LEGAL 7.0 verwendet nun unter Windows den 64bit 4D-Server v16.3. Hauptvorteil der 64bit Datenbank ist die bessere Performanz, durch die Möglichkeit mehr RAM Speicher zu adressieren. Durch den Einsatz entsprechend skalierter Hardware können mehrere hundert Benutzer gleichzeitig bedient werden. Während macOS bei Kanzleien bis ca. 20 Arbeitsplätzen in Bezug auf Stabilität und Ökonomie nach wie vor führend ist, empfiehlt es sich bei grösseren Systemen, den 4D Server unter Windows zu betreiben. Weitere Informationen hierzu finden Sie im White Paper "Empfohlene Serverkonfigurationen" im Downloadbereich.

Zertifizierung für macOS 10.13 High Sierra

Die Datenbank 16.3 ist nun für macOS High Sierra zertifiziert, wodurch Sie timeSensor LEGAL 7.0 uneingeschränkt mit High Sierra einsetzen können. Die aktuelle Zertifizierungsmatrix finden Sie hier.

Unterstützung von SHA512 für Starface Telefonanlagen

Starface hat ab Version 6.4.2.19 die Verschlüsselung für Passwörter geändert. timeSensor LEGAL unterstützt nun das Hashing mit SHA512, wodurch die Telefonie-Schnittstelle mit der neuen Starface-Version nun wieder kompatibel ist. ACHTUNG: Falls Sie noch eine ältere Version von Starface einsetzen, so sollten Sie zeitlich mit dem Update auf diese timeSensor LEGAL Version auch Ihre Starface Anlage updaten. Die neue timeSensor LEGAL Version unterstützt Starface Anlagen älter als 6.4.2.19 nicht mehr.

Prüfen Sie Ihre Datensicherung!

Beim Update der Datenbank auf v16 müssen Sie überprüfen, ob Ihre Datensicherung korrekt ausgeführt wird (das sollten Sie im Allgemeinen ohnehin mindestens einmal im Monat tun, aber im Rahmen des Updates noch einmal zusätzlich). Stellen Sie sicher, dass die Sicherung der Datenbank so gemacht wird, wie im FAQ Artikel B28. beschrieben.

Diverse Bug Fixes und kleinere Verbesserungen

Die neue Version enthält verschiedene kleine Fehlerkorrekturen und Verbesserungen.

Support   20. Januar 2018  


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