A40. Wie kann ich Rechnungen per E-Mail versenden?
Voraussetzungen
Um ungedruckte Rechnungen per E-Mail zu senden, wird vorausgesetzt, dass die E-Mail-Schnittstelle eingerichtet wurde. Zusätzlich muss eine ungedruckte Rechnung vorhanden sein und der Rechnungsempfänger muss eine E-Mail-Adresse hinterlegt haben. Dieser Beitrag zeigt, wie das geht
Einstellungen für eine Rechnung per E-Mail
Bitte überprüfen Sie auch, dass die Ausgabeoptionen auf Konditional, Alle Medien gesetzt ist. Damit Ihr Kunde nicht einfach die Rechnung bekommt, können Sie hier auch eine Standardmail hinterlegen. Dazu mehr im Kapitel "Hinterlegen eines E-Mail Textes".
Das erste Fenster erreichen Sie durch klicken auf das Einstellungen-Symbol unten rechts, dann einen Klick auf Parameter, dann wechseln Sie zum Menu Finanzen und wählen im Dropdown Menu der Rechnungsvorlagen den Vorlagen Editor. Anschliessend klicken Sie auf den blauen Ordner in der Mitte des neuen Fensters.
Anschliessend wählen Sie beim neuen Fenster auf der rechten Seite Rechnungen aus und klicken oben rechts auf Ausgabeoptionen. Dort setzen Sie die Dropdown-Menus auf Konditional und Alle Medien. Im unteren rot markierten Kästchen muss das Argument INV_isDocument(«invoice») stehen.
Hinterlegen eines E-Mail Textes
Um nicht nur die Rechnung allein per E-Mail zu senden, braucht es eine E-Mail Textvorlage. Erstellen Sie bei den Folgedokumenten der ausgewählten Rechnung eine E-Mail Textvorlage. Klicken Sie dann auf Ausgabeoptionen oben rechts und setzen Sie die Ausgabe auf "Immer" und "Nur Mail".
Hinterlegen einer E-Mail-Adresse
Im Dossier des Rechnungsempfängers müssen Sie eine E-Mail-Adresse, wie in der Grafik rot markiert, hinterlegen.
Senden einer Rechnung per E-Mail
Anschliessend wechseln Sie zum Bereich Finanzen, wo Sie unter Debitoren ungedruckte Rechnungen finden. Wählen Sie den Rechnungsdatensatz aus und klicken Sie unten rechts auf das Druckersymbol. Anschliessend klicken Sie auf den kleinen schwarzen Pfeil beim Feld Entwurf und wählen Sie "Mail an …". Danach können Sie den Inhalt des E-Mail bearbeiten und absenden.
Sie haben auch die Möglichkeit Rechnungen per E-Mail zu senden, ohne eine Schnittstelle eingerichtet zu haben. Über Mandanten oder Mandatsmappen können Sie auch E-Mails ohne Schnittstelle versenden.