B17. Wie kontrolliere ich Zeit- und Feriensaldi und stelle Arbeitspläne ein?
Möchten Sie die Arbeitszeiten und Urlaubsansprüche Ihrer Mitarbeiter kontrollieren? Dieser Beitrag zeigt, wie Sie dies mit timeSensor LEGAL bewerkstelligen können.
Vorbereitung 1: interne Projekte anlegen
Damit Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten, aber auch Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, etc.) im Timesheet erfassen können, müssen Sie interne Mandate anlegen. Begeben Sie sich hierzu in die Adressverwaltung. Im Bereich "Mitarbeiter" sollte Ihre Kanzlei erfasst sein. Sollte dies noch nicht der Fall sein, so sollten Sie Ihre Kanzlei jetzt anlegen.
Im Dossier der eigenen Kanzlei legen Sie nun die benötigten internen Mandate an, zum Beispiel für:
- Urlaub
- Krankheit
- Militär
- Ausbildung
Ein Mandat wird zu einem "internen" Mandat, indem Sie im Menu "Status" die Position "Intern" auswählen.
Sofern Sie für das interne Mandat ein Stundenbudget führen möchten, etwa um das Urlaubsguthaben der Mitarbeiter zu kontrollieren, so klicken Sie die Checkbox "Zählerprojekt" an.
Vorbereitung 2: Arbeitzeitpläne anlegen
Für jeden Mitarbeiter, für welchen Sie Arbeits- und Urlaubszeit kontrollieren möchten, sollten Sie einen individuellen Arbeitszeitplan einrichten. In der Benutzerverwaltung öffnen Sie hierzu die Einstellungen für das Benutzerkontos des betreffenden Mitarbeiters und ordnen dort dessen Arbeitszeitplan zu. Sofern dieser noch nicht besteht, können Sie im entsprechenden Menu den Schemen Editor für Arbeitszeitpläne aufrufen.
In diesem Editor können Sie mit Hilfe verschiedener Tools die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters planen. Ausserdem müssen Sie die Planzeiten für jedes Zählerprojekt für jeden Monat angeben.
Erfassen Sie zunächst die Bruttoarbeitszeit des Mitarbeiters. Selektieren Sie hierzu die Zeile "Bruttoarbeitszeit" und wählen Sie im Aktionsmenu "Bruttoarbeitszeit aus Kalender berechnen". Wir gehen hier davon aus, dass Sie in den Parametern den für die Kanzlei gültigen Kalender korrekt und inklusive der lokalen Feiertage konfiguriert haben.
Erfassen Sie nun mit Hilfe des Assistenten die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters für jeden Wochentag. Nun berechnet timeSensor LEGAL aufgrund Ihrer Vorgaben und dem Kalender die Brutto-Arbeitszeit des Mitarbeiters. Dies ist die Soll-Arbeitszeit, welche der Mitarbeiter für jeden Monat zu leisten hat.
Sollte der Mitarbeiter unterjährig eingetreten sein, so stellen Sie bitte sicher, dass die Brutto-Arbeitszeiten im Monat des Eintritts beginnen und dass vorher in den betreffenden Zellen keine Zahl steht.
Anschliessend erfassen Sie das monatliche Stundenbudget für alle Zählerprojekte. Wenn also der Mitarbeiter fünf Wochen Urlaub pro Jahr hat und 42 Stunden pro Woche arbeitet, so verteilen Sie das Urlaubsguthaben von total 210 Stunden linear über das Jahr, so dass das entsprechende Stundenbudget 17,5 Stunden pro Monat beträgt. Mit dem Assistenten "Stunden linear verteilen" können Sie diesen Prozess automatisieren.
Wenn Sie den Arbeitszeitplan vollständig erarbeitet haben, können Sie beginnen die Stundenkontrolle zu nutzen.
Zeiten erfassen
Lassen Sie nun Ihre Mitarbeiter alle Zeiten, inklusive Krankheit, Urlaub oder sonstige "internen" Verrichtungen auf die entsprechenden internen Mandate buchen. Sie tun dies, indem Sie im Timesheet das entsprechende interne Mandat auswählen. Bitte beachten Sie, dass die Kontrolle immer in Stunden erfolgt. Nimmst sich der Mitarbeiter also eine Woche Urlaub, so erfasst er anschliessend in seinem Timesheet 42 Stunden auf das interne Mandat "Urlaub".
Zeiten kontrollieren
Sie können Zeit- und Feriensaldi kontrollieren indem Sie unter "Spezial" auf "Zeitkontrolle" klicken und dann "Zeit- und Feriensaldi" wählen. Diese Funktion berechnet die Daten durch Vergleich der Arbeitszeitpläne mit den im Timesheet erfassten Daten. Ganz rechts finden Sie Kästchen für jedes Zählerprojekt. Eines zeigt das Total der Ferien an und das andere die Fehlzeit. Wurden zu viele Ferien bezogen, wird die Anzeige der Ferien rot dargestellt. Hat ein Mitarbeiter Überstunden geleistet, so wird die Fehlzeit grün angezeigt.
