B28. Wie sichere ich meine timeSensor LEGAL Daten?

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Überlassen Sie die Sicherheit Ihrer Daten nicht dem Zufall! Eine sorgfältig eingerichtete und überwachte Datensicherung ist nicht nur gut für Ihren Seelenfrieden, sondern kann Ihnen im Ernstfall hunderte von Arbeitsstunden ersparen.

Dieser Artikel beschreibt, wie Sie die Sicherung Ihrer timeSensor LEGAL Daten einrichten und überwachen.

Allgemeines

Was muss gesichert werden?

Alle Daten von timeSensor LEGAL liegen in einem Ordner namens "timeSensor DataFiles". Dieser Ordner muss regelmässig gesichert werden.

  • Im Mehrplatzbetrieb finden Sie diesen Ordner auf dem Server Computer.
    • Läuft Ihr Server unter macOS, so finden Sie ihn in "Programme", im Ordner "timeSensor Server", direkt bei der Server App.
    • Läuft Ihr Server unter Windows, so finden Sie den Ordner unter "Dokumente"
  • Im Einplatzbetrieb (somit macOS), finden Sie den Ordner auf Ihrem Rechner unter /Benutzer/Für alle Benutzer/timeSensor DataFiles

Hinweis: das sind die empfohlenen Installationsorte für Ihre timeSensor LEGAL Daten. Im Einzelfall können die Daten aber auch anderswo liegen. Konsultieren Sie im Zweifelsfall Ihren IT Supporter.

Wie oft muss gesichert werden?

Der Ordner "timeSensor DataFiles" muss mindestens einmal täglich gesichert werden.

Wohin muss gesichert werden?

Sichern Sie Ihren "timeSensor DataFiles" Ordner auf eine separate Festplatte. Diese Kopie nennt man den primären Backup. Der Primärbackup hat den Vorteil, dass er schnell durchgeführt ist und dass man im Pannenfall die Daten auch schnell wieder zurückholen kann.

Zusätzlich sollte der Primärbackup seinerseits täglich an einen entfernten Standort gesichert werden. Diese zweite Sicherung nennt man den Sekundärbackup. Hier einige Ideen, wie der Sekundärbackup umgesetzt werden kann:

  • Richten Sie einen verschlüsselten Cloud Backup bei einem Provider Ihres Vertrauens ein. Ein bekannter Anbieter ist zum Beispiel die Firma Mount10.
  • Kopieren Sie die Daten über eine stehende VPN Verbindung in das Home Office des für IT zuständigen Kanzleipartners.
  • Verwenden Sie für den Primärbackup statt einer normalen Festplatte ein NAS. Der Sekundärbackup wird auf einem zweiten NAS an einem Remote Standort eingerichtet, wobei die beiden NAS sich automatisch synchronisieren. Bekannt sind die Produkte der Firma Synology.

Weiter verbessern können Sie Ihre Datensicherung durch das Einrichten von Generationen. So könnten Sie zum Beispiel auf der Ebene des Sekundärbackups die Daten auf mehrere Tage zurück aufbewahren. Bei einem Cloud Backup wird diese Möglichkeit häufig vom Rechenzentrum standardmässig angeboten.

Überwachung

Die beste Datensicherung nützt nichts, wenn sie nicht überwacht wird. Prüfen Sie das Funktionieren der Sicherung regelmässig (mindestens monatlich) und holen Sie einmal pro Jahr probehalber eine Sicherung vom Sekundärbackup zurück, damit Sie sicher sind, dass im Ernstfall alles funktioniert.

Sicherung einer laufenden Datenbank

Leider gibt es bei der Sicherung einer Datenbank ein Zusatzproblem. Die Datenbank befindet sich in der Regel im laufenden Betrieb und ist somit geöffnet. Wie bei jeder geöffneten Datei, kann es problematisch sein, diese in geöffnetem Zustand zu kopieren. Ihre Kopie enthält möglicherweise nicht den allerletzten Datenstand, da sich zum Zeitpunkt der Kopie noch einige Änderungen im Arbeitsspeicher befunden und ihren Weg zur Festplatte noch nicht gefunden haben. Schlimmstenfalls ist die Kopie gar unbrauchbar, weil sie nicht konsistent ist.

Im Einplatzbetrieb ist das kein grosses Problem: beenden Sie einfach das timeSensor LEGAL Programm, bevor Sie die Datensicherung ausführen. Dann ist die Datenbank-Datei geschlossen und Sie können den Ordner "timeSensor DataFiles" problemlos wegsichern.

Im Mehrplatzbetrieb sieht es anders aus. Sie möchten nicht täglich alle Benutzer abmelden, die Datenbank beenden und die Sicherung durchführen, denn das wäre zu umständlich.

Deshalb bietet der 4D Datenbank-Server die Möglichkeit, sich selbst im laufenden Betrieb zu sichern. Während die Datenbank sich selbst sichert, können die Benutzer angemeldet bleiben. Während der Sicherung stockt die Datenbank allerdings kurz, weshalb diese Sicherung am Besten während der Nacht durchgeführt wird. Das Resultat der Sicherung wird ebenfalls im Ordner "timeSensor DataFiles" unter STUFF/BACKUP abgelegt. Sie stellen damit sicher, dass sich im Ordner timeSensor DataFiles immer eine vollständige und brauchbare Kopie Ihrer Daten befindet.

Die Konfiguration der automatischen Sicherung wird durch den zuständigen Administrator direkt im Administratorfenster am Server vorgenommen. Die nachfolgende Bild-Sequenz zeigt die empfohlene Konfiguration im Administratorfenster:

Schlusswort

Überlassen Sie bei der Datensicher nichts dem Zufall. Wenn Sie sich Einrichtung und Überwachung Ihrer Datensicherung nicht selbst zutrauen, beauftragen Sie Ihren IT Supporter damit oder buchen Sie bei der timeSensor AG ein Server Monitoring, wo diese Arbeiten ebenfalls eingeschlossen sind.