A9. Was muss ich bei der Veränderung des Mehrwertsteuersatzes beachten?

Allgemeines

Zum Jahreswechsel passen Länder gelegentlich ihre Mehrwertsteuersätze an. Dies stellt eine Kanzleisoftware vor die Herausforderung, die vor und nach der Satzänderung erbrachten Leistungen korrekt abzurechnen. Die wichtigste Regel ist, dass für die Wahl des Mehrwertsteuersatzes einzig der Zeitpunkt der Leistungserbringung massgebend ist. Rechnungsdatum und Zahlungseingang sind hingegen nicht relevant.

Naheliegend ist daher der Ansatz, per Ende Jahr alles abzurechnen, dann die Mehrwertsteuer anzupassen, und im neuen Jahr mit dem neuen Satz fortzufahren. So müssen Sie verfahren, wenn Sie Ihre Mehrwertsteuer im vereinfachten Verfahren (mit Pauschalsteuern) abrechnen.

Wenn Sie Ihre Mehrwertsteuer normal abrechnen (also keine Pauschalsteuern verwenden), stellt Ihnen timeSensor einen noch komfortableren Weg zur Verfügung. Tatsächlich ist die Software in der Lage, auch Rechnungen mit gemischten Steuersätzen zu berechnen und darzustellen. Dadurch sind Sie nicht gezwungen, alles abzurechnen, sondern können in der Übergangsphase bequem weiter Ihre Rechnungen stellen - mit Leistungen aus der alten und der neuen Periode. Die Umstellung der Mehrwertsteuersätze wird standardmässig (sofern Sie die neuste Programmversion einsetzen) mit Beginn der neuen Steuerperiode automatisch ausgeführt.

Dieser Artikel beschreibt im Detail, worauf Sie bei der Anpassung von Mehrwertsteuersätzen achten müssen.

Umstellung an einem Beispiel

Im Folgenden dokumentieren wir das Verhalten von timeSensor LEGAL am Beispiel der Mehrwertsteuersatz-Reduktion in der Schweiz per 01.01.2018:

 

1. Vorbereitung

• Stellen Sie sicher, dass Ihre timeSensor LEGAL Software sich auf dem neusten Stand befindet und führen Sie wenn nötig ein Update durch!
• Führen Sie eine Datensicherung durch.

2. Umstellung

Sie können die automatische Umstellung entweder noch vor dem Stichdatum der Umstellung anstossen, oder einfach warten, bis timeSensor LEGAL die Umstellung selbständig vornimmt. Dies wird am ersten Tag der neuen Periode der Fall sein.

a) Umstellen vor dem Stichdatum

Wenn Sie das Update noch vor dem Stichdatum anstossen, so können Sie bereits Vorschussrechnungen für die neue Periode mit dem neuen Steuersatz erzeugen. Andererseits wird die Leistungserfassung in der alten Periode mühsamer, da sich die Kürzel ändern. Um noch Leistungen mit dem alten Steuersatz zu erfassen, muss plötzlich ein alternativer Kürzel verwendet werden, was Ihre Anwender verwirren kann. Wir raten Ihnen daher von der Umstellung vor dem Stichdatum ab.

Wenn Sie trotzdem bereits vorab umstellen möchten, so begeben Sie sich in den Bereich "Spezial" und wählen dort den Befehl "MwSt.-Sätze". Wenn das Fenster angezeigt wird, so begeben Sie sich in das Menu "Werkzeuge" und wählen dort die Funktion "Satz anpassen". Nach einer Sicherheitsabfrage und (bei Mehrplatzversionen) einer Datensicherung, wird die Datenbank umgestellt.

b) Umstellen per Stichdatum

In diesem Fall brauchen Sie nichts weiter zu tun. timeSensor LEGAL aktualisiert sich am ersten Tag der neuen Periode automatisch. Dies ist das empfohlene Vorgehen.

3. Kontrollieren

Prüfen Sie nach erfolgter Umstellung, bzw. am ersten Tag an welchem die neuen Ansätze gelten, ob timeSensor LEGAL sich umgestellt hat. Die Umstellungen werden im nachfolgenden Abschnitt "Im Detail - was ändert sich bei der Umstellung?" genau beschrieben.

4. Anwenden

Die wichtigste Änderung für Ihre Anwender besteht in der Verwendung der Leistungskürzel. Wichtig: ob die alte oder die neue Mehrwertsteuer berechnet wird, richtet sich ausschliesslich nach dem Kürzel (und nicht etwa nach dem Datum). Die Anwender müssen somit für Leistungen in der alten Periode einen anderen Kürzel verwenden als für Leistungen in der neuen Periode.

Für die Leistungen in der neuen Periode ändert sich nichts: es können weiterhin die gewohnten Leistungscodes verwendet werden (z.B. "h" für eine Honorarleistung).

Für Leistungen in der alten Periode besteht nun aber ein anderer Kürzel: das System hängt an den ursprünglichen Kürzel, mit Unterstrich getrennt, das letzte Jahr der Gültigkeit an. Aus "h" wird somit "h_17_". Sie werden bemerken, dass die im Vorjahr erfassten Leistungen nun mit diesem Kürzel angezeigt werden. timeSensor LEGAL hat also die alten Kürzel umbenannt und neue Leistungen mit dem ursprünglichen Kürzel angelegt. Dies hat den Vorteil, dass sich die Benutzer nicht an neue Kürzel gewöhnen müssen. Sind im neuen Jahr aber noch Leistungen aus dem Vorjahr einzugeben, so ist hierzu der abgeänderte Kürzel, also z.B. "h_17_" zu verwenden, damit für diese Leistung dann die alte Mehrwertsteuer berechnet wird.

Nachfolgende Abbildungen zeigen ein Dossier mit Leistungen aus der vorherigen Periode und der neuen Periode. Beachten Sie, dass die Kürzel der Vorperiode umbenannt wurden, wohingegen in der neuen Periode die gewohnten Kürzel verwendet werden können. Werden diese Leistungen abgerechnet, so werden diese in der Rechnung in separaten Leistungsgruppen aufgeführt und die Mehrwertsteuer wird separat berechnet. Wird eine Rechnung mit gemischten Steuersätzen bezahlt, so wird automatisch pro Mehrwertsteuersatz eine separate Buchung angelegt. Im Kassabuch sind solche Zahlungen auch als Sammelbuchungen darstellbar.

 

Diese vier Schritte beinhalten bereits die wichtigsten Informationen zur Umstellung. Nachfolgend wird im Detail dargestellt, was sich bei der Umstellung genau ändert. Es gibt möglicherweise einige Punkte betreffend Kontenplan und MwSt.-Code, die Sie mit Ihrem Buchhalter besprechen müssen.

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Im Detail: was ändert sich bei der Umstellung?

Durch die Umstellung wurden die folgenden Daten in der Datenbank angepasst:

A. Mehrwertsteuersätze

• Die Mehrwertsteuersätze aus dem Vorjahr wurden ausgeblendet (sie bestehen aber weiterhin in der Datenbank)
• Neue Mehrwertsteuersätze für das neue Jahr wurden angelegt
• Hinweis: für die neuen Mehrwertsteuersätze wurden wieder dieselben Codes verwendet. Es könnte sein, dass Ihre Buchhaltungssoftware für die neuen Sätze aber neue Codes erwartet. Falls Sie Ihre Buchhaltungsdaten an ein Buchhaltungsprogramm übergeben, so sollten Sie sich vergewissern, ob Sie die Codes allenfalls anpassen müssen oder nicht.
• Hinweis: die Mehrwertsteuersätze sind mit entsprechenden Konten in Ihrer Buchhaltung verknüpft. Falls Sie im neuen Jahr dieselben Konten verwenden, brauchen Sie nichts zu tun. Falls Sie aber für die neuen Sätze im Kontenplan neue Konten verwenden möchten, so müssen Sie die neuen Konten Ihrem Kontenplan hinzufügen und die neuen Mehrwertsteuersätze mit den neuen Konten verknüpfen.

B. Leistungsgruppen

• Die bisherigen, für die Mehrwertsteuer relevanten Leistungsgruppen wurden umbenannt und ausgeblendet (sie bestehen aber weiterhin in der Datenbank). Umbenannt wurden die Leistungsgruppen dahingehend, dass an den Namen der Leistungsgruppe die alte Mehrwertsteuer angehängt wurde. Aus "HONORAR" wurde somit "HONORAR 8%".
• Neue Leistungsgruppen wurde angelegt. Der Name der neuen Leistungsgruppen ist gleich wie der ursprüngliche Name der alten Leistungsgruppen. Sie sehen somit auf den ersten Blick keinen Unterschied. Die neuen Leistungsgruppen sind mit den neuen Mehrwertsteuersätzen verknüpft.

C. Leistungen

• Die bisherigen Leistungen wurden beibehalten und (noch nicht) ausgeblendet, da sie in einer Übergangsphase parallel zu den neuen Leistungen verwendet werden können. Wenn alle Leistungen aus dem Vorjahr einmal erfasst sind, sollten die bisherigen Leistungen später gelöscht werden. Sie werden dann ausgeblendet, bestehen aber weiterhin in der Datenbank.
• Der Kürzel der bisherigen Leistungen wurde umbenannt, indem überall das Vorjahr angehängt wurde. Hinweis: der Kürzel dient nur der Erfassung und erscheint nicht auf der Rechnung.
• Die bisherigen Leistungen sind weiterhin mit den alten Leistungsgruppen verknüpft
• Neue Leistungen wurden angelegt. Name und Kürzel der neuen Leistungen entsprechen den bisherigen Leistungen. Allerdings sind die neuen Leistungen mit den neuen Leistungsgruppen verknüpft. Die nachfolgende Abbildung illustriert, wie Ihre Leistungstabelle nach der Umstellung aussehen könnte: