B7. Wie funktioniert die eMail Schnittstelle von timeSensor® LEGAL?

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Die eMail Schnittstelle von timeSensor® LEGAL erlaubt es, eMails inklusive Beilagen in timeSensor LEGAL zu archivieren, indem diese an ein spezielles POP3 eMail Konto gesandt werden.

  • Bei ausgehenden eMails senden Sie eine BCC (Blindkopie) an das POP3 eMail Konto.
  • Eingehende eMails können Sie durch die Funktion "Umleiten" oder "Weiterleiten" an das POP3 eMail Konto umleiten bzw. weiterleiten.

timeSensor® LEGAL holt die eMails in regelmässigen Abständen ab, konvertiert die eMail in ein PDF Dokument und archiviert dieses mitsamt Beilagen.

Hinweis: Bevor Sie die timeSensor® LEGAL eMail Schnittstelle in Betrieb nehmen, lesen Sie bitte auch die FAQ Beiträge "In welchem Format soll ich eMails archivieren" und "Wie überführe ich eMails am Besten ins Archiv".

 

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Das Aktivieren der eMail Schnittstelle auf dem 4D Server ist nur für gelegentliches Archivieren zu empfehlen.

Konfiguration

  • Sie erstellen auf Ihrem eMail Server oder bei Ihrem eMail Provider ein separates POP3 eMail Konto. Dieses wird ausschliesslich zur Archivierung von eMails in timeSensor LEGAL eingesetzt.
  • In den Parametern von timeSensor LEGAL erfassen Sie die Zugangsdaten des POP3 eMail Kontos, so dass timeSensor LEGAL sich mit dem eMail Server verbinden kann und dort eMails abholen kann.
  • Das Abholen der eMails kann manuell durch Klicken auf „Verbinden“ im Posteingangsfenster oder automatisch durch Definieren eines Hintergrund-Tasks ausgelöst werden.
  • timeSensor® LEGAL holt die neu eingetroffenen eMails ab und zeigt diese im Postfenster an. Sofern die Software ein passendes Mandat erkennen kann, wird dieses zugeordnet. Sofern die Software passende Adressdatensätze erkennen kann, werden diese zugeordnet.
  • Schliesslich wird die eMail in eine PDF umgewandelt und mitsamt Beilagen im zugeordneten Mandat archiviert.

 

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Einschränkungen der eMail Schnittstelle

  • Die eMail Schnittstelle ist zum Gebrauch unter Mac OSX vorgesehen. Die Schnittstelle kann entweder auf dem 4D Server aktiviert werden, oder auf einem Mac Client bzw. einer Einplatzversion von timeSensor LEGAL.
  • Von der Aktivierung der Schnittstelle auf dem 4D Server wird abgeraten, sofern
    a) das eMail Volumen die Menge von 50 eMails pro Tag übersteigt, oder
    b) Sie eine Verlangsamung des Gesamtsystems während der eMail Verarbeitung feststellen, oder
    c) Sie feststellen, dass sich die Schnittstelle bei der Verarbeitung unerwarteter eMails aufhängt und dadurch das Funktionieren des 4D Servers beeinträchtigt. Unerwartete eMails können eMails mit einer ungewöhnlichen oder falschen Encodierung, Schadcode oder fehlerhaften Font- und/oder HTML Instruktionen sein (oft sogenannter "Spam").
    In diesen Fällen sollte die Schnittstelle zu Gunsten einer besseren Performanz und Stabilität auf einem separaten Mac Client aktiviert werden.
  • Die Dateigrösse der eMail (inkl. Beilagen) darf maximal 15 MB betragen. Grössere eMails werden vom Posteingang abgewiesen und es wird ein Ticket generiert.
  • Es kann nicht gewährleistet werden, dass alle Encodierungen von eMails jederzeit vollständig korrekt verarbeitet werden. Es kann vorkommen, dass Sonderzeichen nicht korrekt umgesetzt werden oder gar, dass die Schnittstelle abstürzt und die Software neu gestartet werden muss.
  • In der aktuellen Version der 4D Internet Commands ist die Länge von Dateinamen auf 62 Zeichen begrenzt. Deshalb kann die Schnittstelle derzeit Anhänge mit einem längeren Dateinamen als 62 Zeichen nicht verarbeiten.
  • Die eMail Schnittstelle wurde für die selektive Archivierung vorgesehen und getestet. Wenn Sie Ihren ganzen eMail Verkehr auf die Schnittstelle leiten, kann dies eine Verlangsamung des Systems zur Folge haben. Sie sollten in diesem Fall die Schnittstelle nicht auf dem 4D Server aktivieren, sondern auf einem Mac Client.
  • Eingehende eMails werden zu PDF Dokumente verarbeitet. Die PDF Dokumente enthalten nicht alle Metadaten der Original eMail. Aus forensischen Gründen ist es deshalb notwendig, die Original eMail auf Ihrem eMail Server zu belassen.
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Das Aktivieren der eMail Schnittstelle auf einem separaten Client erhöht die Stabilität und Performanz des Systems.