B19. Wie exportiere ich Fristen und/oder Termine?
Der Hintergrund Task "Fristen" exportiert die im Fenster "Fristen" bzw. "Agenda" erfassten Daten im iCal Format. Dabei wird pro Sachbearbeiter eine Datei wahlweise in einen lokalen Pfad, auf einen ftp oder auf einen webDAV Server geschrieben. In der Praxis hat sich der Export auf einen webDAV Share bewährt, denn dies erlaubt es, die Fristen in einem iCal kompatiblen Kalender oder auf einem iPhone/iPad zu abonnieren. Diese Konfiguration ist nachfolgend beschrieben.
Fristenexport
Bitte beachten Sie, dass nur die Fristen derjenigen Sachbearbeiter exportiert werden, welche den Export in der Fristenverwaltung und/oder in der Agenda (Menu "Werkzeuge") aktiviert haben.
Export aktivieren
Um den Fristen Export zu aktivieren, gehen Sie zu Ihrem persönlichen Bereich und klicken Sie auf den Button "Fristen" und/oder "Agenda". Achten Sie auf das Menu "Werkzeuge", welches der Menuleiste beim Öffnen des Fensters hinzugefügt wird. Wählen Sie in diesem Menu die Position "iCal Export".
Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welchem Sie die Checkbox "iCal Export einschalten" auswählen und sich entscheiden können, ob die Fristen als Termine oder als Aufgaben exportiert werden sollen.
- Export als Termin zeigt die Daten im Hauptfenster eines iCal Kalenders an und eignet sich für den Export aus der "Agenda"
- Export als Aufgabe zeigt die Fristen in der Aufgabenliste ("To Do") an. Dies kommt für den Export aus dem "Fristen"-Fenster in Frage.
Hintergrundtask einschalten
Hintergrund Task konfigurieren
Entsprechend wollen wir nun auf dem Server einen lokalen Export einrichten. Dazu müssen Sie allenfalls den timeSensor Client auf ihrem Server installieren.
- Öffnen Sie das Taksfenster und klicken Sie auf "Fristen"
- Stellen Sie einen lokalen Export ein
- Über die Schaltfläche "Wahl..." wählen Sie nun auf Ihrem Server den Share aus, den Sie im vorherigen Schritt kreiert haben. Dieser befindet sich im Ordner "Freigegebene Objekte" auf Ihrer Serverfestplatte.
Beachten Sie bitte, dass auch bei dieser Methode timeSensor erst dann einen Fristenexport macht, wenn dies ein User in seinem Profil im Fristenfenster einstellt, so wie der erste Eintrag dieses Artikel dies beschreibt.
Sind alle Einstellungen korrekt, so wird timeSensor für jeden User der diese Option aktiviert hat eine .ics Datei auf den freigegebenen Share exportieren.
Im folgenden Fenster müssen Sie die Adresse des exportierten iCall files angeben und zwar unbedingt im folgenden Format:
http://"interne IP des Servers"/webdav/"Name des Shares"/"Name der .ics Datei"
Der Ausdruck "webdav" im Pfad zur .ics Datei ist zwingend, die anderen Angaben sind abhängig von Ihrem System. Wenn Sie den Namen der .ics Datei nicht kennen, dann öffnen Sie bitte den Share und schauen Sie sich den Namen der .ics Datei an. Normalerweise folgt der Name dem Muster:
Fristen_"Kürzel".ics
Also zum Beispiel:
- Fristen_MMU.ics
- Fristen_SAM.ics
Waren alle Angaben korrekt, so wird iCal das angegebene File importieren. In diesem Fenster können Sie noch Detials zum zu importierenden Kalender machen.
Bitte denken Sie daran, dass für jeden User ein eigener Kalender generiert wird. Wollen Sie also alle Fristen von Allen Mitarbeitern in ihrem Kalender angezeigt haben, so müssen Sie den Kalender jedes Mitarbeiters bei sich importieren. Jeder Fristenexport ist eine eigene .ics Datei.
Einstellungen auf dem iPhone oder iPad
Geben Sie jetzt hier wieder den definierten Benutzernamen und das Kennwort für den webDAV Share ein. Wählen Sie "Sichern", um das Abonnement definitiv einzurichten. Ihr iPhone oder iPad holt sich nun regelmässig die hinterlegte Fristen auf dem Server ab und zeigt sie in Ihrem Kalender an.
Einstellungen für Outlook
Auch mit Microsoft Outlook können Sie einen iCal Kalender abonnieren. Weitere Informationen finden Sie hier:
Für Outlook 2010 (Windows): https://support.office.com/de-de/article/Anzeigen-und-Abonnieren-von-Internetkalendern-7CD5D35A-4A90-4D70-A2F7-F6FADD7E2D9A
Für Outlook 365 in Verbindung mit einem Outlook.com Konto: http://windows.microsoft.com/en-us/windows/outlook/calendar-import-vs-subscribe
Hinweis: für Outlook unter macOS hat Microsoft diese Funktion nur in Verbindung mit einem Outlook.com Konto vorgesehen.