C15. Wie kann ich bei der Archivierung der eMails Kodierungsfehler vermeiden?

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Hintergrund

Eine eMail darf gemäss RFC 5322 nur Zeichen des 7-Bit ASCII Zeichensatzes enthalten. Damit stehen 128 Zeichen zur Verfügung, was für heutige Ansprüche nicht mehr ausreicht. Aktuelle eMailprogramme behelfen sich dadurch, dass sie Sonderzeichen (z.B. Umlaute), welche nicht mehr in den 7-bit Raster passen, kodieren. Allerdings gibt es die verschiedensten Kodierungsschemen und wenn Sender und Empfänger nicht dieselben Kodierungsschemen verwenden, so sieht der Empfänger die Sonderzeichen in kodierter Form, was der Leserlichkeit Abbruch tut. Einen detaillierten Artikel zum Thema finden Sie hier.

Probleme treten insbesondere dann auf, wenn der Sender eine Art der Kodierung verwendet, welche vom Empfänger nicht verstanden wird. Firmen wie Microsoft und Apple betreiben deshalb einen grossen Aufwand, ihre eMail-Client Software so zu optimieren, dass möglichst viele Kodierungsarten erfolgreich dekodiert werden können.

Die 4D Datenbank ist kein spezialisierter eMail Client und somit beim Erraten der Kodierungsart der erhaltenen eMails etwas weniger erfolgreich. Es wird deshalb gelegentlich vorkommen, dass die eMail Schnittstelle eine Kodierungsart nicht richtig versteht und dadurch die Sonderzeichen in den eMails nicht richtig dekodiert werden.

Kodierung der eigenen eMails

Während ein Teil der archivierten eMails von Extern kommt, wodurch Sie keinen Einfluss auf die verwendete Kodierung und deren Richtigkeit haben, kommt ein anderer Teil der archivierten eMails aus Ihrer Kanzlei. Über die "eigenen" eMails haben Sie sehr wohl die Möglichkeit, die Kodierung so zu wählen, dass die 4D Datenbank diese richtig verarbeiten kann.

Stellen Sie sicher, dass Ihr eMail Client die eMails im "richtigen" Format kodiert:

  • AppleMail
    Apple Mail versendet die eMails standardmässig als iso-8858-8-i. Mit diesem Kodierungsschema tritt mit 4D kein Problem auf.
  • Outlook
    Die verschiedenen Outlook Versionen verhalten sich unterschiedlich. Sollten bei der Archivierung von eMails, welche Sie selbst mit Outlook erstellt haben, Kodierungsprobleme auftreten, so wählen Sie im Menu "Formatieren" unter "Textcodierung" den Befehl "Standardtextcodierung...". Wählen Sie in diesem Dialog für die "Bevorzugte Codierung für neue Nachrichten" das Kodierungsschema "Westeuropäisch (ISO)".
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