B19. Wie exportiere ich Fristen und/oder Termine?

Der Hintergrund Task "Fristen" exportiert die im Fenster "Fristen" bzw. "Agenda" erfassten Daten im iCal Format. Dabei wird pro Sachbearbeiter eine Datei wahlweise in einen lokalen Pfad, auf einen ftp oder auf einen webDAV Server geschrieben. In der Praxis hat sich der Export auf einen webDAV Share bewährt, denn dies erlaubt es, die Fristen in einem iCal kompatiblen Kalender oder auf einem iPhone/iPad zu abonnieren. Diese Konfiguration ist nachfolgend beschrieben.

Fristenexport

Bitte beachten Sie, dass nur die Fristen derjenigen Sachbearbeiter exportiert werden, welche den Export in der Fristenverwaltung und/oder in der Agenda (Menu "Werkzeuge") aktiviert haben.

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Export aktivieren

Um den Fristen Export zu aktivieren, gehen Sie zu Ihrem persönlichen Bereich und klicken Sie auf den Button "Fristen" und/oder "Agenda". Achten Sie auf das Menu "Werkzeuge", welches der Menuleiste beim Öffnen des Fensters hinzugefügt wird. Wählen Sie in diesem Menu die Position "iCal Export".

Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Checkbox "iCal Export einschalten" auswählen und sich entscheiden können, ob die Fristen als Termine oder als Aufgaben exportiert werden sollen.

  • Export als Termin zeigt die Daten im Hauptfenster eines iCal Kalenders an und eignet sich für den Export aus der "Agenda"
  • Export als Aufgabe zeigt die Fristen in der Aufgabenliste ("To Do") an. Dies kommt für den Export aus dem "Fristen"-Fenster in Frage.

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Bitte beachten Sie, dass jeder Benutzer den Export seiner Fristen individuell einschalten muss. Die oben beschriebenen Einstellungen gelten jeweils für den gerade eingeloggten Benutzer.

Hintergrundtask einschalten

Ein eigener Hintergrundtask ist zuständig für den periodischen Export der Fristen der Sachbearbeiter, welche den iCal Export eingeschaltet haben.Wie alle Tasks, wird auch dieser Task im Bereich "Einstellungen", im Menu "Admin" unter "Tasks" konfiguriert. Wählen Sie diesen Befehl, um den Editor für alle Hintergrundtasks aufzurufen.Klicken Sie anschliessend auf "Fristen", um den Task konfigurieren zu können.
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Hintergrund Task konfigurieren

Bei einem Einplatz-System läuft der Task "Fristen" im Hintergrund auf der lokalen Arbeitsstation, immer wenn timeSensor® LEGAL gestartet ist.Bei einem Mehrplatz-System kann der Task "Fristen" kann sowohl auf dem Server, als auch auf der lokalen Arbeitsstation eingerichtet werden. Empfehlenswert ist das Einrichten auf dem Server.Wählen Sie zunächst, wo Sie den Task einschalten möchten (also auf der lokalen Arbeitsstation oder auf dem Server) und schalten Sie anschliessend den Task ein.Danach können Sie festlegen, in welchem Zeitfenster timeSensor® LEGAL den Export vornehmen soll. Wählen Sie zum Beispiel die Zeitspanne von 01:00 bis 23:55. Somit bleibt ein Zeitfenster von 1 Stunde, welches von timeSensor® LEGAL für die Datensicherung und Software Updates genutzt werden kann, ohne andere Hintergrund Task zu stören.Den Intervall resp. die Ausführung können Sie nach Wunsch festlegen. Je kürzer der Intervall, desto häufiger werden die Daten aktualisiert. Empfehlenswert ist ein Wert zwischen 3 und 5 Minuten.In unserem Beispiel haben wir zu Testzwecken einen minimalen Intervall von 1 Minute gewählt.

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Richten Sie sich auf Ihrem Server einen eigenen Share für den Fristenexport ein. In den Einstellungen für diesen Share (Doppelcklick auf den Share) sollte das WebDAV Protokoll trotzdem aktiviert sein, auch wenn nachher kein webDAV Export vorgenommen wird.

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Entsprechend wollen wir nun auf dem Server einen lokalen Export einrichten. Dazu müssen Sie allenfalls den timeSensor Client auf ihrem Server installieren.

  • Öffnen Sie das Taksfenster und klicken Sie auf "Fristen"
  • Stellen Sie einen lokalen Export ein
  • Über die Schaltfläche "Wahl..." wählen Sie nun auf Ihrem Server den Share aus, den Sie im vorherigen Schritt kreiert haben. Dieser befindet sich im Ordner "Freigegebene Objekte" auf Ihrer Serverfestplatte.

Beachten Sie bitte, dass auch bei dieser Methode timeSensor erst dann einen Fristenexport macht, wenn dies ein User in seinem Profil im Fristenfenster einstellt, so wie der erste Eintrag dieses Artikel dies beschreibt.

Sind alle Einstellungen korrekt, so wird timeSensor für jeden User der diese Option aktiviert hat eine .ics Datei auf den freigegebenen Share exportieren.

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Öffnen Sie jetzt ihr iCal und wählen Sie unter "Ablage" die Option "Neues Kalenderabonnement ..."

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Im folgenden Fenster müssen Sie die Adresse des exportierten iCall files angeben und zwar unbedingt im folgenden Format:

http://"interne IP des Servers"/webdav/"Name des Shares"/"Name der .ics Datei"

Der Ausdruck "webdav" im Pfad zur .ics Datei ist zwingend, die anderen Angaben sind abhängig von Ihrem System. Wenn Sie den Namen der .ics Datei nicht kennen, dann öffnen Sie bitte den Share und schauen Sie sich den Namen der .ics Datei an. Normalerweise folgt der Name dem Muster:

Fristen_"Kürzel".ics

Also zum Beispiel:

  • Fristen_MMU.ics
  • Fristen_SAM.ics

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Waren alle Angaben korrekt, so wird iCal das angegebene File importieren. In diesem Fenster können Sie noch Detials zum zu importierenden Kalender machen.

Bitte denken Sie daran, dass für jeden User ein eigener Kalender generiert wird. Wollen Sie also alle Fristen von Allen Mitarbeitern in ihrem Kalender angezeigt haben, so müssen Sie den Kalender jedes Mitarbeiters bei sich importieren. Jeder Fristenexport ist eine eigene .ics Datei.

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Einstellungen auf dem iPhone oder iPad

Geben Sie jetzt hier wieder den definierten Benutzernamen und das Kennwort für den webDAV Share ein. Wählen Sie "Sichern", um das Abonnement definitiv einzurichten. Ihr iPhone oder iPad holt sich nun regelmässig die hinterlegte Fristen auf dem Server ab und zeigt sie in Ihrem Kalender an.

 


Einstellungen für Outlook

Auch mit Microsoft Outlook können Sie einen iCal Kalender abonnieren. Weitere Informationen finden Sie hier:

Für Outlook 2010 (Windows): https://support.office.com/de-de/article/Anzeigen-und-Abonnieren-von-Internetkalendern-7CD5D35A-4A90-4D70-A2F7-F6FADD7E2D9A

Für Outlook 365 in Verbindung mit einem Outlook.com Konto: http://windows.microsoft.com/en-us/windows/outlook/calendar-import-vs-subscribe

Hinweis: für Outlook unter macOS hat Microsoft diese Funktion nur in Verbindung mit einem Outlook.com Konto vorgesehen.